Erste Schritte mit CRM Analytics-Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erhalten von Einblicken anhand von CRM Analytics-Dashboards
  
• Navigieren zu unterschiedlichen Dashboards innerhalb einer Anwendung
  
• Verwenden von Dashboard-Filtern, um die in den Diagrammen angezeigten Daten einzugrenzen
  
• Sortieren von Daten und Anzeigen von Details
  

Kennenlernen von CRM Analytics-Dashboards

Vielleicht sind Sie bereits mit den Vorteilen von CRM Analytics vertraut. Wahrscheinlich wissen Sie, dass es im Bereich Business Intelligence alles vereinfacht, auch dann, wenn man sich mit Daten nicht gut auskennt. Wissen Sie auch, dass Sie durch die Kenntnis der Daten schnell Einblicke erhalten und sofort handeln können? Sie können sich anhand Ihrer Daten ein Bild machen und Fragen beantworten, die Ihnen vorher noch gar nicht bewusst waren. Sie können den Erfolg Ihres Unternehmens optimieren.

Die Grundlage dafür bilden die CRM Analytics-Dashboards. Sie enthalten Datenvisualisierungen und -vergleiche, die mit bisherigen Tools nicht möglich waren. Ein Dashboard ist eine interaktive Sammlung von Widgets, die Abfrageergebnisse von Ihren Daten zeigen. Dabei ist es gleichgültig, ob es sich bei diesen Daten um interne oder externe Salesforce-Daten handelt. Dashboards liefern in verschiedene Bereiche zusammengefasste Informationen zu Ihrem Unternehmen aus unterschiedlichen Perspektiven.

Das CRM Analytics-Dashboard ist nicht nur ein statisches Bild. Vielmehr lädt es ein, sich die zugrundeliegenden Daten genauer anzusehen. Sie erkunden ein Dashboard, indem Sie auf die angezeigten Elemente klicken. Kennzahlen werden mit neuen Daten aus dem letzten Datenfluss berechnet. Jedes Diagramm zeigt ein interaktives Bild einer gefilterten Datenbankabfrage.

Die im Dashboard angezeigten Daten können ganz einfach gefiltert werden, indem Sie eine Auswahl in Dropdown-Listen treffen, Umschalter verwenden und auf Diagramme klicken. Sehen Sie sich die Details in Tabellen an und handeln Sie entsprechend. Sie können Dashboards auch verwenden, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten und Ziele für Sie selbst festzulegen. Das wird in den folgenden Lektionen noch genauer erläutert.

Sie können CRM Analytics-Dashboards verwenden, um über alle von Ihren Kollegen und Kunden generierten Daten auf dem Laufenden zu bleiben. Verfolgen Sie Aktivitäten zu Verkäufen, Service, Marketing und zum Personal nach. Sammeln und analysieren Sie die Einblicke und geben Sie sie an Ihr Team weiter. CRM Analytics fasst alle Ihre Datenquellen in einer einzelnen Ansicht zusammen und erleichtert so das Erstellen neuer datenbasierter Strategien zur Optimierung Ihrer Geschäfte.

Klingt nicht schlecht, oder?

Mit Trail Together einem Dozenten folgen

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Schauen Sie sich dieses Video an, das Teil der Reihe "Trail Together" ist.

Schulungen sind überflüssig

Sie sind neuer Vertriebsleiter bei DTC Electronics, wo CRM Analytics zum Einsatz kommt. Sie haben gehört, dass CRM Analytics ein leistungsstarkes Tool ist, mit dem Sie Ihre Daten besser verstehen können. Mit durch CRM Analytics gewonnenen Einblicken in Ihr Unternehmen können Sie Ihre Arbeit und die Zusammenarbeit deutlich verbessern. Sie können Ihre Abteilung beim Management besser vertreten und unterstützen Ihre Vertriebsmitarbeiter dabei, ihre Verkaufszahlen zu steigern. Der einzige Haken bei der Sache: Sie müssen vor der nächsten Besprechung mit Ihrem Chef lernen, wie man es nutzt.

