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Zuordnen von Accounts, Regeln und Benutzern zu Regionen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Zuordnen von Accounts zu Regionen – manuell und durch das Ausführen von Zuweisungsregeln
  • Erklären, wie Accountzuordnungen angezeigt werden
  • Erläutern der direkten Zuordnung von Regeln zu Regionen in Regionsdatensätzen
  • Beschreiben, wie Benutzer Regionen zugeordnet und zugeordnete Benutzer angezeigt werden
  • Aktivieren eines Regionsmodells und Beschreiben, wie es archiviert und gelöscht werden kann
  • Erklären, wie Berichte für Regionen erstellt werden

Erstellen einer Zuordnungsregel

Sie können Accounts entweder manuell oder durch Anwenden von Zuweisungsregeln den entsprechenden Regionen zuordnen.

Mit einer Regel werden eine oder mehrere Eigenschaften angegeben, die Sie zum Definieren der betreffenden Region verwenden. Darüber hinaus erhält die Enterprise-Regionsverwaltung über eine solche Regel die Anweisung, Accounts mit diesen Eigenschaften der betreffenden Region zuzuordnen. Falls der Status Ihres Regionsmodells "Planung" lautet, können Sie Regeln ausführen, um eine Vorschau der Accountzuordnungen anzuzeigen. Wenn der Status Ihres Regionsmodell "Aktiv" lautet und Sie Regeln ausführen, werden Accounts gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln Regionen zugeordnet.

Regeln können gemeinsam innerhalb von Regionen und untergeordneten Regionen funktionieren. So können Sie beispielsweise eine Region namens "Westliche US-Bundesstaaten" mit den untergeordneten Regionen "Washington", "Oregon" und "Kalifornien" erstellen. Über den Datensatz der Region "Westliche US-Bundesstaaten" erstellen Sie eine Regel, durch die Accounts in Washington, Oregon und Kalifornien dieser Region zugeordnet werden. Sie wenden diese Regel auf untergeordnete Regionen an und erstellen im Datensatz der Region "Kalifornien" anschließend eine Regel, durch die Accounts in Kalifornien der Region "Kalifornien" zugeordnet werden. Bei untergeordneten Regionen der Region "Kalifornien" müssen Sie in den Kriterien den Bundesstaat nicht angeben, wenn Sie für die Regel der Region "Kalifornien" festlegen, dass sie für untergeordnete Regionen übernommen werden soll. Sie können stattdessen spezifischere Kriterien wie die Postleitzahl oder Branche verwenden, um untergeordnete Regionen für "Kalifornien" zu erstellen.

Maria hat die Region "Northern California" bereits eingerichtet und muss ihr nun Accounts zuordnen. Sie führt folgende Schritte aus, um eine Zuordnungsregel zu erstellen und auszuführen, mit der sie den Vorgang beschleunigen kann.
  1. Öffnen Sie im Setup auf der Seite "Regionsmodelle" das Regionsmodell "Current Fiscal Year", indem Sie auf Hierarchie anzeigen klicken. Öffnen Sie dann die Region "Northern California".
  2. Klicken Sie in der Themenliste "Dieser Region zugewiesene Zuweisungsregeln" auf Neu.
  3. Geben Sie auf der Bearbeitungsseite für die Regel als Regelname Northern California Zip Code ein.
  4. Geben Sie unter den Auswahlkriterien Folgendes ein: Account: Rechnungsanschrift PLZ, größer oder gleich und 94000.

    Die Bearbeitungsseite 'Objekt-Regionszuordnungsregel' im Setup mit der in Bearbeitung befindlichen Regel 'Northern California Zip Code'

  5. Geben Sie für die nächste Zeile der Auswahlkriterien Folgendes ein: Account: Rechnungsanschrift Bundesland, gleich und CA.
  6. Klicken Sie auf Save (Speichern).
  7. Klicken Sie in der Themenliste "Dieser Region zugewiesene Zuweisungsregeln" auf Regeln ausführen.
Maria wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass die Regel ausgeführt wird. Sie erhält eine E-Mail, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Das Regionsmodell ist vorerst nicht aktiviert. Das Ausführen der Regel ist daher nur ein Test. So hat Maria die Möglichkeit, bei Bedarf vor dem Aktivieren des Modells Änderungen vorzunehmen.

Manuelles Zuordnen eines Accounts zu einer Region

Maria möchte das manuelle Zuordnen eines Accounts zu einer Region üben und anschließend eine Vorschau ihrer Regionszuordnungen aufrufen. Die manuelle Zuordnung ist nützlich für Accounts, die über einzigartige Merkmale verfügen und daher nicht über Regeln zugeordnet werden können. Der Account "Express Logistics and Transport" von Ursa Major hat seinen Firmensitz in Oregon, wird jedoch für Berichtszwecke der Region "Northern California" zugerechnet.
  1. Öffnen Sie die Region "Northern California".
  2. Klicken Sie in der Themenliste "Manuell zugeordnete Accounts" auf Accounts hinzufügen.
  3. Wählen Sie in der Themenliste "Verfügbar" den Eintrag Express Logistics and Transport aus.

