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Unterstützen der Mitarbeiter bei der Nutzung von Aktivitäten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Bestimmen von Aktivitätsmerkmalen, die den Vertriebsprozess in Gang halten
  • Verstehen, wie die Aktivitätszeitachse Ihren Vertrieblern helfen kann, besser zu verkaufen
  • Bestimmen, welchen Aktivitätsanpassungen Ihren Vertriebsleuten am meisten helfen

Stets produktive Vertriebsmitarbeiter dank Aktivitäten

Als Aktivitäten werden die Ereignisse und Aufgaben bezeichnet, die Ihre Vertriebsleute in Salesforce verwalten. Mit Lightning Experience sind die Vertriebler auf jede Besprechung vorbereitet und wissen, welche ihrer Aufgaben gerade die höchste Priorität hat.

Gemeinsames Verfolgen von Besprechungen und Aufgaben

Erinnern Sie sich noch an die neuen Vertriebler Erin und Lance? Sie sind ihnen im Modul "Vertriebspfad und Arbeitsumgebungen" begegnet. Sie möchten Besprechungen und Aufgaben zusammen in Listen und Berichten nachverfolgen, um hinsichtlich ihrer Leads, Kontakte, Opportunities, Accounts und Kampagnen immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Erin und Lance wollen besser verkaufen

Dies ist problemlos möglich, und zwar an den folgenden Orten.
Ort Wichtige Information
Auf Startseiten "Heutige Ereignisse" zeigt die nächsten fünf Besprechungen auf Ihrem heutigen Kalender. "Heutige Aufgaben" zeigt Ihre nächsten fünf heute fälligen Aufgaben. Besprechungen werden aus "Heutige Ereignisse" entfernt, nachdem sie stattgefunden haben.
In der Kanban-Ansicht Ein gelbes Dreieck bei einer Opportunity gibt an, dass es dafür keine geplanten Besprechungen oder Aufgaben gibt. Um das Geschäft voranzutreiben, erstellen Sie eine Aktivität, indem Sie auf das Dreieck klicken.
Auf der Aktivitätszeitachse Ihren Vertriebsmitarbeitern werden ihre offenen Aufgaben, geplanten Besprechungen sowie ihre bisherigen Aktivitäten in Bezug auf eine Opportunity, einen Lead, Account oder Kontakt angezeigt.
In Aktivitätsberichten Vertriebsmitarbeiter können verschiedene Berichte erstellen, um einen Einblick in den Fortschritt und den Verlauf von Accounts und Geschäften zu erhalten.

Wenn "Freigegebene Aktivitäten" aktiviert ist, können Vertriebsmitarbeiter und -leiter bestimmte Standard- oder benutzerdefinierte Berichte mit Details generieren, die speziell für Ereignisse, Aufgaben, Anrufe und E-Mails gelten. Die Berichte zeigen auch Details zu zugehörigen Kontakten, Accounts, Opportunities und anderen verknüpften Datensätzen.

Da sich Erin und Lance heute auf Leads konzentrieren, nutzen sie vornehmlich die Aktivitätszeitachse.

Aktivitätszeitachse für einen Lead

Erin arbeitet derzeit an einem Lead für Shelley Major. Erin sieht hier, dass sie Shelley bereits angerufen hat, um sich vorzustellen (1). Ein Fuß ist also bereits in der Tür!

Unter "Nächste Schritte" sieht Erin geplante Ereignisse und zu erledigende Aufgaben, um den Lead-Prozess in Gang zu halten (2). Hier sehen wir, dass Erin als Gastgeberin eines Webinars fungieren, ein Nachfassgespräch telefonisch führen und ein Marketingpaket senden muss. Das ist zu schaffen, oder?

Nachdem sie das Marketingpaket in den Bereich "Ausgehende E-Mail" verschoben hat, macht sie einen Haken an diese Aufgabe.

Erledigte Aufgabe auf der Aktivitätszeitachse

Ziemlich praktisch.

Zuordnen mehrerer Kontakte zu einzelnen Ereignissen oder Aufgaben

Unsere Salesforce-Administratorin Maria erfährt vom Vertriebsleiter Lincoln, dass es für seine Vertriebskräfte hilfreich ist, ein Ereignis oder eine Aufgabe mehreren Kontakten zuzuordnen. Der Grund ist, dass Ereignisse und Aufgaben häufig für mehr als einen Kontakt gelten.

