Einrichten von Account-Rollen und der Rollenhierarchie

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" gehört. Der Clip beginnt bei Minute 29:28, für den Fall, dass Sie zurückspringen und den Anfang des Schritts noch einmal sehen möchten.

Wiederholung

Bisher haben Sie ein einfaches Portal erstellt, Salesforce-Accounts in Partneraccounts umgewandelt, Kontakte in Partnerbenutzer umgewandelt und ein externes Freigabemodell eingerichtet. In diesem Schritt richten Sie Accountrollen ein, sehen, wie diese in die Salesforce-Rollenhierarchie passen, und überprüfen die Sichtbarkeit einiger Verkaufschancen.

Hier ist ein Überblick zur Funktionsweise von Accountrollen.

Zuweisen von Rollen zu Benutzern

Als Sie Partnerbenutzer erstellten, haben Sie ihnen keine Rolle zugewiesen. Salesforce hat alle neuen Partnerbenutzer automatisch der Rolle Partnerbenutzerrolle ihres Accounts zugewiesen. Was aber, wenn Sie innerhalb eines Accounts eine Hierarchie einrichten möchten, damit Sie die Rollenhierarchie der Organisation zum Teilen von Datensätzen nutzen können?

Das geht nämlich.

Wenn Sie sich erinnern, haben Sie in Schritt 2 dieses Projekts die Standardeinstellung für die Partnerbenutzerrolle auf 2 geändert (unter Setup | Digital Experiences | Settings (Setup | Digitale Erfahrungen | Einstellungen)).

Die Standardeinstellung für Accountrollen ist 1, Sie können jedoch bis zu drei Accountrollen für Partneraccounts einrichten. Für Ursa Major hat Maria bereits zwei Rollen pro Partneraccount eingerichtet (Benutzer und Manager), damit Partner Verkaufschancen und andere Datensätze hierarchisch teilen können.

Ändern Sie die Rollen einiger Partnerbenutzer.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Users (Benutzer) aus.
   
2. Klicken Sie neben "Levy, Babara" auf Edit (Bearbeiten).
   
3. Ändern Sie ihre Rolle in Express Logistics and Transport Partner Manager (Express Logistics and Transport Partner-Manager).
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   
5. Wiederholen Sie dieselben Schritte und ändern Sie die Rolle von Sean Forbes in Edge Communications Partner Manager (Edge Communications Partner-Manager).
   

Sie haben jetzt innerhalb Ihrer Partneraccounts eine Mini-Rollenhierarchie aufgebaut, die aus Partner-Managern und den ihnen untergeordneten Partnerbenutzern besteht. Um die interne Rollenhierarchie der Salesforce-Organisation für diese Partnerbenutzer zu verwenden, müssen Sie einen Channel-Account-Manager hinzufügen und diesen Benutzer zum Inhaber der Partneraccounts machen.

Überlegungen bei der Verwendung von Accountrollen

Obwohl Sie bis zu drei Accountrollen in Ihrer Organisation verwenden können, bedeutet das nicht, dass Sie das unbedingt so handhaben sollten. Wir empfehlen Ihnen, den Standard von einer Accountrolle beizubehalten und bei Bedarf andere Freigabemechanismen zu verwenden, um die Sichtbarkeit von Datensätzen zu erhöhen. Eine Erhöhung der Rollenzahl kann sich auf die Performance auswirken.

Wenn Sie Ihre Partnerrolle auf 1 festlegen und zu einem späteren Zeitpunkt beschließen, die Anzahl der Rollen zu erhöhen, wird diese höhere Anzahl der Rollen nicht auf bereits bestehende Partneraccounts angewendet.

Standardmäßig können neue Organisationen maximal 50.000 Accountrollen für Experience Cloud-Benutzer haben. Wenn Sie die Anzahl der Accountrollen auf 100.000 heraufsetzen möchten, wenden Sie sich an den Support. Sie müssen eine detaillierte Systemdesignprüfung zur Genehmigung einreichen. Die absolute Höchstzahl an Accountrollen, die Sie in Salesforce haben können, beträgt 500.000, aber für so viele Rollen benötigen Sie eine Sondergenehmigung von Salesforce.