    Die Seite 'Accounts manuell zuordnen zu Northern California' im Setup mit für die Zuordnung ausgewähltem Account 'Express Logistics and Transport'

  4. Klicken Sie auf Zuweisen.
  5. Klicken Sie auf der Seite "Northern California" auf Accounts anzeigen, um zu überprüfen, ob der Account zugeordnet wurde.
Als Nächstes wendet Maria eine Zuordnungsregel für eine Region an.

Anwenden einer Zuordnungsregel für eine Region

Zuweisungsregeln können Regionen direkt über den jeweiligen Regionsdatensatz zugewiesen werden. Maria hat einige Zeit mit der Einrichtung weiterer Zuweisungsregeln verbracht und möchte die Regel "Company Size" zur Region "Northern California" hinzufügen. Wenn Sie in Ihrem Trailhead Playground unterwegs sind, werden Ihnen die von Maria eingerichteten Regeln nicht angezeigt. In Ihrer Organisation können Sie jedoch nach Bedarf Regeln erstellen.
  1. Klicken Sie auf der Seite der Region "Northern California" in der Themenliste "Dieser Region zugewiesene Zuweisungsregeln" auf Regeln zuweisen.
  2. Wählen Sie in der Themenliste "Verfügbar" die Option Company Size aus.

    Die Seite 'Objekt-Regionszuweisungsregeln manuell zuordnen zu Northern California' im Setup mit für die Zuordnung ausgewählter Regel 'Company Size'

  3. Klicken Sie auf Zuweisen.
Als Nächstes ordnet Maria einen Benutzer einer Region zu.

Zuordnen eines Benutzers zu einer Region

Sie können Benutzer den Regionen zuordnen, in denen sie tätig sind, um Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Maria möchte beispielsweise Lance Parc zu seiner Lieblingsregion "Northern California" zuordnen. Sie führt folgende Schritte aus. Wenn Sie in Ihrem Trailhead Playground unterwegs sind, wird Ihnen Lance nicht als Benutzer angezeigt. In Ihrer eigenen Organisation würden hier die Salesforce-Benutzer Ihres Unternehmens angezeigt.
  1. Klicken Sie auf der Seite der Region "Northern California" in der Themenliste "Zugeordnete Benutzer" auf Benutzer verwalten.
  2. Wählen Sie in der Liste "Verfügbare Benutzer" den Eintrag Lance Park aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.

    Die Seite 'Benutzer zuordnen zu Northern California' im Setup mit dem ausgewählten Eintrag 'Lance Park'

  3. Klicken Sie auf Save (Speichern).

    Der Datensatz der Region 'Northern California', in dem Lance Park als Benutzer hinzugefügt, der Account 'Express Logistics and Transport' zugeordnet und zwei Zuweisungsregeln hinzugefügt wurden

Lance ist jetzt der Region "Northern California" zugeordnet. Da wird er sich freuen!

Aktivieren eines Regionsmodells

Wenn Sie mit dem Aufbau Ihres Regionsmodells und seinen Region-Account-Zuordnungen zufrieden sind, können Sie es aktivieren. Sie können Modelle auch zur weiteren Modellierung und Bezugnahme im Status "Planung" oder "Archiviert" belassen. Es kann sich nur jeweils ein Modell im Status "Aktiv" befinden, und Sie können nur ein Modell aktivieren, das sich im Status "Planung" befindet. Nach dem Aktivieren eines Modells kann es nicht wieder in den Status "Planung" zurückgesetzt werden. Es kann nur in den Status "Archiviert" gesetzt werden. Nach dem Archivieren eines Regionsmodells kann diese nicht reaktiviert werden. Eine sorgfältige Planung ist daher wichtig.

Maria hat mit Hochdruck gearbeitet und ihr Regionsmodell sorgfältig getestet. Jetzt kann sie es aktivieren. Sie geht dazu so vor.
  1. Öffnen Sie den Datensatz für das Regionsmodell "Current Fiscal Year".

    Die Seite des Regionsmodells 'Current Fiscal Year' im Setup mit dem zum Aktivieren bereiten Modell

  2. Klicken Sie auf Aktivieren und klicken Sie dann zur Bestätigung erneut auf Aktivieren.
Der Modellstatus wird in "Aktivierung" geändert, während Salesforce Marias Anforderung bearbeitet. Maria wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass die Aktivierung je nach Größe und Komplexität des Modells einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird Maria per E-Mail benachrichtigt. Dann kann sie nach Bedarf für die Regionen in Ihrem Regionsmodell "Current Fiscal Year" Zuweisungsregeln ausführen.

Sollte Maria das Regionsmodell später nicht mehr benötigen, kann sie es archivieren oder löschen.

Archivieren Sie ein Regionsmodell, wenn Sie es nicht mehr aktiv verwenden, jedoch zur Bezugnahme behalten möchten.

Die Seite des Regionsmodells 'Current Fiscal Year' im Setup mit hervorgehobener Schaltfläche 'Archivieren'

Löschen Sie ein Regionsmodell nur dann, wenn Sie ganz sicher sind, in Zukunft nicht mehr darauf Bezug nehmen zu müssen.