Im Modul "CRM Analytics – Grundlagen" haben Sie sich für eine spezielle CRM Analytics-fähige Developer Edition-Organisation registriert und Ihre erste Anwendung erstellt. Bei diesem Modul nutzen Sie eine Anwendung, die in Ihrer Organisation bereits eingerichtet wurde. Der Salesforce-Administrator von DTC Electronics hat eine Anwendung namens "My DTC Sales" erstellt und mit Dashboards ausgestattet, die für Vertriebsleiter konzipiert wurden. Jetzt erfahren Sie, wie Sie dieses Dashboards optimal nutzen können.

Sie würden jedoch nie von sich behaupten, ein Analyst zu sein. Sie wissen, dass der Administrator einige Stunden lang mit dem Vertriebsteam herausgearbeitet hat, welche Elemente genau in den Dashboards enthalten sein sollten. Sie befürchten, dass sie möglicherweise komplexe Visualisierungen erstellt haben, die sich nur schwer interpretieren lassen. Sie haben keine Lust darauf, im Datendschungel umherzuirren! Aber als Sie um eine CRM Analytics-Schulung gebeten haben, hat der Administrator nur abgewinkt: "Vergessen Sie's. Eine Schulung ist nicht nötig."

Bei diesem Modul führen wir sogar einige der Schritte in der Registerkarte "Analytics" durch, die in Salesforce integriert ist. Dabei erleben Sie CRM Analytics als typischer Fachbereichsbenutzer. Mit den nächsten Schritten bereiten Sie alles Nötige vor.

Falls Sie das Modul CRM Analytics – Grundlagen noch nicht absolviert haben, ziehen Sie dies vor. Sie müssen sich nämlich für eine spezielle Developer Edition-Organisation registrieren, damit Sie dieses Modul absolvieren können.

1. Starten Sie bei Bedarf Ihre CRM Analytics-fähige Developer Edition-Organisation jetzt erneut. Wenn Sie gerade das erste Modul dieses Trails abgeschlossen haben und Ihre Developer Edition-Organisation noch geöffnet haben, wechseln Sie von Analytics Studio auf die Registerkarte mit Lightning Experience.
   
2. Wählen Sie im App Launcher () Vertrieb aus. Falls nicht in der Liste angezeigt, klicken Sie auf Alle anzeigen.
   
3. Öffnen Sie erneut den App Launcher. Klicken Sie unter "Alle Elemente" auf Alle anzeigen und wählen Sie nun Analytics (nicht Analytics Studio) aus.
   

Nun sehen Sie die Startseite von CRM Analytics auf der Registerkarte "Analytics" von Lightning Experience.

Vorbereiten auf eine Besprechung

Stellen Sie sich eine Anwendung vor, die maßgeschneidert für Ihre Arbeit ist. Diese Anwendung zeigt die neuesten Daten aus Ihrer Organisation so an, dass Sie ganz einfach die Antworten auf die Fragen Ihrer Vorgesetzten finden. Gibt es so etwas wirklich? Um das herauszufinden, legen wir am besten gleich los.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Analytics" im linken Bereich auf Durchsuchen und dann auf den Filter Anwendungen.
   
2. In dessen Dropdown-Menü bietet jede Anwendung die Option "Durchsuchen". Das liegt daran, dass in der Salesforce-Umgebung durch Klicken auf eine Anwendung die erste Ressource der Anwendung geöffnet und ihre Ausführung gestartet wird. Im Gegensatz dazu wird eine Anwendung in Analytics Studio durch Anklicken im Modus "Durchsuchen" geöffnet, sodass alle ihre Elemente aufgeführt werden. In beiden Umgebungen können Sie leicht zwischen Durchsuchen- und Präsentationsmodus hin und her wechseln, doch jeder der Modi ist mit dem optimalen Workflow für die jeweilige Umgebung eingerichtet.
   
