Zuweisen von Berechtigungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erläutern des Zwecks von Berechtigungssatz-Lizenzen für CRM Analytics und ihrer Zuweisung
Anzeigen von Benutzerberechtigungen, um festzustellen, welchen Zugriff ein Benutzer auf CRM Analytics-Funktionen hat
Erläutern des benutzerdefinierten und Schnellverfahrens für die Zuweisung von Benutzerberechtigungen

Einrichten von CRM Analytics

Das erledigt die für diesen Trail bereitgestellte Developer Edition-Organisation (DE) für Sie. CRM Analytics ist bereits aktiviert, sodass Sie gar nichts tun müssen. In der Produktionsorganisation Ihres Unternehmens wird die Schaltfläche "CRM Analytics" angezeigt, wenn Sie CRM Analytics zum ersten Mal über das Anwendungsmenü öffnen. Sie klicken auf die Schaltfläche, um CRM Analytics für Ihr Team zu aktivieren, wenn Sie mit dem Einrichtungsvorgang beginnen. Da dies in der DE-Organisation bereits erledigt ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Erteilen von Benutzerberechtigungen für die Verwendung von CRM Analytics

Hier wird bis in die Einzelheiten beschrieben, wie Sie den Benutzerzugriff auf CRM Analytics einrichten. Als Salesforce-Administrator bei DTC stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über angemessenen Zugriff verfügen. Für manche Benutzer genügt beispielsweise eine reine Anzeigeberechtigung, während andere dazu berechtigt sein sollten, Datenflüsse zu aktualisieren oder Anwendungen zu erstellen.

Ihre Benutzer sehen die CRM Analytics-Anwendung erst, nachdem Sie ihnen die richtige Berechtigung zugewiesen haben. Nach dem Kauf CRM Analytics-Lizenz können Sie entweder ein Schnell- oder benutzerdefiniertes Verfahren für die Zuweisung von Berechtigungen durchführen. Beim Schnellverfahren weisen Sie Benutzer einen standardmäßigen Berechtigungssatz zu. Damit ist die Aufgabe schnell erledigt, doch Sie haben weniger Steuerungsmöglichkeiten.

Der benutzerdefinierte Prozess ist etwas arbeitsaufwändiger, gibt Ihnen jedoch eine differenzierte Kontrolle über die zugewiesenen Berechtigungen. Dieser Prozess umfasst folgende Schritte:

Sie weisen Ihren Benutzern Berechtigungssatz-Lizenzen für CRM Analytics zu.
Sie erstellen einen Berechtigungssatz, der alle für den Benutzer nötigen Benutzerberechtigungen enthält, und weisen ihn dem Benutzer zu.

In Ihrer CRM Analytics-fähigen Developer Edition-Organisation gibt es zwei aktive Benutzer: Sie und Laura Garza. Wir sehen uns nun sowohl das grundlegende als auch das benutzerdefinierte Verfahren für die beiden Benutzer an. Doch zuerst sollten wir über Berechtigungssatz-Lizenzen und Berechtigungssätze sprechen und uns überlegen, wie wir diese beiden auseinanderhalten können.

Berechtigungssatz-Lizenzen und Berechtigungssätze: das ist nicht dasselbe

”Berechtigungssatz-Lizenz” (PSL) ist nicht nur ein recht "sperriger" Begriff, sondern wird auch leicht mit "Berechtigungssatz" verwechselt. Diese beiden Dinge sind jedoch ganz und gar nicht identisch und müssen beim Einrichten von CRM Analytics strikt getrennt werden.

Wenn Sie dem benutzerdefinierten Prozess folgen, weisen Sie Benutzern zuerst eine Berechtigungssatz-Lizenz zu. Die Berechtigungssatz-Lizenz aktiviert eine Reihe von Benutzerberechtigungen in Ihrer Organisation, weist sie jedoch erst zu, nachdem Sie eine "Vorleistung" erbracht haben.

