Zusammenarbeiten mit CRM Analytics
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Präsentieren vom Dashboard
- Verwenden von Anmerkungen, um das Augenmerk auf die Dashboard-Ergebnisse in CRM Analytics zu lenken
- Freigeben von Dashboards in Chatter und Herunterladen von Widget-Daten
Mit Trail Together einem Dozenten folgen
Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Schauen Sie sich dieses Video an, das Teil der Reihe "Trail Together" ist.
(Dieser Clip beginnt bei Minute 09:50, für den Fall, dass Sie zurückspringen und den Anfang des Schritts noch einmal sehen möchten.)
Unter die Leute bringen
CRM Analytics hat Ihnen bereits in Ihrer neuen Position als Vertriebsleiter bei DTC Electronics geholfen. Sie konnten ganz leicht KPIs finden und erhielten neue Einblicke, indem Sie die Dashboards bearbeiteten und sich die zugrunde liegenden Details ansahen. CRM Analytics funktioniert jetzt ganz automatisch, da Sie Ihre CRM Analytics-Startseite mit Benachrichtigungen personalisiert haben.
Sie wissen, dass es sich bei CRM Analytics-Dashboards um gut durchdachte Karten handelt, die Ihnen verschiedene Ansichten Ihrer Daten bieten. Sie sind im Datendschungel nicht allein. In dieser Lektion werden Sie erkennen, dass es viele Möglichkeiten gibt, Ziele gemeinschaftlich mit anderen voranzutreiben.
Jetzt ist es Zeit, sich mit Ihren Vertriebsmitarbeitern zu treffen und ihnen die Vorteile von CRM Analytics aufzuzeigen. Sie stellen das Dashboard "Regional Sales" vor und zeigen, wie man Anmerkungen schreibt, postet und Elemente herunterlädt. Das sind alles effiziente Möglichkeiten, sich über Ihre Daten auszutauschen und die Einblicke gewinnbringend in Ihrem Unternehmen zu nutzen.
Präsentieren eines Dashboards im Vollbildmodus
Bei der Besprechung projizieren Sie Ihren Laptopbildschirm mit CRM Analytics. Jemand fragt, ob Sie Folien freigeben werden. Sie lächeln und sagen: "Nein". Anders als bei statischen Folienpräsentationen können Sie bei CRM Analytics-Präsentationen durch interaktive Diagramme mit echten Daten navigieren. Das kann eine Gelegenheit sein, die Daten gemeinsam mit der Gruppe zu untersuchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Analytics Studio und dann auf Startseite. Klicken Sie unter "Zuletzt verwendet" auf Regional Sales.
- Klicken Sie auf das Präsentationssymbol (
). Wenn Sie mit zwei Bildschirmen arbeiten, können Sie im Vollbildmodus fortfahren. Haben Sie dagegen nur einen Bildschirm, klicken Sie auf das X in der rechten oberen Ecke, um den Vollbildmodus zu beenden.
Im Vollbildmodus steht Ihnen die Steuerleiste der Anwendung zur Verfügung, die Optionen zur Freigabe, für Anmerkungen und zum Festlegen von Benachrichtigungen enthält. - Zeigen Sie oben auf den Bildschirm, um dem Team mitzuteilen, wie es auf die Menüleiste des Betriebssystems zugreifen kann.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Namen des Dashboards, um die Anwendungsnavigationsliste zu öffnen.
"Hier sehen Sie die anderen Dashboards in der Anwendung", sagen Sie Ihrem Team. Aber jetzt beschäftigen wir uns mit der Karte. - Klicken Sie in der Karte auf Kanada.
Das Balkendiagramm und die Tabelle werden entsprechend in Bereiche zusammengefasst. Sie hören Ausrufe des Erstaunens im Raum.
