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Intelligenteres Arbeiten mit Kalender und Ereignissen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Bestimmen der Kalenderfunktionen, mit denen Ihre Mitarbeiter im gesamten Vertriebsprozess effizienter arbeiten können
  • Anpassen der Kalendereinstellungen, die für Ihre Mitarbeiter am nützlichsten sind
  • Verstehen, wie der Kalender in Verbindung mit Salesforce-Objekten verwendet werden kann, um Vertriebsmitarbeiter beim Verkauf intelligenter zu unterstützen

Intelligenteres Arbeiten mit Kalender und Ereignissen

Außerhalb von Salesforce sind Kalender und Ereignisse unkomplizierte Funktionen. Sie mögen sogar ein bisschen langweilig sein, wenn wir ehrlich sind. Doch in Salesforce können Kalender und Ereignisse entscheidend dazu beitragen, dass Mitarbeiter Geschäftsziele erreichen. Darüber hinaus können sie Ihren Teams effektiver als jedes andere Standardkalendertool helfen zusammenzuarbeiten. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, mithilfe von Kalendern und Ereignissen intelligenter und effizienter zu arbeiten.

Helfen beim Anpassen der Kalender der Mitarbeiter

Vertriebsmitarbeiter können Objektkalender verwenden, um Meilensteine anzuzeigen, die sich auf bestimmte Datensätze beziehen, z. B. Opportunities und Aufgaben. Lance hat beispielsweise einige wichtige Opportunities, die in diesem Monat abgeschlossen werden sollen. Er möchte sicherstellen, dass er die Aufgaben für diese Opportunities pünktlich erledigt und seine Kunden effektiv priorisiert. Lance erstellt einen Objektkalender, um die Termine aller seiner bevorstehenden Opportunities auf Grundlage ihrer Schlusstermine anzuzeigen.

Fenster 'Objektkalender bearbeiten' mit dem angewendeten Filter 'Alle Opportunities'

Erstellen von Listenansichten mit benutzerdefinierten Ereignissen

Die Administratorin Maria kann ihren Mitarbeitern beim Anpassen ihrer Objektkalender helfen, indem sie benutzerdefinierte Objekte und Listenansichten erstellt, auf denen sie ihre Objektkalender basieren lassen können. Mitarbeiter wie Erin und Lance können Listenansichten nutzen, um mehr Ereignisse in einer Ansicht anzuzeigen, damit sie ihre Tage planen oder vergangene Ereignisse Revue passieren lassen können. Außerdem können sie benutzerdefinierte Listenansichten erstellen, um Ereignisse basierend auf Kontakten, Leads und anderen Datenpunkten zu überprüfen.

Es gibt mehrere vordefinierte Listenansichten, die für Mitarbeiter nützlich sind und keinerlei Änderungen erfordern:
  • Meine letzten Ereignisse
  • Die letzten Ereignisse meines Teams
  • Die anstehenden Ereignisse meines Teams
  • Meine anstehenden Ereignisse
  • Neu diese Woche
  • Zuletzt angezeigt
  • Heutige Terminplanung

Mitarbeiter können festlegen, welche Felder in (den meisten) dieser Listenansichten angezeigt werden. Sie können sie auch als Ausgangspunkt einsetzen, um Listenansichten anzupassen, die sich auf die Daten konzentrieren, die ihnen am wichtigsten sind.

Um ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, hat Maria außerdem eine benutzerdefinierte Listenansicht erstellt, die von allen ihren Mitarbeitern verwendet werden kann.

Fenster 'Neue Listenansicht'.

Anpassen und Kombinieren von Kalenderansichten

Mitarbeiter können Ressourcenkalender, öffentliche Kalender, Benutzerlisten und mehr hinzufügen, um festzulegen, was sie in ihren Kalendern sehen. Anschließend können sie ihre Ansicht anpassen, um detaillierte Informationen anzuzeigen. Sie können auch die Verfügbarkeitsansicht mit Benutzerlisten verwenden, um eine Zeitplanung für alle Teammitglieder zu finden. Sie können das kompakte Ereignislayout für Ereignisvorschaukarten so anpassen, dass Ihre Mitarbeiter die Ereignisfelder sehen, die ihnen am wichtigsten sind.

