Intelligenteres Arbeiten mit Kalender und Ereignissen

Erstellen von Listenansichten mit benutzerdefinierten Ereignissen

Die Administratorin Maria kann ihren Mitarbeitern beim Anpassen ihrer Objektkalender helfen, indem sie benutzerdefinierte Objekte und Listenansichten erstellt, auf denen sie ihre Objektkalender basieren lassen können. Mitarbeiter wie Erin und Lance können Listenansichten nutzen, um mehr Ereignisse in einer Ansicht anzuzeigen, damit sie ihre Tage planen oder vergangene Ereignisse Revue passieren lassen können. Außerdem können sie benutzerdefinierte Listenansichten erstellen, um Ereignisse basierend auf Kontakten, Leads und anderen Datenpunkten zu überprüfen.

Es gibt mehrere vordefinierte Listenansichten, die für Mitarbeiter nützlich sind und keinerlei Änderungen erfordern.

• Meine letzten Ereignisse
• Die letzten Ereignisse meines Teams
• Die anstehenden Ereignisse meines Teams
• Meine anstehenden Ereignisse
• Neu diese Woche
• Zuletzt angezeigt
• Heutige Terminplanung

Mitarbeiter können festlegen, welche Felder in (den meisten) dieser Listenansichten angezeigt werden. Sie können sie auch als Ausgangspunkt einsetzen, um Listenansichten anzupassen, die sich auf die Daten konzentrieren, die ihnen am wichtigsten sind.

Um ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, hat Maria außerdem eine benutzerdefinierte Listenansicht erstellt, die von allen ihren Mitarbeitern verwendet werden kann.

Anpassen und Kombinieren von Kalenderansichten

Mitarbeiter können Ressourcenkalender, öffentliche Kalender, Benutzerlisten und Benutzerkalender hinzufügen, um festzulegen, was sie in ihren Kalendern sehen. Anschließend können sie ihre Ansicht anpassen, um detaillierte Informationen anzuzeigen. Sie können auch die Verfügbarkeitsansicht mit Benutzerlisten verwenden, um eine Zeitplanung für alle Teammitglieder zu finden. Sie können das kompakte Ereignislayout für Ereignisvorschaukarten so anpassen, dass Ihre Mitarbeiter die Ereignisfelder sehen, die ihnen am wichtigsten sind.

Um die Ansicht von Zeitplänen schneller und einfacher zu gestalten, können Benutzerlistenkalender mit Verfügbarkeitsansichten kombiniert werden. Schauen wir uns an, wie diese Kombination Lance und Erin helfen kann. Sie teilen sich größere Kunden, um die Arbeitslast besser zu bewältigen. Zusammen mit anderen Mitgliedern ihres Kernvertriebsteams übernehmen sie gemeinsam Verantwortung wie z. B. für Vor-Ort-Begutachtung aktueller und potenzieller Kunden. Für diese Begutachtungen muss mindestens ein halber Tag eingeplant werden, da Lance und Erin dafür ihr Büro verlassen und für andere Kunden nicht verfügbar sind.

Vor-Ort-Begutachtungen werden oft von Howard, dem administrativen Assistenten des Teams, geplant. Zusätzlich zu Lance oder Erin werden für diese Begutachtungen zwei Solarmodultechniker und ihr Materialwagen benötigt. Howard braucht eine schnellere Möglichkeit, den Kalender aller Beteiligten zu seiner Ansicht hinzuzufügen, damit er herausfinden kann, wann alle am selben Tag Zeit haben, während er Kunden am Telefon bedient. Maria setzt dies um, indem sie Benutzerlisten einrichtet und Benutzerlistenkalender hinzufügt, um Howards Terminplanungsprozess zu beschleunigen.

Aktivieren von Benutzerlistenkalendern

Sehen wir uns nun an, wie Maria mit Kalendereinstellungen arbeitet, um Howard die Terminplanung zu erleichtern. Um Sie bei den folgenden Aktivitäten zu unterstützen, erstellen Sie zunächst eine öffentliche Gruppe für Ihre Vertriebsmitarbeiter. Navigieren Sie zunächst zu "Setup".

