Verwenden von Sales Analytics, um einen Überblick über Ihr Unternehmen zu erhalten

Als Salesforce-Administrator für DTC Electronics haben Sie einen Großteil des Nachmittags mit dem World Wide Sales Manager Laura Garza verbracht, um Sales Analytics einzurichten. Es funktioniert wie gewünscht und jetzt ist es an der Zeit, Laura für die morgige Besprechung mit dem Geschäftsführer zu präparieren. Sie müssen ihr zeigen, wie die Navigation in den Dashboards erfolgt, damit sie die gewünschten Kennzahlen findet. Lassen Sie Laura eine Probefahrt mit unseren Dashboards machen.

Sie verwenden due soeben erstellten Dashboards, um folgende Fragen zu beantworten:

1. Wie läuft das Quartal? Was sind die lukrativsten Ergebnisse bisher?
2. Wie kann Laura ihre Zielvorgaben erreichen?
3. Wer sind die Leistungsträger von Laura und wie erreichen sie ihre Zielvorgaben?
4. Welches sind die größten Opportunities, die ihr Team vorantreiben kann, damit das Quartal ein gutes Quartal wird?

Da Sie wissen, dass Ihr Geschäftsführer sehr neugierig ist, müssen Sie und Laura andere Fragen vorhersehen, die der Geschäftsführer stellen könnte, und die Fragen beantworten, bevor sie überhaupt gestellt werden. Sie untersuchen außerdem einige anderen nützliche Funktionen, die Sie mit der Anwendung erledigen können. Dabei stellen Sie fest, wie einfach mit Sales Analytics wichtige Erkenntnisse gesammelt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Wenn Laura dem Geschäftsführer in kurzer Zeit zeigen kann, wie der Vertrieb läuft, lädt der Geschäftsführer alle Teammitglieder zum versprochenen Festmittagessen ein.

1. Klicken Sie in Analytics Studio ganz rechts in der Anwendung "Analytics for Sales Managers" auf Anwendung ausführen, um zum Start-Dashboard zu gelangen. Sie werden mit einer aussagekräftigen Ansicht der wichtigsten Metriken im Verlauf des vergangenen Jahres begrüßt. Unter dieser Ansicht finden Sie Links zu den restlichen Dashboards. Beschäftigen Sie sich einige Minuten mit diesen, damit Sie wissen, was die Anwendung zu bieten hat. Jedes Dashboard bietet eine bequeme Möglichkeit, hierhin zurückzukehren: eine Startseite-Schaltfläche links oben . Welches Dashboard beantwortet Lauras erste Frage nach dem bisherigen Verlauf des ersten Quartals? Übersicht über das Unternehmen, das gerade angezeigte Dashboard, ist hier wahrscheinlich das richtige, da es die Pipeline und andere KPIs zeigt.
2. Suchen Sie den Link Übersicht über das Unternehmen und klicken Sie darauf, um das Dashboard zu öffnen.
3. Ändern Sie das Menü Anzeigen als von Alle in Sales_WW (ihre Rolle im Unternehmen). Alle Diagramme werden so angepasst, dass Laura die gewünschten Daten gezeigt werden. Sie wünscht sich diese Ansicht immer dann, wenn sie zum Dashboard zurückkehrt, ohne nochmals den Filter "Anzeigen als" verwenden zu müssen.  Hinweis: Ihre Dashboard-Details können sich von den hier gezeigten Screenshots unterscheiden, da die Daten variieren können, je nachdem, wie lange die Erstellung Ihrer DE-Organisation schon zurückliegt. Wenn die Erstellung schon länger zurückliegt, können Sie jetzt das Datenaktualisierungstool im Trailhead-Datenmanager ausführen. Wählen Sie dazu den Trailhead-Datenmanager in der Anwendungsauswahl aus. Klicken Sie dann auf Refresh DTC Data (DTC-Daten aktualisieren).
4. Öffnen Sie den Dashboard-Editor. Klicken Sie rechts oben in der Gruppe der Symbole auf das Stiftsymbol. 
5. Klicken Sie rechts neben der Gruppe der Symbole auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Anfangsfilter auswählen.
6. Öffnen Sie den Filter Anzeigen als und ändern Sie ihn in Lauras Rolle Sales_WW. Klicken Sie auf Fertig.
7. Klicken Sie oben auf das Datenträgersymbol und dann auf Speichern. Immer wenn Laura das Dashboard "Übersicht über das Unternehmen" öffnet, werden ihr nur die Daten ihres Teams angezeigt. Sehr schön.

