Organisieren und Automatisieren Ihrer Arbeit in Slack

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erläutern des Zwecks eines Slack-Channels
Einrichten Ihres Channels für mehr Erfolg
Erläutern des Zwecks eines Slack-Workflows

Trailcast

Wenn Sie sich eine Audioaufzeichnung dieser Lektion anhören möchten, nutzen Sie den nachstehenden Player. Denken Sie nach dem Anhören dieser Aufzeichnung daran, zur Lektion zurückzukehren, sich die Ressourcen anzusehen und das Quiz zu absolvieren.

Loslegen mit Slack-Channels

Slack ist eine Channel-basierte Kollaborationsplattform, auf der Menschen effizienter zusammenarbeiten können. Indem Sie Ihre Arbeit in Channels organisieren, bringen Sie die richtigen Personen, Informationen und Unterhaltungen zusammen, um sich auf ein gemeinsames Ziel zu konzentrieren.

Channels bieten Ihnen und Ihrem Team einen optimierten Einblick in die Arbeit, die gerade erledigt wird. Da alle im Channel Zugriff auf dieselben Informationen haben, können sie zusammenarbeiten, ohne etwas zu verpassen. Wenn neue Mitglieder beitreten, ist die Beschaffung der nötigen Informationen zur Aufnahme ihrer Arbeit viel einfacher.

Slack-Channels können auf Teams oder Projekten basieren, schreibgeschützt oder hochgradig interaktiv sein, mit externen Organisationen oder innerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden und vieles mehr. Sie können #hilfe-Channels einrichten, um eingehende Anfragen für Ihr Team zu zentralisieren, #feedback-Channels, um Produktanfragen nachzuverfolgen, #social-Channels, um die Teambindung zu fördern, oder #team-Channels, um die Vorgänge Ihres unmittelbaren Teams zu koordinieren. Nur Ihre Fantasie setzt Ihnen Grenzen.

Das Erstellen eines Channels ist nur der erste Schritt beim Konfigurieren eines Orts, an dem Sie ein anvisiertes Ziel erfolgreich erreichen können. Führen Sie nach dem Einrichten eines Channels folgende Schritte aus:

Gestalten Sie ihn so einladend und benutzerfreundlich wie möglich für zukünftige Mitglieder.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit andere wissen, um was es im Channel geht.
Legen Sie ihn innerhalb Ihres Unternehmens als offen oder geschlossen fest.
Stellen Sie sicher, dass hilfreiche Ressourcen leicht zu finden sind – posten Sie eine Willkommensnachricht mit diesen Ressourcen und pinnen Sie sie an den Channel, damit jeder leicht darauf zugreifen kann.

Der Workspace 'Acme Inc' mit einer Reihe von offenen und geschlossen Channels, wobei der Channel '#accounts-sterling' hervorgehoben und der Workflow 'Submit customer story' ausgewählt ist

Wenn Sie Teamarbeit in Channels mit einfacher Workflow-Automatisierung kombinieren, können Sie Slack sogar noch leistungsstärker machen. Bevor Sie also Personen zu Ihrem Channel einladen, sollten Sie als letzte Anpassung eine automatisierte Willkommensnachricht, ein Anfrageformular oder eine wiederkehrende Erinnerung einrichten.

Automatisieren von Routineaufgaben

Wenn Sie Teamarbeit in Channels mit Workflow-Automatisierung kombinieren, können Sie Slack sogar noch leistungsstärker machen. Mit Workflow-Builder können Sie die vorhandenen Aufgaben und Prozesse Ihres Teams automatisieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Workflow-Builder vereinfacht die Koordination und Kommunikation in den Channels, in denen Ihr Team Aufgaben wie die Suche nach Informationen, die Bearbeitung von Anfragen und die Unterstützung von Team-Mitgliedern beim Einarbeiten erledigt.

In erster Linie spart Workflow Builder Ihnen Zeit bei der Rationalisierung Ihrer täglichen Aufgaben in Slack. Sie können Dinge wie wiederkehrende Erinnerungen, das Senden von Nachrichten, Sammeln von Anfragen und Aktualisieren anderer Systeme und Tools automatisieren.

Zweitens reduziert die Workflow-Automatisierung das Hin und Her durch Standardisierung gängiger Interaktionen. Auf diese Weise können Ihre Teams klare Erwartungen für Dinge wie Anfrageprozesse festlegen, indem sie automatisch die richtigen Informationen im Vorfeld sammeln oder die nächsten Schritte über Slack-Nachrichten kommunizieren.

Und schließlich unterstützt Sie Workflow Builder beim Anpassen von Slack an Ihre individuelle Arbeitsweise, indem die richtigen Personen und Informationen zur richtigen Zeit zusammengebracht werden, damit Sie und Ihr Team weniger Zeit mit der Koordination und mehr Zeit mit der wichtigen Arbeit verbringen können.

Arbeiten mit Triggern und Schritten

Einfach ausgedrückt, ist ein Workflow eine benutzerdefinierte Schrittfolge, die in Slack ausgelöst werden kann, um automatisch abzulaufen. Nehmen wir als Beispiel die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Team.

Sie können einen Workflow so einrichten, dass er nach dem Eintreten eines bestimmten Ereignisses ausgelöst wird – in Workflow-Builder nennen wir dies einen Trigger. Ihnen steht eine Reihe von Workflow-Triggern zur Verfügung, in diesem Fall wählen Sie jedoch eine neue Person, die einem Channel beitritt, als Trigger aus. Sobald der Trigger festgelegt ist, können Sie Schritte hinzufügen und damit bestimmen, was als Nächstes passiert – vielleicht möchten Sie eine Nachricht senden, ein Formular anzeigen oder Informationen an ein anderes Tool oder einen anderen Dienst senden.

Workflow zur Aufnahme eines neuen Team-Mitglieds mit dem neuen Channel-Mitglied als Trigger und dem Erstellen eines Formulars und Senden einer Nachricht als nachfolgende Schritte

In diesem Beispiel ist "Neues Channel-Mitglied" der Trigger, wenn jemand #team-global beitritt. Daraufhin wird ein Formular erstellt, in das das neue Team-Mitglied seinen Namen, ein paar Angaben zu seiner Person und einen Funfact eintragen kann. Dies wird von einer Nachricht begleitet, in der das neue Team-Mitglied im Channel vorgestellt wird.

Sie können Ihren Workflow so einfach oder komplex gestalten, wie es Ihr Anwendungsfall erfordert. Entscheiden Sie sich für die Trigger-Art, die Sie zum Starten Ihres Workflows benötigen, fügen Sie Ihre Schritte hinzu (bis zu 100), klicken Sie auf Veröffentlichen, und Ihr Workflow ist einsatzbereit.

In der nächsten Einheit befassen wir uns noch eingehender mit dem Aufbau eines Workflows.

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