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Senden von E-Mail über Salesforce

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Ermöglichen, dass Ihre Benutzer E-Mail aus Gmail oder Office 365 über Salesforce senden
  • Anpassen, wie Salesforce E-Mail anzeigt
  • Verwenden von "Erweiterte E-Mail" zum Anpassen der E-Mail-Umgebung an die Anforderungen der Mitarbeiter

Senden von E-Mails aus externen Services über Salesforce

Die Vertriebsleute bei Ursa Major Solar kommunizieren mit Leads und Kontakten größtenteils über das vor Kurzem eingeführte Programm Gmail. Im Verlauf des Tages nutzen diese Vertriebskräfte Salesforce, um an ihren Leads zu arbeiten und ihre Vertriebsaufgaben zu bewältigen. Doch sie arbeiten auch in Gmail, um mit ihren Leads und Kontakten direkt zu kommunizieren.

Reduzieren von Kontextwechseln

Der Vertriebsleiter Lincoln erfährt, dass das Umschalten zwischen Salesforce und Gmail für seine Mitarbeiter nicht effizient ist und unzumutbar häufige Kontextwechsel erfordert. Maria prüft, ob Salesforce etwas bietet, das Abhilfe schafft.

Es stellt sich heraus, dass Maria einen Schalter umlegen kann, der es ihren Vertriebsleuten ermöglicht, ihre Gmail-Accounts mit Salesforce zu verbinden Dies geschieht folgendermaßen:
  1. Geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text Externe E-Mail ein und wählen Sie dann Über externe E-Mail-Services senden aus.

    Einstellungen für 'Über externe E-Mail-Services senden'

  2. Aktivieren Sie einen der E-Mail-Services, den Ihr Unternehmen verwendet.

Wie Vertriebsmitarbeiter mit dem Senden von E-Mail über Salesforce beginnen

Marias Vertriebsleute können nun ihre Gmail-Accounts mit Salesforce verbinden. Doch ihre Mitarbeiter benötigen das Standardbenutzerprofil oder die Benutzerberechtigung "Über externe E-Mail-Services senden". Ist diese Voraussetzung erfüllt, wird ihnen beim nächsten Verfassen einer E-Mail in Salesforce eine Aufforderung angezeigt. Ihre Vertriebsleute können nun den Einrichtungsprozess zum Verbinden ihres E-Mail-Accounts mit Salesforce starten.

Aufforderung zum Verbinden eines externen E-Mail-Accounts mit Salesforce

Wenn sich Marias Mitarbeiter für das Verbinden mit Gmail entscheiden, müssen sie verschiedene einfache Aufforderungen befolgen.

Aufforderung, Salesforce das Verbinden mit einer externen E-Mail-Lösung zu erlauben

Ihre Vertriebskräfte können ihre E-Mail-Konfiguration in ihren persönlichen Einstellungen unter "Meine E-Mail-Einstellungen" verwalten.

Meine E-Mail-Einstellungen

Die Seite "Meine E-Mail-Einstellungen" bietet Marias Vertriebsleuten die Option, E-Mail über ihren externen Account zu senden. Diese Option ermöglicht ihnen auch das Anpassen des Namens und der Signatur, die auf ausgehenden E-Mails angezeigt werden.

Wenn das Senden von E-Mail aus Gmail oder Office 365 über Salesforce für ihre Vertriebsteams in Frage kommt, behalten Sie diese Dinge im Hinterkopf.
  • Um Zustellbarkeit und Compliance kümmern sich Gmail und Office 365.
  • Die E-Mails, die Ihre Vertriebler über Salesforce senden, stammen von ihren Gmail- oder Office 365-E-Mail-Adressen.
  • Über Workflows und Auslöser gesendete E-Mails werden weiterhin über Salesforce gesendet.
  • Das Management unzustellbarer E-Mails wird nicht unterstützt, wenn E-Mails über externer E-Mail-Accounts gesendet werden.
  • Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter E-Mail über Gmail oder Office 365 senden, ist der externe E-Mail-Service (nicht Salesforce) für Transport Layer Security (TLS) zuständig.
  • Informationen zur Zustellung von über Gmail oder Office 365 gesendeten E-Mails stehen nicht in den E-Mail-Protokollen zur Verfügung. Rufen Sie E-Mail-Protokolle stattdessen aus Gmail oder Office 365 ab.

Verbessern der E-Mail-Umgebung der Vertriebsmitarbeiter in Salesforce

Um die Anzahl der Kontextwechsel seitens der Vertriebsmitarbeiter weiter zu senken, möchte Maria sie weiter ermuntern, E-Mail über Salesforce aus Gmail zu senden. Auf diese Weise bleibt der Fokus der Vertriebsleute weiter auf ihren Leads und Abschlüssen, ohne dass sie zu einer anderen Anwendung wechseln müssen. Die Funktion "Erweiterte E-Mail" in Salesforce kann Maria dabei helfen.

Anpassen der E-Mail-Lösung an die Anforderungen Ihres Unternehmens

Maria kann ihre Vertriebler besser unterstützen, indem sie E-Mail-Funktionen und -Optionen einrichtet, die für Ursa Major am besten funktionieren. Sie hat beispielsweise folgende Möglichkeiten:
  • Hinzufügen benutzerdefinierter Felder zu E-Mails
  • Einrichten von Auslösern basierend auf E-Mails
  • Verwenden der Salesforce-API zum Verwalten von E-Mails
  • Anpassen von Seitenlayouts für E-Mail-Nachrichten
  • Ermöglichen, dass Mitarbeiter E-Mails anderen Salesforce-Datensätzen zuordnen
Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie Links zu weiteren Einzelheiten zu diesen Funktionen.

Wissenswertes zur Funktion "Erweiterte E-Mail"

Sie ist standardmäßig aktiviert, es sei denn, Sie richten in Ihrem Unternehmen die Funktion "E-Mail-Vorgangserfassung" ein. Wenn in Ihrer Firma "E-Mail-Vorgangserfassung" verwendet wird, können Ihre Vertriebsmitarbeiter bereits benutzerdefinierte Felder, Workflows und Auslöser mit E-Mails verwenden, ohne "E-Mail-Vorgangserfassung" zu aktivieren.
  • Bei aktivierter E-Mail-Vorgangserfassung werden aus Salesforce gesendete E-Mails sowohl als "EmailMessage"- als auch Aufgabendatensätze gespeichert. Doch nur der "EmailMessage"-Datensatz wird auf der E-Mail-Detailseite angezeigt.
  • E-Mails, die aus "Online-Lead-Erfassung", Salesforce für Outlook und Lightning für Outlook hinzugefügt werden, speichert Salesforce als Aufgabendatensätze, auch wenn "Erweiterte E-Mail" aktiviert ist.
  • Das "EmailMessage"-Objekt unterstützt keine benutzerdefinierten Währungsfelder.
  • "EmailMessage"-Datensätze können nur einen Datensatztyp haben.
  • Workflowregeln können "EmailMessage"-Datensätze nur zum Aktualisieren von Feldern in Kundenvorgangs-Datensätzen verwenden.
Nachdem sich auch Maria mit diesen Details vertraut gemacht, hat, ist sie eifrig darum bemüht, ihren Vertriebsleuten eine bessere E-Mail-Umgebung in Salesforce zu bieten.

Ressourcen

Mithilfe der folgenden Ressourcen erfahren Sie mehr dazu, wie Sie Ihren Vertriebsleuten das Senden von E-Mail aus Gmail oder Office 365 über Salesforce ermöglichen.