Sie sehen auf Anhieb, dass Sales Analytics die Fragen des Geschäftsführers zum Verlauf des aktuellen Quartals beantwortet. Dies beginnt mit dem Übersichtsdashboard.

Es kann sein, dass ein Fehler mit dem Hinweis angezeigt wird, dass die maximale Anzahl gleichzeitiger Analyseabfragen für Organisationen überschritten wurde. Falls dies der Fall ist, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Dies liegt lediglich an Einschränkungen der Developer Edition-Organisation. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und fahren Sie fort!

Das Dashboard "Übersicht über das Unternehmen" bietet Laura eine übergeordnete Ansicht mit Leistungsindikatoren (KPIs). Dazu zählen die Quotenerfüllung, geschlossene/gewonnene Geschäftsabschlüsse und der Beitrag zur Pipeline in einem bestimmten Zeitraum. Laura kann erkennen, wie Ihr Team in diesem Quartal abschneidet.

Sie kann auch mühelos von der Übersicht zu anderen Dashboards navigieren, die weitere Details zeigen. Das Dashboard "Trends" zeigt die Pipeline, und "Stage Analysis" (Phasenanalyse) zeigt, wie Opportunities den Vertriebsprozess durchlaufen. Sie kann auch zum Start-Dashboard zurückkehren, indem sie auf die Schaltfläche "Startseite" klickt.

Sie erhält auch eine sofortige Momentaufnahme, wie sie im Vergleich mit der Zielvorgabe abschneidet und damit die Antwort auf eine ihrer dringendsten Fragen. Sales Analytics platziert die wichtigste Metrik für Laura direkt in der Mitte des Hauptdiagramms: die Quartalsprognose. Der Prozentwert vergleicht die Prognose (gewonnen zuzüglich der in diesem Quartal erwarteten Abschlüsse) mit der Quotenplanung von Laura.

Diese sieht ganz gut aus, aber Laura ist nicht so begeistert, wie sie es gerne wäre. Sie möchte ihrem Chef zeigen, dass ihr Team seine Quote weit übertroffen hat. Sales Analytics bietet ihr einige nützliche Funktionen, um ihr dabei zu helfen. Nachdem sich Laura mit den Details eingehend vertraut gemacht hat, sieht sie die Ergebnisse ihres Teams und die Besprechung mit dem Geschäftsführer zuversichtlicher. Sehen wir uns das an.

Laura sieht, dass Harold Campbell und Catherine Brown nicht viel vorzuweisen haben. (Zur Erinnerung: Die Beispiele hier entsprechen nicht exakt dem, was Sie in Ihrer Organisation sehen. Sie können dieselben Schritte mit den beiden Vertriebsmitarbeitern durchführen, die in Ihrer Organisation die höchste unerfüllte Quote haben.) Sie kann direkt mit ihnen zusammenarbeiten, um zu helfen, das Szenario mit dem Optimalfall Realität werden zu lassen. Wie macht sie das? Eine Antwort ist nur einen Klick entfernt, und zwar im Dashboard "Prognose". Hier findet sie Details dazu, wie ihr Team im Vergleich mit seiner Quote abschneidet.

1. Kehren Sie zur Startseite von Sales Analytics zurück, indem Sie auf die Startseiten-Schaltfläche klicken.
2. Klicken Sie in der Liste mit den Links unter den KPIs auf Prognose, um das Dashboard zu öffnen.
3. Damit Laura nur ihr Team anzeigt, wählen Sie Sales_WW im Filter View As (Anzeigen als) aus.
4. Öffnen Sie den Filter Opportunity-Inhaber, suchen Sie Harold Campbell und wählen Sie ihn aus. Klicken Sie dann auf Anwenden.

Das Hauptdiagramm verdeutlicht klar, wie weit der Weg von Harold noch ist und was für einen positiven Unterschied es ausmachen würde, wenn er das Ziel erreichen würde. Beim Durchlaufen des Dashboards kann Laura alle seine besten Opportunities sehen. Harolds größte Opportunity allein könnte einen deutlichen Unterschied ausmachen, weshalb sie versucht, dieses Geschäft zum Abschluss zu bringen. Die Leistungsstärke von Salesforce-Aktionen hilft ihr dabei.