Diese Vorleistung ist die Erstellung eines Berechtigungssatzes. Wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie auf den spezifischen, durch die Berechtigungssatz-Lizenz aktivierten Berechtigungen zuweisen möchten, und fügen Sie sie zum Berechtigungssatz hinzu. Weisen Sie diesen Berechtigungssatz dann Benutzern zu.

Das Schnellverfahren macht die Dinge etwas einfacher: Bei diesem Verfahren weisen Sie lediglich einen der vorkonfigurierten Berechtigungssätze zu, die Sie mit CRM Analytics-Plattformlizenz erhalten. (Bei der grundlegenden Berechtigungszuweisung müssen Sie sich nicht mit Berechtigungssatz-Lizenzen abgeben.)

Eine wichtige Merkhilfe

Vielleicht schafft der folgende Vergleich ein bisschen mehr Klarheit. Eine Berechtigungssatz-Lizenz ist vergleichbar mit einem Reisepass. Die Berechtigungssatz-Lizenz gibt Ihnen die Berechtigung zu reisen, doch ohne das richtige Visum kommen Sie nicht in das Land Ihrer Träume: CRM Analytics. Ein Berechtigungssatz entspricht einem Visum. Sie können ein für drei Tage gültige Touristenvisum, eine Arbeitserlaubnis, ein Studentenvisum usw. bekommen. Die verschiedenen Visumsarten ermöglichen Ihnen jeweils bestimmte Dinge. Und genau wie ein Reisender sowohl einen Reisepass als auch ein Visum braucht, benötigen Ihre CRM Analytics-Benutzer mindestens eine Berechtigungssatz-Lizenz und einen Berechtigungssatz.

Von einer Berechtigungssatz-Lizenz für CRM Analytics aktivierte Benutzerberechtigungen

Die Berechtigungssatz-Lizenz bestimmt, welche Berechtigungen Sie einem Benutzer zuweisen können. Sie können nur Benutzerberechtigungen zuweisen, die in der Berechtigungssatz-Lizenz des betreffenden Benutzers enthalten sind.

Ihre Development Edition-Organisation umfasst die Berechtigungssatz-Lizenz "CRM Analytics Plus", mit der Sie eine Reihe von Benutzerberechtigungen zuweisen können, wie u. a.:

CRM Analytics-Dashboards erstellen und bearbeiten
CRM Analytics-Anwendungen erstellen
CRM Analytics-Datenflüsse bearbeiten
CRM Analytics verwalten
Externe Daten in CRM Analytics hochladen
CRM Analytics verwenden

Manche Analytics-Anwendungen verfügen über eigene Berechtigungssatz-Lizenzen und zugehörige Benutzerberechtigungen. Alle weiteren Lizenzen und Benutzerberechtigungen sind in der Salesforce-Hilfe dokumentiert.

Benutzerdefinierte oder schnelle Berechtigungssatzzuweisung

Wie wissen Sie, ob Sie das benutzerdefinierte oder das schnelle Einrichtungsverfahren durchführen sollen? Das ist eine Frage der Kontrolle: Wenn Sie detailliert steuern können möchten, was Benutzer mit CRM Analytics tun dürfen, verwenden Sie das benutzerdefinierte Verfahren. Möchten Sie stattdessen Benutzern Vollzugriffsberechtigungen für CRM Analytics-Funktionen zuweisen möchten, nutzen Sie das Schnellverfahren.

In den meisten Fällen erfüllt das Schnellverfahren die Anforderungen. Eine CRM Analytics-Plattformlizenz enthält zwei Standardberechtigungssätze, "CRM Analytics Plus-Benutzer" und "CRM Analytics Plus-Administrator". Der Berechtigungssatz für Benutzer umfasst Berechtigungen, die Benutzern die ersten Schritte erleichtern, wie z. B. "CRM Analytics verwenden". Der Berechtigungssatz für Administratoren enthält eine breite Vielzahl von Benutzerberechtigungen, die für die Erstellung einer CRM Analytics-Lösung notwendig sind.