Jetzt sehen Sie, warum die Live-Präsentation mit CRM Analytics viel besser ist als eine Folienpräsentation. Bei Besprechungen sind solche Präsentationen zwar eine tolle Möglichkeit zur Zusammenarbeit, aber das Team benötigt außerdem noch andere Tools. Daher zeigen Sie den Mitarbeitern als Nächstes, wie die Kommunikation anhand von Anmerkungen fortgesetzt werden kann.
Verwenden von Anmerkungen zum Hervorheben von Ergebnissen
Für jedes Widget im Dashboard können Sie sich mit anderen über die angezeigten Ergebnisse anhand von Kommentaren austauschen. Sie können Anmerkungen auch verwenden, um Ihrem Dashboard-Designer Verbesserungsvorschläge zu machen. In der Teambesprechung können Sie zeigen, wie die Dashboard-Anmerkungen Ihre Mitarbeiter motivieren können.
Anmerkungen müssen von Ihrem Salesforce-Administrator eingerichtet werden.
- Zeigen Sie im Dashboard "Regional Sales" auf die obere rechte Ecke des Balkendiagramms und klicken Sie, um das Dropdown-Menü einzublenden. Wählen Sie Mit Anmerkung versehen aus.
- Geben Sie in den Anmerkungsbereich Folgendes ein:
Sehen Sie sich die Zahlen aus Kanada an!
- Um einen Screenshot des Dashboards anzuhängen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen.
Durch das Anhängen eines aktuellen Screenshots wird der gefilterte Status des Dashboards angezeigt. Die anderen sehen also, worauf Sie sich beziehen. - Klicken Sie auf Freigeben.
Ihr Kommentar erscheint in Ihrem Chatter-Feed und wird mit dem Dashboard gespeichert. Alle, die dem Dashboard folgen, sehen Ihren Kommentar und können an einer Unterhaltung zum Diagramm und seinen Daten teilnehmen. - Um Anmerkungshinweise auf dem Widget einzublenden, klicken Sie auf das Symbol "Anmerkungen anzeigen" (
) in den Dashboard-Steuerelementen. (Sie müssen eventuell zweimal klicken, falls der Bereich zuerst geschlossen wird.)
Achten Sie auf das blaue Quadrat mit der Zahl in der oberen linken Ecke des Diagramms. Es zeigt Ihnen, wie viele Anmerkungen es für dieses Widget gibt. - Klicken Sie im Anmerkungsfenster auf den Pfeil nach links, um eine Liste von Anmerkungen anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Ihre Anmerkung, um sie zu öffnen und ihren Feed anzuzeigen.
- Geben Sie als Kommentar
Fast gleichauf mit den USA!ein und klicken Sie auf Kommentar.
Wenn Sie eine Unterhaltung abgeschlossen haben, können Sie die Anmerkungen auflösen. Beachten Sie, dass Sie im Anmerkungsbereich zwischen offenen und aufgelösten Anmerkungen umschalten können. - Klicken Sie auf das Häkchen rechts oben im Bereich, um die Anmerkung aufzulösen und aus der Liste "Offen" zu entfernen.
Später können Sie die Anmerkung wieder öffnen oder löschen.
Für die Zukunft: Wenn Sie einen blauen Kreis unten im Dashboard sehen, können Sie darauf klicken, um entfernte Anmerkungen zu sehen. Anmerkungen werden entfernt, wenn das Widget, an das sie angehängt waren, aus dem Dashboard gelöscht wird. Die Anmerkungen sind weiterhin vorhanden, falls Sie sie benötigen.
Sie freuen sich darüber, dass Sie eine Unterhaltung mit Ihren Mitarbeitern über die vorhandenen Daten anstoßen konnten, und sind schon gespannt darauf, welche Einblicke sie durch CRM Analytics-Dashboards erhalten werden.
Teilen von Dashboards mit Kollegen im Unternehmen
Während der Besprechung werden Sie nun gebeten, das Dashboard mit einem der anderen Vertriebsteams zu teilen. Dessen Mitarbeiter können vielleicht besser beurteilen, warum die kanadischen Zahlen denen aus den USA so sehr ähneln. Ihrer Meinung nach ist das eine tolle Idee. Daher zeigen Sie der Gruppe, wie man das Dashboard über das Team hinaus freigibt.
