Visualisieren von Daten mit Dashboards und Diagrammen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Verwenden des Dashboard-Generators zum Ziehen und Ablegen
  • Erläutern des Unterschieds zwischen Berichtsdiagrammen und Dashboards
  • Einrichten eines dynamischen Dashboards
  • Hinzufügen eines Berichtsdiagramms zu einem Bericht
  • Hinzufügen eines eingebetteten Diagramms zum Seitenlayout eines Datensatzes
  • Erstellen eines Dashboards und des zugrunde liegenden Berichts

Erstellen von Dashboards

Gute Berichte unterstützen die Entscheidungsfindung und die Wahl geeigneter Maßnahmen. Manchmal brauchen Sie abhängig von Zielgruppe und verwendetem Gerät jedoch bestimmt Informationen auf einen Blick. Hier kommt das Dashboard ins Spiel: Es gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Salesforce-Daten in einem grafischen Layout zusammenzufassen und anzuzeigen.

In Salesforce-Dashboards können Sie mehrere Berichte nebeneinander darstellen, indem Sie Dashboard-Komponenten auf einem einzelnen Dashboard-Seitenlayout verwenden. Dashboard-Komponenten stellen verschiedene Diagrammtypen bereit, und Sie können für jede Komponente festlegen, wie Daten gruppiert, zusammengefasst und angezeigt werden. Der Dashboard-Generator ist eine intuitive Oberfläche, die Ihnen ermöglicht durch Ziehen und Ablegen Dashboards aus in Salesforce generierten Quellberichten oder Visualforce-Seiten zu erstellen.

Zusätzlich zur Verwendung von Dashboards können Sie auch Diagramme zu Berichten und Datensatzseitenlayouts hinzufügen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten zum Visualisieren von Daten mit Berichtsdiagrammen und Dashboard-Komponenten.

Dashboard-Generator zum Ziehen und Ablegen

Dieser Abschnitt behandelt den Dashboard-Generator zum Ziehen und Ablegen, mit dem Sie Ihre Daten visuell darstellen können, um schnell einen Überblick zu erhalten. Zum Aufrufen des Dashboard-Generators klicken Sie auf die Registerkarte "Berichte" und dann auf "Neues Dashboard".

Sehen Sie sich dieses kurze Video mit einer Einführung zum Dashboard-Generator zum Ziehen und Ablegen an.

Sie mögen keine Videos? Dann finden Sie hier einen kurzen Überblick:
Dashboard-Generator zum Ziehen und Ablegen

Zum Erstellen eines Dashboards ziehen Sie zunächst eine Komponente [1] in das Vorschaufenster [3]. Jede Komponente stellt Ihre Berichtsdaten in einem anderen Diagramm an. Nach dem Platzieren einer Komponente klicken Sie auf die Registerkarte "Datenquellen" [2] und wählen Ihren Bericht aus. Ziehen Sie diesen Bericht auf die Komponente im Vorschaufenster. Es dauert einen Moment, bis die Dashboard-Komponente das Diagramme erstellt hat. Siehe da: Ihre Dashboard-Komponente zeigt Ihre Daten an. Die angezeigten Daten hängen vom aktuellen Benutzer ab [4] . Der hier eingegebene Benutzername bestimmt, welche Daten im Dashboard angezeigt werden.

Beachten Sie bei der Auswahl des Komponententyps Folgendes:

Komponententyp Verwendung
Symbol für ein Diagramm
Verwenden Sie Diagramme, wenn Sie Daten grafisch darstellen möchten. Sie können aus verschiedenen Diagrammtypen auswählen.
Symbol für ein Messdiagramm
Verwenden Sie ein Messdiagramm, wenn ein einzelner Wert innerhalb eines Bereichs benutzerdefinierter Werte angezeigt werden soll.
Symbol für ein metrisches Diagramm

Verwenden Sie ein metrisches Diagramm, wenn nur ein einziger wichtiger Wert angezeigt werden soll.

  • Geben Sie metrische Beschriftungen direkt bei Komponenten ein, indem Sie auf das leere Textfeld neben der Gesamtübersicht klicken.
  • Metrische Komponenten, die in einer Dashboard-Spalte direkt über- und untereinander platziert werden, werden zusammen als einzelne Komponente angezeigt.
Symbol für eine Tabelle
Verwenden Sie Tabellen, um Berichtsdaten in Spaltenform anzuzeigen.
Visualforce-Seite Verwenden Sie eine Visualforce-Seite, um eine benutzerdefinierte Komponente zu erstellen oder Informationen anzuzeigen, die nicht in einem anderen Komponententyp verfügbar sind.

