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Extrahieren von Salesforce-Daten in Analytics

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Erläutern, was ein Datenfluss ist
  • Erstellen eines Datensets aus Salesforce-Daten mit dem Datensetgenerator und dem Datenfluss
  • Überwachen des Datenflusses und Prüfen eines neuen Datensets

Extrahieren von Salesforce-Daten – Übersicht

Sie haben gerade den ersten Schritt getan, um die benötigten Daten für das Vertriebsleitungsteam in Analytics zu übernehmen. Das Team möchte seine Leistungsergebnisse präsentieren, wenn das Führungsteam mit dem neuen CEO zusammenkommt. Doch die CSV-Daten sind nur ein kleiner Teil der notwendigen Daten. Der Großteil der für sie interessanten Daten befindet sich bereits in Salesforce, in den Objekten Opportunity, Account und Benutzer. Jetzt laden Sie diese Salesforce-Daten in Analytics.

Die folgende Abbildung zeigt, wo wir uns auf der Datenroute befinden.

Darstellung der Datenroute mit markiertem Extraktionsprozess für Salesforce-Objekte

Begrüßen wir den Datenfluss

Zum Extrahieren von Daten aus Salesforce-Objekten verwenden Sie den Datenfluss. Der Datenfluss besteht aus einer Reihe von Anweisungen in JSON (JavaScript Object Notation), die ausgeführt werden, um Daten zu extrahieren und Datensets zu erstellen. Diese Anweisungen geben an, aus welchen Objekten und Feldern Sie Daten extrahieren möchten, und legen auch die Namen der Datensets fest, die erstellt werden sollen. Der Datenfluss kann noch für andere Zwecke eingesetzt werden, beispielsweise zum Zusammenführen von Daten, doch vorerst konzentrieren wir uns ganz auf seine Extraktionsmöglichkeiten.

Vielen denken Sie jetzt: JSON – igitt! Müssen wir etwa Code schreiben? Die gute Nachricht ist, dass Sie sich nicht wirklich mit JSON auskennen müssen. Analytics verfügt über Tools, die diese Anweisungen für Sie schreiben, und Sie werden eines davon nutzen.

Ein Datenfluss ist nicht auf einen Verwendungszweck beschränkt. Sie können damit zur gleichen Zeit viele Datensets aus vielen unterschiedlichen Objekten erstellen. Sie können seine Ausführung auch regelmäßig planen, damit die Datensets auf dem aktuellen Stand bleiben. Da die Möglichkeit besteht, dass der Datenfluss bereits verwendet wird, empfiehlt es sich, vor dem Hinzufügen neuer Anweisungen eine Sicherungskopie zu erstellen. Der Datenfluss in Ihrer Developer Edition-Organisation wird zwar noch nicht verwendet, doch wir erstellen trotzdem eine Sicherungskopie davon, damit Sie einmal gesehen haben, wie das geht.

  1. Klicken Sie in Analytics auf das Zahnradsymbol (Zahnradsymbol) und dann auf Datenmanager. Der Datenmanager wird in einer neuen Browserregisterkarte geöffnet.
  2. Klicken Sie im Datenmanager auf die Registerkarte Datenflüsse & Rezepte.
  3. Klicken Sie rechts neben "Standard-Salesforce-Datenfluss" auf Datenfluss-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Sie Jetzt ausführen aus. Dadurch wird der Datenfluss ausgeführt.Datenflussansicht 'Überwachen'
  4. Klicken Sie auf Überwachen, um den Status der Ausführung des Datenflusses zu prüfen. Oje! Das Ausführen des Standard-Salesforce-Datenflusses ist fehlgeschlagen. Aufgrund der Fehlermeldung wurden bei der Datensynchronisierung keine neuen Daten aus Salesforce in Analytics abgerufen. Lassen Sie uns die Daten manuell synchronisieren.
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verbinden
    2. Klicken Sie rechts neben der Verbindung SFDC_LOCAL auf Datenfluss-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Sie Jetzt ausführen aus. Dadurch wird die Datensynchronisierung für die gesamte Verbindung ausgeführt, wobei Daten für alle aufgeführten Objekte aus Ihrer lokalen Salesforce-Organisation in die Analyse abgerufen werden.
    3. Klicken Sie auf die Registerkarte Überwachen, um den Stand der Datensynchronisierung zu verfolgen. Aktualisieren Sie die Liste, bis alle Objekte mit der Statusmeldung "Erfolgreich" synchronisiert wurden. Jetzt gibt es eine aktuelle Kopie der Salesforce-Objektdaten in Analytics, die der Datenfluss verwenden kann. Lassen Sie uns zum Datenfluss zurückkehren!
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenflüsse & Rezepte.
  6. Klicken Sie rechts neben "Standard-Salesforce-Datenfluss" auf Datenfluss-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Sie Jetzt ausführen aus.
  7. Wenn die Ausführung des Datenflusses beendet ist, klicken Sie erneut auf Datenfluss-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Herunterladen aus.
  8. Speichern Sie die JSON-Datei lokal und behalten Sie sie als Sicherungskopie Ihres bestehenden Datenflusses. Falls Sie später zu dieser Version des Datenflusses zurückkehren möchten, wiederholen Sie diese Schritte, wählen jedoch in Schritt 3 die Option Hochladen aus.
  9. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Zahnradsymbol) und dann auf Analytics Studio.

