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Auflösen und Verhindern doppelter Daten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Erklären des Unterschieds zwischen Abgleichsregeln und Duplikatsregeln
  • Nennen von Standardabgleichsregeln
  • Entdecken von Optionen für die Anpassung von Abgleichsregeln
  • Erstellen von Abgleichsregeln

Regeln unter der Lupe

Abgleichsregeln und Duplikatsregeln greifen ineinander und sorgen dafür, dass Ihre Vertriebsteams mit duplikatfreien Daten arbeiten können. Bevor die Mitarbeiter neue und aktualisierte Datensätze speichern, werden über Abgleichs- und Duplikatsregeln Warnungen vor möglichen Duplikaten ausgegeben. Abgleichsregeln und Duplikatsregeln werden in Setup verwaltet.

Verwalten von Abgleichsregeln und Duplikatsregeln in Setup

Doch was ist der Unterschied zwischen Abgleichsregeln und Duplikatsregeln?
Abgleichsregeln
Sehen wir uns an, wie Abgleichsregeln in Salesforce funktionieren.

Wir haben Standardabgleichsregeln entwickelt, um die bestmögliche Auswahl an passenden Kandidaten für Geschäftsaccounts, Kontakte, Leads und Personenaccounts zurückgeben zu können. Hier nun ein Beispiel für die Abgleichskriterien, die wir für Kontakt- und Lead-Datensätze einbeziehen.
Kontakt- und Lead-Feld Abgleichsalgorithmen Spezifisches Verfahren Beispiel
Vorname
  • Exact
  • Initials
  • Jaro-Winkler Distance
  • Metaphone 3
  • Name Variant
Wenn der Datensatz sowohl im Feld "Vorname" als auch im Feld "Nachname" einen Wert enthält, werden diese Werte transponiert, um mögliche Dateneingabefehler zu berücksichtigen. Der Vorname ist Luis und der Nachname Antonio.

Die Abgleichsregel wertet den Vornamen als Antonio und den Nachnamen als Luis aus.

Titel
  • Acronym
  • Exact
  • Kullback-Liebler Distance
Berücksichtigt Akronyme und vollständige Titel. Der Titel lautet VP.

Die Abgleichsregel berücksichtigt VP und Vice President.

Postanschrift Straße
  • Edit Distance
  • Exact
Adressen werden in Abschnitte unterteilt und anhand dieser Abschnitte verglichen. Für jeden Abschnitt gibt es eine eigene Abgleichsmethode und einen eigenen Übereinstimmungswert.
Die Werte der verschiedenen Abschnitte werden dann gewichtet, um ein Ergebnis für das Feld zu ermitteln. Dieser Vorgang ist für nordamerikanische Daten optimal.
  • Straßenname (Edit Distance, 50 % des Übereinstimmungswerts für das Feld)
  • Hausnummer (Exact, 20 % des Übereinstimmungswerts für das Feld)
  • Straßensuffix (Exact, 15 % des Übereinstimmungswerts für das Feld)
  • Wohnungsnummer (Exact, 15 % des Übereinstimmungswerts für das Feld)
Die Duplikatsverwaltung vergleicht die folgenden beiden Adressen.
  • 123 Market St, Ste 100
  • 123 Market Dr, Ste 300
Nur Hausnummer und Straßenname stimmen überein. Das Feld erreicht einen Übereinstimmungswert von 70 von möglichen 80. Dieser Vergleich ergibt keine Übereinstimmung.
Wir bieten Ihnen noch weitere Möglichkeiten zur Erkennung von Duplikaten. Einige Ihrer Kontakte verfügen beispielsweise über Telefonnummern mit Ländercodes. Sie können nun eine benutzerdefinierte Abgleichsregel mit einem Fuzzy-Abgleich für Telefonnummern erstellen. Salesforce kennzeichnet Kontakte mit übereinstimmenden Telefonnummern als Duplikate, selbst wenn eine einen Ländercode enthält und die andere nicht.
Duplikatsregeln
Sehen wir uns die Verwendung von Duplikatsregeln beim Verwalten von Datensätzen einmal näher an.

Nachdem mögliche Duplikate mithilfe der Abgleichsregeln ermittelt wurden, kommen nun Duplikatsregeln ins Spiel, um festzulegen, was mit diesen Duplikaten geschehen soll. Als Administrator können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Vertriebsteams am Erstellen doppelter Datensätze hindern möchten.

Angenommen Sie lassen das Erstellen doppelter Datensätze zu. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, Berichtstypen zu erstellen, in denen mögliche doppelte Datensätze aufgeführt werden, die Ihre Mitarbeiter trotz Warnungen erstellt haben. Wir werden in Kürze näher auf diese Berichte eingehen.

