Vorbereiten Ihrer Organisation

Hinweis

Lernen Sie auf Deutsch? In diesem Badge ist für die praktischen Trailhead-Aufgaben Englisch als Bearbeitungssprache festgelegt. Übersetzungen werden zur Referenz in Klammern angegeben. Vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihrem Trailhead-Playground (1) das Gebietsschema auf USA und (2) die Sprache auf Englisch festgelegt haben. (3) Verwenden Sie zum Kopieren und Einfügen nur die englischen Werte. Die zugehörigen Anweisungen finden Sie hier.

Weitere Details dazu, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung optimal nutzen können, finden Sie unter dem Badge "Trailhead in Ihrer Sprache".

Einführung

Der Alltag von Vertriebsmitarbeitern ist voller JAs und NEINs. Und zwar nicht bloß von potenziellen Kunden. Es gibt schlicht einige Dinge, die intern eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten erfordern - wie z. B. Rabattanfragen, was wir in diesem Projekt aufgreifen. Als Administrator können Sie den gesamten Vorgang für alle Beteiligten erleichtern, indem Sie einen Genehmigungsprozess einrichten.

Ein Genehmigungsprozess ist ein automatisierter Prozess, der zur Genehmigung von Datensätzen in Salesforce implementiert wird. Der Prozess legt die für die Genehmigung erforderlichen Schritte fest und ermöglicht, dass ein Schritt für alle Datensätze oder nur für Datensätze mit bestimmten Attributen gilt. Ein automatisierter Prozess legt auch fest, wer in jedem Schritt die Genehmigung durchführt und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn ein Datensatz genehmigt, abgelehnt oder widerrufen wird.

Für dieses Projekt erstellen Sie einen automatisierten Genehmigungsprozess für Allison Wheeler, die als neue Vertriebschefin für Nordamerika bei AW Computing fungiert. Sie hat ein automatisiertes System zur Verarbeitung von Rabattanfragen ihrer Vertriebsmitarbeiter unter Berücksichtigung dieser Parameter angefordert:

• Wenn ein Rabatt von maximal 15 % beantragt wird, erfolgt die Genehmigung automatisch.
  
• Wenn ein Rabatt von über 15 % beantragt wird, muss er von einer Führungskraft in der Vertriebsabteilung genehmigt werden. Für Vertriebsmitarbeiter in den USA ist dies Courtney Brown.
  
• Wenn ein Rabatt von über 40 % beantragt wird, muss die Genehmigung auch durch Allison Wheeler erfolgen.
  

Bevor Sie diesen Genehmigungsprozess für Allison einrichten, ist eine gewisse Vorbereitung erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation über alles verfügt, damit Sie ihre Vorgaben erfüllen können. Stellen Sie Ihr Können als Administrator unter Beweis und legen Sie los.

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie diese Schritte parallel zu den Erläuterungen einer Lehrkraft durchführen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" auf Trailhead Live gehört. Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie einen Link zur vollständigen Vorführung. 

Hinzufügen eines neuen Benutzers

Starten Ihres Trailhead Playground

Sie führen dieses praxisbezogene Projekt in Ihrer eigenen, persönlichen Salesforce-Umgebung durch, die Trailhead Playground genannt wird. Holen Sie sich jetzt Ihren Trailhead Playground, indem Sie sich zunächst bei Trailhead anmelden und dann unten auf dieser Seite auf Launch (Starten) klicken. Ihr Playground wird in einer neuen Browserregisterkarte oder einem neuen Fenster geöffnet. Halten Sie das Playground-Fenster geöffnet, während Sie dieses Projekt durcharbeiten. Nachdem Sie die Projektschritte in Ihrem Playground abgeschlossen haben, kehren Sie zu diesem Fenster zurück und klicken unten auf dieser Seite auf Verify step (Schritt überprüfen).

Bevor Sie die Prozessautomatisierung einrichten, richten Sie zunächst Allison Wheeler mit einem Benutzerdatensatz ein, damit Sie ihr später Aufgaben zuweisen können.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Users (Benutzer) aus. 
   
