Lassen Sie Slack für Ihr Team arbeiten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Ausrichten von Erwartungen beim Starten und Beitreten von Channels mithilfe von gepinnten Elementen und Channel-Beschreibungen
Verbessern der Fokussierung, der Organisation und des Kontextes in Unterhaltungen mithilfe von Channel-Konventionen, Threads und Emojis
Gezieltes Ansprechen Ihrer Zielgruppe mithilfe von @-Erwähnungen und empfohlenen Nachrichtenformatierungen

Bereitstellen der benötigten Informationen für Ihr Team

Stellen Sie sich vor, Sie sind neu in einem Unternehmen und haben gerade ein Projekt zugewiesen bekommen. Wie beschaffen Sie sich normalerweise die Informationen, die Sie zur erfolgreichen Erledigung Ihrer Arbeit benötigen? Sie könnten die Intranets des Unternehmens durchforsten, vergeblich nach Dokumenten suchen oder Personen, die mehr über das Projekt wissen als Sie, Löcher in den Bauch fragen.

Wie wäre es, wenn Sie neuen Personen in Ihrem Projekt alle benötigten Informationen geben könnten, einschließlich Ziele, Team-Mitglieder und aller Entscheidungen, die bisher getroffen wurden? Genau das geschieht, wenn Sie mehr Informationen in Channels bereitstellen.

Der Slack-Workspace mit Beschriftungen für den Channel-Namen, die Lesezeichen-Leiste, Channel-Benachrichtigungen und Channel-Details

Benennen von Channels
Sorgen Sie mit Channel-Benennungskonventionen dafür, dass Ihre Arbeit erkennbar ist und organisiert bleibt.

Indem Sie Slack-Channels gemäß Ihrer Unternehmensstruktur erstellen und klare, vorhersehbare Benennungsrichtlinien verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihr Workspace aufgeräumt und einfach zu navigieren ist. So können Fragen am richtigen Ort gestellt, Informationen schneller gefunden und Aufgaben effizienter erledigt werden.

Verfassen von Channel-Beschreibungen
Legen Sie ein Channel-Thema fest, um andere Personen darüber zu informieren, woran Mitglieder in einem Channel arbeiten oder wann wichtige Termine wie Projekt-Deadlines anstehen. Sie können auch eine Channel-Beschreibung festlegen, um Mitglieder über den Verwendungszweck eines Channels zu informieren.

Pinnen von Elementen
Sie können wichtige Nachrichten an jede Unterhaltung pinnen, sodass Ihr Team leicht darauf zurückgreifen kann.

Gepinnte Elemente sind im Bereich "Channel-Details" zu sehen und allen Mitgliedern eines Channels oder einer Direktnachricht zugänglich. Projektpläne, kreative Briefings und häufig gestellte Fragen können alle an einen Channel gepinnt werden, sodass jeder im Channel die wichtigsten Dateien und Nachrichten schnell finden kann.

Formatieren von Nachrichten
Helfen Sie anderen beim schnellen Überfliegen langer oder wichtiger Nachrichten, indem Sie sie gut formatieren. Verwenden Sie Emojis, Aufzählungslisten und Textstile, um Überschriften und wichtige Punkte in längeren Nachrichten hervorzuheben. Dies ist besonders nützlich für Ankündigungen oder Zusammenfassungen von Meetings – Sie können nur die Highlights oder eine Übersicht posten und dann mehr Details im Thread hinzufügen.

Einbinden der richtigen Team-Mitglieder in Unterhaltungen

Manchmal ist es erforderlich, die Aufmerksamkeit bestimmter Team-Mitglieder zu erregen. Und manchmal möchte man einfach nur Informationen weitergeben, die für alle Beteiligte im Channel gut zu wissen sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Aufmerksamkeit von Personen effektiv auf bestimmte Unterhaltungen zu lenken.

Eine @-Erwähnung in Slack

@-Erwähnungen
Mit @-Erwähnungen können Sie die Aufmerksamkeit der richtigen Personen erlangen.

Erwähnungen sind ein direkter Weg, um Personen über etwas zu benachrichtigen, das ihre Aufmerksamkeit in Slack erfordert. Besonders hilfreich sind Erwähnungen, wenn die Aufmerksamkeit auf bestimmte Bereiche gelenkt werden soll, die leicht übersehen werden können.

Wenn Sie beispielsweise neue Erkenntnisse über einen Kunden mit Ihrem Kundenerfolgsteam in dessen Channel teilen möchten und der Meinung sind, dass diese Informationen für bestimmte Personen besonders hilfreich sind, können Sie sie mit @ erwähnen und so für deren Aufmerksamkeit sorgen: "Ich habe heute etwas Neues über die Probleme gehört, die Fiktion GmbH mit unserem Konkurrenten hat! @jana @tobias Vielleicht sind sie jetzt besonders daran interessiert, etwas über unsere jüngsten Produktupdates zu erfahren."

Gruppen
Erlangen Sie die Aufmerksamkeit der richtigen Personen, indem Sie sie mit @(gruppenname) erwähnen.

