Beenden der Erstellung der Sales Analytics-Anwendungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erklären, wie Sie Salesforce- und externe Daten mit CRM Analytics kombinieren können
Erstellen und Hinzufügen einer CSV-Datei zum Datenset "Quoten", um Sales Analytics-Dashboards zu vervollständigen

Letzte Feinarbeiten an der Anwendung

Ihre Aufgabe als Salesforce-Administrator von DTC, dass Laura Garza einen fliegenden Start mit der Sales Analytics-Anwendung hinlegen kann, ist nahezu erledigt. In der vorherigen Lektion haben Sie bei der letzten Erstellung der Sales Analytics-Anwendung festgestellt, dass in den Dashboards eine wesentliche Komponente fehlt: die Daten zu den Quoten für das Vertriebsteam von Laura! Das geht so nicht: Laura muss dem Geschäftsführer zeigen, wie das Quartal läuft, und die Leistungsträger ermitteln. (Und die Teammitglieder mit den größten Problemen wieder zurück in die Spur bringen.)

Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Feinarbeiten an der Sales Analytics-Anwendung vornehmen.

Importieren von Quotendaten außerhalb von Salesforce

Als Salesforce-Administrator von DTC wissen Sie, dass DTC die Einzelheiten zu Quoten (z. B. deren Beträge und den abgedeckten Zeitraum) in einem Tool verwaltet, das nicht Bestandteil von Salesforce ist. Sie wissen genau, wo sich diese Daten befinden, und müssen sie in Sales Analytics importieren, damit sie in Dashboards angezeigt werden.

Dashboards mit Quoten, wie z. B. "Übersicht über das Unternehmen" und "Executive Overview" (Übersicht für Führungskräfte), haben nur mit Zielen für Einzelne und das Team eine Bedeutung. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie für alle Fälle noch einmal zu Ihrer Anwendung "Analytics for Sales Managers" wechseln und sich diese Dashboards anschauen. Klicken Sie in der Übersicht für Führungskräfte auf das Widget "Vertriebsleistung". Sie sehen ein Feld für "Erreichen der Quote", doch es enthält nichts! Lassen Sie uns dieses Problem beheben, indem wir eine CSV-Datei mit den Quotendaten erstellen und importieren.

CSV steht für Comma-Separated Values, ein Standardformat zum Speichern von Daten. Jede Zeile entspricht einer Reihe, Spalten werden durch ein Komma getrennt und die erste Zeile in der Datei enthält die Namen der einzelnen Spalten. Weiter unten finden Sie ein Beispiel.

Glücklicherweise CRM bietet Analytics eine hervorragende Möglichkeit, mehrere Datenquellen zu integrieren, sodass alle Daten an einer Stelle betrachtet werden können. Um die Quotendaten aus dem externen Tool in der Anwendung zur Verfügung zu stellen, müssen Sie zwei einfache Schritte durchführen:

Stellen Sie die Quotendaten in einer unformatierten CSV-Datei zusammen.
Importieren Sie die Quotendaten in ein Datenset mit dem entsprechenden Namen.

Auf geht's!

Erstellen der CSV-Datei für Quoten

Zu Ihrer Information: Sales Analytics ist wählerisch und erwartet, dass die Datei ein ganz bestimmtes Format aufweist. Achten Sie zunächst darauf, dass es sich um eine einfache CSV-Datei und NICHT um eine .xls- oder andere Datei handelt Öffnen Sie die CSV-Datei nur in einem UTF-8-kompatiblen Texteditor wie Sublime, da Sales Analytics die Daten sonst nicht verwenden kann.

Die CSV-Datei muss die folgenden Felder mit den jeweiligen Spaltennamen in der angegebenen Reihenfolge enthalten, da sie andernfalls von der Anwendung nicht importiert werden kann:

QuotaAmount: der den einzelnen Teammitgliedern zugewiesene Betrag.
StartDate (im Format jjjj-mm-tt): die Anfangszeit des Zeitraums, in dem Ihr Team die jeweilige Quote erreichen soll.
OwnerName: der Name des Teammitglieds. Dies ist der vollständige Name des Benutzers in Salesforce.
Username: die Salesforce-Benutzer-ID des Teammitglieds.

Die Datei muss außerdem eine Kopfzeile mit den einzelnen Spaltennamen enthalten. Die fertige Datei muss ungefähr wie folgt aussehen:

QuotaAmount,StartDate,OwnerName,Username
150000,2016-01-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-02-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-03-01,Chris Riley,trailhead9.ub20k5i9t8ou@example.com
150000,2016-01-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-02-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-03-01,Harold Campbell,trailhead14.jibpbwvuy67t@example.com
150000,2016-01-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-02-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-03-01,Jessica Nichols,trailhead19.d1fxj2goytkp@example.com
150000,2016-01-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-02-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-03-01,Catherine Brown,trailhead16.kojyepokybge@example.com
150000,2016-01-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-02-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-03-01,Kelly Frazier,trailhead7.zdcsy4ax10mr@example.com
150000,2016-01-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com
150000,2016-02-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com
150000,2016-03-01,Dennis Howard,trailhead4.wfokpckfroxp@example.com