3. Da Sie sich in der Salesforce-Umgebung befinden und die Anwendung ausführen möchten, klicken Sie einfach auf My DTC Sales.
   Hinweis: Falls die Anwendung beim ersten Versuch nicht geladen wird, schließen Sie die Registerkarte und melden sich mit diesem Link erneut an: login.salesforce.com.
   Die Anwendung wird mit dem ersten Dashboard oder der ersten Linse auf der Navigationsliste geöffnet. In unserem Fall ist das "DTC Sales".
   
4. In der laufenden Anwendung können Sie in der Navigationsliste auf sämtliche Dashboards und Linsen der Anwendung zugreifen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Namen, um die Liste zu öffnen. 
   

Hier sehen Sie alle Dashboards und Linsen der Anwendung in der zum Erkunden vorgeschlagenen Reihenfolge. Das erste Dashboard, "DTC Sales", bietet einen Überblick über die zentralen geschäftlichen Indikatoren, sozusagen einen Überblick über die großen Zusammenhänge. Die anderen Dashboards bieten unterschiedliche Möglichkeiten, die Details zu Ihren Daten zu erfassen. Mit "Opportunity Details" können Sie Opportunities sortieren und im Detail betrachten. So entgeht Ihnen bestimmt nichts. Mit "Regional Sales" zeigen Sie die Opportunity-Beträge nach der Region an.

5. Beginnen Sie damit, dass Sie den Überblick entsprechend anpassen. Klicken Sie im Umschalter in der oberen rechten Ecke des DTC Sales-Dashboards auf 2020 und sehen Sie sich an, was passiert. 
   

Haben Sie gesehen, wie sich die Zahlen und das Liniendiagramm entsprechend verändert haben? Sie haben die vom Dashboard verwendeten Daten nach dem Jahr gefiltert. Alle Widgets im Dashboard sind miteinander verbunden. Wenn Sie an einer Stelle eine Änderung vornehmen, wird diese Änderung überall sichtbar. Das nennt man "Bereichsdarstellung".

6. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche zum Aktualisieren , um das Dashboard in den Ausgangszustand zurückzusetzen. Oder entfernen Sie den Filter "2020", indem Sie erneut darauf klicken.
   Beachten Sie, dass die Zahlen steigen, um die Ergebnisse für die Jahre 2020 und 2021 widerzuspiegeln.
   

Das war einfach. Ziemlich logisch eigentlich. Wenn ein Dashboard über ein gutes Design verfügt, ist es auch leicht zu verwenden. Sie sehen also, dass Sie sich wirklich keine Gedanken über die Nutzung von CRM Analytics machen müssen. Jetzt kennen Sie sich schon ein wenig besser aus, und wir sehen uns gemeinsam das nächste Dashboard an.

Detailgenaue Ansichten

Sie möchten Details zu einem Geschäft, das sich schon in einer fortgeschrittenen Phase befindet. So können Sie die Vertriebsmitarbeiter dabei unterstützen, den Fokus zu verbessern und die Transaktion abzuschließen. Sie wissen aber, dass mehr Details auch kompliziertere Analysewerte bedeuten. Das Dashboard für den Überblick war ja einfach, aber was kommt jetzt? Es bleibt Ihnen wohl nichts anderes übrig, als es selbst herauszufinden.

1. Öffnen Sie die Navigationsliste und wählen Sie Opportunity-Details aus.
   Sie sehen sofort den KPI für "Open Pipeline". Diesen sollten Sie gut im Auge behalten. Das Trichterdiagramm zeigt leicht verständlich, welcher Prozentsatz Ihres Unternehmens sich in welcher Phase befindet. Das Liniendiagramm zeigt den Verlauf der Geschäfte über eine längere Zeitspanne hinweg. Das gestapelte Balkendiagramm gibt Ihnen einen Überblick über die Opportunities der einzelnen Vertriebsmitarbeiter und wie deren Leistung im Vergleich zur Quotenerfüllung ist. In der folgenden Tabelle sehen Sie die Details.
   Dies ist wirklich sinnvoll. Endlich wissen Sie, dass Sie eine Möglichkeit haben, durch den undurchdringlichen Datendschungel voranzukommen.
   