Erstellen eines Datensets mit dem Datensetgenerator

Datensetgenerator, das klingt wie etwas, das Datensets erstellt, oder? Nun ja, so gut wie. In Wahrheit erzeugt der Datensetgenerator die JSON-Anweisungen, die zum Erstellen eines Datensets erforderlich sind, und fügt die Anweisungen zu Ihrem Datenfluss hinzu. Der Datenfluss übernimmt dann die eigentliche Erstellung des Datensets.

Überlegen Sie sich vor der Verwendung des Datensetgenerators, wie die zu extrahierenden Salesforce-Objekte zusammenhängen. Als Salesforce-Administrator wissen Sie, dass Opportunities Nachschlagebeziehungen zu Accounts und Benutzern haben. Wenn Sie Opportunity-Datensätze in Salesforce erstellen, geben Sie Opportunity-Feldwerte ein. Außerdem schlagen Sie Feldwerte in den zugehörigen Account- und Benutzerdatensätzen nach.

Objektbeziehungen
Opportunity-Datensatz

Beim Erstellen eines Datensets tun Sie etwas Ähnliches, doch anstelle von Datensätzen erstellen Sie Zeilen. Um Sie zu unterstützen, fragt Analytics Sie zuerst nach dem Stammobjekt. Dies ist schlicht das unterste Objekt in der Hierarchie der zu extrahierenden Objekte. In unserem Fall ist das Objekt Opportunity das Stammobjekt. Sie können nur zugehörige Objekte oberhalb des Stammobjekts in das Datenset einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise Account als Stammobjekt wählen, können Sie zugehörige Objekte wie Benutzer und Übergeordneter Account einbeziehen, nicht jedoch Opportunity, da es sich unterhalb des Stammobjekts befindet.

Hinweis

Hinweis

Datenspezialisten bezeichnen den Stamm als die Detailstufe des Datensets, die Dateneinheit in jeder Zeile. In unserem Datenset ist jede Zeile eine Opportunity, sodass der Opportunity-Datensatz die Detailstufe ist. Wie Sie noch sehen werden, ist dies ein wichtiges Konzept beim Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

  1. Klicken Sie in Analytics Studio auf Erstellen und wählen Sie Datenset aus.
  2. Klicken Sie auf Salesforce-Daten.
  3. Geben Sie den Datensetnamen ein. Wählen Sie eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung, damit andere Benutzer wissen, worum es sich handelt. Nennen Sie dieses Datenset Opportunities mit Accounts und Benutzern.
  4. Wählen Sie aus der Auswahlliste Datenfluss auswählen... den Default Salesforce Dataflow aus. Der hier ausgewählte Datenfluss wird das Datenset für Sie erstellen. Verfügt Ihre Organisation über mehr als einen Datenfluss, können Sie den gewünschten Datenfluss auswählen.
  5. Klicken Sie auf Weiter. Nun wird der Datensetgenerator mit einer Liste von Salesforce-Objekten angezeigt. Das Objekt, das Sie hier auswählen, ist das Stammobjekt.
  6. Geben Sie in das Suchfeld Wählen Sie ein Salesforce-Objekt aus die Angabe opp ein. Die Liste zeigt dazu passende Objekte an.
  7. Klicken Sie in der Objektliste auf Opportunity. Das ausgewählte Stammobjekt wird im Zeichenbereich des Datensetgenerators angezeigt.
  8. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Objekt und klicken Sie auf das Pluszeichen (+). Stammobjekt Opportunity Nun wird eine Liste der Felder des Objekts angezeigt.
  9. Klicken Sie, um die einzelnen erforderlichen Felder auszuwählen. Ist ein Feld nicht zu sehen, geben Sie die Anfangsbuchstaben seiner Bezeichnung in das Suchfeld Suchen Sie nach Name oder Metadaten ein, um die Liste zu filtern. Wählen Sie folgende Felder aus:
    1. Betrag
    2. Schlusstermin
    3. Erstelldatum
    4. Name
    5. Stage
  10. Die Felder werden standardmäßig alphabetisch nach dem Namen sortiert aufgeführt. Um die Reihenfolge umzukehren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift NAME. Zum Sortieren nach dem Feldtyp klicken Sie auf die Spaltenüberschrift TYP.
  11. Um eine Liste mit Objekten einzublenden, die mit Ihrem Stammobjekt verwandt sind, klicken Sie ganz oben in der Feldliste auf die Registerkarte "Beziehungen". Hier können Sie die Felder auswählen, die Sie aus zugehörigen Accounts und Benutzern benötigen. Auswahl von 'Beziehungen' Nicht vergessen: Hier stehen nur verwandte Objekte oberhalb des Stammobjekts zur Verfügung. Wenn Sie ein anderes Stammobjekt auswählen, wird eine andere Liste verwandter Objekte angezeigt.
  12. Klicken Sie vor der Beziehung "Account-ID" auf Beitreten. Sie sehen das Objekt "Account" nun im Zeichenbereich des Datensetgenerators. Accountbeziehung
  13. Klicken Sie vor der Beziehung "Inhaber-ID" auf Beitreten. Sie sehen das Objekt Benutzer nun im Zeichenbereich des Datensetgenerators.

