Auffinden, Aktivieren und Kommunizieren neuer Funktionen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Anwenden von Versionshinweisfiltern zum Bestimmen von Funktionen, die automatisch aktiviert werden
• Priorisieren zu aktivierender Funktionen als Reaktion auf Feedback der Beteiligten und Vereinfachen der Implementierung
• Bestimmen bewährter Methoden bei der Kommunikation mit Beteiligten und Benutzern über neue Versionen

Entdecken, Einführen und Optimieren

Wissen ist Macht. Und Macht ist...nun, ja...mächtig. Um Ihr Unternehmen auf die Neuerungen in der nächsten Version vorbereiten zu können, müssen Sie diese erst einmal selbst kennenlernen. Wenn Sie keine Zeit haben, sich eingehend mit allen Ressourcen zu neuen Versionen zu befassen, können Sie und Ihre Benutzern schnelle Erfolge erzielen und einfache Ziele erreichen, indem Sie die Versionshinweise lesen.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Filter für Versionshinweise verwenden, um schnell eine Liste der Funktionen zu finden, die automatisch aktiviert werden, und nützliche Funktionen zu finden, die Sie einfach aktivieren und einführen können. Sie erlernen auch die Grundlagen der Zusammenarbeit mit Beteiligten und der Vermittlung der Inhalte der anstehenden Version an Ihre Benutzer. 

Überprüfen der Versionshinweise

Die einzige Ressource, ohne die Sie absolut nicht leben können, sind die Versionshinweise. Sie sind DIE offizielle, verbindliche Quelle mit allen Details darüber, was für fast alle Salesforce-Produkte in der Version enthalten ist. 

Ehe Sie sagen: "Moment mal, ich habe keine Zeit, die Versionshinweise zu lesen", lesen Sie weiter und wir werden Ihnen ein Geheimnis verraten, wie Sie mit nur einem kurzen Blick das Beste aus den Versionshinweisen herausholen können. 

Wir geben es zu.... die Versionshinweise sind sehr umfangreich und ihre Lektüre dauert tagelang. "Ich wünschte, ich hätte mir die PDF-Version ausgedruckt und das Ganze auf meinem letzten 12-Stunden-Flug durchgelesen" hat noch niemand jemals gesagt. Nun ja, vielleicht ein oder zwei Leute, weswegen es PDF-Option gibt. Höchstwahrscheinlich müssen Sie nicht die PDF-Datei mit den Versionshinweisen verwenden, es sei denn, Sie möchten Ihre Fähigkeiten im Schnelllesen üben. Versionshinweise sind im HTML-Format verfasst, das mithilfe nützlicher Filter durchsucht werden kann. 

Versionshinweisfilter für den Erfolg

Die Filter helfen Ihnen, sich schnell auf die Funktionen zu konzentrieren, die für Ihr Unternehmen am relevantesten sind. Sie brauchen nicht mehr als ein oder zwei Stunden, um diese Handvoll Funktionen zu finden. 

Wenn Sie sich eingehend mit den Versionshinweisen befassen, nutzen Sie den Filter "Auswirkungen auf Funktionen", um schnell zwei Typen von Funktionen zu finden:

• Schnelle Erfolge. Diese Funktionen sind automatisch aktiviert und stehen Ihren Benutzern ohne Vorbereitung oder Konfiguration zur Verfügung.
• Einfach erreichbare Ziele. Diese Funktionen erfordern minimale Aktionen, wie das Ankreuzen eines Kontrollkästchens oder eine einfache Konfigurationsänderung, die aktiviert werden muss, um für Ihre Benutzer verfügbar zu sein.

Ermitteln Sie vor jeder neuen Version die schnellen Erfolge und entscheiden Sie, ob Sie sie den Benutzern vor der Veröffentlichung mitteilen möchten. Es gibt zwei Hauptgründe, warum Sie Ihren Benutzern eine Benachrichtigung zukommen lassen sollten.

• Um Unklarheiten bezüglich allem Neuen zu vermeiden, das Benutzer nach dem Anmelden sehen, und bezüglich allem, was ihre täglichen Routinen verändert.
• Um die coolen und nützlichen Dinge hervorzuheben, durch die sie produktiver arbeiten können.

Um schnelle Erfolge zu ermitteln, wählen Sie im Filter Auswirkungen auf Funktionen die Option Für Benutzer aktiviert aus. Sie können auch Ihre Edition auswählen und sich auf bestimmte Produkte konzentrieren.

Um einfach erreichbare Ziele zu ermitteln, wählen Sie im Filter Auswirkungen auf Funktionen die Option Muss vom Administrator aktiviert werden aus. Dies ist äußerst wichtig, denn dies sind die Funktionen, die Ihr Unternehmen verpasst, wenn Sie sie inaktiv lassen. 

Suchen Sie beim Durchblättern der Liste nach Funktionen, die das Potenzial haben, maximale Wirkung zu entfalten und einfach einzuführen sind. Die Zeit, die Sie mit der Überprüfung dieser Funktionen verbringen, wird bei Weitem durch die Innovation aufgewogen, die Sie Ihrer Organisation durch bloße Aktivierung dieser Funktionen bringen können. 

Wenn Sie nicht jede neue Version überprüfen, bleiben einfach zu implementierende Funktionen in Ihrer Salesforce-Organisation verborgen und verursachen unnötige "funktionsbezogene Schulden", die den Nutzen mindern, den Sie aus dem Einsatz von Salesforce ziehen. 