2. Klicken Sie auf New User (Neuer Benutzer). Geben Sie folgende Angaben für den neuen Benutzerdatensatz ein:
   

3. Deaktivieren Sie Generate new password and notify user immediately (Neues Kennwort generieren und Benutzer sofort benachrichtigen).
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Erstellen einer Rolle

Eines der ersten Projekte, das Allison in Angriff nimmt, ist eine Umstrukturierung der Vertriebsabteilung von AW Computing. Sie installiert einen Vertriebsleiter, der als offizieller Rabattgenehmiger fungiert. Fügen Sie diese Rolle der Hierarchie als Allison unterstellt hinzu.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Roles (Rollen) ein und klicken Sie dann auf Roles (Rollen) aus.
   
2. Klicken Sie auf Set Up Roles (Rollen einrichten).
   
3. Klicken Sie auf Expand All (Alle erweitern).
   
4. Klicken Sie unter "VP, North American Sales (Vertriebschefin für Nordamerika)" auf Add Role (Rolle hinzufügen), und vervollständigen Sie anschließend die Details der neuen Rolle:
   

5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Allison hat Courtney Brown eingestellt, um die Leitungsfunktion zu übernehmen. Fügen Sie Courtney als Benutzerin mit der neu angelegten Rolle "Manager (Vorgesetzte)" hinzu, damit Sie ihr später Aufgaben zuweisen können.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Users (Benutzer) aus.
   
2. Klicken Sie auf New User (Neuer Benutzer). Geben Sie folgende Angaben für den neuen Benutzerdatensatz ein:
   

3. Deaktivieren Sie Generate new password and notify user immediately (Neues Kennwort generieren und Benutzer sofort benachrichtigen).
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Sie sind Courtney unterstellt. Daher müssen Sie sie zu Ihrer Vorgesetzten machen.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" User (Benutzer) ein und wählen Sie dann Users (Benutzer) aus.
   
2. Klicken Sie neben Ihrem Namen auf Edit (Bearbeiten).
   
3. Klicken Sie unter Approver Settings (Genehmigereinstellungen) neben dem Feld Manager (Vorgesetze[r]) auf das Suchsymbol . Suchen Sie nach Courtney Brown und klicken Sie auf ihren Namen.
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Hinzufügen benutzerdefinierter Felder

Bevor Sie einen Genehmigungsprozess einrichten, fügen Sie Ihrer Organisation zunächst einige benutzerdefinierte Felder hinzu. Mit benutzerdefinierten Feldern kann Ihr Vertriebsteam bestimmte Geschäftsinformationen erfassen, wie beispielsweise die Felder "Discount Percentage (Rabattprozentsatz)" und "Approval Status (Genehmigungsstatus)", die Sie in diesem Schritt hinzufügen. Sie können allen von Ihrer Organisation verwendeten Registerkarten und Objekten benutzerdefinierte Felder hinzufügen, wobei die Obergrenze bei 800 Feldern liegt.

Benutzerdefinierte Feldnamen und Bezeichnungen müssen für das zugehörige Objekt eindeutig sein, um Probleme beim Seriendruck und Anzeigen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise eine Feldbezeichnung namens "E-Mail" erstellen und bereits ein Standardfeld mit der Bezeichnung "E-Mail" existiert, kann das Briefvorlagenfeld möglicherweise nicht zwischen diesen Feldern unterscheiden. Durch Hinzufügen eines weiteren Zeichens oder einer Zusatzbezeichnung werden benutzerdefinierte Feldnamen eindeutig. Zum Beispiel "Email2" oder "Email Leads".

Erstellen Sie zuerst das Feld "Discount Percentage (Rabattprozentsatz)":

1. Klicken Sie in Setup auf die Registerkarte Object Manager (Objekt-Manager).
   
2. Klicken Sie auf Opportunity und dann auf Fields & Relationships (Felder & Beziehungen).
   
3. Klicken Sie oben im Abschnitt "Fields & Relationships (Felder & Beziehungen) auf New (Neu).
   
4. Aktivieren Sie das Optionsfeld Percent (Prozent) und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
5. Tragen Sie die Details für das neue Feld ein:
   

6. Klicken Sie auf Next (Weiter).
   

• Aktivieren Sie in der Spaltenüberschrift das Kontrollkästchen für "Read-Only (Schreibschutz)".
  
