Konfigurieren Ihres Systems und Erstellen eines Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Anpassen von Werten im Auswahllistenfeld "Aktivitätstyp"
Erstellen von Berichten zu Schlüsselaktivitäten und Abschlussquote
Hinzufügen neuer Berichte zu einem Dashboard

Bestimmen von Aufgabentypen

Jetzt werden wir die Schlüsselaktivitäten analysieren, die Ihre Vertriebsmitarbeiter durchführen, um Geschäfte abzuschließen. Zuerst müssen wir ihnen einen Ort geben, an dem sie alles, was sie im Rahmen des Vertriebsprozesses tun, aufzeichnen können.

Wir empfehlen, das Auswahllistenfeld "Typ" im Objekt "Aktivität" anzupassen, damit Benutzer die verschiedenen Aufgaben, die sie während des Vertriebszyklus ausführen, leicht kategorisieren können. Standardmäßig enthält dieses Feld einige generische Werte: "Anruf", "Besprechung", "E-Mail" und "Andere". Während diese vier Werte für Ihr Unternehmen eventuell ausreichen, können Ihre Vertriebsmitarbeiter andere Arten von Aktivitäten durchführen, um Geschäfte abzuschließen. Dazu gehören Produktvorführungen, Präsentationen vor potenziellen Kunden, Besuche vor Ort oder Kostenvoranschläge.

Wir empfehlen Ihnen, sich mit einigen Vertriebsmitarbeitern oder Managern zu treffen, um Kategorien zu ermitteln, die für Ihr Unternehmen geeignet sind. Übertreiben Sie es nicht und beschränken Sie sich auf fünf bis zehn Schlüsselkategorien, die die häufigsten Aufgabentypen erfassen. Niemand mag lange Auswahllisten, schon gar nicht vielbeschäftigte Vertriebler. Beachten Sie die 80/20-Regel, wenn Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um die Aktivitätstypen zu entwickeln, die Sie in Salesforce implementieren möchten.

Konfigurieren der Auswahlliste "Aktivitätstyp"

Wenn Sie die Aktivitätskategorien festgelegt haben, die zu Ihrem Unternehmen passen, konfigurieren Sie das Auswahllistenfeld "Aktivitätstyp" in Salesforce. Dies geschieht folgendermaßen:

Klicken Sie auf und wählen Sie Setup aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Objekt-Manager.
Geben Sie im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text "Task (Aufgabe)" ein und wählen Sie dann Task (Aufgabe) aus der Tabelle aus.
Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.
Geben Sie im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text "Type (Typ)" ein und wählen Sie dann "Type (Typ)" aus der Tabelle aus.
Klicken Sie auf "Neu".
Fügen Sie Ihre neuen Werte in das Textfeld ein, und zwar jeden Eintrag in einer separaten Zeile.
Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen eines Schlüsselaktivitätsberichts

Nachdem Sie die Auswahlliste "Aktivitätstyp" nun an Ihren Vertriebsprozess angepasst haben, erstellen wir einen Bericht, der die Aktivitätstypen aufschlüsselt, die die Vertriebsmitarbeiter für die von ihnen gewonnenen Geschäfte protokolliert haben.

Wenn Sie die Schritte in einem Trailhead Playground nachvollziehen, sollten Sie vor der Erstellung des Berichts einige Beispielaktivitäten erstellen. Andernfalls ist der Bericht leer. Suchen Sie in Ihrem Playground zwei oder drei Opportunities mit dem Phasenwert "Geschlossen und gewonnen" und erstellen Sie dann Aufgaben im Zusammenhang mit diesen Opportunities.