Nutzen Sie die Direktlinks auf der rechten Seite der Versionshinweise, um sich auf Produkte und Funktionsbereiche zu konzentrieren, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens zusammenhängen. Wenn Sie beispielsweise eine Sales Cloud-Lizenz haben, sehen Sie sich "Kernfunktionen für den Vertrieb" an. Sehen Sie sich auch die Verbesserungen für unsere Produkte an, wie z. B. Produktivität, Chatter, Dateien und Mobile.

In diesem Video wird gezeigt, wie Sie Filter nutzen.

Zusammenarbeiten mit privilegierten Benutzern

Wenn Sie noch keine privilegierten Benutzer in Ihrem Unternehmen ernannt haben, ist es jetzt an der Zeit, Benutzer zu finden, die über umfangreiche Erfahrung mit Salesforce verfügen, und sie zu bitten, ihr Fachwissen zu teilen, um Sie bei der Vorbereitung auf neue Versionen zu unterstützen. Sobald Sie schnelle Erfolge und einfach zu erreichende Ziele ausgemacht haben, beauftragen Sie einige privilegierte Benutzer damit, um sicherzustellen, dass sie ihren Nutzen entfalten. Erzählen Sie Ihren privilegierten Benutzern, wie Sie vorhaben, neue Funktionen den Benutzern zu vermitteln, und bitten Sie sie um ihr Feedback. Privilegierte Benutzer können auch Ihnen helfen, indem sie neue Funktionen vermitteln, Benutzer schulen und Fragen der Benutzer beantworten.

Vermitteln der bevorstehenden neuen Version

Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Benutzer und Beteiligten über die anstehende Version, neuen Funktionen und schnellen Erfolge informiert sind. Da Sie die volle Kontrolle darüber haben, wann Sie die Lösungen für die einfach zu erreichenden Ziele implementieren, können Sie sich für eine phasenweise Umsetzung entscheiden. Achten Sie daher darauf, dass Sie Feedback berücksichtigen, wenn Sie festlegen, was Sie zuerst tun sollen.

Konzentrieren Sie sich bei der Kommunikation mit Benutzern und Beteiligten über die kommende Version auf die Vorteile für den Benutzer (beantworten Sie die rhetorische Frage: "Was bringt mir das?"). Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Benutzer alle wichtigen Termine für Versionsveröffentlichungen kennen.

Die folgenden Kommunikationskanäle stehen zur Wahl:

• Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung
• Angepasstes Hilfemenü in Ihrer Organisation
• E-Mail
• Newsletter
• Kurzübersichten
• "Lunch & Learn"-Webinare in der Mittagspause
• Virtuelle Besprechungen und Webinare

Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer wissen, wohin sie sich mit Feedback und Fragen wenden sollen. Eine Gruppe oder ein Thema in Chatter kann Ihren privilegierten Benutzern und Beteiligten helfen, Fragen und Feedback gemeinsam abzuarbeiten.

Zusammenfassung: Regelmäßige Wiederholung

Nachdem Sie nun mit dem Versionsveröffentlichungsprozess und den Ressourcen vertraut sind, wiederholen Sie diese Aktivitäten alle drei Monate:

• Merken Sie sich die Termine vor! Informieren Sie sich, wann die die nächste Version ansteht, und markieren Sie dies in Ihrem Kalender.
• Treten Sie der Release Readiness Trailblazers Community bei, um auf Ressourcen zuzugreifen und Fragen zu stellen.
• Sichern Sie sich mit der Sandbox-Vorschau einen frühzeitigen Zugriff.
• Filtern Sie die Versionshinweise, um schnelle Erfolge und einfach erreichbare Ziele auszumachen.
• Bereiten Sie Ihre Benutzer vor und berücksichtigen Sie ihr Feedback.

Wenn Ihre Salesforce-Implementierung relativ klein ist (weniger als 50 Benutzer), ist dies alles, was Sie tun müssen, um sich auf neue Versionen vorzubereiten und sicherzustellen, dass Sie die nützlichsten neuen Funktionen implementieren. 

Wenn Ihre Implementierung größer ist oder Sie eine Menge komplexer Anpassungen (insbesondere benutzerdefinierten Code) haben, investieren Sie mehr Zeit in die Vorbereitung. Erringen Sie die anderen Badges im Trail Vorbereiten auf Salesforce-Versionen, in dem Sie weitere Tipps und Vorschläge für Ihre Strategie zur Vorbereitung auf neue Versionen finden.

Wenn Sie etwas mehr Zeit haben und neue Funktionen in Aktion sehen möchten, besuchen Sie einmal pro Woche die Release Readiness Trailblazers Community, in der Sie die neuesten Ressourcen in vielen Formaten wie Webinaren, Videos, Dokumenten und Webseiten finden. Hier können Sie auch gerne Fragen stellen und mit Experten, Produktteams und anderen Kunden in Kontakt treten.

Ressourcen

• Dokumentation: Versionshinweise
• Artikel zu Versionshinweisen: Hinzufügen von Anleitungen für Schulung, Eingliederung und Neuerungen in der Anwendung (Beta)
• Trailblazer Community: Release Readiness Trailblazers
• Trailhead-Trail: Vorbereiten auf Salesforce-Versionen 
• Salesforce-Administratoren: Ressourcen zu Versionen