Zwei Felder (Inhabername und Salesforce-ID) kommen aus Salesforce. Wir können Ihnen zeigen, wie Sie diese Informationen erhalten. Nachdem Sie dies wissen, wird's knifflig. Die anderen beiden Felder kommen aus einer Anwendung außerhalb von Salesforce, die DTC für die Verfolgung von Quoten verwendet. In Realität würden Sie die betreffenden Quotendaten exportieren und entsprechend formatieren, damit alles ordnungsgemäß funktioniert. Die grundlegende Vorgehensweise sieht wie folgt aus:

Erstellen Sie zunächst einen Salesforce-Bericht über Ihr Team, der lediglich Spalten für Inhabername und Salesforce-ID in dieser Reihenfolge enthält. Das sieht dann so aus:
Exportieren Sie eine CSV-Datei mit Kommas als Trennzeichen mit den resultierenden Daten. Der obige Bericht sieht wie folgt aus:
Verwenden Sie das Quotenverfolgungstool von DTC, um die anderen Informationen zum Vervollständigen der Datei zu erhalten (Betrag und Anfangsdatum), und exportieren Sie diese Daten ebenfalls als CSV-Datei.
Fassen Sie die Daten der beiden Dateien in einer einzelnen CSV zusammen. Achten Sie dabei darauf, dass die richtigen Zeitangaben und Beträge neben den jeweiligen Mitgliedern Ihres Teams stehen.
Bereinigen Sie die Datei und löschen sie überflüssige Leerzeichen, Zeichen usw.
Fügen Sie die Kopfzeile "QuotaAmount,StartDate,OwnerName,Username" am Anfang der Datei ein.

OK, da wir wissen, dass CSV-Dateien sehr viel Spaß machen, wollen wir keine wertvolle Trailhead-Zeit vergeuden, damit Sie diese Datei erstellen. Planen Sie in der Realität genügend Zeit für Kopieren und Einfügen ein. In Trailhead stellen wir eine vordefinierte CSV-Datei mit den richtigen Daten an den richtigen Stellen zur Verfügung, die Sie im Trailhead-Datenmanager finden. Im Weiteren wird beschrieben, wie Sie diese Datei erhalten und was Sie damit machen.

Importieren der Quotendatei

Gut gemacht! Sie haben die CSV-Datei mit den Quotendaten erstellt. (OK, nicht wirklich, aber Sie wissen jetzt, wie's geht.) Jetzt können Sie die korrekt formatierten Daten auf der Seite des Trailhead-Datenmanagers importieren. Dies geschieht folgendermaßen:

Führen Sie lediglich für Trailhead die folgenden Aktionen durch. Dies ist nicht erforderlich, um Sales Analytics in ihrer eigenen Organisation einzurichten. Normalerweise erstellen Sie eine eigene CSV-Daten mit den Quoten. Dieser Schritte erspart Ihnen diese Mühe.

Wechseln Sie zu Analytics Studio und öffnen Sie den App Launcher ().
Wählen Sie Trailhead-Datenmanager aus.
Klicken Sie auf den Kreis für die Quotendaten und klicken Sie dann auf Download Quota CSV (Quoten-CSV herunterladen).
Speichern Sie die Datei "DTC_Quota.csv" in Ihrem Downloads-Verzeichnis.
Wenn im Datenmanager die Meldung angezeigt wird, dass Ihre Daten nicht mehr aktuell sind, klicken Sie auf Refresh Sales Data (Vertriebsdaten aktualisieren) und warten, bis dieser Vorgang abgeschlossen ist.

Lassen Sie uns jetzt die Datei zum Datenset "Quote" in Ihrer Anwendung hinzufügen.

Wählen Sie in der Anwendungsauswahl auf der linken Seite "Analytics Studio" aus. Klicken Sie auf Analytics for Sales Managers, um die vollständige Liste der Anwendungsdatenbestände zu sehen. Zu den Datenbestände der Anwendung gehören Dashboards, Linsen und Datensets, die alle in eigenen Abschnitten organisiert sind.
Hinweis: Achten Sie darauf, auf den Namen der Anwendung und nicht auf Anwendung ausführen zu klicken.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datensets und suchen Sie das Datenset "Quote".
Klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts neben dem Datasetnamen und dann auf Bearbeiten.
Klicken Sie im nächsten Fenster rechts oben auf das Symbol "Daten ersetzen" .
Dadurch gelangen Sie zur Seite "Datensetdaten ersetzen". Klicken Sie auf Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie die Datei hierhin....
Navigieren Sie zur Datei "DTC_Quota.csv" und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Weiter. Klicken Sie im nächsten Bildschirm auf Weiter und im darauffolgenden Bildschirm auf Datei hochladen. (In diesen Bildschirmen können Sie Feineinstellungen für Ihre Daten vornehmen, bevor Sie sie in ein Datenset hochladen – davon jedoch an anderer Stelle mehr. Weitere Informationen über das Importieren von Daten in CRM Analytics erhalten Sie im Trailhead-Modul Datenintegration in CRM Analytics – Grundlagen)
Sie werden gebeten zu bestätigen, dass die Daten ersetzt werden sollen. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ersetzen. Dann sind Sie schon fast fertig. Allerdings…