Klicken Sie auf und wählen Sie die Anwendung Vertrieb aus.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Berichte.
Klicken Sie auf Neuer Bericht.
Geben Sie "activities with opportunities (Aktivitäten mit Opportunities)" in das Textfeld ein und wählen Sie Activities with Opportunities (Aktivitäten mit Opportunities) im Popup-Menü zur Auswahl des Berichtstyps aus.
Klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
Wenn die Berichtsvorschau geladen wurde, klicken Sie auf Filter.
Klicken Sie auf Anzeigen und wählen Sie Alle Aktivitäten aus der Auswahlliste aus. Klicken Sie auf Fertig.
Klicken Sie auf Datum, wählen Sie Schlusstermin und klicken Sie auf Anwenden.
Geben Sie einen entsprechenden Datumsbereich für die Berichtsdaten ein. In unserem Beispiel verwenden wir "Aktuelles und vorheriges Geschäftsquartal", aber vielleicht müssen Sie etwas experimentieren, um den richtigen Zeitraum für Ihre Implementierung zu finden. Klicken Sie auf Anwenden.
Klicken Sie auf Anzeige von und wählen Sie Offene & abgeschlossene Aktivitäten aus. Klicken Sie auf Anwenden.
Klicken Sie auf Add Filter (Filter hinzufügen) und geben Sie dann "Stage (Phase)" in das Textfeld ein. Wählen Sie das Feld Opportunity-Phase aus.
Wählen Sie Geschlossen und gewonnen aus der Werteliste aus und klicken Sie anschließend auf Anwenden.
Ihre Filter sollten nun wie folgt aussehen:

Richtige Filterkonfiguration für den Bericht 'Schlüsselaktivitäten'

Klicken Sie auf Struktur.
Klicken Sie auf Add Group (Gruppe hinzufügen) und geben Sie dann "assigned (Zugeordnet)" in das Textfeld ein. Wählen Sie Zugeordnet aus.
Fügen Sie eine neue Zeilengruppierung hinzu, indem Sie in das Feld Add group... (Gruppe hinzufügen…) klicken und "type (Typ)" in das Textfeld eingeben. Wählen Sie Typ aus.
Deaktivieren Sie die Schalter für "Detailzeilen", "Zwischensummen" und "Gesamtsumme" am unteren Seitenrand.
Klicken Sie oben auf der Seite auf Diagramm hinzufügen.
Klicken Sie auf , um die Diagrammeigenschaften aufzurufen.
Klicken Sie auf Gestapelte Spalte.
Klicken Sie auf Ausführen.
Wenn Sie in Ihrem Bericht keine Ergebnisse sehen, kann dies daran liegen, dass es keine Aktivitäten gibt, die den Filterkriterien entsprechen. Suchen Sie eine Opportunity mit der Phase "Geschlossen und gewonnen", erstellen Sie eine neue Aufgabe auf der Detailseite der Opportunity und führen Sie den Bericht erneut aus.
Wenn der Bericht Ihren Erwartungen entspricht, klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie dem Bericht den Namen "Key Activities Report (Schlüsselaktivitätsbericht)" und wählen Sie einen Speicherort für den neuen Bericht, auf den Ihre Vertriebsbenutzer zugreifen dürfen.

Erstellen eines Abschlussquotenberichts

Bei diesem zweiten Bericht lernen Sie, wie Sie den Prozentsatz gewonnener Opportunities für die einzelnen Vertriebsmitarbeiter berechnen. Daran können Sie sehen, wer wirklich effizient beim Abschließen von Geschäften ist.

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Berichte.
Klicken Sie auf Neuer Bericht.
Geben Sie "Opportunities" in das Textfeld ein und klicken Sie in der Popup-Liste mit Berichtstypen auf Opportunities.

Berichtstypauswahl mit hervorgehobenem Berichtstyp 'Opportunities'

Klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
Wenn die Berichtsvorschau geladen wurde, klicken Sie auf Struktur.
Geben Sie "owner (Inhaber)" in das Textfeld unter "Group Rows (Zeilen gruppieren)" ein und wählen Sie Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber) aus.