1. Klicken Sie auf und dann auf Setup. Die Seite "Setup" wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
2. Geben Sie im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Groups (Gruppen) ein und wählen Sie Public Groups (Öffentliche Gruppen) aus.
3. Klicken Sie auf Neu.
4. Geben Sie für "Label (Bezeichnung)" Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter) ein.
   Bei einer realen Organisation würden Sie der Gruppe bestimmte Benutzer hinzufügen. Für den Moment speichern Sie sie einfach so, wie sie ist.
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Jetzt können Sie eine neue Benutzerliste für Vertriebsmitarbeiter erstellen.

1. Geben Sie im Feld "Schnellsuche" den Text Users (Benutzer) ein und wählen Sie dann Benutzer aus.
2. Wählen Sie Neue Ansicht erstellen aus.
3. Geben Sie für "View Name (Ansichtsname)" Sales Team (Vertriebsteam) ein.
4. Wählen Sie unter "Restrict Visibility (Sichtbarkeit beschränken) die Option Visible to certain groups of users (Sichtbar für bestimmte Benutzergruppen) aus.
5. Wählen Sie Group (Gruppe): Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter) aus und klicken Sie dann auf Add (Hinzufügen).
   Fügen Sie Filter hinzu, um Standardbenutzer wie automatisierte Prozesse und Plattformen aus dieser Listenansicht zu entfernen, da sie für die Benutzer sichtbar sein wird.
   
6. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Es gibt noch eine weitere Aufgabe, die Sie erledigen müssen, ehe Sie die neue Benutzerliste zu einem Kalender hinzufügen können, und zwar das Aktivieren der Einstellung.

1. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche“ Activity (Aktivität) ein und wählen Sie Aktivitätseinstellungen aus.
2. Wählen Sie Benutzerlisten zu Kalenderansichten in Lightning Experience hinzufügen aus.
3. Klicken Sie auf Submit (Senden).

Teams helfen, mit öffentlichen Kalendern verbunden zu bleiben

Einige Ereignisse sind teambasiert, darunter Termine, Meilensteine, Schulungen und Kontaktpflege. Vertriebsleiter Lincoln möchte, dass sein Team an einer bevorstehenden Ökostrommesse teilnimmt, wo es wahrscheinlich auf viele neue potenzielle Kunden treffen wird. Er weiß auch von Seminaren zum Thema Solarenergietechnologie, an denen das Team teilnehmen kann. Aber Lincoln will ihre ohnehin schon vollen Terminkalender nicht überfrachten und sie nicht vom eigentlichen Verkauf ablenken. Er bittet Maria, einen öffentlichen Kalender für sein Team hinzuzufügen, damit er dort Ereignisse wie Messen und Seminare terminieren kann.

So richtet Maria öffentliche Kalender für die Vertriebsmitarbeiter von Lincoln ein, was die Terminplanung für das Team einfacher und effizienter gestaltet.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Public (Öffentlich) ein und wählen Sie dann Public Calendars and Resources (Öffentliche Kalender und Ressourcen) aus.
2. Klicken Sie in der Liste "Public Calendars (Öffentliche Kalender)" auf New (Neu).
3. Geben Sie für "Name" den Text Expos & Seminars (Messen und Seminare) ein.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   Ihr Kalender ist erstellt, aber Sie müssen auch der Gruppe "Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter)" den Zugriff auf die Ereignisse erlauben.
6. Klicken Sie auf Freigeben.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen.
8. Wählen Sie Group (Gruppe): Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter) aus und klicken Sie dann auf Add (Hinzufügen).
   Belassen Sie "Calendar Access (Kalenderzugriff)" auf "Show Details (Details anzeigen)", sodass die Gruppe "Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter)" den Kalender nur anzeigen kann.
9. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Nachdem er die Einrichtung öffentlicher Kalender abgeschlossen hat, weist Lincoln seine Mitarbeiter an, ihren neuen öffentlichen Kalender zu ihrer Ansicht im Bereich "Other Calendars" (Andere Kalender) im seitlichen Bereich hinzuzufügen. Mitarbeiter können öffentliche Kalender ausblenden, um ihre Ansicht aufzuräumen, wenn sie sich auf andere Ereignisse konzentrieren müssen.