Um die Ansicht von Zeitplänen schneller und einfacher zu gestalten, können Benutzerlistenkalender mit Verfügbarkeitsansichten kombiniert werden. Schauen wir uns an, wie diese Kombination Lance und Erin helfen kann. Sie teilen sich größere Kunden, um die Arbeitslast besser zu bewältigen. Zusammen mit anderen Mitgliedern ihres Kernvertriebsteams übernehmen sie gemeinsam Verantwortung wie z. B. für Vor-Ort-Begutachtung aktueller und potenzieller Kunden. Für diese Begutachtungen muss mindestens ein halber Tag eingeplant werden, da Lance und Erin ihr Büro verlassen und für andere Kunden nicht verfügbar sind.

Vor-Ort-Begutachtungen werden oft von Howard, dem administrativen Assistenten des Teams, geplant. Zusätzlich zu Lance oder Erin werden für diese Begutachtungen zwei Solarmodultechniker und ihr Materialwagen benötigt. Howard braucht eine schnellere Möglichkeit, den Kalender aller Beteiligten zu seiner Ansicht hinzuzufügen, damit er herausfinden kann, wann alle am selben Tag Zeit haben, während er Kunden am Telefon bedient. Maria setzt dies um, indem sie Benutzerlisten einrichtet und Benutzerlistenkalender hinzufügt, um Howards Terminplanungsprozess zu beschleunigen.

Praktisches Arbeiten mit dem Kalender

Als Nächstes zeigen wir Ihnen die Schritte, die Maria zur Anpassung der Einstellungen im Salesforce-Kalender vornimmt. In diesem Modul gibt es keine praktische Aufgabe. Aber wenn Sie die Schritte nachvollziehen und ausprobieren möchten, finden Sie hier eine Anleitung zum Starten Ihres Trailhead Playgrounds. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie bei Trailhead angemeldet sind. Klicken Sie dann rechts oben auf dieser Seite auf Ihren Benutzer-Avatar und wählen Sie im Dropdown-Menü Übungs-Organisationen aus. Klicken Sie auf den Benutzernamen, um Ihre Organisation zu öffnen. Möchten Sie eine neue Organisation erstellen? Im Modul Trailhead Playground Management erfahren Sie, wie das geht.

Aktivieren von Benutzerlistenkalendern

Sehen wir uns nun an, wie Maria mit Kalendereinstellungen arbeitet, um Howard die Terminplanung zu erleichtern.

  1. Geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text Benutzer ein und wählen Sie dann Benutzer aus.
  2. Wählen Sie Neue Ansicht erstellen aus.
  3. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und machen Sie die Liste für die gewünschten Benutzer sichtbar. Klicken Sie dann auf Speichern.
    Hinweis

    Hinweis

    Fügen Sie Filter hinzu, um Standardbenutzer wie automatisierte Prozesse und Plattformen aus dieser Listenansicht zu entfernen, da sie für die Benutzer sichtbar sein wird.

  4. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" Aktivität ein und wählen Sie Aktivitätseinstellungen aus.
  5. Wählen Sie Benutzerlisten zu Kalenderansichten in Lightning Experience hinzufügen aus. Klicken Sie auf Senden.
Seite 'Aktivitätseinstellungen' in Setup

Wenn die Mitarbeiter nun die Option "Kalender hinzufügen" im Abschnitt "Andere Kalender" des seitlichen Bereichs "Kalender" auswählen, sehen sie Benutzerlisten als Option im Dialogfeld "Kalender hinzufügen".

Fenster 'Kalender hinzufügen' mit ausgewählter Benutzerliste

Wenn Benutzer eine Benutzerliste hinzufügen, werden alle Benutzer auf dieser Liste in ihrem Abschnitt "Andere Kalender" angezeigt. Je nach ihren Terminanforderungen können sie die Liste ein- oder ausschalten. Nachdem Howard also die Benutzerliste mit den Kalendern von Erin und Lance hinzugefügt hat, kann er schnell eine Begutachtung für einen Kunden planen, während er mit ihm telefoniert, und so den Vertriebsprozess in Gang halten.