1. Klicken Sie auf den Balken der größten Opportunity von Harold. Sie sehen, wie die Widgets unten im Dashboard neu gezeichnet werden, was mithilfe der CRM Analytics-Funktion "Facettierung" erfolgt.
2. Wenn Sie das Diagramm "Opportunity-Details" noch nicht sehen, blättern Sie im Dashboard nach unten. Es enthält nur eine Opportunity, nämlich Harolds größte.
3. Bewegen Sie in diesem Diagramm unter Opportunity-Name den Mauszeiger über dem Namen der Opportunity. Sie sehen ein Dreieck zum Anzeigen weiterer Informationen. Klicken Sie auf das Dreieck neben der Zelle Opportunity-Name, um das Dropdown-Menü "Aktionen" zu öffnen. Über dieses Menü kann Laura auf Salesforce-Aktionen und auf den Salesforce-Datensatz zugreifen. Durch die vollständige Integration kann sie weitere Erkenntnisse gewinnen und schneller agieren! 
4. Laura möchte einen Chatter-Post durchführen. Wählen Sie im Menü Posten aus, um zu sehen, wie das funktioniert. (Aufgrund von Abweichungen der Daten in Ihrer Organisation wird u. U. nicht die gleiche Opportunity wie hier angezeigt.)
5. Geben Sie Folgendes ein: "Nachricht von Laura: Lasst uns dieses Geschäft in Gang bringen. Wie kann ich helfen?" (Laura erklärt dem Team später, dass Sie den Post während einer Schulung zu Sales Analytics von ihrem Account gesendet hat.) 
6. Klicken Sie auf OK. Obwohl Sie sich in Sales Analytics befinden, sehen die Accountinhaber den Post in Chatter genauso, als ob die Meldung in Salesforce gepostet wurde.

Sie haben Laura geholfen, vorwärts zu kommen, indem eine Opportunity genauer beleuchtet wurde. Sie möchte aber mehr als nur das! Laura fragt sich, wie sie Geschäfte aus der Zukunft in dieses Quartal überführen kann. Bevor sie Sales Analytics kennengelernt hat, war das keine Frage, die sich Laura gestellt hat, die aber für Ihren Erfolg von Bedeutung ist. Sehen wir uns einmal einige Möglichkeiten an, wie Sales Analytics helfen kann.

Die erste fällt ihr im Dashboard "Prognose" sofort auf. Sehen Sie sich oben im Dashboard den Filter Zeitraum an. Dieser muss auf Dieses Quartal festgelegt sein. Öffnen Sie das Menü, woraufhin Sie sehen, dass Sie künftige Werte zum Quotenfortschritt untersuchen können.

Wählen Sie Nächstes Quartal aus. Dank der Facettierung werden alle Diagramme im Dashboard mit künftigen Opportunities aktualisiert. Laura kann sich die vielversprechendsten Opportunities im kommenden Quartal ansehen, diese auswählen und den Zuständigen zusätzlich motivieren. Einfach, nicht wahr?

Sales Analytics bietet ihr mit dem Dashboard "Trend", das Pipeline-Änderungen zeigt, eine weitere Möglichkeit, künftige Geschäfte in das Quartal einzubeziehen. Laura ist sich sicher, dass der Geschäftsführer die Pipeline ohnehin sehen möchte, um dafür zu sorgen, dass sie und ihr Team jetzt und in Zukunft über zahlreiche Opportunities verfügen. Und vielleicht lauert in der Pipeline ein künftiges Geschäft, welches das Team jetzt zum Abschluss bringen kann. Sehen wir uns das an.

Klicken Sie im Dashboard "Prognose" auf die Registerkarte Trend, um zum Dashboard zu wechseln. Wählen Sie Sales_WW im Filter Anzeigen als aus, um lediglich den Beitrag von Lauras Team zur Pipeline für dieses Quartal anzuzeigen.

Beachten Sie bitte, dass die Daten in Ihrer Organisation nicht mit den hier gezeigten Daten übereinstimmen müssen.

Nicht schlecht: ihr Team hat umfassend zur Pipeline beigetragen (siehe den Betrag Pipeline Change [Änderung in Pipeline]) und liegt über der Zielvorgabe (dem Prozentsatz daneben). Scrollen Sie nach unten, um sich Details zu den Opportunities in der Pipeline anzusehen. Standardmäßig werden aktuelle Abschlüsse angezeigt. Laura sucht nach Geschäftsabschlüssen, die sie in das Quartal verschieben kann. Wie kann sie dazu vorgehen?

Wie andere Dashboards ist auch dieses facettiert. Wenn Sie Segmente im Wasserfalldiagramm rechts auswählen, ändert sich das Diagramm mit den Opportunitydetails entsprechend. Laura bemerkt, dass eines der Segmente Moved Out (Verschoben) heißt, was für Opportunities gilt, die in ein künftiges Quartal verschoben wurden. Vielleicht findet sich die Lösung hier.