- Klicken Sie auf das Freigabesymbol (
), um das gesamte Dashboard freizugeben.
Im anschließend angezeigten Dialogfeld gibt es Registerkarten für verschiedene Aktionen. Sie können Freigabeoptionen einrichten, einen Dashboard-Screenshot in Chatter posten, eine URL freigeben oder einen Screenshot herunterladen. - Klicken Sie auf die Registerkarte URL abrufen.
- Wenn sie nicht bereits ausgewählt ist, klicken Sie auf Analytics-Registerkarte, damit der freigegebene URL das Dashboard in der Analytics-Registerkarte öffnet.
- Kopieren Sie den Link.
Sagen Sie Ihrem Team, dass der Link in eine E-Mail eingefügt werden muss, wenn das Dashboard für eine andere Gruppe freigegeben werden soll. Ihr Administrator hat CRM Analytics eingerichtet, um jedem in Ihrer Organisation Zugriff auf die Vertriebsanwendung zu geben. Beachten Sie, dass nur Kollegen, die Zugriff auf das Dashboard haben, den Link sehen können.
Fortführen der Unterhaltung in Chatter
Während Sie auf die Rückmeldung des anderen Teams warten, können Sie sich wieder auf Ihre eigenen Mitarbeiter und auf Ihre Besprechung konzentrieren. Sie möchten dem Team zeigen, wie das Dashboard in Chatter gepostet werden kann. Denn eine freigegebene Unterhaltung zu den hervorragenden Zahlen in Kanada kann einen wahren Motivationsschub für Ihr Team bedeuten.
Einer Ihrer Mitarbeiter fragt nach Laura Garza. Sie arbeitet an einigen großen Transaktionen und hat eventuell einen anderen Blickwinkel auf die Dinge. Sie sagen dem Mitarbeiter, dass Sie froh sind, dass er an Frau Garza gedacht hat. Sie werden sie mit einbeziehen, auch wenn sie an der heutigen Besprechung nicht teilnehmen konnte.
- Klicken Sie im Dialogfeld "Freigeben" auf die Registerkarte Im Feed posten.
- Geben Sie in das Namensfeld "Laura" ein und wählen Sie Laura Garza aus, sobald der Name automatisch vorgeschlagen wird.
- Geben Sie im Kommentarfeld Folgendes ein:
Hallo Frau Garza, bitte sehen Sie sich dieses Dashboard an und melden Sie sich bei uns, falls Sie wissen, warum die Zahlen in Kanada fast so gut wie die in den USA sind. - Klicken Sie auf Posten.
Jetzt sieht Frau Garza Ihren Post in ihrem Chatter-Feed. Vom Post kann sie auf das Bild des Diagramms klicken, um das Dashboard anzuzeigen und es selbst zu untersuchen.
Sie sagen Ihrem Team, dass die Postfunktion ideal geeignet ist, um eine Unterhaltung in Chatter zu starten. Sie können andere @erwähnen und die Kenntnisse des Teams zu Ihrem Vorteil nutzen. Warnen Sie sie jedoch davor, keine Screenshots von Dashboards zu posten, die vertrauliche Daten enthalten. Screenshots können kopiert werden und überall innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden. - Um in Ihren Chatter-Feed zu wechseln und den Post anzusehen, klicken Sie zuerst rechts oben auf das X, um den Vollbildmodus zu beenden.
- Suchen und wählen Sie im App Launcher (
) Vertrieb aus. (Falls Chatter nicht gleich angezeigt wird, klicken Sie auf die Registerkarte "Chatter".) - Geben Sie in das Kommentarfeld im Post
Erinnerung an das Team: Alle geposteten Bilder sind öffentlich zugänglich.ein und klicken Sie auf Kommentar.