• Deaktivieren Sie in der Spalte "Read-Only (Schreibschutz)" die Kontrollkästchen Standard User (Standardbenutzer) und System Administrator (Systemadministrator).
  

7. Klicken Sie auf Next (Weiter) und dann auf Save & New (Speichern & Neu).
   

Erstellen Sie weiter auf der Seite "Fields & Relationships (Felder & Beziehungen)" für "Opportunity" das Feld "Approval Status (Genehmigungsstatus)":

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Picklist (Auswahlliste) und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
2. Tragen Sie in Schritt 2 die Details für das neue Feld ein:
   

3. Geben Sie diese Werte getrennt durch eine neue Zeile in das Textfeld ein:
   

• Pending (Ausstehend)
  
• Approved (Genehmigt)
  
• Not Approved (Nicht genehmigt)
  

4. Vergewissern Sie sich, dass Restrict picklist to the values defined in the value set (Auswahlliste auf die im Wertesatz definierten Werte beschränken) ausgewählt ist.
   
5. Klicken Sie auf Next (Weiter), um die Feldebenensicherheit festzulegen:
   

• Aktivieren Sie in der Spaltenüberschrift das Kontrollkästchen für "Read-Only (Schreibschutz)".
  
• Deaktivieren Sie in der Spalte "Read-Only (Schreibschutz)" die Kontrollkästchen Standard User (Standardbenutzer) und System Administrator (Systemadministrator).
  

6. Klicken Sie auf Next (Weiter) und danach auf Save (Speichern).
   

Erstellen eines Ordners und von E-Mail-Vorlagen

Als Nächstes richten Sie zwei E-Mail-Vorlagen ein: eine für die Benachrichtigung der Antragsteller, dass ein Rabatt genehmigt wurde, und eine für die Benachrichtigung der Antragsteller, dass ein Rabatt abgelehnt wurde. Aber zuerst erstellen Sie einen Ordner, in dem sich Ihre neuen Vorlagen befinden.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Classic Email Templates (Klassische E-Mail-Vorlagen) ein und wählen Sie dann Classic Email Templates (Klassische E-Mail-Vorlagen) aus.
   
2. Klicken Sie auf Create New Folder (Neuen Ordner erstellen).
   
3. Geben Sie die Ordnerinformationen ein:
   

4. Aktivieren Sie das Optionsfeld This folder is accessible by all users (Dieser Ordner ist für alle Benutzer zugänglich).
   
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Erstellen Sie nun die erforderlichen Vorlagen. Richten Sie zuerst die E-Mail-Vorlage "Discount Approved (Rabatt genehmigt)" ein.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Classic Email Templates (Klassische E-Mail-Vorlagen) ein und wählen Sie dann Classic Email Templates (Klassische E-Mail-Vorlagen) aus.
   
2. Klicken Sie auf New Template (Neue Vorlage).
   
3. Aktivieren Sie das Optionsfeld Text und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
4. Geben Sie folgende Angaben ein:
   

[Alternativer Text: Screenshot von 'Copy Merge Field (Briefvorlagenfeld kopieren)']

5. Klicken Sie auf Save (Speichern). 
   

Richten Sie als Nächstes die E-Mail-Vorlage "Discount Rejected (Rabatt abgelehnt)" ein.

1. Kehren Sie zur Anfangsseite Classic Email Templates (Klassische E-Mail-Vorlagen) zurück und klicken Sie dann auf New Template (Neue Vorlage).
   
2. Aktivieren Sie das Optionsfeld Text und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
3. Geben Sie folgende Angaben ein:
   

4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Nach dem Abschluss der Vorbereitungsarbeiten können Sie nun einen Genehmigungsprozess einrichten.

Ressourcen

• Trail Together: Einrichten eines Rabattgenehmigungsprozesses
  
• Trailhead Live: Vorbereiten auf die Zertifizierung zum "Advanced Admin" – Genehmigungsprozesse