Wenn Sie einen Bericht für die Verwendung in einer Dashboard-Komponente auswählen, können Sie zwar alle Berichtsformate verwenden, müssen tabellarische Berichte jedoch anhand der Zeilenzahl für das Dashboard begrenzen.

Erstellen eines Dashboards

Im Folgenden werden die Schritte zum Erstellen eines Dashboards beschrieben. Zuerst müssen Sie den Quellbericht erstellen, den wir im Dashboard verwenden werden. Für dieses Beispiel erstellen wir einen einfachen Leads-Bericht.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte “Berichte”.
  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht und wählen Sie anschließend "Leads" als Berichtstyp aus.
  3. Fügen Sie folgende Filter hinzu:
    1. Legen Sie fest, dass alle Leads angezeigt werden sollen.
    2. Stellen Sie "Datumsfeld" auf "Erstelldatum" ein.
    3. Legen Sie für "Bereich" die Einstellung "Gesamte Zeit" fest.
  4. Klicken Sie auf "Tabellarisch" und wählen Sie "Übersicht" aus.
  5. Ziehen Sie "Lead-Quelle" aus dem Bereich "Felder" in den Abschnitt "Feld hier ablegen, um eine Gruppierung zu erstellen" im Bereich "Vorschau".
  6. Die folgenden Spalten sollten bereits im Bericht enthalten sein: Leadinhaber, Vorname, Nachname, Titel, Firma/Account, Klassifizierung, Straße, E-Mail.
  7. Klicken Sie auf Bericht ausführen. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen: Leadlistenbericht Hinweis Je nachdem, welche Organisation Sie zum Ausführen dieses Lernprogramms verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.
  8. Klicken Sie auf Speichern unter, geben Sie Ihrem Bericht den Namen "Leads nach Lead-Quelle" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  9. Wählen Sie den Ordner "Meine persönlichen Berichte" aus.
  10. Klicken Sie auf Speichern & zurück zum Bericht.

Sie haben den Bericht jetzt also erstellt und werden ihn nun mithilfe einer Dashboard-Komponente visualisieren.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte “Berichte”.
  2. Klicken Sie auf "Neues Dashboard".
  3. Ziehen Sie die Kreisdiagrammkomponente aus der Registerkarte "Komponenten" in das Vorschaufenster und legen Sie sie dort ab. Auswählen von Dashboard-Komponenten
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte "Datenquellen".
  5. Suchen Sie Ihren Bericht "Leads nach Lead-Quelle", ziehen Sie ihn auf die Kreisdiagrammkomponente und legen Sie ihn dort ab. Auswählen von Dashboard-Quellen
  6. Warten Sie einen Moment, bis die Erstellung des Diagramms abgeschlossen ist. Klicken Sie anschließend in den Abschnitt "Kopfzeile bearbeiten" und geben Sie "Leads nach Lead-Quelle" ein.
  7. Optional können Sie auch einen Titel und eine Fußzeile eingeben.
  8. Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol in der rechten oberen Ecke der Dashboard-Komponente.
  9. Führen Sie auf der Registerkarte "Formatierung" folgende Schritte durch:
    1. Wählen Sie "Zeilen sortieren nach" aus und legen Sie "Absteigende Bezeichnung" fest. Dadurch werden die Werte in der Komponente in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.
    2. Wählen Sie "Position der Legende" aus und legen Sie "Auf Diagramm" fest.
  10. Klicken Sie auf OK (Posten).
  11. Klicken Sie auf Speichern, geben Sie Ihrem Dashboard den Namen "Leads-Dashboard" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  12. Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie den Ordner "Meine persönlichen benutzerdefinierten Dashboards" aus.
  13. Klicken Sie auf Dashboard speichern und ausführen. Das Dashboard sollte etwa wie folgt aussehen: Beispiel für ein Leads-Dashboard

Gut gemacht! Sie haben gerade einen einfachen Bericht und ein Dashboard für die Visualisierung von Leads nach Lead-Quelle erstellt.

Wenn das Erstellen von Dashboard noch Neuland für Sie ist, sollten Sie vielleicht eines der CRM-Beispiel-Dashboards aus AppExchange als Muster herunterladen. Einzelheiten dazu finden Sie in diesem Hilfethema.

