Planen der Bereitstellung
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Planen der Bereitstellung
- Definieren der Kennzahlen zum Messen von Erfolg
- Entwickeln von Mobilgerät- und -Sicherheitsrichtlinien
Vorbereitung ist alles
Vielleicht haben Sie das folgenden Zitat schon einmal gehört: "Wenn du es baust, werden sie kommen." (aus dem Film "Feld der Träume") Doch was das Einführen neuer Technologie für Ihre Benutzer angeht, könnte nichts der Wahrheit ferner sein.
Bei der Durchführung eines Projekts müssen Sie nicht nur Benutzer auf die neue Umgebung vorbereiten, sondern auch die Schritte zur ihrer technischen Realisierung ausführen. Deshalb erfahren Sie in dieser Phase des Einführungsprozesses, was für die Planung einer erfolgreichen Einführung erforderlich ist.
In der Planungsphase sind Sie u. U. für das Organisieren und Ausführen der gesamten Einführung selbst verantwortlich oder Sie arbeiten mit einem Projektmanager oder der Änderungsmanagementabteilung Ihres Unternehmens zusammen.
Dessen ungeachtet ist Ihre Rolle enorm wichtig. Als Administrator sind Sie für mehr zuständig als für das Erstellen von Berichten und Feldern oder das Zurücksetzen von Kennwörtern. Denn Sie sind der vertrauenswürdige Salesforce-Berater in Ihrem Unternehmen. Und was die Salesforce-Anwendung angeht, sind Sie dafür verantwortlich, die mobilen Träume Ihres Unternehmens Wirklichkeit werden zu lassen.
Erstellen einer Chatter-Gruppe für das Einführungsteam
In einer vorherigen Einheit haben wir über das Zusammenstellen Ihres Einführungsteams gesprochen. Sobald dies erfolgt ist, erstellen Sie eine Chatter-Gruppe und laden alle Teammitglieder ein, die an der Einführung der mobilen Lösung beteiligt sind. Mit Chatter können Sie Dateien gemeinsam nutzen, im Kontext zusammenarbeiten und relevante Aktualisierungen für das ganze Team freigeben.
Eine der wichtigen Dateien, die Sie mit Ihren Teammitgliedern gemeinsam nutzen, ist ein Projektzeitplan. Halten Sie den Zeitplan aktuell und fügen Sie der Chatter-Gruppe Ihres Teams einen Link zum Projektzeitplan hinzu.
Auswählen eines Einführungsdatums
Wählen Sie das Einführungsdatum mit Bedacht aus! Sie sollten die Einführung in zeitlicher Nähe zum Vertriebs-Kickoff-Meeting Ihres Unternehmens oder einer anderen großen Firmenveranstaltung durchführen, bei der Sie vielen Leuten Ihre Bereitstellung vorstellen können. Vermeiden Sie Ferienzeiten oder Feiertage und bestätigen Sie im Voraus die Verfügbarkeit der Beteiligten. Beispiel: Wenn ein wichtiger Beteiligter für drei Wochen bis zu Ihrem Einführungsdatum in Urlaub ist, sollten Sie das ausgewählte Datum überdenken!
Möglicherweise gutes Timing |
Nicht so gut |
|---|---|
Vertriebs-Kickoff oder -Wettbewerb |
Feiertage |
Gesellschafterversammlung |
Quartals-/Geschäftsjahresende |
Nebensaison (wenn zutreffend) |
Wenn Beteiligte im Urlaub sind |
Nutzen Sie die Chance, um die vorhandene Salesforce-Roadmap zu überprüfen, und klären Sie alle Projekte, die mit Ihrer Bereitstellung konkurrieren. Klären Sie mit Ihrem leitenden Sponsor etwaige Hindernisse, z. B. konkurrierende Nicht-Salesforce-Projekte, die für Ihre Bereitstellung benötigte Ressourcen erfordern. Wenn Ihre Bereitstellung besonders komplex zu sein scheint, müssen Sie ihrer Firma u. U. raten, andere Projekte auszusetzen, bis dieses Projekt beendet ist.
Erstellen eines Projektzeitplans
Nachdem Sie das Einführungsdatum festgelegt haben, können Sie rückwärts arbeiten und einen Projektzeitplan erstellen, der Ihnen hilft, das Zieldatum einzuhalten. Erstellen Sie zuerst eine Liste aller erforderlichen Aktivitäten, bevor Sie live schalten, und schätzen Sie dann benötigte Zeit und Ressourcen für die betreffenden Aktivitäten ab. Erstellen Sie als Nächstes eine Zeitachse zur Erledigung der Aufgaben, rufen Sie Ihr Team zusammen und erledigen Sie dann alle Aktivitäten. Klingt das nicht einfach?
Nun ja, Zeit und Koordination sind definitiv erforderlich, weshalb Sie Ihre bevorzugte Tabellenkalkulations- oder Projektmanagementanwendung nutzen sollten, um alle Meilensteine und Aufgaben im Rahmen des Projekts zu verwalten.
Die Einführung der Salesforce-Anwendung kann von einigen Wochen bis zu einigen Monaten dauern. Die benötigte Zeit hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. Komplexität Ihrer Organisation, Anzahl der Benutzer, Änderungsmanagementstrategie in Ihrem Unternehmen, oder ob Sie ein neuer Kunde sind, der Salesforce implementiert.
Definieren von Kennzahlen für Erfolg
Eine der Hauptaufgaben in der Planungsphase der Einführung ist das Bestimmen von Kennzahlen für Erfolg. Anhand dieser Zahlen können Sie abhängig von den festgelegten Erfolgskriterien feststellen, ob Ihr Projekt erfolgreich war.