Seitlicher Bereich 'Kalender' mit einer Benutzerliste namens 'Onsite Evaluations' (Vor-Ort-Begutachtungen)

Um sicherzugehen, dass ihre Vertriebler Benutzerlistenkalender optimal nutzen können, sorgt Maria dafür, dass sie über die Verfügbarkeitsansicht informiert sind. Mitarbeiter können eine Tagesansicht mit all ihren sichtbaren Kalendern in Spalten einsehen, um Terminpläne auf Grundlage der Verfügbarkeit eines Kunden einfach zu vergleichen.

Kalenderseite mit einer Verfügbarkeitsansicht mit mehreren Benutzerkalendern für einen Tag.

Teams helfen, mit öffentlichen Kalendern verbunden zu bleiben

Einige Ereignisse sind teambasiert, darunter Termine, Meilensteine, Schulungen und Kontaktpflege. Vertriebsleiter Lincoln möchte, dass sein Team an einer bevorstehenden Ökostrommesse teilnimmt, wo es wahrscheinlich auf viele neue potenzielle Kunden treffen wird. Er weiß auch von Seminaren zum Thema Solarenergietechnologie, an denen das Team teilnehmen kann. Aber Lincoln will ihre ohnehin schon vollen Terminkalender nicht überfrachten und sie nicht vom eigentlichen Verkauf ablenken. Er bittet Maria, einen öffentlichen Kalender für sein Team hinzuzufügen, damit er dort Ereignisse wie Messen und Seminare terminieren kann.

So richtet Maria öffentliche Kalender für die Vertriebsmitarbeiter von Lincoln ein, was die Terminplanung für das Team einfacher und effizienter gestaltet.

  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Öffentliche Kalender und Ressourcen ein und wählen Sie dann Öffentliche Kalender und Ressourcen aus.
  2. Erstellen Sie einen neuen öffentlichen Kalender.
    • Klicken Sie auf Neu, benennen Sie den Kalender, wählen Sie Aktiv aus und speichern Sie den Kalender.
    • Klicken Sie auf Freigeben. Fügen Sie die öffentlichen Gruppen, Rollen oder Personen hinzu, für die Sie den Kalender freigeben möchten.

Nachdem er die Einrichtung öffentlicher Kalender abgeschlossen hat, weist Lincoln seine Mitarbeiter an, ihren neuen öffentlichen Kalender zu ihrer Ansicht im Bereich "Andere Kalender" im seitlichen Bereich hinzuzufügen. Mitarbeiter können öffentliche Kalender ausblenden, um ihre Ansicht aufzuräumen, wenn sie sich auf andere Ereignisse konzentrieren müssen.

Optimale Nutzung von Ereignissen

Sobald ihre Kalender angepasst und verbunden sind, stellt Maria sicher, dass ihre Vertriebsmitarbeiter alles haben, was sie für die Terminplanung in ihren Ereignislayouts benötigen. Mitarbeiter profitieren davon, Teilnehmer zu sehen und wiederkehrende Ereignisse mit Ereignisserien, Erinnerungen, Ressourcen und globalen Aktionen zu erstellen.

Falls noch nicht geschehen, informieren Sie sich über die Vorteile der Synchronisierung von Ereignissen zwischen Salesforce und Microsoft Outlook oder Google-Kalender mithilfe von Lightning Sync oder Einstein Activity Capture. Teilnehmer an Salesforce-Ereignissen erhalten nur dann Einladungen, wenn Ihre Organisation für die Synchronisierung mithilfe eines dieser Produkte eingerichtet wurde.

Es folgt eine Liste der standardmäßigen Ereignislayoutfelder, die Sie möglicherweise hinzufügen sollten. Zögern Sie nicht, weitere hinzuzufügen oder Ihre eigenen Felder anzupassen.

  • Teilnehmer
  • Erinnerung festgelegt
  • Wiederholen
Fenster 'Neues Ereignis' mit allen verfügbaren Ereignislayoutfeldern

