Erfassen Sie Ihre Fortschritte
Trailhead-Startseite
Trailhead-Startseite

Erste Schritte mit Berichten und Dashboards für Vertriebsleiter

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben, wie Berichte und Dashboards Ihrem Unternehmen helfen
  • Einrichten eines neuen benutzerdefinierten Berichts von Grund auf
  • Ändern vorhandener Berichte zum Erfüllen neuer Anforderungen

Der Nutzen von Berichten und Dashboards

Die Mitarbeiter von Ursa Major Solar haben vielerlei Fragen zu ihrem Geschäft. Die Geschäftsführung ist an einem allgemeinen Überblick interessiert. Abteilungsleiter möchten wissen, was ihre Leute leisten. Und Vertriebskräfte können konzentrierter an ihren vielversprechendsten Abschlüssen arbeiten, wenn sie wissen, wo sie ihre Anstrengungen fokussieren sollten.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Bei der Planung der Implementierung von Salesforce bei Ursa Major hat Salesforce-Administratorin Maria Jiminez eine Liste mit Fragen zusammengestellt, die Führungskräfte, Leiter und Vertriebsmitarbeiter häufig stellen. Wir hoch ist der Umsatz des Unternehmens? Tun die Mitarbeiter genug, um mehr Abschlüsse zu erzielen? Wird der Umsatz nächsten Monat steigen? Nun ist sie bereit, die Antworten anzugehen.

Zusammen helfen Berichte und Dashboard Vertriebsteams beim Sammeln und Verarbeiten der Daten zur Beantwortung dieser Fragen. Maria taucht mithilfe einiger benutzerdefinierter Berichte für jeden Benutzertyp in die Daten ihres Unternehmens ein. Sie hat das Herunterladen von Paketen von Berichten und Dashboards aus Salesforce AppExchange erwogen und wird dies in Zukunft ggf. tun. Doch sie hat das Modul "Lightning Experience-Berichte & -Dashboards" bereits durchgearbeitet, sodass sie mit dem Berichtsgenerator vertraut ist. Außerdem weiß Maria, dass in Salesforce das Erstellen von Berichten und Dashboards wirklich einfach ist. Bei einigen Berichten und Dashboards will sie ihre Fähigkeiten zur Geltung kommen lassen.

Wir empfehlen, dass Sie es Maria nachmachen und das Modul Lightning Experience-Berichte & -Dashboards durcharbeiten, ehe Sie sich weiter mit diesem Modul beschäftigen. Es ist wichtig zu verstehen, wie Berichte in Salesforce erstellt, gespeichert und freigegeben werden und wie der Berichtsgenerator verwendet wird.

In diesem Modul üben Sie das Erstellen einer Sammlung von Berichten für Führungskräfte, Leiter und Vertriebsmitarbeiter. Am Ende können Sie das Gelernte umsetzen, indem Sie Berichte erstellen und ändern sowie Dashboards einrichten.

Berichte für Vertriebsleiter

Die Vertriebsleiter Ihres Unternehmens haben diverse Anforderungen an Salesforce. Sie möchten wissen, wie gut ihre Mitarbeiter arbeiten, und möchten auch ihren Vorgesetzten berichten, was los ist.

Deshalb hat sich Maria entschlossen, mit dem Erstellen von Berichten für direkte Vertriebsleiter zu beginnen. Das Erfüllen ihrer Anforderung von Daten ist entscheidend für den Erfolg ihrer Implementierung von Salesforce. Die Vertriebsleiter bei Ursa Major möchten wissen, wie viele Abschlüsse ihre Mitarbeiter realisieren und wie die aktuelle Pipeline jedes Vertrieblers aussieht. Gut wäre es auch zu wissen, wie jeder Mitarbeiter bei bisherigen Abschlüssen abgeschlossen hat. Darüber hinaus denkt Maria, dass sie einen Bericht erstellen und dann unterschiedliche Zusammenfassungsabschnitte, Datenfilter und Formeln einrichten kann, um drei weitere Berichte zu erstellen. Sie kann also mit einem Bericht drei weitere erhalten, was ihr das Leben wesentlich leichter macht. Wer hat's nicht gern einfach?

Später kann sie die Berichte modifizieren, um sie für andere Interessenten wie die Führungsebene und Vertriebsmitarbeiter nützlicher zu gestalten. Nachdem sie die Berichte abgeschlossen hat, erstellt sie ein Dashboard, auf dem die Vertriebsleiter bei Ursa Major die Ergebnisse aller drei Berichte auf einen Blick sehen.

Doch eins nach dem anderen.

