Identifizieren ins Stocken geratener Geschäfte

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erläutern, warum man Ausschau nach Opportunities halten sollte, die sich nicht durch den Vertriebsprozess voranbewegen
• Erstellen von Berichten und Dashboards, um stockende Geschäfte zu ermitteln

Einführung

Vertriebsteams suchen stets neue Methoden zum Auffinden von Leads und überlegen sich, wie sie Geschäfte schneller zum Abschluss bringen können. Es ist bekannt, dass blockierte Opportunities für gewöhnlich ca. 10 bis 15 % der durchschnittlichen Vertriebs-Pipeline ausmachen. Solche stockenden Geschäfte haben Auswirkungen auf die Leistung Ihres Vertriebsteams. Mit ein paar einfachen Maßnahmen verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick darüber, warum die Verkäufe nicht voranschreiten und sorgen dafür, dass Sie sie wieder in den Griff bekommen.

In diesem Modul führen Sie die folgenden Aufgaben aus:

• Sie erstellen einen benutzerdefinierten Bericht, mit dem Sie blockierte Opportunities identifizieren können.
• Sie fügen eine Dashboard-Komponente hinzu, mit der Sie Einblicke in festgefahrene Geschäfte erhalten.

Los geht's

Wenn Sie sich schon andere Trailhead-Badges verdient haben, wissen Sie ja, wie Sie praktische Übungen in Ihrem persönlichen Trailhead Playground durchführen können. Bei diesem Modul gehen wir einen etwas anderen Weg. 

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung der Produktionsorganisation Ihres Unternehmens. Da Sie lediglich Berichte und Dashboards erstellen, können Sie das ruhig direkt in Ihrer Unternehmensorganisation tun. Sie können den Bericht in einem privaten Ordner speichern, bis Sie bereit sind, ihn ihren Nutzern zur Verfügung zu stellen.

Sie können auch Ihren kostenlosen Trailhead Playground verwenden, um die Schritte nachzuvollziehen, wenn Ihnen das lieber ist.

Vorbereitung

Bevor Sie mit den schrittweisen Anleitungen loslegen, müssen Sie zuerst etwas Wichtiges tun.  Wir erstellen die Berichte zu einem Feld "Phasendauer" in der Opportunity. In diesem Feld wird nachgehalten, wie lange eine Opportunity sich in der aktuellen Phase des Vertriebszyklus befindet. In vielen Unternehmen gibt es im Rahmen des Vertriebsprozesses Regeln dazu, was eine akzeptable Phasendauer ist. Die Phasendauern können dabei sehr unterschiedlich sein. Einige Unternehmen haben sehr lange und komplexe Vertriebsprozesse, andere verfügen über einen eher straffen Vertriebszyklus. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Führungskräften im Bereich Vertrieb die passenden Phasendauern für Ihr Unternehmen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Erstellen eines Berichts für blockierte Opportunities

Zunächst erstellen wir einen benutzerdefinierten Bericht, mit dem wir stockende Geschäfte ermitteln. Dies geschieht folgendermaßen:

1. Klicken Sie auf  und wählen Sie die Anwendung Vertrieb aus.
2. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Berichte.
3. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
4. Geben Sie Opportunities in das Textfeld ein und wählen Sie Opportunities im Popup-Menü zur Auswahl des Berichtstyps aus.
5. Klicken Sie auf Fortfahren.
6. Sobald die Berichtsvorschau geladen wurde, klicken Sie auf Struktur. Jetzt entfernen wir ein paar der nicht benötigten Spalten im Bericht. Klicken Sie auf das X neben den folgenden Feldern, um sie aus dem Bericht zu entfernen.
   • Inhaberrolle
   • Geschäftszeitraum
   • Erwartete Umsatzerlöse
   • Wahrscheinlichkeit
   • Erstelldatum
   • Lead-Quelle
   • Typ
7. Jetzt fügen wir eine neue Spalte für das Feld "Phasendauer" hinzu. Klicken Sie auf Spalte hinzufügen und geben Sie Dauer in das Textfeld ein. Wählen Sie Phasendauer, um sie zum Bericht hinzuzufügen.
8. Scrollen Sie in der Berichtsvorschau ganz nach rechts und klicken Sie auf  neben der Spaltenüberschrift "Phasendauer". Wählen Sie Zusammenfassen aus und deaktivieren Sie dann Summe.
9. Suchen Sie die Spalte "Betrag" in der Berichtsvorschau und klicken Sie auf  neben der Spaltenüberschrift "Betrag". Wählen Sie Zusammenfassen und dann Summe aus.
10. Klicken Sie als Nächstes direkt unter "Zeilen gruppieren" auf Gruppe hinzufügen. Geben Sie Inhaber in das Textfeld ein und wählen Sie Opportunity-Inhaber aus, um den Bericht zu gruppieren.
11. Fügen Sie eine zweite Gruppe hinzu, indem Sie noch einmal direkt unter "Zeilen gruppieren" auf Gruppe hinzufügen klicken. Geben Sie Phase in das Textfeld ein und wählen Sie Phase aus, um den Bericht zu gruppieren.
12. Klicken Sie auf Filter.
13. Legen Sie auf Schlusstermin und wählen Sie in der die Auswahlliste für den Bereich die Option Gesamte Zeit aus. Klicken Sie auf Anwenden.