1. Wählen Sie Moved Out (Verschoben) aus.
2. Das Diagramm mit den Opportunitydetails unten ändert sich so, dass nur diese Opportunities angezeigt werden. 
3. Blättern Sie nach unten zum Diagramm "Opportunity-Details" und suchen Sie die Opportunity mit dem höchsten Betrag in Dollar, die den Prozess schon weit durchlaufen hat. Anhand ihres Status in der Spalte "Phasenname" können Sie bestimmen, wo die Opportunity steht. Der Status "Negotiation/Review" (Verhandlung/Überprüfung) oder "Proposal/Price Quote" (Angebot/Preisangebot) gibt beispielsweise an, dass bei der Opportunity ein Abschluss in unmittelbarer Reichweite ist und dass Laura sie zurück in das Quartal verschieben kann.
4. Öffnen Sie das Menü "Aktionen", indem Sie den Mauszeiger über dem Opportunity-Namen mit dem hohen Dollarbetrag bewegen. Laura möchte alle möglichen Details anzeigen, weshalb Sie "Datensatz öffnen" auswählen, um sich sämtliche Aktivitäten für die Opportunity anzusehen.

1. Kehren Sie zur Ihrer Anwendung zurück und öffnen Sie "Team Whitespace" (Ermittlung von Team-Opportunities). 
2. Wählen Sie unter "Discover New Opportunities by Geo" (Neue Opportunities nach Region ermitteln) Geschlossen/Gewonnen aus, damit nur Bestandskunden angezeigt werden.
3. Sehen Sie sich das Streudiagramm rechts mit dem Namen "Discover New Opportunities by Account" (Neue Opportunities nach Account ermitteln) an. Klicken Sie auf einen der Kreise im Diagramm, woraufhin sich das Diagramm auf ausschließlich diesen Account konzentriert. Darunter werden die Details angezeigt, wie z. B. der Accountname, die zugehörigen Produkte, der Betrag und Status. Klicken Sie nochmals auf den Kreis, um wieder alle potenziellen Opportunities anzuzeigen. Sehen Sie sich mithilfe der Bildlaufleiste ganz rechts den Rest des Diagramms an.
4. Laura weiß, dass der Geschäftsführer mehr über Großkunden erfahren möchte. Durchsuchen Sie das Diagramm nach einem größeren Geschäftsabschluss, zu dem nur ein oder zwei Produkte zählen, d. h. nach einem Account mit Blasen nur unter einem oder zwei Produktnamen. Sehen Sie sich bei diesem Beispiel Barber878 und Benson346 an: Die Accounts haben viele des einen oder beider Produkte, aber keine anderen gekauft. Vielleicht sind sie so zufrieden, dass sie weitere erwerben möchte. Lassen Sie uns untersuchen, wie das klappen kann!
5. Klicken Sie auf die Blase des Abschlusses, den Sie in Ihrer Beispielorganisation gefunden haben, und sehen Sie sich die Details darunter an. Sie möchten vielleicht noch mehr über den Account wissen, weshalb Sie wie zuvor das Menü "Aktionen" öffnen und sich den Datensatz ansehen. Nachdem Sie sich mit den Details vertraut gemacht haben, können Sie an den Accountinhaber eine Nachricht senden, in der Sie ihn auffordern, sich erneut an den Account zu wenden, um zu versuchen, die Geschäfte auszubauen. Da Sie das Menü mit den Aktionen bereits genutzt und verschiedene Nachrichten gesendet haben, machen wir das hier nicht noch einmal. Das Prinzip ist damit wohl klar.

Graben Sie ruhig weiter, es gibt viele Stellen, an denen Sie nützliche Informationen finden. Außerdem macht es Spaß, neue Erkenntnisse zu gewinnen. Lassen Sie uns aber für eine Minute einen Schritt von den Dashboards und Zahlen zurückgehen, um festzustellen, wo wir sind. Vergessen Sie nicht Ihr Ziel: Sie müssen sicherstellen, dass Laura einen Überblick über ihre Geschäfte hat. Um dieses Ziel zu erreichen, mussten Sie dabei einige spezielle Fragen beantworten und einige neue Fragen ausfindig machen. Wie geht das vonstatten?

Zunächst mussten Sie diese Fragen beantworten:

1. Wie läuft das Quartal? Was sind die lukrativsten Ergebnisse bisher?
2. Wie kann Laura ihre Zielvorgaben erreichen?
3. Wer sind die Leistungsträger und wie erreichen sie ihre Zielvorgaben?
4. Welches sind die größten Opportunities, die ihr Team vorantreiben kann, damit das Quartal erfolgreich wird? Anscheinend haben Sie die ersten beiden Fragen geklärt und bei der vierten Frage bereits viel erreicht. Es ist gut, dass Sie nicht geordnet vorgegangen sind. Durch die organische Vorgehensweise bei der Untersuchung haben Sie weitere Erkenntnisse erhalten und mehr Fragen beantwortet:
5. Erreicht Laura die Ziele für das Quartal?
6. Gibt es erfolgsversprechende Geschäfte, die in diesem Quartal abgeschlossen werden können?
7. Kann sie einige Geschäfte aus dem nächsten Quartal in das aktuelle Quartal vorziehen?