Dashboard-Filter

Mithilfe von Dashboard-Filtern können verschiedene Datenkombinationen über ein einziges Dashboard bereitgestellt werden. So benötigen Sie für verschiedene Benutzergruppen keine separaten Dashboards, sondern weisen einfach jeder Gruppe einen Filter zu, der für sie sinnvoll ist.

In einem Vertriebs-Dashboard können Sie beispielsweise mehrere Phasen von Opportunities zu Gruppen mit dem Namen "Früh" zusammenfassen. Dadurch können Benutzer die Daten im Dashboard schnell filtern, um nur diejenigen anzuzeigen, die für Geschäfte, die sich in frühen Entwicklungsphasen befinden, relevant sind.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beim Erstellen eines Dashboard-Filters beschrieben. Grundlage ist das eben erstellte Leads-Dashboard. Wir erstellen jetzt einen Filter, mit dem wir Werte aus dem Feld "Status" extrahieren.

  1. Klicken Sie in Ihrem Leads-Dashboard auf Bearbeiten und anschließend auf Filter hinzufügen.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Feld" das Feld "Lead-Status" aus, das gefiltert werden soll. Wenn das Dashboard mehrere Komponenten enthält, werden in der Dropdown-Liste Felder aufgeführt, die zum Filtern aller Komponenten verwendet werden können. In unserem Beispiel enthält das Dashboard nur eine Komponente.
  3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Anzeige des Filters ein, um ihn identifizieren zu können. Wenn der Filter viele entsprechende Felder aufweist, empfiehlt sich die Verwendung einer Bezeichnung, die für alle Komponenten geeignet ist. In diesem Beispiel verwenden wir den Namen "Lead-Status".
  4. Wählen Sie unter "Filteroptionen" einen Operator aus und geben Sie einen oder mehrere Werte an, nach denen Sie filtern möchten.
  5. Verwenden Sie das Feld "Gruppenname", um einen Namen für Ihren Filter festzulegen. In unserem Beispiel erstellen wir zwei Gruppen: "Offen" und "Geschlossen". Dialogfeld ‘Dashboard-Filter‘
  6. Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen und Speichern und Schließen, um zu Ihrem Dashboard zurückzukehren. Sie können Ihre Komponenten jetzt nach Lead-Status filtern. Beispiel für ein gefiltertes Leads-Dashboard

Gute Arbeit! Sie haben jetzt einen "Lead-Status"-Filter für Ihr Leads-Dashboard erstellt. Um einen vorhandenen Filter zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie in der Dropdown-Liste "Filter" die Option "Filter bearbeiten" oder "Filter entfernen" aus.

Einschränkungen bei Dashboard-Filtern:
  • Zu Dashboards mit Visualforce-Komponenten können keine Filter hinzugefügt werden.
  • Bei Bucket-Feldern ist keine Filterung möglich. Es ist jedoch möglich, auf der Dashboard-Seite einen nach einem Bucket-Feld gefilterten Bericht zu verwenden.
  • Die Filter werden beim Planen eines Dashboards oder beim Verwenden der E-Mail-Funktion nicht angewendet.
  • Sie können keine Daten in einem gemeinsamen Bericht in der Dashboard-Ansicht filtern oder einen Filter zu einem Dashboard hinzufügen, das ausschließlich verbundene Berichte enthält.

Dynamische Dashboards

Bei dynamischen Dashboards werden jedem Benutzer die Daten angezeigt, auf die er zugreifen darf, ohne dass separate Dashboards für jeden Benutzer erstellt werden müssen.

Sie können also ein einziges, aussagekräftiges Dashboard für mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen verwenden, da der angemeldete Benutzer, der das Dashboard aufruft, genau die Daten angezeigt bekommt, die seinen Sicherheits- und Freigabeeinstellungen entsprechen.

Schauen wir uns ein konkretes Beispiel dazu an. Angenommen, Ihr Opportunity-Team besteht aus einem Vice President, vier Vertriebsleitern und 40 Vertriebsmitarbeitern, also 10 Mitarbeitern pro Vertriebsleiter. Sie wurden gebeten, Dashboards zu erstellen, mit denen folgende Kennzahlen, eingeschränkt nach Rolle und Hierarchie, angezeigt werden:

Rolle Buchungen insgesamt Abschlussraten nach Mitbewerber Anzahl der Aktivitäten nach Besprechungstyp
Vertriebsmitarbeiter Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Vertriebsleiter Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage
VP Vertrieb Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage

Den Vertriebsmitarbeitern sollten jeweils nur ihre eigenen Daten angezeigt werden, den Managern nur die Daten für die ihnen unterstellten Mitarbeiter und für den VP sollten alle Daten im gesamten Team sichtbar sein. In diesem Szenario müssten Sie normalerweise 45 verschiedene Dashboards erstellen – für jede einzelne Person eines. Außerdem müssten Sie mehrere Ordner erstellen, um die Zugriffsrechte zu verwalten.