Als Nächstes erstellen wir Filter für das Feld "Phasendauer". In diesem Beispiel verwenden wir die folgende Tabelle mit den Schwellenwerten für die Phasendauer.

1. Klicken Sie auf Filter hinzufügen. Geben Sie Phase in das Textfeld ein und wählen Sie es aus.
2. Belassen Sie die Einstellung für den Operator auf "gleich" und wählen Sie dann als Wert Qualifikation aus. Klicken Sie auf Anwenden.
3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und geben Sie Phase in das Textfeld ein. Wählen Sie Phasendauer aus.
4. Setzen Sie den Filteroperator auf "größer als" und geben Sie dann als Wert "30" ein. Klicken Sie auf Anwenden.
5. Führen Sie die Schritte 1 bis 4 für jede ihrer Opportunity-Phasen und Rabattschwellenwerte ein (siehe oben).

Wenn Sie die Schritte in Ihrer Produktionsorganisation nachvollziehen, unterscheiden sich die Namen Ihrer Phasen eventuell von den Werten in diesem Beispiel.

Hier sehen Sie, wie unser obiges Beispiel aussieht, wenn es fertig gestellt wurde.

Jetzt können wir wie folgt eine benutzerdefinierte Filterlogik hinzufügen.

1. Klicken Sie auf  neben "Filter" und wählen Sie Filterlogik hinzufügen aus.
2. Aktualisieren Sie im Textfeld "Filter bearbeiten" die Standardwerte 1 UND 2 UND 3 UND 4 UND 5 UND 6 UND 7 UND 8 wie folgt:

(1 AND 2) OR (3 AND 4) OR (5 AND 6)OR (7 AND 8) ((1 UND 2) ODER (3 UND 4) ODER (5 UND 6) ODER (7 UND 8))

1. Klicken Sie auf Anwenden.
2. Klicken Sie auf Speichern und ausführen.
3. Nennen Sie den Bericht Blockierte Opportunities und speichern Sie ihn zunächst in Ihrem privaten Berichtordner.

Das obige Beispiel für die Filterlogik eignet sich für genau vier unterschiedliche Opportunity-Phasenwerte. Wenn Sie eine andere Anzahl von Phasenwerten konfigurieren möchten, müssen Sie die Filterlogik entsprechend anpassen. Das allgemeine obige Muster sollte funktionieren, sie müssen der Filterlogik nur weitere Bedingungen hinzufügen oder einige daraus löschen – ganz nach Bedarf.

Wenn Sie nur einen Schwellenwert für die Opportunity-Phasendauer haben, ist diese zusätzliche Filterlogik nicht erforderlich. Sie erstellen ganz einfach einen einzelnen Filter für die Phasendauer, der größer als der Schwellenwert Ihres Unternehmens ist.

Als Nächstes fügen wir diesem Bericht ein Diagramm hinzu und visualisieren die Anzahl der blockierten Opportunities je nach den einzelnen Vertriebsmitarbeitern. Dies geschieht folgendermaßen:

1. Klicken Sie bei geöffnetem Bericht "Blockierte Opportunities" auf Bearbeiten.
2. Klicken Sie auf "Diagramm hinzufügen".
3. Klicken Sie auf , um die Eigenschaften für Diagramme zu öffnen. Wählen Sie den Diagrammtyp Gestapeltes Balkendiagramm aus.
4. Vergewissern Sie sich, dass die X-Achse auf "Summe von Betrag" und "Stapeln nach" auf "Phase" gesetzt sind.
5. Klicken Sie auf , um den Diagrammeditor zu schließen.
6. Klicken Sie auf Speichern und ausführen.

Hier sehen Sie ein Beispieldiagramm für diesen Bericht. Ihr Diagramm kann auch anders aussehen, je nach den Opportunity-Daten in der von Ihnen verwendeten Organisation und je nach den von Ihnen konfigurierten Schwellenwerten für die Phasendauer.

Je nach den festgelegten Schwellenwerten gibt es hier blockierte Opportunities im Wert von 4,5 Millionen US-Dollar. Auweia! Das hier zuständige Vertriebsteam muss jetzt aber die Ärmel hochkrempeln.

Sobald Sie diesen grundlegenden Bericht konfiguriert haben, sollten Sie ihn gemeinsam mit dem Vertriebsmanagement prüfen und sich Feedback einholen. Sind die Schwellenwerte für die Phasen angemessen? Fehlt irgendetwas? Nehmen Sie das Feedback an und ändern Sie den Bericht entsprechend ab. Sobald der Bericht bereitgestellt werden kann, müssen Sie ihn in einen Ordner verschieben, auf den Ihr Vertriebsteam zugreifen kann. Dies geschieht folgendermaßen:

1. Klicken Sie im Bericht auf Bearbeiten und klicken Sie auf  neben der Schaltfläche "Speichern". Wählen Sie Eigenschaften aus.
2. Klicken Sie auf Ordner auswählen und wählen Sie dann einen neuen Ordner aus, um den Bericht "Blockierte Opportunities" zu speichern.  Wählen Sie unbedingt einen Ordner aus, auf den Ihr Vertriebsteam zugreifen kann.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Ressourcen

Erstellen eines Berichts in Lightning Experience – Salesforce-Hilfeartikel

Berichte und Dashboards für Lightning Experience – Trailhead-Modul