Die Antwort auf die fünfte Frage lautet: "Sieht gut aus!", da die sechste und siebte Frage mit "Ja" beantwortet werden können. Daher bleibt nur noch eine Frage übrig, nämlich die Frage zu den Leistungsträgern. Diese Frage wollen wir jetzt beantworten.

1. Kehren Sie zum Start-Dashboard zurück, indem Sie auf klicken.
2. Das Dashboard "Bestenliste" bietet Einblicke in die Teamleistung, doch es gibt noch ein besseres, um herauszufinden, wer die besten Mitarbeiter sind. Öffnen Sie das Dashboard "Team Benchmark". Um nur Lauras Team anzuzeigen, wählen Sie Sales_WW im Filter Anzeigen als aus.
   Prima, das sieht gut aus. Sie können erkennen, wie die Mitglieder des Teams abschneiden. Die Besten ergeben sich aus den Angaben für "Geschlossen und gewonnen".
3. Laura möchte sehen, wie sich die Vertriebsmitarbeiter bisher in diesem Jahr geschlagen haben. Sie stellen daher den Filter für den Zeitraum auf Aktuelles Geschäftsjahr ein. Sie sieht sich einen Vergleich des absoluten Werts ihres Umsatzes und des Prozentsatzes der Quotenerfüllung an.
4. Und falls gewünscht, kann ihr Sales Analytics noch weitere Details liefern. Die Filter über den Diagrammen ermöglichen ihr das Wählen anderer Werte. Öffnen Sie denjenigen auf der linken Seite, der derzeit den Wert Geschlossen und gewonnen anzeigt, und ändern Sie ihn in AvgSaleCycle (days) (Durchschnittlicher Verkaufszyklus (Tage)).
   Laura kann erkennen, welche Mitglieder ihres Teams am schnellsten und am langsamsten Abschlüsse erzielen.
5. Kann sie auch Details zu einem Teammitglied abrufen? Sie muss bloß auf den Balken eines ihrer Teammitglieder klicken, woraufhin die Facettierung den Rest übernimmt. Die Werte im Widget Performance vs. Team Avg auf der rechten Seite ändern sich, um zu zeigen, wie das Teammitglied im Vergleich mit den anderen abschneidet.

Verblüffend! Laura ist für die Besprechung bereit. Sie haben auch weitere Fragen beantwortet, denen Laura sich zu Beginn nicht einmal bewusst war, und sie hat die entsprechenden Leitungsaktionen eingeleitet – all dies während sie gelernt hat, wie die aussagekräftige Visualisierung der relevanten Daten weiter verbessert werden kann. Was auch noch Spaß gemacht hat!

Eines haben Sie beide definitiv gelernt: Sales Analytics ermöglicht eine schnelle Analyse und Beantwortung von Fragen über einen intuitiven Weg durch die vordefinierten Dashboards. Aufgrund der hohen Interaktivität können Sie viele Fragen im Raum in wenigen Minuten beantworten. Das Beste ist, dass die Antworten in Form von übersichtlichen Diagrammen vorliegen – Bilder sagen eben mehr als tausend Worte.

Es gibt noch viel mehr zu erkunden. Wir haben uns auf den Weg eines Vertriebsleiters durch Sales Analytics konzentriert. Doch die Anwendung bietet vordefinierte Wege für Vertriebsmitarbeiter und das Vertriebsteam. Für den Moment ist Laura zuversichtlich, dass sie für die morgige Besprechung mit dem Geschäftsführer gut vorbereitet ist. Falls dieser Fragen hat, kann sie die Daten weiter aufschlüsseln und die Fragen sofort beantworten. Falls er Vorschläge macht, kann sie direkt anhand von Dashboards neue Aufgaben und Chatter-Posts erstellen. Sie sind sicher, dass der Geschäftsführer beeindruckt sein wird. Und Sie kommen pünktlich zum Mittagessen!

• Wichtige Elemente eines Dashboards
• Informationen zu vorgefertigten Sales Analytics-Dashboards und -Datensets
• Kennenlernen der Terminologie für Daten der Sales Analytics-Anwendung