Erstellen eines einfachen Opportunity-Berichts

Als Erstes muss Maria einen einfachen, schnörkellosen Bericht einrichten, der alle Opportunities zeigt, die jemals in der Salesforce-Organisation von Ursa Major erstellt wurden. Das Erstellen dieses Berichts dauert nur ein paar Sekunden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte.
  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
  3. Wählen Sie in der Liste Berichtstyp wählen den Eintrag "Opportunities" aus und klicken Sie auf Weiter. Auf dem Objekt 'Opportunity' basierender Berichtstyp
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Maria könnte nun einige Filter, Formeln, Zusammenfassungsebenen usw. hinzufügen. Doch sie plant, diesen einfachen Bericht als Grundlage mehrerer anderer Berichte zu nutzen. Deshalb speichert sie ihn, wie er ist.

  1. Klicken Sie auf Speichern.
    1. Berichtsname: Opportunity-Pipeline
    2. Berichtsbeschreibung: Alle Opportunities in Salesforce
    3. Berichtsordner: Öffentliche Berichte
    Das Dialogfeld 'Bericht speichern'
  2. Klicken Sie auf Speichern.

Die Salesforce-Organisation von Maria enthält noch nicht besonders viele Daten, weshalb ihr Bericht eher spärlich sein wird. Je mehr Opportunities die Vertriebsleute bei Ursa Major erstellen, desto mehr Daten kann sie aus den einzelnen Berichten abrufen.

Standardmäßig ist der Datumsbereich des Berichts so eingestellt, dass nur Daten aus dem aktuellen Geschäftsquartal angezeigt werden. Wenn es Ihnen wie Maria geht und Sie im aktuellen Geschäftsquartal noch keine abgeschlossenen Opportunities haben, ist Ihr Bericht ebenfalls leer.

Hinweis

Hinweis

Wollten Sie schon immer reich werden? Nun, Trailblazer, das ist Ihre Chance! Wenn Sie in Ihrer Developer Edition-Organisation fortfahren und Berichte mit Maria erstellen, werden Sie bald feststellen, dass die Daten in Ihrer Organisation nicht ideal für das Testen unserer Berichte mit Datumsbereichen wie Last Month oder gar This Year sind.

Sie können dieses Problem beheben und sich wie ein angehender Millionär präsentieren, indem Sie in Ihrer Developer Edition-Organisation einige gefälschte Opportunities einrichten. Klicken Sie auf der Registerkarte "Opportunities" auf Neu und hauen Sie auf den Putz. Vergessen Sie nicht, einige Produkte hinzuzufügen. Oder ein paar tausend Produkte. Je mehr Sie hinzufügen, desto mehr erscheinen Sie wie jemand, der bald reich wird.

Machen Sie schon: Probieren Sie es aus. Wir warten hier, bis Sie sich selbst in einen fiktiven Millionär verwandelt haben. Aber bleiben Sie bitte nicht zu lange weg. Die Fahrstuhlmusik hier macht uns schon ganz kirre.

Nachdem Maria den Standardbericht fertiggestellt hat, nutzt sie ihn als Basis für weitere Berichte, die praktischer für ihr Unternehmen sind. Dabei beginnt sie, mit weiteren Berichten, die Vertriebsleiter angefordert haben.

Der Bericht "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter"

Die Pipeline zeigt Vertrieblern und ihren Vorgesetzten, an welchen Abschlüssen sie gerade arbeiten. Wenn Vertriebsleiter wissen, was in der Pipeline ist, können sie bessere Entscheidungen dazu treffen, worauf sie Ressourcen konzentrieren sollten, und künftige Umsätze besser vorhersagen.

Marias Vorgesetzte möchten sehen, wie die Pipeline der einzelnen Vertriebsmitarbeiter aussieht. Zum Abrufen dieser Daten beginnt Maria mit einem einfachen Bericht des Typs "Opportunity-Pipeline", den sie ändert, um zu zeigen, wie aktiv die einzelnen Vertriebler sind.

  1. Wechseln Sie zum Bericht "Opportunity-Pipeline" und führen Sie ihn aus.
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte.
    2. Wählen Sie den Bericht "Opportunity-Pipeline" aus.
    3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Zum Festlegen des Berichtsumfangs mithilfe der Standardfilter klicken Sie auf FILTER. Standardfilter
    1. Legen Sie im Bereich Filter den Opportunity-Status auf "Offen" fest. Klicken Sie auf Anwenden.
    2. Legen Sie bei Schlusstermin für Bereich die Einstellung "Gesamte Zeit" fest. Klicken Sie auf Anwenden.
  3. Um die Spalten wie erforderlich anzupassen, klicken Sie auf STRUKTUR.
    1. Verwenden Sie das Nachschlagefeld Spalte hinzufügen... dazu, folgende Spalten hinzuzufügen:
      • Typ
      • Lead-Quelle
      • Nächste Schritte
      • Geschäftszeitraum
      • Alter
      • Erstelldatum
      • Inhaberrolle
    2. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die folgenden Spaltenüberschriften.
      • Opportunity Owner
      • Accountname
    3. Ziehen Sie aus der Liste "Spalten" die Einträge "Opportunity-Inhaber" und "Accountname" und legen Sie diese direkt über der Spalte "Opportunity-Name" ab.
    4. Ziehen Sie aus dem Bereich Felder das Feld "Phasendauer" in das Vorschaufenster und legen Sie es rechts neben der Spalte "Phase" ab.
  4. Um Zeilen nach Opportunity-Inhaber zu gruppieren, wählen Sie Opportunity-Inhaber im Nachschlagefeld Gruppe hinzufügen... aus.
  5. Fügen Sie ein Zusammenfassungsfeld hinzu. Klicken Sie im Vorschaufenster in der Spaltenüberschrift "Betrag" auf die Pfeilschaltfläche und dann auf Zusammenfassen | Summe.
  6. Speichern Sie eine Kopie des Berichts als "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter" (damit der ursprüngliche Bericht "Opportunity-Pipeline" nicht verloren geht).
    1. Klicken Sie auf "Bericht ausführen".
    2. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Aktion (Abwärtspfeil), wählen Sie Speichern unter aus und vervollständigen Sie dann die Details zum Speichern des Berichts.
      • Berichtsname: Der Bericht "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter"
      • Klicken Sie auf Ordner auswählen | Öffentliche Berichte | Öffentliche Berichte auswählen.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.