Optimale Nutzung von Ereignissen

Sobald ihre Kalender angepasst und verbunden sind, stellt Maria sicher, dass ihre Vertriebsmitarbeiter alles haben, was sie für die Terminplanung in ihren Ereignislayouts benötigen. Mitarbeiter profitieren davon, Teilnehmer zu sehen, wiederkehrende Ereignisse zu erstellen und Erinnerungen einzurichten.

Falls noch nicht geschehen, informieren Sie sich über die Vorteile der Synchronisierung von Ereignissen zwischen Salesforce und Microsoft Outlook oder Google-Kalender mithilfe von Einstein Activity Capture. Teilnehmer an Salesforce-Ereignissen erhalten nur dann Einladungen, wenn Ihre Organisation für die Synchronisierung mithilfe eines dieser Produkte eingerichtet wurde.

Es folgt eine Liste der standardmäßigen Ereignislayoutfelder, die Sie möglicherweise hinzufügen sollten. Zögern Sie nicht, weitere hinzuzufügen oder Ihre eigenen Felder anzupassen.

• Teilnehmer
• Erinnerung festgelegt
• Wiederholen

Ereignisteilnehmer automatisch zuordnen

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern die Terminplanung zu erleichtern, besteht darin, die Funktion zur automatischen Zuordnung von Teilnehmern zu aktivieren. Lance und Erin organisieren oft Ereignisse mit Kunden und möchten sicherstellen, dass ihre Ereignisse auf der Datensatzseite des Kontakts im Aktivitäts-Feed angezeigt werden. Die Funktion zum automatischen Erstellen von Teilnehmern ermöglicht es Mitarbeitern, Teilnehmer zu Besprechungen hinzuzufügen und den entsprechenden Datensatz automatisch zum Feld "Name" hinzufügen zu lassen. Um diese Funktion zu aktivieren, vergewissern Sie sich, dass "Allow Users to Relate Multiple Contacts to Tasks and Events (Benutzern gestatten, mehrere Kontakte zu Aufgaben und Ereignissen zuzuordnen)" aktiviert ist. Sie haben dies in der letzten Lektion getan, sodass Sie Ereignisteilnehmer bereits automatisch zuordnen.

Einrichten von Ressourcen

Wenn Ihr Unternehmen für Kundendemos oder andere Zwecke auf verschiedene Tools zurückgreift, können Sie diese Artikel als Ressourcen in Salesforce katalogisieren. Auf diese Weise können Sie den Überblick über die Ressourcen behalten und Mitarbeitern ermöglichen, Ressourcen ähnlich wie in einem Bibliothekssystem zu buchen. 

Lance muss bei einem Hausbesuch den Baustellenstandort begutachten und benötigt einen Lieferwagen, der mit allen Werkzeugen und Geräten ausgestattet ist, damit die Techniker ihre Beurteilung durchführen können. So richtet Maria die Ressourcen ein, damit Lance und die anderen Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um Produkte vorzuführen oder die Bedürfnisse eines Kunden effektiv einzuschätzen.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Public (Öffentlich) ein und wählen Sie dann Public Calendars and Resources (Öffentliche Kalender und Ressourcen) aus.
2. Klicken Sie in der Liste "Resources (Ressourcen)" auf New (Neu).
3. Geben Sie in "Name" Demonstration Truck (Demonstrations-LKW) ein.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   Wie zuvor müssen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern den Zugriff auf diese Ressource ermöglichen. Aber dieses Mal lassen Sie sie zu den Ereignissen hinzufügen.
6. Klicken Sie auf Freigeben.
7. Klicken Sie auf Hinzufügen.
8. Wählen Sie Group (Gruppe): Sales Reps (Vertriebsmitarbeiter) aus und klicken Sie dann auf Add (Hinzufügen).
9. Wählen Sie für "Calendar Access (Kalenderzugriff) die Option Show Details and Add Events (Details anzeigen und Ereignisse hinzufügen) aus.
10. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Jetzt können Lance und Erin dem Ereignis automatisch einen Lieferwagen für ihre Vor-Ort-Begutachtung hinzufügen, sodass die Techniker ihn nur noch im Lager abholen müssen.

