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Erstellen eines Berichts und Prüfen der Ergebnisse

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erstellen eines Salesforce Optimizer-Berichts
  • Auflisten bestimmter Probleme und bewährter Vorgehensweisen, die Benutzer häufig in einem Salesforce Optimizer-Bericht vorfinden

Verfügbarkeit von Salesforce Optimizer

In der vorherigen Lektion haben Sie sich mit Salesforce Optimizer vertraut gemacht und erfahren, warum wir das Tool entwickelt haben. Hoffentlich sind Sie schon gespannt, es jetzt auszuprobieren. Bevor Sie damit anfangen, lassen Sie uns ein paar grundlegende System- und Benutzeranforderungen durchgehen.

Salesforce Optimizer ist als Lightning Experience-Anwendung in der Professional, Enterprise, Performance, Unlimited und Developer Edition verfügbar. Sie können Optimizer in Produktions- und Sandbox-Umgebungen einsetzen.

Wenn Ihre Organisation noch die Salesforce Classic-Benutzeroberfläche verwendet, gibt es eine auf PDF-Dateien basierende Version des Tools, die Sie verwenden können. Weitere Einzelheiten zum Zugriff auf die auf PDF-Dateien basierende Version von Salesforce Optimizer finden Sie in der Salesforce-Hilfe.

In diesem Modul gehen wir davon aus, dass Sie ein Salesforce-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen zum Ausführen von Salesforce Optimizer sind. Falls Sie kein Administrator sind, ist das kein Problem. Lesen Sie einfach weiter, um zu erfahren, wie Ihr Administrator die Schritte in einer Produktionsorganisation durchführen würde.

Salesforce Optimizer ausführen

Die Ausführung von Salesforce Optimizer ist denkbar einfach. Das geht so:

  1. Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" den Text Optimizer ein und wählen Sie dann Optimizer aus.
  2. Klicken Sie auf Zugriff gewähren, um Optimizer das Analysieren Ihrer Organisation zu erlauben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nachweis" und klicken Sie auf Speichern und schließen.
  3. Klicken Sie auf Optimizer öffnen. Dadurch wird die Anwendung in Ihrer Organisation gestartet. Optimizer funktioniert jetzt genau wie jede andere Anwendung in Ihrer Organisation und kann über den zentralen App Launcher (App Launcher-Symbol) aufgerufen werden.
  4. Klicken Sie auf Optimizer ausführen.

Das war's schon! Salesforce stellt den Bericht in der Regel binnen einer Stunde fertig, was aber länger dauern kann, wenn Ihre Organisation komplex ist. Kehren Sie einfach zur Anwendung Optimizer zurück, um den Status zu überprüfen (oder aktualisieren Sie Ihren Browser, wenn die Seite noch geöffnet ist).

Wie geht's jetzt weiter?

Das Ausführen von Optimizer ist der einfache Teil. Sobald der Bericht fertig ist, sehen Sie eine Liste mit Ergebnissen wie diesen nach Status sortiert.

Screenshot der Ergebnisliste in Salesforce Optimizer

Nun ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu prüfen und einen Plan zur Lösung der gefundenen Probleme zu entwerfen. Die dringendsten Punkte befinden sich oben in der Liste mit dem Status "Überprüfung erforderlich". Wenn Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle klicken, zeigt Optimizer spezifische Ergebnisse im Bericht sowie empfohlene Aktionen und Links zu relevanten Ressourcen, die Ihnen helfen können. Es gibt eine Schaltfläche, die Sie direkt zum entsprechenden Bereich in Setup führt, damit Sie Ihre Untersuchung beginnen können.

Screenshot der detaillierten Salesforce Optimizer-Ergebnisse.

Hinweis

Hinweis

Die Anwendung Optimizer bietet eine Navigation im Konsolenstil: Jedes detaillierte Ergebnis wird in einer neuen primären Registerkarte in der Konsole geöffnet. Um die vollständige Liste zurückzugeben, klicken Sie auf die Registerkarte Organisationskennzahlen.  

 

Lassen Sie uns einige der häufigsten und kritischsten Probleme betrachten, die der Optimizer für Kunden hervorhebt.

Felder über Felder

Sehr häufig sehen Sie Objekte mit Hunderten von Feldern. Wenngleich Salesforce (je nach Edition) bis zu 800 Felder pro Objekt zulässt, kennzeichnet Salesforce Optimizer jedes Standard- oder benutzerdefinierte Objekt mit mehr als 350 Feldern. Sind alle diese Felder notwendig und für Ihre Benutzer sinnvoll? Schauen Sie sich in Ihrer Ergebnisliste die Zeile "Feldnutzung" an. Wenn Benutzer auf einer Detailseite sich durch Hunderte von Feldern blättern müssen, leiden Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit. Und denken Sie an das Erlebnis auf Mobilgeräten. Das Blättern durch viele Seiten von Feldern auf einem Handy ist sehr mühsam und zeitraubend.

Sehen Sie sich den Abschnitt "Datenliste" unter "Feldnutzung" an, um zu prüfen, ob diese Felder mit Daten gefüllt sind. Viele Kunden sind überrascht, dass eine beträchtliche Anzahl ihrer benutzerdefinierten Felder leer sind und daher den Benutzern keinen Mehrwert bieten.