Mit dynamischen Dashboards brauchen Sie lediglich zwei Dashboards zu erstellen, die im selben Ordner gespeichert werden:

  • Erstellen Sie ein dynamisches Dashboard für Vertriebsmitarbeiter mit folgenden Komponenten:
    • Messung der Gesamtzahl der Buchungen
    • Tabelle mit den Aktivitäten nach Besprechungstyp
  • Erstellen Sie ein dynamisches Dashboard für Vertriebsleiter und VP mit folgenden Komponenten:
    • Messung der Gesamtzahl der Buchungen
    • Spaltendiagramm der Abschlussraten nach Mitbewerber
  • Erstellen Sie optional Filter, mit denen die Benutzer ihre Dashboard-Ansichten weiter verfeinern können. Beispiel: Erstellen Sie einen Filter für wichtige Accounts, damit sich die Benutzer für jeden Account auf Buchungen, Aktivitäten und Bedrohungen durch Mitbewerber konzentrieren können.

Allen Benutzern werden nur die Daten angezeigt, auf die sie Zugriff haben. Vertriebsmitarbeitern werden ihre eigenen Buchungen und Aktivitäten angezeigt. Managern werden die Buchungen und Abschlussraten für die ihnen unterstellten Mitarbeiter angezeigt. Dem VP werden die Buchungen und Abschlussraten für das gesamte Team angezeigt. Da die Kennzahlen für Manager und VP gleich sind, können Sie dasselbe dynamische Dashboard für beide Rollen verwenden. Durch die Funktion "Dynamische Dashboards" wird die Anzahl der erforderlichen Dashboards von 45 auf 2 reduziert!

Sie können für jedes dynamische Dashboard bis zu drei Filter erstellen. Durch das Filtern dynamischer Dashboards erlangen Administratoren mehr Flexibilität beim Erstellen von Dashboards. Sie können beispielsweise eine organisationsübergreifende Vertriebs-Scorecard erstellen, die Filter für Vertriebsmitarbeiter und Produkte umfasst. Dadurch können einzelne Vertriebsleiter die Leistung der Mitarbeiter insgesamt sowie einzeln anzeigen. Ferner lässt sich der Vertrieb nach Produkt anzeigen, um zu verdeutlichen, welche Produkte bestimmte Mitarbeiter verkaufen bzw. nicht verkaufen.

Wie in unserem konkreten Beispiel beschrieben, können Manager mit der Berechtigung "Dashboards meines Teams anzeigen" oder "Alle Daten anzeigen" eine Option festlegen, um eine Vorschau des Dashboards aus Sicht der Benutzer anzuzeigen, die sich in der Rollenhierarchie unter ihnen befinden.

Einrichten eines dynamischen Dashboards

  1. Erstellen Sie auf der Registerkarte "Dashboard" ein neues Dashboard oder bearbeiten Sie ein bestehendes Dashboard.
  2. Klicken Sie neben dem Feld "Dashboard anzeigen als" auf Dashboard als Dropdown-Schaltfläche anzeigen.
  3. Wählen Sie "Als angemeldeter Benutzer ausführen" aus.
  4. Wählen Sie optional "Autorisierte Benutzer dürfen den aktuellen Benutzer ändern" aus, damit Benutzer mit entsprechender Berechtigung den aktuellen Benutzer auf der Ansichtsseite des Dashboards ändern können.
    • Benutzer mit der Berechtigung "Dashboards meines Teams anzeigen" können das Dashboard als beliebiger Benutzer anzeigen, der sich in der Rollenhierarchie unter ihnen befindet.
    • Benutzer mit der Berechtigung "Alle Daten anzeigen" können das Dashboard als beliebiger Benutzer in der Organisation bearbeiten und anzeigen.
    • Benutzer mit der Berechtigung "Dashboard eines anderen Benutzers aktivieren" können das Dashboard bearbeiten, wenn Sie Zugriff darauf haben. Das gilt auch dann, wenn sie nicht der aktuelle Benutzer sind und nicht über die Berechtigung "Alle Daten anzeigen" verfügen.
  5. Klicken Sie auf OK (Posten).
  6. Geben Sie im Feld "Dashboard anzeigen als" einen aktuellen Benutzer ein.
  7. Speichern Sie das Dashboard.
  8. Legen Sie die entsprechende Anzeigeoption auf der Seite für die Berichtausführung fest.
  9. Wenn Sie beispielsweise "Opportunities meines Teams" auswählen, sind alle Opportunities für das Team für jeden anzeigenden Benutzer des dynamischen Dashboards sichtbar.