Erstellen neuer Ereignisse unabhängig vom Ort

Das nächste hilfreiche Instrument für Außendienstmitarbeiter sind globale Aktionen. Durch diese Einrichtung können Vertriebsmitarbeiter schnell Ereignisse anhand von Opportunities und anderen Standardobjekten in Salesforce erstellen. Angenommen, Lance stößt zum Beispiel auf eine Opportunity, deren Ansprechpartner seit mehreren Monaten nicht mehr kontaktiert wurde. 

Er möchte eine Besprechung zum Nachfassen anberaumen, da aus den Notizen hervorgeht, dass der Ansprechpartner an weiteren Informationen interessiert war. Mithilfe globaler Aktionen für Ereignisse können Lance und andere Mitarbeiter schnell Ereignisse anhand von Opportunities und anderen Standardobjekten in Salesforce erstellen. Auf diese Weise können Vertriebsmitarbeiter Opportunities noch schneller durch ihren Vertriebsprozess bewegen. So hat Maria die Einrichtung vorgenommen.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" Global ein und wählen Sie dann Global Actions (Globale Aktionen) aus.
2. Klicken Sie auf Neue Aktion.
3. Wählen Sie für "Target Object (Zielobjekt)" Event (Ereignis) aus.
4. Geben Sie für "Label (Bezeichnung)" Quick Meet (Kurzbesprechung) ein.
5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   Jetzt können Sie das Layout vereinfachen, damit Vertriebsmitarbeiter schneller ein Ereignis erstellen können.
6. Klicken Sie auf das Symbol 'Entfernen' () für Description (Beschreibung), Name, Related To (Bezug zu) und eine der Blank Spaces (Leerstellen).
7. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   Wenn Sie das Layout später anpassen möchten, klicken Sie einfach in der Aktion auf "Edit Layout (Layout bearbeiten)". Da diese Schaltfläche für die Erstellung von Besprechungen gedacht ist, lassen Sie uns zunächst den Betreff ausfüllen.
8. Klicken Sie in der Liste "Predefined Field Values (Vordefinierte Feldwerte)" auf New (Neu).
9. Wählen Sie für "Field Name (Feldname)" Subject (Betreff) aus.
10. Geben Sie für "Formula Value (Formelwert)" "Meeting" ("Besprechung") ein.
    Fügen Sie unbedingt die Anführungszeichen hinzu.
11. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Maria kann diese Aktion überall dort in das Layout einfügen, wo es hilfreich ist, eine neue Besprechung hinzuzufügen. Beispielsweise im Opportunity-Layout.

Maria richtete Benutzerlisten, Ressourcen und öffentliche Kalender ein, um die Kalenderumgebung ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Dann hat sie ihren Mitarbeitern gezeigt, wie sie ihre Ansichten der Ereignisliste und des Kalenders anpassen können, was ihnen geholfen hat, Zeit zu sparen, ihre Arbeit zu priorisieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Maria hat auch das Ereignislayout verbessert, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die ihnen am wichtigsten sind.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Customization Options for Events and Calendars
• Salesforce-Hilfe: Erstellen und Verwalten eines öffentlichen oder Ressourcenkalenders
• Salesforce-Hilfe: Referenz zum CalendarView-Objekt