Eine Benutzergruppe ist eine Gruppe von Mitgliedern in einem Workspace, die oft gleichzeitig benachrichtigt werden müssen. Sie können den eindeutigen Namen einer Gruppe – zum Beispiel "@manager" – auf dieselbe Weise verwenden, wie Sie ein anderes Mitglied in Ihrem Workspace mit @ erwähnen.

Offene Channels
Machen Sie Unterhaltungen über offene Channels für Ihre Organisation sichtbar.

Mit offenen und geschlossenen Channels sowie Direktnachrichten gibt es viele Möglichkeiten, Informationen in Slack zu posten und zu teilen – und klare Gründe dafür, warum und wann Sie die eine Möglichkeit der anderen vorziehen könnten. Wenn Unterhaltungen in offenen Channels geführt werden, kann es für neue Mitarbeiter oder Projektmitglieder einfacher sein, sich schnell einzuarbeiten.

Geschlossene Channels
Verwenden Sie geschlossene Channels und DMs für speziellere Sachverhalte.

Geschlossene Channels stehen nur eingeladenen Personen zur Verfügung und sind durch ein Schlüsselsymbol neben dem Namen gekennzeichnet. Andere Personen im Unternehmen können sie weder durchsuchen noch finden. Jedes Mal, wenn Sie in Slack nach Nachrichten oder Dateien suchen, werden Ihre privaten Channels einbezogen. Diese Inhalte sind jedoch für andere, die nicht Mitglied dieser geschlossenen Channels sind, nicht verfügbar.

Fokussieren und Organisieren von Unterhaltungen

In Channels können viele laufende Veränderungen und Entscheidungen stattfinden. Sorgen Sie daher für fokussierte und organisierte Unterhaltungen, indem Sie strategisch planen, wo und wie Sie in Channels kommunizieren. Threads und Emojis sind eine effektive und unterhaltsame Möglichkeit, um zu kommunizieren und Arbeit zu erledigen.

Das Emoji-Menü in Slack

Threads
Threads sind in vielerlei Hinsicht leistungsstark.

Threads tragen dazu bei, dass Unterhaltungen an einem Ort geführt werden.
- Es kann vorkommen, dass Sie eine Nachricht erst mehrere Stunden oder sogar Tage nach ihrer Veröffentlichung lesen und die Unterhaltung bereits weitergegangen ist. Das Starten eines Threads ist eine großartige Möglichkeit, eine Antwort mit einem früheren Beitrag zu verbinden oder die Frage einer Person zu beantworten, ohne die laufende Unterhaltung zu unterbrechen.
Threads eignen sich hervorragend, um allen zu helfen, den Überblick zu behalten.
- Ihnen könnte beispielsweise auffallen, dass eine Person vor ein paar Stunden eine Frage gestellt hat, die noch nicht beantwortet wurde. Für solche Fälle können Sie einen Diskussions-Thread von jeder Nachricht aus über das Nachrichtenmenü oder durch Tippen auf die Nachricht auf Ihrem Smartphone starten. Die Person sieht dann eine nicht gelesene Nachricht in der Threads-Ansicht in ihrer Seitenleiste. Wenn sie Benachrichtigungen für Threads aktiviert hat, erhält sie auch eine davon.
Threads sind ein zuverlässiges Tool zum Sammeln von Feedback.
- Angenommen, Sie möchten die Meinung Ihres Teams zu einer neuen Folienpräsentation oder einem Designentwurf für Ihre neue Website einholen:
  - Posten Sie die Datei im Channel "#proj-neue-website".
  - Bitten Sie Ihre Team-Mitglieder, "im Thread" darüber zu diskutieren, was darin noch fehlt.
  - Sobald Sie die nächsten Schritte festgelegt oder ein Update haben, das für alle relevant ist, teilen Sie es im Channel, indem Sie das Kontrollkästchen "Auch senden an #proj-neue-website" aktivieren.

Emojis
Verwenden Sie Emoji-Reaktionen, um die Kommunikation zu vereinfachen und Nachrichten mit nur wenigen Klicks zu bestätigen.

Wir lieben Emojis. Sie machen Spaß, lockern auf und vermitteln effizient eine breite Palette von Emotionen, die sich manchmal nicht in Worte fassen lassen. Wir verwenden sie bei Slack extensiv – zum Versenden von Bestätigungen und in unseren täglichen Workflows.

Emojis sind eine hervorragende Möglichkeit, um den Eingang einer Nachricht schneller und weniger aufdringlich zu bestätigen: Hinterlassen Sie ein . Oder ein ✔️. Oder vielleicht ein . Sie werden nie von einem störenden Klingeln begleitet und können Ihren Arbeitsalltag etwas auflockern.

Loslegen in Slack

Mit diesen bewährten Methoden bringen Sie die richtigen Personen in Channels zusammen, um Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, wichtige Informationen zu organisieren und die Arbeit mit einem gemeinsamen Ziel und Ort voranzutreiben.

Möchten Sie mehr erfahren?

Dieses Modul basiert auf dem Kurs Fördern der Etikette und Produktivität auf der Slack Certified-Website. Dort können Sie sich Slack-Badges und Slack-Zertifizierungen erarbeiten und dann Ihre Referenzen der breiteren Community von Slack-Experten präsentieren.

Weitere Tutorials finden Sie unter den Links im folgenden Abschnitt "Ressourcen".