2. Klicken Sie im Umschalter "Phase" auf Gewonnen und dann auf Offen. Beachten Sie, dass das Dashboard sich dank der Bereichsdarstellung verändert, sobald sich die Widgets ändern.
   

Jetzt sehen Sie die viel versprechenden 39 Mio. in der Phase "Wahrnehmungsanalyse" des Trichterdiagramms. Aber das Liniendiagramm zeigt seit letzten September einen riesigen Trend nach unten in puncto Opportunities. Diese beiden Aspekte sollten Sie unbedingt mit Ihrem Vorgesetzten besprechen.

3. Suchen Sie nach dem Filter "Oppty Type", mit dem Sie die Opportunities nach dem Typ aufschlüsseln können. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie New Business aus.
   Jetzt hat das Dashboard zwei Filter. Es zeigt Ihnen nur offene Opportunities, die neue Geschäfte sind. Ein Blick auf das Balkendiagramm "Sales Rep" (Vertriebsmitarbeiter) zeigt Ihnen, dass Nicolas Weaver über die meisten offenen neuen Geschäfte verfügt. Sie möchten aber wissen, wer die meisten Geschäfte in der Phase "Perception Analysis" (Wahrnehmungsanalyse) hat.
   
4. Klicken Sie dazu auf den Bereich "Wahrnehmungsanalyse" im Trichterdiagramm und sehen Sie zu, wie die Namen im Balkendiagramm die Position wechseln. 
   

Sie sehen, dass in Wirklichkeit Johnny Green die Nase vorn hat. Er verfügt über den höchsten Betrag in der Phase "Perception Analysis". Jetzt probieren wir einmal aus, ob Sie auf dieselben Ergebnisse stoßen, wenn Sie sich die Daten aus einer anderen Perspektive ansehen.

5. Klicken Sie auf , um das Dashboard in seinen Ursprungszustand zu versetzen.
   
6. Suchen Sie im gestapelten Balkendiagramm nach Johnny Green im Segment New Business in diesem Balken. 
   

Nun sehen Sie, dass alle Diagramme im Dashboard ausschließlich Ergebnisse für Johnny Green anzeigen. Der Wert seiner Wahrnehmungsanalyse (4,2 Mio.) ist derselbe, auch wenn Sie sich ihm von einer anderen Erkundung des Dashboards aus genähert haben.

7. Zum Schluss scrollen Sie nach unten, um die Tabelle neben dem Balkendiagramm anzuzeigen.
   Beachten Sie, dass es nach Ihrer aktuellen Auswahl gefiltert wird. Sie sehen also ausschließlich Details zu Johnny Greens neuen Geschäften in der Phase "Perception Analysis".
   

Jetzt erkennen Sie, welche leistungsstarken Einblicke CRM Analytics bietet und wie Sie mithilfe von CRM Analytics die gewünschten Einblicke in Ihre Daten erhalten können. CRM Analytics schlägt Ihnen gewissermaßen den Pfad durch den Datendschungel. Jetzt können Sie ein paar weitere Trails ansehen.

Sortieren und Anzeigen von Details

Sie möchten wissen, wer die besten DTC-Vertriebsmitarbeiter in den USA sind. Und Sie sind überzeugt, dass Sie das anhand Ihrer CRM Analytics-Dashboards ganz schnell herausfinden können. Die Daten sind alle vorhanden und die entsprechenden Fragen wurden bereits von den Dashboard-Designern gestellt. Sie müssen sich lediglich mit den jeweiligen Dashboards ein wenig vertraut machen. Sehen wir uns also jetzt gemeinsam das dritte Dashboard in Ihrer Anwendung an.

