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Konfigurieren von Angebotsvorlagen und Nachverfolgen von Verträgen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Erklären, wie Vertriebsmitarbeiter durch Angebotsvorlagen bei der Erstellung von Kundenangeboten unterstützt werden
  • Einrichten von Angebotsvorlagen
  • Erstellen von Verträgen

Angebote – Grundlagen

Bei der Arbeit an ihren Abschlüssen erstellen Vertriebsmitarbeiter Kundenangebote. Angebote informieren Ihre Kunden über die Preise der Produkte und Services, die Ihr Unternehmen anbietet.

Vertriebsmitarbeiter verfügen über die Flexibilität, mehrere Angebote mit unterschiedlichen Kombinationen von Produkten, Rabatten und Mengen zu erstellen. So haben Ihre Kunden die Möglichkeit, Preise zu vergleichen.

Aber eins nach dem anderen. Unsere Salesforce-Administratorin Maria aktiviert Angebote. Dies geschieht folgendermaßen:

Aktivieren von Angeboten

  1. Maria gibt unter Setup im Feld Schnellsuche den Text Angebot ein und wählt dann Angebotseinstellungen aus.
  2. Anschließend klickt Sie auf Aktivieren.Aktivieren von Angeboten in Setup
  3. Maria wählt das Seitenlayout aus, in dem Sie die Themenliste "Angebote" anzeigen möchte, und speichert dann ihre Eingaben.Auswählen von Seitenlayouts, in denen Angebote angezeigt werden sollen

Der Vertriebsmitarbeiter Lance bearbeitet weiterhin eine Opportunity. Er hat die Phase der Opportunity auf "Angebot/Preisangebot" eingestellt. Nun ist er bereit, seinem Kunden Dickenson PLC ein Angebot zu senden. Sehen wir uns an, wie er das Angebot erstellt.

Erstellen eines Angebots

Lance ist beim Bearbeiten seiner Opportunity in der Angebotsphase angekommen und erstellt nun sein Angebot.
  1. Ausgehend von der Opportunity startet er ein neues Angebot.

    Erstellen eines Angebots aus der Themenliste 'Angebote'

  2. Er gibt die Details des Angebots ein.

    Neue Angebotsdetails

  3. Nachdem Lance seine Eingaben gespeichert hat, wird das neue Angebot angezeigt.

    Neues Angebot wird in der Themenliste 'Angebote' angezeigt

    Jetzt wählt er das Angebot aus und stellt fest, dass das Produkt aus der Opportunity als Belegposten angezeigt wird. Lance kann auf Wunsch weitere Produkte als Belegposten hinzufügen.

    Produkt wird als Angebotsbelegposten angezeigt

    Damit hat er den Vorgang zunächst einmal abgeschlossen, hat später jedoch noch die Möglichkeit, weitere Belegposten zum Angebot hinzuzufügen.

  4. Lance plant, seinem Kunden mehrere Angebote zu übermitteln. Nachdem er und sein Kunde sich auf ein bestimmtes Angebot geeinigt haben, kann er das entsprechende Angebot synchronisieren. Beim Synchronisieren des Angebots werden die darin enthaltenen Belegposten als Produkte der Opportunity angezeigt. Dadurch ist die Gefahr von Diskrepanzen zwischen den Belegposten des Angebots und den Produkten in der Opportunity gebannt.

    Synchronisieren von Angebotsbelegposten mit Produkten in Opportunities

Vorbereiten von Angeboten zum Versand an Kunden

Sie haben bereits gelernt, wie die Vertriebler Angebote erstellen. Nun sehen wir uns an, was danach mit diesen Angeboten geschieht. Sie sind an diesem Prozess beteiligt, lesen Sie also weiter!

Ihre Vertriebsmitarbeiter generieren PDF-Dateien für die Angebote, die an die Kunden gesendet werden sollen. Salesforce beinhaltet eine Standardvorlage, doch manchmal möchten Ihre Mitarbeiter auch Angebots-PDFs mit abweichenden Angaben generieren.

Nehmen wir zum Beispiel die Mitarbeiter von Ursa Major. Sie möchten das Feld für die Steuer ausschließen, wenn Sie Kunden Angebote für Servicepläne schicken. Daher erstellt die Administratorin Maria eine Vorlage. Dies geschieht folgendermaßen:

Erstellen einer Angebotsvorlage

  1. Maria gibt unter Setup im Feld Schnellsuche den Text Vorlagen ein und wählt dann Angebotsvorlagen aus.

    Zugriff auf Angebotsvorlagen in Setup

  2. Maria erstellt eine Vorlage. Dann gibt sie ihr einen Namen und speichert sie.

    Name für neue Vorlage

  3. Anschließend blättert Maria zum Abschnitt "Gesamt" und entfernt das Feld für die Steuer.
  4. Dann speichert sie ihre Eingaben. Maria ist nun bereit, die Vorlage für ihre Mitarbeiter freizugeben und aktiviert sie daher.

    Aktivierungslink für Angebotsvorlage

So generieren Vertriebsmitarbeiter PDF-Ausgaben für Angebote

  1. In einem Angebot klicken Marias Mitarbeiter auf PDF erstellen.

    Auswählen einer Angebotsvorlage

  2. Anschließend wählen die Mitarbeiter die gewünschte Vorlage aus.
  3. Nun erstellen sie die PDF-Datei. Sehen Sie? Keine Mehrwertsteuer!

