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Ändern von Berichten für andere Zielgruppen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Auflisten der verschiedenen Möglichkeiten zum Ändern von Berichten
  • Anpassen von Berichten für unterschiedliche Benutzer
  • Ändern eines Berichts mit dauerhaften Filtern
  • Sofortiges Ändern eines Berichts

Ändern von Berichten und Dashboards für andere Zielgruppen

Vertriebsleiter sind nicht die einzigen Benutzer, die wissen möchten, wie die Dinge bei Ursa Major laufen. Auch die Geschäftsführung braucht Daten, wobei ihr Schwerpunkt auf mehr als bloß ein paar Mitarbeitern und Abschlüssen liegt. Das Führungspersonal will wissen, was im gesamten Unternehmen passiert.

Ursa Major hat eine große und aktive Vertriebsabteilung mit vielen Leitern. Maria weiß, dass es Zeit spart, wenn Führungskräfte bei Ursa Major sich Daten ansehen können, die von allen Vertriebsmitarbeitern gesammelt wurden. Nachdem sie verschiedene Berichte für Vertriebsleiter eingerichtet hat, kann sie auf einfache Weise noch weitere erstellen.

Der einfachste Weg ans Ziel

Was ist der einfachste Weg, ans Ziel zu kommen? Nehmen Sie etwas, was Sie schon haben, und ändern Sie es ein bisschen. Sie haben wahrscheinlich bereits mitbekommen, dass wir in der vorherigen Einheit einen Bericht in drei andere umgewandelt haben. Das Recycling Ihrer Arbeit ist effizient und Salesforce ermöglicht Ihnen, Ihre Berichte auf vielfältige Weise zu modifizieren. Lassen Sie uns einige der Änderungen durchgehen, die Sie bereits ausprobiert haben.

Dauerhafte Änderungen

  • Anwenden neuer Filter. Filter bestimmen, wie viele Daten in den Bericht einbezogen werden. Sie können die Daten im Bericht begrenzen, indem Sie einen engeren Filter nutzen, z. B. durch Festlegen des Datumsbereichs Ihres Berichts auf "Letzte Woche". Oder Sie können die Daten ausweiten, z. B. durch Anzeigen von Opportunities mit dem Status "Alle". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um einen logischen Test zu erstellen und beispielsweise nur Datensätze mit einem Betrag größer als 10.000 $ einzubeziehen.
  • Ändern der Gruppierung von Informationen. Einige Informationen können leichter geprüft werden, wenn sie als Gruppe gesammelt und angezeigt werden. Angenommen, Sie möchten die Gruppe nach "Opportunity-Inhaber", um den Fortschritt der Inhaber zu prüfen, oder nach "Typ" sortieren, um festzustellen, ob Ihre geplanten Geschäfte ausgewogen sind.
  • Ändern der Zusammenfassung von Informationen. Beim Zusammenfassen werden Berechnungen auf Ihre numerischen Daten angewendet. Angenommen, Sie möchten den Gesamtwert Ihrer offenen Opportunities mithilfe der Summenfunktion herausfinden. Oder Sie möchten die Durchschnittsgröße Ihrer Abschlüsse mithilfe der Durchschnittsfunktion bestimmen.
  • Erstellen von Formeln. Sie können Ihre Daten mithilfe von Formeln verarbeiten. Sie können beispielsweise das Durchschnittsalter der Opportunities eines bestimmten Vertrieblers durch eine Gruppierung nach Vertriebler bestimmen. Dann erstellen Sie eine Formel zum Anzeigen des Durchschnittsalters der Abschlüsse des Vertrieblers.

Vorübergehende Änderungen

Sie (bzw. einzelne Benutzer) haben verschiedene Möglichkeiten, angezeigte Berichte zu ändern.

  • Sortieren von Spalten. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um Ihre Daten nach dem Inhalt dieser Spalte zu sortieren.
  • Anwenden vorübergehender Filter. Optimieren Sie die Daten eines Berichts durch Öffnen des Filterbereichs. Dieser vorübergehende Filter ändert Ihre Ansicht, aber nicht die im Bericht enthaltenen Daten.

Automatische Änderungen.

Die Daten, die ein Benutzer anzeigen kann, hängen von seinem Profil, seinen Berechtigungen, Freigabeeinstellungen und seiner Position in der Benutzerhierarchie ab. Wenn Sie als Administrator den Bericht "Opportunity-Pipeline" generieren, können Sie alle Daten in Ihrer Organisation anzeigen. Doch wenn ein Vertriebsmitarbeiter denselben Bericht generiert, werden ihm nur die Opportunities im Bericht angezeigt, für die er Anzeigeberechtigungen hat.

Übung macht den Meister

Maria nimmt einige schnelle und einfache Anpassungen an ihren vorhandenen Berichten vor, um sie etwas allgemeiner zu gestalten, damit die Führungsebene den Überblick erhält, den sie sich wünscht.

Dauerhaftes Ändern des Berichts "Erzielte Abschlüsse seit Jahresbeginn"

Dies ist eine einfache Aufgabe, da Maria bereits eine Version eines Berichts des Typs "Erzielte Abschlüsse" erstellt hat. Das Gleiche gilt für Sie, wenn Sie die Aufgabe in der vorherigen Einheit durchgearbeitet haben. Doch in diesem Bericht wurden alle Abschlüsse im vergangenen Jahr zusammengefasst. Einer von Marias Vorgesetzten hat einen Bericht angefordert, anhand dessen erkennbar ist, wie das Unternehmen beim Upselling an Kunden von Upgrades abschneidet. Er möchte nur Upgrades sehen, die im letzten Monat abgeschlossen wurden.

  1. Wechseln Sie zum Bericht "Erzielte Abschlüsse seit Jahresbeginn)" und führen Sie ihn aus.
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte.
    2. Wählen Sie den Bericht "Erzielte Abschlüsse seit Jahresbeginn" aus.
    3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Ändern Sie unter FILTER den Zeitraum des Datumsfilters in "Letzten Monat". Klicken Sie auf Anwenden.
  3. Filtern Sie nach einem Kundentyp.
    1. Wählen Sie im Nachschlagefeld Filter hinzufügen... den Eintrag Typ aus.
    2. Lassen Sie den Operator auf Gleich eingestellt.
    3. Wählen Sie aus "Wert(e)" den Eintrag "Existing Customer - Upgrade (Bestandskunde: Upgrade)" aus.
    4. Klicken Sie auf Anwenden.
  4. Filter für Bestandskunden
  5. Klicken Sie auf Speichern unter und speichern Sie den Bericht als "Upgrades (Letzter Monat)".

Sofortiges Filtern von "Upgrades (Letzter Monat)"

Wenn Sie zuletzt keine Opportunities geschlossen haben, enthält Ihr Bericht "Upgrades (Letzter Monat)" nach seiner Erstellung keine Daten. Vielleicht fragen Sie sich, wann Ihr Unternehmen zuletzt Upgrades verkauft hat!

  1. Wechseln Sie zum Bericht "Upgrades (Letzter Monat)" und führen Sie ihn aus.
  2. Klicken Sie auf Symbol 'Filtern'.
  3. Wählen Sie im Filterbereich den Filter "Schlusstermin" aus.
  4. Ändern Sie den Bereich in "Vorherige 2 Geschäftsjahre". Der vorübergehende Filterbereich
  5. Klicken Sie auf Anwenden.

Ressourcen

Nutzen Sie diese Ressourcen, um mehr über Berichte und Dashboards zu erfahren.