Anzeigen der einem Account zugeordneten Regionen und der einer Region zugeordneten Benutzer

Accounts und Benutzer werden Regionen unabhängig voneinander zugeordnet. Wenn ein Account jedoch einer Region zugeordnet ist, haben die Benutzer dieser Region Zugriff auf den Account. In einem Accountdatensatz lässt sich leicht feststellen, wer diese zugeordneten Benutzer und Regionen sind.

Maria möchte nun überprüfen, wer dem Account "Express Logistics and Transport" als Benutzer zugewiesen ist und welche Region zugeordnet wurde. Doch bevor sie oder andere Mitarbeiter von Ursa Major dies tun können, muss Maria noch zwei Themenlisten zum Accountseitenlayout hinzufügen. Andernfalls kann ihr Team diese nützlichen Informationen nicht sehen. Sie geht dazu so vor.
  1. Klicken Sie im Setup auf Objekt-Manager und dann auf Account.
  2. Klicken Sie auf Seitenlayouts und dann auf Accountlayout.
  3. Klicken Sie im oberen Bereich auf Themenlisten.
  4. Ziehen Sie Benutzer in zugewiesenen Regionen und dann Zugewiesene Regionen in den unteren Bereich.
  5. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Ja. Schauen wir uns nun den Account an, um zu überprüfen, was angezeigt wird.
  6. Suchen und wählen Sie im App Launcher Accounts aus.
  7. Öffnen Sie den Account "Express Logistics and Transport". (Wenn Sie in Ihrem Trailhead Playground unterwegs sind, müssen Sie eventuell zuerst die Listenansicht dahingehend ändern, dass alle Accounts angezeigt werden.)

    Der Account 'Express Logistics and Transport' mit Themenlisten, in denen die zugeordnete Region und der zugeordnete Benutzer angezeigt werden

Maria sieht, dass die Region "Northern California" dem Account "Express Logistics and Transport" zugeordnet ist. Außerdem sieht sie, dass Lance Park in der Themenliste "Benutzer in zugewiesenen Regionen" aufgeführt wird. Die harte Arbeit hat sich also offenbar gelohnt!

Anzeigen der für ein Regionsmodell geltenden Zuweisungsregeln

Maria kann auch herausfinden, für welche Regionsmodelle eine Zuweisungsregel gilt, falls sie sich nicht mehr sicher ist. So überprüft sie, welche Regeln für das Regionsmodell "Current Fiscal Year" gelten.
  1. Öffnen Sie das Regionsmodell "Current Fiscal Year".
  2. Klicken Sie auf Regeln anzeigen.

    Die Seite 'Zuweisungsregeln in Current Fiscal Year' im Setup mit den Listeneinträgen 'Northern California Zip Code' und 'Company Size'

Maria sieht, dass "Company Size" und "Northern California Zip Code" als Regeln für das Regionsmodell "Current Fiscal Year" aufgelistet sind.

Erstellen von Berichten zu Regionen

Sie können Berichte ausführen, um nützliche Informationen wie Regionen zugeordnete Accounts, Regionen zugeordnete Benutzer und zusammenfassbare Accountfelder nach Region abzurufen. Berichte über zusammenfassbare Accountfelder sind besonders hilfreich, da Sie anhand von Berichten über Accountdaten wie den Jahresumsatz oder die Anzahl der Mitarbeiter die Regionsgröße beurteilen können.

Zunächst benötigen Sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp der Kategorie "Regionsverwaltung", der die gewünschten Objekte verbindet. Anschließend erstellen Sie Berichte, die zu diesem Typ gehören. Es wäre zu zeitaufwendig, Ihnen zu zeigen, wie Maria ihre Berichte erstellt. Wir haben jedoch im Bereich Ressourcen einige Links zusammengestellt, über die Sie Anleitungen zum Erstellen von Berichtstypen und Berichten abrufen können.

So sieht Marias Bericht aus. (Er enthält noch nicht viele Daten, da sie mit den Regionen noch ganz am Anfang steht.)

Der Bericht 'Umsatz und Größe nach Region' für die Region 'Northern California' von Ursa Major

Nachfolgend Vorschläge für weitere Berichte, die beim Verwalten von Regionen in Ihrem Unternehmen hilfreich sein können.
Berichtsname (Beispiel) Das können Sie zeigen
Regionen zugeordnete Accounts Welche Accounts zu welchen Regionen gehören
Regionen ohne zugeordnete Accounts Welchen Regionen der Regionsmodelle keine Accounts zugeordnet wurden
Keinen Regionen zugeordnete Benutzer Welche Benutzer nicht zu Regionen zugeordnet wurden
Regionen mit zugeordneten Benutzern Welche Benutzer zu welchen Regionen gehören
Maria hat die grundlegenden Schritte zur Einrichtung und Inbetriebnahme der Enterprise-Regionsverwaltung abgeschlossen. Jetzt sind Sie an der Reihe. Probieren Sie sich an einigen Aufgaben, mit denen Sie sich gerade vertraut gemacht haben.