Accountrollen können sich schnell summieren, da Salesforce für jeden Account, der mit Site-Benutzern verknüpft ist, Accountrollen generiert. Wenn Sie also zwei Partneraccountrollen in Ihrer Organisation einrichten und über 100 Partneraccounts verfügen, erstellen Sie 200 Accountrollen.

Sie können Accountrollen nur externen Benutzern zuweisen, die über eine Customer Community Plus- oder Partner Community-Lizenz verfügen.

Hinzufügen eines Channel Account-Managers zur Rollenhierarchie

Fügen Sie Ihrem Trailhead Playground nun einen Channel Account Manager-Benutzer hinzu und weisen Sie diesem Benutzer eine Rolle in der Rollenhierarchie zu.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Users (Benutzer) aus.
   
2. Klicken Sie auf New User (Neuer Benutzer) und geben Sie diese Informationen ein.
   

• First Name (Vorname): Maya
• Last Name (Nachname): Pasqua
• Email (E-Mail): [Ihre E-Mail-Adresse]
  
• Alias: [Wird automatisch ausgefüllt]
  
• Username (Benutzername): [Eindeutiger Benutzername im Format einer E-Mail-Adresse]
  
• Nickname: [Muss eindeutig sein]
  
• Role (Rolle): Channel Sales Team
  
• License (Lizenz): Salesforce
  
• Profile (Profil): Custom (Benutzerdefiniert):
  
• Deaktivieren Sie diese Kontrollkästchen:
  
  • Salesforce CRM Content-Benutzer
    
  • Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Salesforce CRM Content-E-Mail-Benachrichtigungen empfangen) (sofern ausgewählt)
    
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gene rate new password and notify user immediately (Neues Kennwort generieren und Benutzer sofort benachrichtigen).
  
• Klicken Sie auf Save (Speichern).
  

Nach der Erstellung der neuen Benutzerin sollten Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert werden, Ihr Account zu bestätigen und Ihr Kennwort festzulegen. Sie brauchen das für dieses Projekt nicht zu tun, können es aber.

Testen der Opportunity-Sichtbarkeit

Zum Testen der Sichtbarkeit von Verkaufschancen ändern Sie das Besitzrecht an einigen Datensätzen.

1. Wählen Sie im App Launcher Accounts aus.
   
2. Klicken Sie auf Edge Communications.
   
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Change Owner (Inhaber ändern) aus.
   
4. Suchen Sie nach Maya Pasqua und wählen Sie sie aus.
   
5. Klicken Sie auf Submit (Senden).
   
6. Wählen Sie in der Liste "Opportunities" (Verkaufschancen) auf der Themenregisterkarte für Edge Communications Edge Installation aus.
   
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Change Owner (Inhaber ändern) aus.
   
8. Suchen Sie nach Rose Gonzalez und wählen Sie sie aus. (Wenn Sie Rose nicht finden können, ändern Sie das Suchziel zunächst in "Partner Users (Partnerbenutzer)".)
   
   
9. Klicken Sie auf Submit (Senden).
   

Fassen wir zusammen, warum Sie das gerade getan haben.

Rose ist die Rolle Edge Communications Partner User zugeordnet. Alle ihre Datensätze sind für Sean Forbes sichtbar, der in der Rollenhierarchie direkt über ihr steht und die Rolle des Edge Communications Partner Managers innehat.

Die Opportunity von Rose ist auch für Maya Pasqua sichtbar, die Inhaberin des Partneraccounts in Salesforce ist. Dieselbe Opportunity ist zudem für jeden sichtbar, der sich in der Rollenhierarchie der Organisation über Maya Pasqua befindet.

Sie können dies gerne testen, indem Sie sich als Rose und Sean beim Portal anmelden, um die Sichtbarkeit der Edge-Installation zu überprüfen.

Ressourcen

Videoreihe: Wer sieht was in Experience Cloud (englischsprachig)