Sie aktivieren die Funktion "Freigegebene Aktivitäten", damit Ihre Vertriebsmitarbeiter mehrere Kontakte zu einzelnen Ereignissen und Aufgaben zuordnen können.

Berücksichtigen vor dem Aktivieren von "Freigegebene Aktivitäten" verschiedene Aspekte.
  • Ihre Mitarbeiter können ein Ereignis oder eine Aufgabe bis zu 50 Kontakten zuordnen. Das jeweilige Ereignis bzw. die jeweilige Aufgabe wird dann den Kontakten auf der Aktivitätszeitachse sowie in Themenlisten und Berichten zugeordnet.
  • Für jeden Kontakt werden unter "Offene Aktivitäten" und "Aktivitätsverlauf" die zugeordneten Ereignisse und Aufgaben sowie andere Kontaktdetails angezeigt.
  • Für ein Ereignis oder eine Aufgabe werden die Namen aller Kontakte, die der betreffenden Aktivität zugeordnet sind, sowie andere Details angezeigt.
  • Vergewissern Sie sich, dass die Themenliste "Name" auf Seitenlayouts mit Aktivitätsdetails angezeigt wird.
  • Ihre Vertriebsmitarbeiter weisen einen Kontakt als Hauptansprechpartner für die Aktivität zu. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter den Hauptansprechpartner löscht, wird der nächste Kontakt auf der Themenliste der Aktivität der neue Hauptansprechpartner.
  • Im schlechtesten Fall wird "Freigegebene Aktivitäten" möglicherweise erst 48 Stunden nach Aktivierung für Ihre Vertriebsteams verfügbar. Doch das ist nur der Fall, wenn es viele Vertriebsmitarbeiter gibt, die sehr viele Aktivitäten nachverfolgen. Es ist wahrscheinlicher, dass "Freigegebene Aktivitäten" wesentlich früher als nach 48 Stunden zur Verfügung steht.

    Unabhängig von dieser Dauer können Ihre Vertriebskräfte ihre Arbeit in Salesforce während des Aktivierungsvorgangs fortsetzen.

Geben Sie zum Aktivieren von "Freigegebene Aktivitäten" im Feld Schnellsuche den Text Aktivitätseinstellungen ein und wählen Sie dann Aktivitätseinstellungen aus (1). Wählen Sie dann die Option Benutzern gestatten, Aufgaben und Ereignissen mehrere Kontakte zuzuordnen (2).

Aktivieren von 'Freigegebene Aktivitäten' in 'Aktivitätseinstellungen'

Nachverfolgen von Beziehungen mit Personen und Unternehmen

Lincoln erläutert Maria, dass einige der Kontakte, die seine Vertriebler in Salesforce nachverfolgen, Geschäfte mit mehr als bloß einem Account machen. In der Vergangenheit haben seine Mitarbeiter duplizierte Kontakte für jeden Account erstellt, mit denen ihre Kunden Geschäftsbeziehungen pflegen. Nicht ideal. Deshalb sieht sich Maria die Funktion "Kontakte zu mehreren Accounts" an. Es sieht so aus, dass diese Funktion ihren Vertriebsteams helfen kann, Kontakte mehreren Accounts zuzuordnen, genau wie Lincoln es sich gewünscht hat!

Um mehr über die Funktion "Kontakte zu mehreren Accounts" zu erfahren und sie einzurichten, sehen Sie sich im Abschnitt "Ressourcen" das Dokument Kontakte zu mehreren Accounts an.

Maria ist auf einem guten Weg, ihre Vertriebsleute auf eine höhere Produktivitätsstufe zu hieven. Zusätzlich zum Aktivieren der Aktivitätszeitachse für ihre Mitarbeiter hat Maria Salesforce so eingerichtet, dass ihre Vertriebler einem Ereignis oder einer Aufgabe mehrere Kontakte zuordnen können. Und ihre Vertriebskräfte können nun Beziehungen mit den Personen und Unternehmen nachverfolgen, mit denen sie arbeiten.

Ressourcen

Verwenden Sie diese Ressourcen, um mehr über die Optionen "Freigegebene Aktivitäten" und "Kontakte zu mehreren Accounts" zu erfahren.