Auswahl des Felds 'Opportunity-Inhaber' zum Gruppieren der Berichtszeilen

Klicken Sie auf Filter.
Klicken Sie auf Anzeigen und wählen Sie dann Alle Opportunities aus.
Klicken Sie auf Schlusstermin und wählen Sie einen geeigneten Zeitraum aus. Empfohlen: Aktuelles und vorheriges Geschäftsquartal als Anfangseinstellung. Klicken Sie auf Anwenden.
Klicken Sie auf Opportunity-Status und wählen Sie Geschlossen in der Auswahlliste zum Opportunity-Status aus. Klicken Sie auf Anwenden.
Klicken Sie erst auf Struktur und dann auf das neben "Spalten" und wählen Sie Zusammenfassungsformelspalte hinzufügen aus.
Geben Sie "Win Rate (Abschlussquote)" in das Textfeld "Column Name (Spaltenname)" ein.
Kopieren Sie die folgende Formel und fügen Sie sie in das Textfeld "Formel" ein: WON:SUM/RowCount
Klicken Sie auf Syntax prüfen. Wenn alles gut geht, wird, wie in dieser Abbildung gezeigt, die Schaltfläche "Syntax prüfen" durch ein Kontrollkästchen mit einem grünen Häkchen und dem Begriff "Gültig" ersetzt.

Formel-Editor mit hervorgehobener Schaltfläche 'Gültig'

Klicken Sie auf Format.
Wählen Sie in der Auswahlliste "Formatieren als" Prozent aus und stellen Sie "Dezimaltrennzeichen" auf 1 ein.
Stellen Sie sicher, dass Alle Zusammenfassungsebenen aktiviert ist, und klicken Sie auf Anwenden.
Klicken Sie auf Diagramm hinzufügen.
Klicken Sie auf , um die Diagrammeigenschaften aufzurufen.
Wählen Sie bei "Anzeigen als" Spalte aus.
Geben Sie Opportunity-Abschlussquote als Diagrammtitel ein.
Wählen Sie Abschlussquote als Wert für die Y-Achse aus.
Klicken Sie auf Ausführen, um die vollständigen Ergebnisse anzuzeigen.
Wenn der Bericht Ihren Erwartungen entspricht, klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie dem Bericht den Namen "Opportunity Win Rate (Opportunity-Abschlussquote)" und speichern Sie ihn in einem passenden Ordner. Wir empfehlen die Auswahl eines Ordners, auf den Ihr Vertriebsteam zugreifen kann.

Erstellen eines Dashboards

Diese beiden neuen Berichte sind, für sich alleine genommen, gut, aber wenn Sie zusammen betrachten, können Sie weitere Erkenntnisse über Ihre leistungsstarken Vertriebsmitarbeiter gewinnen. Hierzu erstellen Sie wie folgt ein Dashboard. In unserem Beispiel beginnen wir mit einem neuen Dashboard, aber Sie können diese beiden neuen Komponenten problemlos zu bestehenden Dashboards für Ihr Vertriebsteam hinzufügen.

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Dashboards.
Klicken Sie auf Neues Dashboard.
Nennen Sie das Dashboard "Key Sales Activity Dashboard (Schlüsselvertriebsaktivitäten-Dashboard)" und speichern Sie es in einem Ordner, auf den Ihre Vertriebsbenutzer Zugriff haben.
Klicken Sie auf Erstellen.
Klicken Sie auf + Widget und wählen Sie Chart or Table (Diagramm oder Tabelle) aus.
Wählen Sie den zuvor erstellten Bericht Schlüsselaktivitätsbericht aus.
Wählen Sie den Diagrammtyp "Gestapeltes vertikales Balkendiagramm" aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf + Widget und wählen Sie Chart or Table (Diagramm oder Tabelle) aus.
Wählen Sie den zuvor erstellten Bericht Opportunity-Abschlussquote aus.
Wählen Sie unter "Anzeigen als" den Typ "Lightning-Tabelle" aus.
Geben Sie "Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber)" in das Textfeld "Groups (Gruppen)" ein und wählen Sie Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber) aus.
Geben Sie "Win Rate (Abschlussquote)" in das Textfeld "Measure Column (Maßeinheitenspalte)" ein und wählen Sie Win Rate (Abschlussquote) aus.
Klicken Sie in Datensatzzahl auf das Auge.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bedingte Hervorhebung hinzufügen und geben Sie passende Unterteilungspunkte für Ihre Organisation ein. In unserem Beispiel haben wir 50 und 75 für die Segmentbereiche eingegeben.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Verwenden Sie die Ziehpunkte der neuen Dashboard-Elemente, um ihre Größe zu ändern oder sie optisch ansprechend anzuordnen.
Wenn das Dashboard Ihren Erwartungen entspricht, klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie dann auf Fertig.