Der nächste Schritt besteht jetzt darin, die gewünschten Felder der verwandten Objekte auszuwählen.

  1. Um eine Liste der Accountfelder einzublenden, bewegen Sie den Mauszeiger auf das Objekt "Account" und klicken auf das Pluszeichen (+). Verwandte Objekte im Datensetgenerator
  2. Wählen Sie folgende Felder aus:
    1. Accountname
    2. Rechnungsanschrift Stadt
    3. Rechnungsanschrift Land
    4. Branche
    5. Feld "SIC Code"
  3. Beachten Sie die Registerkarte "Beziehungen" ganz oben in der Feldliste. Sie verwenden diese Registerkarte, wenn Sie Felder aus Objekten einbeziehen möchten, die mit dem Objekt Account verwandt sind, wie etwa Übergeordneter Account.
  4. Zum Ausblenden der Feldliste klicken Sie rechts neben dem Objekt Account auf X zum Schließen der Feldliste.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 1–4, um die folgenden Felder aus dem Objekt Benutzer auszuwählen:
    1. Vollständiger Name
    2. Titel

Lassen Sie uns kurz zusammenfassen, was wir hier getan haben. Sie haben Ihr Stammobjekt, Opportunity, und die erforderlichen Felder ausgewählt. Außerdem haben Sie die verwandten Objekte Account und Benutzer sowie die Felder ausgewählt, die Sie aus diesen Objekten benötigen. Wenn Sie das Datenset erstellen, stellt jede Zeile eine Opportunity dar und die Felder stammen aus den zugehörigen Account- und Inhaberdatensätzen.

Opportunity-Zeile

Zum Abschluss fügen wir diese Anweisungen zum Datenfluss hinzu und erstellen das Datenset.

  1. Klicken Sie auf Weiter. Der zuvor ausgewählte Datenfluss wird im Datenflusseditor im Hintergrund geöffnet. Bei näherem Hinsehen erkennen Sie, dass Ihre Anweisungen für die Datenseterstellung im Editor als Kästchen oder "Knoten" dargestellt werden.
  2. Wählen Sie aus der Auswahlliste Wählen Sie eine Anwendung für Ihr Datenset aus den Eintrag Sales Performance Datasets aus. Sie können den Datenfluss hier bearbeiten und ändern, doch Ihr Datenfluss ist eigentlich einsatzbereit.
  3. Klicken Sie auf Datenset erstellen. Wenn alles gut geht, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die besagt, dass das Datenset zur Erstellung in die Warteschlange eingereiht wurde. Hinter den Kulissen führt Analytics den Datenfluss aus, um das Datenset zu erstellen.
  4. Klicken Sie auf den Link Wechseln Sie zur Datenüberwachung, um zu sehen, wie der Datenfluss vorankommt.