Aktivieren einer Abgleichsregel

Salesforce stellt Standardabgleichsregeln für Sie bereit. Wenn Sie Ihre Salesforce-Instanz für die Version Winter ’15 oder eine frühere Version erstellt haben – wie Maria – dann aktivieren Sie die Standardregeln, die Sie verwenden möchten. Maria möchte nur für Accounts und Leads Standardregeln aktivieren. Für die Kontakte hat sie andere Pläne, auf die wir im Anschluss eingehen werden.
  1. Maria gibt unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Abgleichsregeln ein und wählt dann Abgleichsregeln aus.
  2. Neben den Regeln für Accounts und Leads klickt sie auf Aktivieren.

    'Aktivieren' für Accounts und Leads auswählen

    Ganz einfach!

Erstellen einer benutzerdefinierten Abgleichsregel für Kontakte

Für Kontakte möchte Maria einen Fuzzy-Abgleich für das Feld "Postanschrift Straße" einbinden.

Außerdem möchte sie nicht, dass Vertriebsmitarbeiter Duplikate erstellen können. Sie möchte sie daran hindern. Darauf gehen wir im Anschluss ein.
  1. Maria gibt unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Abgleichsregeln ein und wählt dann Abgleichsregeln aus.
  2. Sie klickt auf Neue Regel.

    Erstellen einer neuen Regel

  3. Maria wählt Kontakt aus.

    Auswählen von 'Kontakt' als Objekt

  4. Sie gibt der Regel den aussagekräftigen Namen "Custom Contact Matching Fuzzy Mailing Street". Sie fügt auch eine Beschreibung hinzu, damit andere Administratoren den Nutzen verstehen.

    Benennen der neuen Abgleichsregel

  5. Maria fügt die Übereinstimmungskriterien hinzu. Die Option Leere Felder abgleichen vergleicht Datensätze, bei denen diese Felder leer sind, und stuft die Datensätze als Duplikate ein. Doch das möchte Maria nicht. Sie speichert ihre Regel und aktiviert sie.

    Aktivieren der neuen Abgleichsregel

Blockieren von Duplikaten mit Fuzzy in "Postanschrift Straße"

Bevor die aktive Abgleichsregel zum Tragen kommen kann, verbinden Sie sie mit einer Duplikatsregel. Maria möchte Vertriebsteams daran hindern, Duplikate zu erstellen, wenn das Feld "Postanschrift Straße" Varianten enthält, beispielsweise "St.-Hadrian-Str." und "Sankt-Hadrian-Straße".
  1. Maria gibt unter Setup im Feld Schnellsuche den Text Duplikatsregeln ein und wählt dann Duplikatsregeln aus.
  2. Sie klickt auf Neue Regel und wählt Kontakt aus.

    Neue Duplikatsregel für Kontakte

  3. Maria gibt einen Namen und eine Beschreibung für die Duplikatsregel ein.

    Name und Beschreibung der neuen Duplikatsregel

  4. Sie blockiert die Erstellung von Duplikaten. Außerdem hindert sie ihre Teams durch Blockieren am Bearbeiten von Kontakten, die in Duplikaten resultieren.

    Blockieren von Duplikaten beim Erstellen und Bearbeiten

  5. Mit der benutzerdefinierten Abgleichsregel, die Sie zuvor erstellt hat, vergleicht sie den neuen oder aktualisierten Kontakt mit bereits in Salesforce vorhandenen Kontakten. Dann fügt sie ihre Duplikatsregel hinzu.

    Vergleichen von neuen und aktualisierten Kontakten mit in Salesforce vorhandenen

Bericht über die Erstellung doppelter Accounts und Leads

Maria hindert die Mitarbeiter nicht an der Erstellung von Duplikaten für Accounts und Leads. Daher möchte Lincoln sich einen Überblick über die Qualität der Account- und Lead-Daten verschaffen und sich davon überzeugen, dass die Duplikatsregeln Wirkung zeigen. Um Lincoln unter die Arme zu greifen, erstellt Maria benutzerdefinierte Berichtstypen. Dann kann Lincoln Berichte zu Accounts und Leads ausführen, die seine Mitarbeiter unter Umgehung der Warnungen vor möglichen doppelten Datensätzen erstellen.
  1. Maria gibt unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text Berichtstypen ein und wählt dann Berichtstypen aus. Anschließend klickt sie auf Neuer Typ für benutzerdefinierten Bericht.
  2. Sie wählt das primäre Objekt Accounts aus. Sie gibt einen Namen für den Berichtstyp ein und speichert ihn in einer Kategorie.

    Primäres Objekt ist 'Accounts'

  3. Maria wählt Doppelte Dateneinträge aus, damit neu erstellte doppelte Account-Datensätze in den Bericht aufgenommen werden. Dann speichert sie den Berichtstyp.

    Auswählen von 'Doppelte Dateneinträge' als verwandtes Objekt

  4. An dieser Stelle kann Maria das Seitenlayout anpassen. Anschließend wiederholt sie den Vorgang für Leads.

    Seitenlayout nach Bedarf anpassen

    Durch die Schaffung einer duplikatfreien Umgebung können Vertriebsteams auch zukünftig optimal und effektiv arbeiten, und die Vertriebsleitung kann sich über die Qualität der Daten auf dem Laufenden halten.

Ressourcen