Ereignisteilnehmer automatisch zuordnen

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern die Terminplanung zu erleichtern, besteht darin, die Funktion zur automatischen Zuordnung von Teilnehmern zu aktivieren. Lance und Erin organisieren oft Ereignisse mit Kunden und möchten sicherstellen, dass ihre Ereignisse auf der Datensatzseite des Kontakts im Aktivitäts-Feed angezeigt werden. Die Funktion zum automatischen Erstellen von Teilnehmern ermöglicht es Mitarbeitern, Teilnehmer zu Besprechungen hinzuzufügen und den entsprechenden Datensatz automatisch zum Feld "Name" hinzufügen zu lassen. So wird diese Funktion von Maria aktiviert.
  1. Geben Sie unter Setup im Feld Schnellsuche den Begriff Aktivität ein und wählen Sie Aktivitätseinstellungen aus.
  2. Aktivieren Sie Teilnehmer automatisch zu Ereignissen von Benutzern in Lightning Experience zuweisen und Benutzern gestatten, mehrere Kontakte zu Aufgaben und Ereignissen zuzuordnen.
  3. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Einrichten von Ressourcen

Wenn Ihr Unternehmen für Kundendemos oder andere Zwecke auf verschiedene Tools zurückgreift, können Sie diese Artikel als Ressourcen in Salesforce katalogisieren. Auf diese Weise können Sie den Überblick über die Ressourcen behalten und Mitarbeitern ermöglichen, Ressourcen ähnlich wie in einem Bibliothekssystem zu buchen. Lance muss bei einem Hausbesuch den Baustellenstandort begutachten und benötigt einen Lieferwagen, der mit allen Werkzeugen und Geräten ausgestattet ist, damit die Techniker ihre Beurteilung durchführen können. So richtet Maria die Ressourcen ein, damit Lance und die anderen Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um Produkte vorzuführen oder die Bedürfnisse eines Kunden effektiv einzuschätzen.
  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Öffentliche Kalender und Ressourcen ein und wählen Sie dann Öffentliche Kalender und Ressourcen aus.
  2. Erstellen Sie eine Ressource.
    • Klicken Sie auf Neu, benennen Sie die Ressource, wählen Sie Aktiv aus und speichern Sie die Ressource.
    • Klicken Sie auf Freigeben. Fügen Sie die öffentlichen Gruppen, Rollen oder Personen hinzu, die diese Ressource buchen und in ihren Kalendern anzeigen können.
Jetzt können Lance und Erin dem Ereignis automatisch einen Lieferwagen für ihre Vor-Ort-Begutachtung hinzufügen, sodass die Techniker ihn nur noch im Lager abholen müssen.

Erstellen neuer Ereignisse unabhängig vom Ort

Das nächste hilfreiche Instrument für Außendienstmitarbeiter sind globale Aktionen. Durch diese Einrichtung können Vertriebsmitarbeiter schnell Ereignisse anhand von Opportunities und anderen Standardobjekten in Salesforce erstellen. Angenommen, Lance stößt zum Beispiel auf eine Opportunity, deren Ansprechpartner seit mehreren Monaten nicht mehr kontaktiert wurde. Er möchte eine Besprechung zum Nachfassen anberaumen, da aus den Notizen hervorgeht, dass der Ansprechpartner an weiteren Informationen interessiert war. Mithilfe globaler Aktionen für Ereignisse können Lance und die anderen Mitarbeiter schnell Ereignisse anhand von Opportunities und anderen Standardobjekten in Salesforce erstellen. Auf diese Weise können Vertriebsmitarbeiter Opportunities noch schneller durch ihren Vertriebsprozess bewegen. So hat Maria die Einrichtung vorgenommen.

  1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text Aktionen ein und wählen Sie dann Globale Aktionen aus.
  2. Klicken Sie auf Neue Aktion.
  3. Wählen Sie Datensatz erstellen als Aktionstyp aus.
  4. Wählen Sie das Ereignis für das Zielobjekt aus.
  5. Wählen Sie eine beliebige Standardbezeichnung oder geben Sie eine benutzerdefinierte Bezeichnung für die Aktion ein. Diese Bezeichnung wird Benutzern als Name der Aktion angezeigt.
  6. Passen Sie das Ereignislayout an. Benutzer sehen dieses Layout nur beim Erstellen von Ereignissen mithilfe von Schaltflächen für globale Schnellaktionen.
Maria richtete Benutzerlisten, Ressourcen und öffentliche Kalender ein, um die Kalenderumgebung ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Dann hat sie ihren Mitarbeitern gezeigt, wie sie ihre Ansichten der Ereignisliste und des Kalenders anpassen können, was ihnen geholfen hat, Zeit zu sparen, ihre Arbeit zu priorisieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Maria hat auch das Ereignislayout verbessert, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die ihnen am wichtigsten sind.