    PDF-Ausgabe ohne Mehrwertsteuer

  4. Die Mitarbeiter speichern die PDF-Dateien in ihren Angebotsdatensätzen. Dort können Sie darauf zugreifen und sie an ihre Kunden übermitteln.

    Angebots-PDF aufrufbar aus dem Angebotsdatensatz

Verträge – Grundlagen

Wenn ein Kunde sich für den Kauf bestimmter Produkte oder Services entscheidet, erstellt der Vertriebsmitarbeiter einen Vertrag, in dem die Preise und Bedingungen dokumentiert werden, auf die beide Parteien sich geeinigt haben. Viele Unternehmen verwenden Verträge, um die Bedingungen für Geschäfte mit anderen Unternehmen festzulegen.

Salesforce unterstützt die Mitarbeiter beim Erstellen, Nachverfolgen und Verwalten von Verträgen für Accounts und Opportunities. Die Nachverfolgung von Verträgen erfolgt über den Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens. Darüber hinaus können Mitarbeiter sich über Workflowbenachrichtigungen an Vertragsverlängerungen erinnern lassen.

Einrichten von Verträgen zur Anzeige in Opportunity-Details

Marias Vertriebsmitarbeiter möchten, dass Verträge beim Aufrufen ihrer Opportunities angezeigt werden. Sie verwendet daher Feldebenensicherheit und Feldzugriff – keine Seitenlayouts – um einen Vertrag in die Opportunity-Details einzubinden.
  1. Maria klickt in Setup oben auf der Seite auf Objekt-Manager. Sie wählt das Objekt "Opportunity" aus und klickt im Felderbereich auf Vertrag. Anschließend klickt sie auf Feldebenensicherheit festlegen.

    Feldebenensicherheit festlegen, um Verträge in Opportunities anzuzeigen

  2. Maria wählt für jedes Profil, in dem sie die Themenliste "Verträge" anzeigen möchte, die Option Sichtbar aus und speichert dann ihre Eingaben.

    Hinzufügen von Verträgen zu Opportunity-Details durch Einstellen der Feldebenensicherheit

  3. Maria klickt auf Feldzugriff anzeigen.
  4. Bei einem der Profile, für die Maria Verträge verfügbar machen möchte, klickt sie auf Ausgeblendet.

    Anpassen des Feldzugriffs in Opportunities

  5. Maria wählt unter "Seitenlayout" die Option Sichtbar aus.

    Feldzugriff auf 'Sichtbar' eingestellt

  6. Dann speichert sie ihre Eingaben. Die Profile sind nun als "Bearbeitbar" gekennzeichnet.

    Als 'Bearbeitbar' gekennzeichnete Profile

  7. Maria erstellt eine Opportunity und fügt einen Vertrag hinzu, um zu überprüfen, ob ihre Änderungen wirksam sind.

    Hinzufügen eines Vertrags zu neuer Opportunity

    Nachdem sie die neue Opportunity gespeichert hat, sieht sie den zugehörigen Vertrag in den Opportunity-Details.

    Zugehörige Verträge auf der Registerkarte 'Details'

So erstellen Vertriebsmitarbeiter Verträge und ordnen sie Opportunities zu

Nachdem Maria nun die Anzeige von Verträgen in den Opportunity-Details eingerichtet hat, schauen wir uns an, wie Lance, ihr Vertriebsmitarbeiter, Verträge erstellt und seinen Opportunities zuordnet.

Erstellen eines Vertrags

  1. Im App Launcher sucht Lance nach Verträge und wählt den Eintrag in der Liste "Elemente" aus.

    Verträge im App Launcher

  2. Dann klickt er auf Neu.

    Auf 'Neu' klicken

  3. Lance gibt die Details für seinen Vertrag ein. Dann speichert er seine Eingaben.

    Neue Vertragsdetails

    Lance sieht den neuen Vertrag.

    Neuer Vertrag wird angezeigt

    Er wird automatisch in der Themenliste "Verträge" des Dickenson PLC-Accounts angezeigt.

    Neuer Vertrag wird in Account angezeigt

Zuordnen eines Vertrags zu einer Opportunity

  1. Lance öffnet eine Opportunity für Dickenson PLC, der er einen Vertrag zuordnen möchte.
  2. Er klickt auf Details.

    Opportunity-Details

  3. Dann wählt Lance einen Vertrag aus einer für den Account Dickenson PLC spezifischen Liste aus.
  4. Er speichert seine Eingaben und sieht den Vertrag, der seiner Opportunity zugeordnet wurde.

    Vertrag wird in Opportunity angezeigt

Maria hat ihren Vertriebsmitarbeitern das Vertreiben von Produkten aus einem von ihr erstellten Preisbuch ermöglicht. Erinnern Sie sich noch, dass die Preise darin niedriger waren als die Standardlistenpreise?

Dann hat Maria "Angebote" aktiviert, damit die Mitarbeiter ihren Kunden Angebote zukommen lassen können. Nachdem die Mitarbeiter sich mit ihren Kunden auf bestimmte Angebote geeinigt haben, können sie die Angebotsbelegposten mit den Produkten der entsprechenden Opportunity synchronisieren.

Zu guter Letzt hat sie die Anzeige von Verträgen in den Opportunity-Details eingerichtet. So können die Mitarbeiter rasch auf Verträge zugreifen, die ihren Opportunities zugeordnet sind.

Ressourcen

Verwenden Sie diese Ressourcen, um mehr über Angebote, Angebotsvorlagen und Verträge zu erfahren.