Erstellen von Diagrammen

Berichtsdiagramme

Wenn Sie kein Dashboard erstellen, sondern nur ein Diagramm zu Ihrem Bericht hinzufügen möchten, dann ist Ihnen in diesem Fall wahrscheinlich mit einem Berichtsdiagramm gedient. Berichtsdiagramme ermöglichen Ihnen, ein einzelnes Diagramm ganz oben in Ihren Bericht einzufügen, sodass das Diagramm und die Berichtsergebnisse in einer Ansicht dargestellt werden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Berichtsdiagramm hinzufügen:

  1. Öffnen Sie einen Bericht im Berichtsgenerator.
  2. Klicken Sie im Berichtsgenerator auf Diagramm hinzufügen. Klicken Sie bei bestehenden Diagrammen auf Diagramm bearbeiten.
  3. Wählen Sie einen Diagrammtyp aus.
  4. Geben Sie die entsprechenden Einstellungen auf der Registerkarte "Diagrammdaten" für den von Ihnen ausgewählten Diagrammtyp ein.
  5. Geben Sie die entsprechenden Einstellungen auf der Registerkarte "Formatierung" ein.
  6. Klicken Sie auf OK (Posten).
Fertig! Sie haben gerade ein Berichtsdiagramm zu Ihrem Bericht hinzugefügt.
Hinweis

Hinweis

Ihr Bericht muss mindestens eine Gruppierung aufweisen, damit Sie ein Diagramm hinzufügen können.

Eingebettete Diagramme

Wenn wir schon Diagramme in Salesforce einbinden, warum betten wir sie nicht gleich in Ihre Objektdatensätze ein? Bei Verwendung eingebetteter Diagramme können Sie bis zu zwei Diagramme zu einem Seitenlayout hinzufügen. Hier finden Sie ein Beispiel dazu. Einzelheiten über weitere Einschränkungen finden Sie in diesem Hilfethema.

Achten Sie vor dem Hinzufügen eines Diagramms auf Folgendes:

  • Der Quellbericht des Diagramms befindet sich in einem Ordner, der für Benutzer freigegeben ist, die Zugriff darauf benötigen. Berichte in persönlichen Berichtsordnern stehen zum Hinzufügen auf einer Seite nicht zur Verfügung.
  • Das Format des Quellberichts ist ein Zusammenfassungs- oder Matrixbericht.
  • Im Quellbericht ist ein Diagramm vorhanden.

Alles festgelegt? Legen Sie los!

  1. Wechseln Sie zum Seitenlayout-Editor für das Objekt, dem Sie ein Diagramm hinzufügen. In diesem Beispiel verwenden wir das Objekt "Kundenvorgänge".
    • Klicken Sie bei Standardobjekten unter "Setup" auf Anpassen | Objekt | Seitenlayouts.
    • Geben Sie bei benutzerdefinierten Objekten unter "Setup" im Feld Schnellsuche den Text "Objekte" ein, wählen Sie Objekte aus, und wählen Sie das gewünschte Objekt.
    • Bei einem externen Objekt geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Externe Objekte" ein und wählen dann Externe Objekte aus. Wählen Sie ein externes Objekt in der Liste aus.
  2. Klicken Sie neben dem Seitenlayout auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Berichtsdiagramme.
  4. Geben Sie im Feld "Schnellsuche" den Namen des Berichts ein und klicken Sie auf Schnellsuche-Symbol, um nach dem Bericht zu suchen und das Berichtsdiagramm auszuwählen. Sie können bis zu 200 kürzlich angezeigte Berichte anhand des Diagrammtyps in der Palette "Berichtsdiagramme" durchsuchen. Einbetten von Diagrammen in einem Seitenlayout
  1. Ziehen Sie das Diagramm in einen neuen oder vorhandenen Bereich des Layouts.
  2. Klicken Sie im Diagramm auf Schraubenschlüsselsymbol, um Anpassungen vorzunehmen.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Gut gemacht! Sie haben gerade ein Berichtsdiagramm zu einem Seitenlayout hinzugefügt.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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