Ausführen des Datenflusses, um Quotendaten einzubeziehen

Sie müssen den Datenfluss erneut ausführen, um sicherzustellen, dass Sales Analytics die Quotendaten Ihres Vertriebsteams, die Sie soeben hochgeladen haben, zu allen anderen Datensets Ihrer Anwendung hinzufügt!

Klicken Sie in Analytics Studio rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Datenmanager aus.
Blättern Sie nach unten, klicken Sie auf Datenflüsse verwalten und klicken Sie dann auf Datenflüsse.
Suchen Sie Analytics for Sales Managers eltdataflow.
Öffnen Sie das Menü ganz rechts neben dem Anwendungsnamen und wählen Sie Jetzt ausführen aus. Die Ausführung des Datenflusses dauert einige Minuten.

Sobald die Ausführung des Datenflusses beendet wurde, enthalten die Dashboards der Anwendung die Quoten Ihres Teams, sodass Sie sehen können, inwieweit die einzelnen Mitglieder ihr Ziel für den Zeitraum erfüllen. Sehen Sie es sich an, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Anzeigen von Quotendaten in einem Dashboard

Wechseln Sie zu Ihrer Anwendung, öffnen Sie erneut das Dashboard mit der Übersicht über das Unternehmen und laden Sie die Seite neu. Ändern Sie nur zum Spaß den Filter Zeitraum von Aktuelles Geschäftsquartal in Aktuelles Geschäftsjahr. Nachdem die Quotendaten hinzugefügt wurde, sieht sie jetzt mit den Daten an den richtigen Stellen ungefähr folgendermaßen:

Dashboard mit der Übersicht mit Quotendaten

Was haben Sie in diesem Dashboard erfahren? Unten können Sie unter "Pipeline nach Segment" die einzelnen Opportunity-Inhaber sehen. Sie können jetzt die Quoten für einzelne Mitglieder des Teams sehen. Klicken Sie auf Balken eines Mitglieds. Das Dashboard zeigt nur die Ergebnisse dieses Mitarbeiters im Vergleich mit der Quote und unter "Produktfamilie" die Produktbereiche, die dieser verkauft. Um eine feinere Aufschlüsselung zu erreichen, ändern Sie den Filter "Produktfamilie" in "Produktname".

In Ihrer Organisation können andere Zahlen angezeigt werden. Dies liegt daran, dass sie auf einem Zeitraum basieren (in der obigen Abbildung das aktuelle Quartal), und die Zahlen sich abhängig davon ändern, wie viel des Zeitraums vergangen ist. Am Anfang eines Quartals ist die erreichte Quote gering. Sie sollte jedoch im Verlauf des Quartals steigen.

Geschafft! Die Anwendung ist jetzt soweit eingerichtet, dass Laura sie verwenden kann. Jetzt kann es erst richtig losgehen: Laura kann die Dashboards der Anwendung verwenden, um schnell einen Überblick über das Quartal zu erhalten und die erforderlichen Aktionen einzuleiten, damit ihr Team erfolgreich ist.

Es ist nur ein weiterer Schritt erforderlich: Geben Sie die Anwendung für Laura frei.

Öffnen Sie die Anwendung (sofern noch nicht geschehen). Wenn Sie von Analytics Studio weg navigiert sind, kehren Sie zu Analytics Studio zurück, wählen Sie Alle Elemente aus, suchen Sie Ihre Anwendung und klicken Sie darauf.
Klicken Sie dann rechts oben auf das Symbol "Freigeben" .
Geben Sie im nächsten Bildschirm Laura in das Suchfeld unter Weitere Gäste einladen ein. Wenn ihr Name erscheint, wählen Sie ihn aus.
Sie muss nur die App einsehen (nicht bearbeiten oder löschen), also wählen Sie Betrachter aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Speichern.

Nachbetrachtung

Herzlichen Glückwunsch. Sie haben geduldig Ihren Job gemacht. Laura hat Ihnen soeben eine E-Mail gesendet, dass sie Sie in Ihr Lieblingsfischrestaurant einlädt, wenn sie das nächste Mal in der Stadt ist. Toll.

Ihr Job als Salesforce-Administrator ist jedoch niemals zu Ende, sodass noch einige Optimierungen durchzuführen sind. Sie können sich jetzt aber selbst auf die Schulter klopfen, nachdem Sie die Sales Analytics-Anwendung erstellt haben!

Ressourcen

Update the Sales Analytics App Quota (Target) Dataset help.