Herunterladen von Daten aus einem Dashboard-Widget
Es war ein produktives Meeting. Sie sind schon fast am Ende angelangt, als sich doch noch jemand hinten im Besprechungsraum meldet. Ein Analyst stellt eine Frage zum Kundenverhalten und zu den demografischen Daten, die das Team bisher in Excel erfasst hat. Er meint, wenn er Zugriff auf die Ausgangsdaten erhält, kann er sie anhand seiner eigenen Daten eventuell interpretieren und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Sie (und CRM Analytics) haben hierfür genau das richtige Tool: Mit einem der Zusammenarbeits-Tools können Sie gefilterte Daten von einem Widget herunterladen. So zeigen Sie in nur wenigen Minuten allen, wie man aus einem Widget Daten in eine CSV-Datei exportiert, mit der das Team arbeiten kann. Wenn man die Daten aus CRM Analytics in Excel exportiert, ist das natürlich gewissermaßen ein Schritt in die falsche Richtung. Aber einige Leute im Team kennen sich hervorragend mit Tabellen aus und arbeiten gern damit. (Jedenfalls noch so lange, bis sie die Vorteile von CRM Analytics erkennen!)
Der Datendownload muss von Ihrem Salesforce-Administrator eingerichtet werden.
- Suchen und wählen Sie im App Launcher (
) Analytics Studio aus. In Analytics Studio können Sie direkt auf das Dashboard zugreifen, statt es in der laufenden Anwendung anzuzeigen. - Suchen Sie das Dashboard "Regional Sales" und klicken Sie darauf.
Das Dashboard wird im Vorschaumodus angezeigt. Hier können Sie es über einzelne Widgets freigeben. - Zeigen Sie in die obere rechte Ecke des Karten-Widgets und klicken Sie, um das Dropdown-Menü einzublenden. Wählen Sie Freigeben aus.
- Klicken Sie im Dialogfeld "Freigeben" auf die Registerkarte Herunterladen.
- Klicken Sie auf Im CSV-Format herunterladen.
- Suchen Sie nach der heruntergeladenen Datei und öffnen Sie sie.
Sie sehen eine kleine Teilmenge von Daten, genau das, was Sie im Diagramm gesehen haben. Der Download enthält die Ergebnisse der Abfrage des Widgets.
Ihr Analyst applaudiert Ihnen aus der letzten Reihe: Das ist genau das, was das Team braucht, um die Excel-Daten mit den Daten der CRM Analytics-Abfrage zu kombinieren. Jetzt kann das Team nach Belieben v-lookups und andere Formeln ausführen und ihre Daten mit der länderspezifischen Analyse des Widget-Filters korrelieren.
Es kommt aber noch besser: Der Analyst ist begeistert vom professionellen Erscheinungsbild von CRM Analytics und schlägt vor, dass das Team von Tabellen auf Dashboards umsteigen sollte. Nach einem solchen Umstieg können sie alle Daten hochladen, damit diese zur künftigen Analyse in CRM Analytics eingebunden werden. Aber darum kümmern wir uns ein anderes Mal. (Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Daten in Analytics laden können, erhalten Sie weitere Informationen im Modul Datenintegration – Grundlagen.)
Jetzt sind Sie ein Dashboard-Navigator
Sie und Ihr Team haben erkannt, dass ein Dashboard nicht nur zum Lesen ist. Es dient auch dazu, eine Unterhaltung über mindestens ein Datenset zu führen, das für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist. Sehen Sie sich daher nicht einfach nur die Bilder an, sondern verwenden Sie die Dashboard-Tools, um den Daten auf den Grund zu gehen, die für Sie wichtig sind. Sie können CRM Analytics an Ihre Bedürfnisse anpassen und erreichen mehr durch die Zusammenarbeit im Team. Legen Sie los, klicken Sie auf die Elemente und erkunden Sie die Daten!
Absolvieren Sie das folgende Quiz, um einen Trailhead-Badge zu erhalten!