Überwachen des Datenflusses und Prüfen des neuen Datensets

  1. Klicken Sie in der Registerkarte "Überwachen" im Datenmanager auf die Unterregisterkarte DATENFLÜSSEUnterregisterkarte 'Datenflüsse' der Registerkarte 'Überwachen' im Datenmanager Auf der Unterregisterkarte "Datenflüsse" sehen Sie nur Ihre Datenflussaufträge.
  2. Zum Aktualisieren der Ansicht klicken Sie oben rechts im Bildschirm auf Schaltfläche zum Aktualisieren der Ansicht. Das Datenflusssymbol gibt den Status des Datenflusses an. Ist alles in Ordnung, wird ein Häkchen angezeigt und, wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird "Erfolgreich" eingeblendet. Erfolgreicher Datenfluss Lautet der Status "In der Warteschlange" oder "Wird ausgeführt", aktualisieren Sie die Ansicht immer wieder, bis der Datenfluss abgeschlossen ist.
  3. Um eine Liste aller Ausführungen des Datenflusses einzublenden, klicken Sie auf die Dropdown-Liste vor dem Datenfluss.
  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste vor der letzten Ausführung. Nun wird eine Liste aller JSON-Anweisungen angezeigt, die der Datenfluss durchgeführt hat. Datenflussknoten
Jetzt ist es an der Zeit, das Datenset selbst zu prüfen.
  1. Klicken Sie auf der linken Seite im Datenmanager auf die Registerkarte Daten.
  2. Klicken Sie rechts neben dem Datenset "Opportunities mit Accounts und Benutzern" auf Datenfluss-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Sie Erkunden aus. Falls das Datenset nicht angezeigt wird, aktualisieren Sie Ihren Browser.
  3. Klicken Sie links von der neuen Linse unter "Balkenlänge" auf die Schaltfläche Maßeinheit hinzufügen (+). Das Opportunity-Feld "Betrag" hat hier eine Maßeinheit.
  4. Klicken Sie unter "Balken" auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen (+). Hier stehen "Schlusstermin" und "Erstelldatum" zum Gruppieren zur Verfügung sowie alle anderen Dimensionsfelder, die Sie im Datensetgenerator ausgewählt haben.

Planen des Datenflusses

Beim Erstellen eines Datensets mit dem Datensetgenerator führt Analytics den Datenfluss das erste Mal für Sie aus. Danach können Sie den Datenfluss manuell starten oder ihn für die wiederholte Basis planen. Die geplante Ausführung ist eine hervorragende Möglichkeit, das Datenset mit den neuesten Daten aus Ihren Salesforce-Objekten aktuell zu halten.

  1. Klicken Sie im Datenmanager auf die Registerkarte Datenflüsse & Rezepte.
  2. Klicken Sie rechts neben "Default Salesforce Dataflow" auf Datenset-Menüschaltfläche im Datenmanager und wählen Sie Planen aus. Nun werden die Planungseinstellungen für den Datenfluss angezeigt. Bildschirm mit Planungseinstellungen für den Datenfluss
  3. Legen Sie fest, dass der Datenfluss werktags alle 24 Stunden um 00:00 Uhr nachts ausgeführt werden soll, indem Sie folgende Einstellungen wählen.
    1. Planen nach: Stunde
    2. Starten um: 00:00 am
    3. Ausführen alle: 24 Stunden
    4. Ausgewählte Tage: Mo, Di, Mi, Do, Fr
  4. Mit diesem Zeitplan stellen Sie sicher, dass Ihren Datenspezialisten jeden Morgen schon beim ersten Kaffee "frische" Daten zur Verfügung stehen. Außerdem wird damit verhindert, dass der Datenfluss während der Geschäftszeiten ausgeführt wird. Ihre Benutzer sollen nicht abhängig von der Tageszeit unterschiedliche Dashboard-Inhalte angezeigt bekommen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis

Hinweis

Ihr Datenfluss extrahiert bei jedem Lauf Daten aus Ihrer Organisation. Bei diesem einfachen Datenfluss ist die Extraktionszeit kurz, bei mehreren komplexen Datenflüssen hingegen länger. Sie können Ihre Datenflüsse beschleunigen, indem Sie die Datenextraktion so einplanen, dass sie zuvor mit der Datensynchronisierung erfolgt. Sie planen die Synchronisierung auf der Registerkarte "Verbinden" im Datenmanager. Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie einen Link zu Anweisungen.

Gut gemacht! Sie haben erfolgreich zwei Datensets erstellt. Das Datenset "SIC Descriptions" enthält aus einer CSV-Datei extrahierte Daten. Das Datenset "Opportunities mit Accounts und Benutzern" enthält Daten, die aus Objekten in Ihrer Salesforce-Organisation extrahiert wurden. Zudem haben wir den Datenfluss geplant, damit immer aktuelle Salesforce-Daten zur Verfügung stehen. Der nächste Schritt besteht darin, Daten aus diesen beiden Datensets zusammenzuführen. Sie möchten alle diese Daten in einem einzigen Datenset erkunden können. Auf in die Datenvorbereitungsphase!