1. Öffnen Sie die Navigationsliste und wählen Sie Regional Sales aus.
   
2. Um das Dashboard zu filtern, klicken Sie im Balkendiagramm "Total Sales" auf den Balken USA.
   Wenn Sie nach unten blättern, sehen Sie, dass für alle Einträge in der Tabelle jetzt als Land für die Rechnungsanschrift die USA angegeben sind.
   
3. Um die Tabelle nach dem Betrag zu sortieren, klicken Sie in der Spaltenüberschrift auf Betrag. Ein nach unten zeigender Pfeil wird in der Überschrift angezeigt. Die Werte in der Spalte werden in absteigender Reihenfolge sortiert und Sie können die folgende Frage beantworten: "Wie lauten die höchsten Beträge?"
   
4. Um zur aufsteigenden Sortierung zu wechseln, klicken Sie erneut auf "Betrag". Klicken Sie dann ein drittes Mal, um zur ursprünglichen Reihenfolge zurückzukehren. 
   

Es sieht ganz so aus, als würden zu dem hohen Betrag aus den USA eine ganze Reihe Vertriebsmitarbeiter beisteuern.

5. Zeigen Sie auf den Rand des Balkendiagramms, um sein Menü einzublenden. Klicken Sie darauf, um es zu öffnen, und wählen Sie Erkunden aus. 
   

Dadurch wird die Ansicht in eine Linse geändert. Sie können Genaueres zu diesen Transaktionen erfahren, indem Sie die Daten im langen Balken aufschlüsseln.

6. Klicken Sie auf den Balken für die USA, um ihn auszuwählen, und dann auf , um das Menü für die Detailsuche zu öffnen. Wählen Sie im Menü Accountinhaber aus. 
   

In dieser Ansicht sehen Sie schnell die Führungskräfte in Ihrem Team. Obwohl Sie in der Tabelle viele Namen gesehen haben, können Sie die Summen der einzelnen Personen erst in dieser Ansicht miteinander vergleichen.

Können Sie eine weitere Aufschlüsselung durchführen, um herauszufinden, welche Produkte das Team von Laura Garza verkauft, um den größten Betrag zu erzielen? Ja!

7. Um das Menü zu öffnen, klicken Sie auf den Balken von Laura Garza, um ihn auszuwählen, und klicken dann auf . Wählen Sie im Menü Produktfamilie aus. 
   

Es sieht so aus, als wären Laptops der Topseller von Frau Garza. Gut, wenn Sie das vor Ihrer Besprechung wissen.

Jetzt können Sie Ihrem Vorgesetzten gegenübertreten. Schließlich verfügen Sie über nützliche und durch Daten belegte Informationen. Falls er Fragen haben sollte, können Sie ihm Ihre Anwendung zeigen und gemeinsam Informationen abrufen. Sie kennen sich ja jetzt mit CRM Analytics schon ganz gut aus. 

Auf dem richtigen Weg mit CRM Analytics-Dashboards

Jetzt haben Sie begonnen, Dashboards in Ihrer individuell angepassten Anwendung zu verwenden. Sie haben gelernt, wie Sie durch die Anwendung navigieren und haben gesehen, dass man mit Dashboards sowohl einen umfassenden Überblick erhält, als auch detaillierte Angaben abrufen kann. Sie haben Filter angewendet und die Widget-Bereiche gesehen. Außerdem haben Sie die den Dashboard-Diagrammen zugrunde liegenden Daten erkundet. Es liegt auf der Hand, dass Ihnen diese Anwendung bei der Arbeit von großem Nutzen sein wird.

In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihre Anwendung so anpassen, dass sie noch nützlicher wird. Sollen wir gleich weitermachen? Absolvieren Sie zuerst das Quiz und verdienen Sie sich ein paar Punkte.

Ressourcen

• What Is a Dashboard?
• Wichtige Elemente eines CRM Analyse-Dashboards