Sie verfügt nun über einen Bericht zum Organisieren der Opportunities ihres Unternehmens anhand des Inhabers, der zeigt, wie viel jeder Account potenziell wert ist.

Bericht zur Abschlussquote von Vertriebsmitarbeitern

Maria hat einen Lauf. Ihre Vorgesetzten möchten auch wissen, welche Vertriebskräfte am wahrscheinlichsten Abschlüsse erzielen. Sie ist auch hier zur Stelle, indem sie ihnen Informationen zu den Mitarbeitern mit der höchsten Abschlussquote liefert. Sie könnte mit dem Bericht "Opportunity-Pipeline" beginnen. Doch der Bericht "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter" eignet sich besser für ihre Zwecke, weshalb sie diesen modifiziert.

  1. Ändern Sie zum Anzeigen geschlossener Opportunities den Bericht "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter".
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion (Abwärtspfeil) neben dem Bericht "Pipeline nach Vertriebsmitarbeiter" und wählen Sie dann Bearbeiten aus.
    3. Klicken Sie im Bereich FILTER auf den Standardfilter "Opportunity-Status", wählen Sie Geschlossen aus und klicken Sie auf Anwenden.
  2. Entfernen Sie unter STRUKTUR die Spalte Betrag, indem Sie sie in der Liste "Spalten" suchen und auf das X klicken.
  3. Zum Anzeigen der Abschlussquoten der Vertriebsmitarbeiter fügen Sie eine Zusammenfassungsformelspalte hinzu.
    1. Klicken Sie in der Liste "Spalten" auf den Pfeil zum Einblenden weiterer Aktionen und klicken Sie dann auf Zusammenfassungsformelspalte hinzufügen. Klicken Sie dann auf Zum vollständigen Editor wechseln.
      • Spaltenname: Abschlussquote
      • Beschreibung: Verhältnis zwischen gewonnenen und geschlossenen Opportunities
      • Format: Prozent
      • Dezimalstellen: 2
      • Wo soll diese Formel angewendet werden? Alle Zusammenfassungsebenen
      • Wählen Sie unter FELDER den Eintrag Gewonnen aus und klicken Sie auf Einfügen >. Stellen Sie sicher, dass GEWONNEN:SUMME in das Feld "Formel" eingefügt wird.
      • Klicken Sie oder geben Sie / ein.
      • Wählen Sie unter FELDER den Eintrag Geschlossen aus und klicken Sie auf Einfügen >. Stellen Sie sicher, dass GESCHLOSSEN:SUMME in das Feld "Formel" eingefügt wird.
      • Bestätigen Sie, dass die Formel als GEWONNEN:SUMME/GESCHLOSSEN:SUMME angezeigt wird.
      • Klicken Sie auf Syntax prüfen. Ist die Syntax gültig, fahren Sie fort. Falls nicht, beheben Sie die Fehler in der Formel.
      • Klicken Sie auf OK (Posten).
      Die Formel für die Abschlussquote.
    2. Klicken Sie im Vorschaufenster auf den Schalter Detailzeilen, um Details auszublenden. Ausblenden von Details im Vorschaufenster
  4. Klicken Sie auf den Pfeil zum Einblenden weiterer Aktionen neben "Speichern" und wählen Sie Speichern unter aus. Speichern Sie den Bericht als neuen Bericht namens Abschlussquoten der Vertriebsmitarbeiter.
  5. Klicken Sie auf Ausführen.

Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:

Vorschau des Berichts 'Abschlussquote von Vertriebsmitarbeitern'

Maria hat nur wenige Minuten gebraucht, um einige Berichte zu erstellen, die ihre Vorgesetzten mögen werden. Wenn es einen Bericht zur Erfolgsquote beim Erstellen von Siegerberichten gäbe, stünde sie ganz oben!