Legen Sie zusammen mit Ihrem leitenden Sponsor und den Beteiligten für jeden mobilen Anwendungsfall fest, wie Erfolg gemessen werden soll. Dokumentieren Sie die aktuellen Probleme und suchen Sie Möglichkeiten, Verbesserungen in diesen Bereichen zu messen. Sie können beispielsweise Produktivitätssteigerungen, höhere Datenqualität oder finanzielle Ziele erreichen wollen, z. B.:
- 20 % weniger Opportunities ohne Folgeaufgaben
- 15 % mehr protokollierte Anrufe
- 5 % höhere Leadkonvertierungsrate
Sie können den Erfolg auch anhand der Mitarbeiter- oder Kundenstimmung messen, indem Sie Feedback mit einer Umfrageanwendung aus AppExchange einholen, oder mithilfe einfacher Chatter-Abstimmungen, um Mitarbeiter schnell zu befragen. Eine weitere mögliche Kennzahl ist die Benutzerakzeptanz, wozu Sie sich Anmeldungen und Nutzungsdaten ansehen könnten.
Führen Sie unabhängig von den festgelegten Kennzahlen in jedem Fall eine Referenzumfrage durch oder erfassen Sie eine analytische Momentaufnahme, um nach der Einführung in der Produktionsumgebung Zu- oder Abnahmen zu messen. Mit Methoden für Erfolgsmessungen befassen wir uns in einer späteren Einheit. Konzipieren Sie in dieser Phase mit Ihrem Projektteam lediglich die jeweiligen Kennzahlen, die Sie überwachen möchten.
Entwickeln von Mobilgerät- und -Sicherheitsrichtlinien
Vor der Einführung der Salesforce-Anwendung in Ihrer Organisation müssen Sie Sicherheits- und Kompatibilitätsrichtlinien für Mobilgeräte in Ihrem Unternehmen definieren. Jedes Unternehmen ist anders, weshalb sich Richtlinien basierend auf der Größe, Branche und Kultur wesentlich unterscheiden können.
Hier beschäftigen wir uns mit den Grundlagen, doch vor Einführung Ihrer mobilen Lösung sollten Sie sich unbedingt die Leitfäden zur Sicherheit mobiler Anwendungen ansehen. Hier erfahren Sie am besten, wie Sie die mobile Anwendung schützen, Ihre Unternehmensdaten sicher aufbewahren und die Zugriff auf Salesforce von mobilen Geräten aus steuern können.
Geräte
Zunächst einmal müssen Sie festlegen, ob Ihre Benutzer über ihre eigenen Geräte oder Geräte im Besitz des Unternehmens auf die Salesforce-Anwendung zugreifen werden oder ob Sie beide Möglichkeiten anbieten möchten. Wenn Sie Mitarbeitern die Nutzung ihrer eigenen Geräte erlauben, müssen Sie eine sog. BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device; Nutzung des eigenen Geräts) entwickeln, in der die Regeln und Zuständigkeiten für diese Geräte geregelt sind.
Unabhängig davon, ob die Geräte im Besitz Ihres Unternehmens oder der Benutzer sind, müssen Sie sicherstellen, dass alle Geräte die Mindestplattformanforderungen für die Ausführung der Salesforce-Anwendung erfüllen (siehe den Abschnitt "Ressourcen").
Sicherheit
Die Salesforce-Anwendung bietet standardmäßig erstklassige Sicherheit. Mithilfe von Richtlinien für verbundene Anwendungen können Sie u. a. Einstellungen wie Sitzungs-Timeouts, Erzwingung von PIN-Codes, Offlinedatenspeicherung und Positivlisten von IP-Adressen steuern. Sensible Informationen werden stets in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert, die auch vom mobilen Betriebssystem verschlüsselt wird.
Sie können die Salesforce-Anwendung auch in Kombination mit MDM- (Mobile Device Management) bzw. MEM-Lösungen (Mobile Enterprise Management) nutzen. Diese Lösungen helfen Ihnen bei der Verwaltung von BYOD-Richtlinien, Bereitstellung von Geräten mit vorinstallierten Anwendungen, PUSH-Übertragung von Unternehmensidentitätszertifikaten, Installation von VPN-Profilen, Überwachung des Datenverkehrs und des Direktzugriffs auf einen unternehmenseigenen App Store.
Der Einsatz einer MDM-Lösung kann vorteilhaft sein, da dies die PUSH-Übertragung der Salesforce-Anwendung zu Ihren Benutzern oder das automatische Einrichten ihrer benutzerdefinierten Anmeldehosts ermöglicht. Wenn Sie in einer hochgradig reglementierten Branche tätig sind, müssen Sie unternehmenseigene Geräte ggf. vollständig sperren können, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Ihr Unternehmen die Salesforce-Anwendung eigenständig oder zusammen mit einer MDM-Lösung nutzen sollte.
Single Sign-On
Wenn Ihre Mitarbeiter derzeit per Single Sign-On auf die vollständige Salesforce-Website zugreifen, müssen Sie ggf. Änderungen vornehmen, damit diese Art der Anmeldung bei mobilen Anwendung funktioniert. Lesen Sie die Anweisungen zur Konfiguration Ihrer Single Sign-On-Integration und testen Sie die Salesforce-Anwendung mit Ihrer SSO-Lösung, ehe Sie den Regelbetrieb aufnehmen.
Nachdem Sie nun einen Plan haben, können Sie beginnen, die Einführung der mobilen Anwendung in Ihrem Unternehmen anzukündigen.
Ressourcen