Verwenden Sie die benutzerdefinierte Methode, wenn Sie das Maß an CRM Analytics-Zugriff, das die Mitglieder Ihres Teams benötigen, sorgfältig einstellen müssen. Vielleicht benötigen einige Benutzer mehr als nur die einfache Berechtigung zur Nutzung von CRM Analytics. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sie Daten importieren oder Dashboards und Anwendungen erstellen müssen. Vielleicht genügen anderen Benutzern auch weniger Berechtigungen als ihnen der standardmäßige Administrator-Berechtigungssatz zuweist. Nicht vergessen: Dashboards, Linsen und Datensets in CRM Analytics können sensible Informationen enthalten. Sie sollten sich daher gut überlegen, welche Benutzer was sehen und nutzen können.

Wenn all dies etwas unübersichtlich erscheint, bietet CRM Analytics für beide Prozesse geführte Schritte. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Analytics" ein und wählen Sie dann Erste Schritte aus.

Wir werfen nun einen Blick auf die Funktionsweise der beiden Prozesse und beginnen mit dem benutzerdefinierten Verfahren.

Die hier angegebenen Namen und Bezeichnungen stimmen möglicherweise nicht genau mit denen überein, die Sie in Ihrer CRM Analytics-fähigen Developer Edition-Organisation sehen. Die vorgestellten Prinzipien und Techniken gelten jedoch für alle Organisationen.

Geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Benutzer aus.
Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen.
Die Benutzer-Detailseite wird angezeigt. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Lizenzzuweisungen für Berechtigungssätze". Achten Sie darauf, dass Sie sich im Abschnitt für Berechtigungssatz-Lizenzen, nicht im Abschnitt "Berechtigungssatzzuweisungen" befinden. Die beiden Abschnitte werden leicht verwechselt.
Prüfen Sie, dass die Lizenzzuweisung richtig ist. Sie sollten über die Berechtigungssatz-Lizenz für CRM Analytics (Analytics-Plattform) verfügen. Sie können auch noch über weitere Lizenzen verfügen.
Für Neugierige: Durch Klicken auf Zuweisungen bearbeiten können Sie feststellen, welche anderen Lizenzen zur Verfügung stehen. Nehmen Sie jedoch keine Änderungen vor. Sie benötigen Ihre aktuelle Berechtigungssatz-Lizenz, um die Aufgaben in diesem Modul durchführen zu können. Überprüfen wir nun die andere aktive Benutzerin in dieser Organisation, Laura Garza.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis fünf, klicken Sie dieses Mal aber auf Lauras Benutzernamen.
Sehen Sie sich Lauras Berechtigungssatz-Lizenz an. Sie sollte in etwa wie folgt aussehen: Auch Lauras Berechtigungssatz-Lizenzzuweisung ist korrekt. Da Laura jedoch keine Administratorin ist, hat sie eingeschränkten Zugriff auf CRM Analytics. Der mit ihrer Berechtigungssatz-Lizenz verknüpfte Berechtigungssatz spiegelt diesen eingeschränkten Zugriff wider. Sehen wir uns das an.
Blättern Sie in Lauras Benutzerseite nach oben bis zum Abschnitt "Berechtigungssatzzuweisungen".
Klicken Sie auf den Laura zugewiesenen Berechtigungssatz.
Blättern Sie in der Berechtigungssatzseite nach unten zum Abschnitt "System" und klicken Sie auf Systemberechtigungen.

Die Seite "Systemberechtigungen" enthält eine lange Liste mit Berechtigungen, von denen fast alle nicht ausgewählt sind. Wenn Sie ganz nach unten blättern, sehen Sie Häkchen neben den Berechtigungen "CRM Analytics verwenden" und "CRM Analytics-Anwendungen mit Vorlagen verwenden".

Laut der Beschreibung ist dies eine reine Anzeigeberechtigung, sodass alles seine Ordnung hat. Laura hat keine Administratorrechte.

Was passiert, wenn Laura oder andere Benutzer zusätzliche Berechtigungen benötigen? In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor. Suchen Sie in Ihrem Browser auf der Seite "Berechtigungssätze" nach "CRM Analytics". In den meisten Browsern drücken Sie hierzu die Tastenkombination Strg-F und geben "Analytics" ein. Blättern Sie durch die Seite, um alle markierten CRM Analytics-Berechtigungen zu sehen, die Sie zum Berechtigungssatz "Analytics Trailhead Explorer" hinzufügen könnten.