Wenn der Optimizer Ihre Organisation hinsichtlich benutzerdefinierter Feldgrenzen, Feldnutzung oder Feldern in Seitenlayouts kennzeichnet, sind Sie nicht allein. Eine Bereinigung in diesen Bereichen kommt bei den Benutzern immer gut an.

Zu viel Automatisierung

Alle lieben Automatisierung. Freigabefunktionen, Flows und Validierungsregeln machen Benutzer effizienter und sorgen für gepflegte Daten. Aber man kann auch des Guten zu viel tun. Für Administratoren kann die Aufrechterhaltung eines sehr umfangreichen Regelwerks eine Herausforderung sein. Wenn ein einzelnes Objekt zu stark automatisiert ist, kann es bei Endbenutzern zu Leistungseinbußen und anderen Problemen kommen. Wenn Ihr Salesforce Optimizer eine dieser Kategorien markiert, sollten Sie Maßnahmen zur Vereinfachung einleiten.

Zu viele Administratoren

Salesforce Optimizer betrachtet jeden Benutzer mit den Berechtigungen "Alle Daten modifizieren" und "Anwendung anpassen" als Administrator. Das Erteilen dieser Superuser-Berechtigungen an viele Benutzer ist das Gegenteil von einem Erfolgsrezept. Wir wissen, wie das passieren kann: Auftragsbearbeiter benötigen Zugriff auf alle Opportunities, weshalb Sie ihrem Profil "Alle Daten modifizieren" hinzufügen. Dann möchte ein Power-User die Werte der Auswahlliste für das Objekt "Kundenvorgang" ändern, weshalb Sie ihm die Berechtigung "Anwendung anpassen" erteilen usw. Doch die allzu großzügige Erteilung solcher Berechtigungen ist riskant und sollte vermieden werden. Datenschutzverletzungen, Datenqualitätsprobleme, die Meldung "Ein interner Serverfehler ist aufgetreten" – es gibt viele mögliche unbeabsichtigten Folgen, denn zu viele Köche verderben den Brei.

Was ist also die richtige Anzahl von Administratoren? Das hängt in hohem Maß von der Größe Ihrer Organisation, ihrer Komplexität und dem Volumen der eingehenden Anforderungen ab. Dieser Salesforce-Hilfe Artikel enthält einige Leitlinien. Wir empfehlen Ihnen dringend, heute Ihre Benutzerzahlen zu überprüfen und ernsthaft darüber nachzudenken, wie Sie die Anzahl der Benutzer mit diesen Berechtigungen verringern können. Die Chancen stehen gut, dass Sie zu viele haben.

Mehrere Auslöser pro Objekt

Salesforce Optimizer mag es nicht, wenn für ein und dasselbe Objekt mehrere Apex-Auslöser vorhanden sind. Dieses (auf schlechte Programmierpraxis zurückzuführende) Antimuster kann dazu führen, dass Sie Apex-Grenzwerte erreichen, was zu negativen Auswirkungen auf Ihre Benutzer und Ihre Integrationen führt. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, die Reihenfolge zu steuern, in der diese Auslöser ausgeführt werden. Wir empfehlen grundsätzlich einen einzigen Auslöser pro Objekt und die Verwendung von Hilfsklassen für alle weiteren Verarbeitungsaufgaben.

"Meine Domäne" fehlt

Salesforce Optimizer kennzeichnet Ihre Organisation auch dann, wenn Sie die Anpassung "Meine Domäne" nicht aktiviert haben. Wir empfehlen Ihnen, sich über diese Funktion zu informieren und sie zu aktivieren. Hier einige wichtige Vorteile.

  • "Meine Domäne" ist für verschiedene anderen Funktionen erforderlich, wie etwa Single Sign-On (einmaliges Anmelden) mit einem externen Identitätsanbieter.
  • Obwohl für die Aktivierung der Lightning Experience-Benutzeroberfläche technisch nicht erforderlich, benötigen Lightning-Weblomponenten – eine der wichtigsten Innovationen im Bereich Lightning – "Meine Domäne".
  • Mithilfe von "Meine Domäne" können Sie Ihren Anmeldebildschirm mit Branding versehen und die Inhalte im rechten Frame anpassen.

Im Modul Benutzerauthentifizierung erfahren Sie mehr über "Meine Domäne" und wie Sie sie in einem Trailhead Playground aktivieren können.

Regelmäßiger Einsatz von Salesforce Optimizer

Viele Kunden führen Salesforce Optimizer im Rahmen ihrer Standardwartungsprozesse regelmäßig aus. Diese überaus nützliche Praxis kann Ihnen helfen nachzuvollziehen, wie sich Dinge bei Weiterentwicklung Ihrer Organisation ändern. Probieren Sie das Tool aus und übermitteln Sie uns Ihr Feedback! Tauschen Sie sich in der Trailblazer Community in der Chatter-Gruppe zu Salesforce Optimizer mit anderen aus.

Ressourcen