Sie könnten auch einen neuen Berechtigungssatz erstellen.

Klicken Sie in Setup auf Berechtigungssätze und dann auf Neu.
Geben Sie in das Feld "Bezeichnung" den Text "Beispiel-Berechtigungssatz" ein.
Wählen Sie im Menü Lizenz die Berechtigungssatz-Lizenz CRM Analytics Plus aus und klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Systemberechtigungen.

Es werden nun alle möglichen CRM Analytics-Benutzerberechtigungen aufgeführt. Sie könnten auf Bearbeiten klicken, die Berechtigungen auswählen, die Sie zum Beispiel-Berechtigungssatz hinzufügen möchten, und diesen dann speichern, um einen benutzerdefinierten Berechtigungssatz zu erstellen. Diesen könnten Sie dann Benutzern zuweisen.

An dieser Stelle verzichten wir jedoch darauf, das zu tun, da wir keine neuen Benutzer berechtigen müssen. Sie können sich jedoch jetzt vorstellen, wie Sie einen benutzerdefinierten Berechtigungssatz verwenden, um den Benutzerzugriff auf CRM Analytics differenziert zu steuern. Jetzt sehen wir uns das Schnellverfahren an.

Verwenden grundlegender Berechtigungssätze

Sie sollten sich noch im Setup-Bereich "Benutzer" befinden.

Klicken Sie auf Benutzer.
Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen.
Klicken Sie direkt unter Ihrem Namen auf Berechtigungssatzzuweisungen.
Oben auf der Seite können Sie unter "Berechtigungssatzzuweisungen" sehen, dass Ihnen bereits Berechtigungssätze zugewiesen wurden. Klicken Sie auf Zuweisungen bearbeiten.
Oben in der Liste sind die Standard-Berechtigungssätze aufgeführt, die in einer CRM Analytics-Plattformlizenz enthalten sind: CRM Analytics Plus-Administrator und CRM Analytics Plus-Benutzer.
Sehen Sie sich die Berechtigungen an, die in den einzelnen Berechtigungssätzen enthalten sind. Klicken Sie dazu im Setup-Bereich ganz mit der rechten Maustaste auf Berechtigungssätze und öffnen Sie den Link in einem neuen Fenster.
Klicken Sie im eingeblendeten Fenster auf CRM Analytics Plus-Administrator und dann auf Systemberechtigungen, um die in diesem Berechtigungssatz enthaltenen Benutzerberechtigungen anzuzeigen. Klicken Sie dann zweimal auf "Zurück" und führen Sie dieselben Schritte für den Berechtigungssatz "CRM Analytics Plus-Benutzer" durch.
Kehren Sie zum Bildschirm "Berechtigungssätze" zurück, der (aus Schritt 5) noch im ersten Fenster geöffnet sein sollte Sie wissen nun, welche Berechtigungen die Berechtigungssätze enthalten. Wählen Sie nun einen davon aus und klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche Hinzufügen, um ihn zur Liste Aktivierte Berechtigungssätze hinzuzufügen.

Wenn Sie nun auf Speichern klicken würden, hätten Sie sich selbst diesen Berechtigungssatz und seine Berechtigungen zugewiesen. Dadurch würde Ihnen auch automatisch eine Berechtigungssatz-Lizenz zugewiesen, sodass Ihnen dieser Schritt abgenommen würde. Sie könnten dasselbe Verfahren anwenden, um anderen Benutzern in Ihrer Organisation einen Standard-Berechtigungssatz zuzuweisen. Das ist viel einfacher, nicht wahr? Und Sie haben dennoch eine gewisse Kontrolle darüber, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte CRM Analytics-Funktionen bekommen.

Bei CRM Analytics haben Sie die Wahl, wie Sie Mitgliedern Ihres Teams Berechtigungen zuweisen. Sie können weitere Funktionen aktivieren, um ihre CRM Analytics-Erfahrung zu verbessern. Das sehen wir uns als Nächstes an.

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