Freigeben, Planen und Abonnieren von Berichten und Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Einrichten von Freigabeeinstellungen für Berichts- und Dashboard-Ordner
  • Abonnieren von Berichtsbenachrichtigungen
  • Posten eines Dashboard-Snapshots in Chatter
  • Festlegen, dass Sie einem Bericht oder Dashboard folgen möchten
  • Einrichten eines geplanten Berichts

Freigabe und Benachrichtigungen

Ordnerfreigabe

Mit der Ordnerfreigabe in Salesforce können Sie den Zugriff auf Berichte und Dashboards nach Benutzern, Rollen, Rollen und ihren nachgeordneten Positionen, Regionen, Regionen und ihren nachgeordneten Positionen sowie öffentlichen und privaten Gruppen beschränken.

Bei Verwendung der erweiterten Ordnerfreigabe können Sie sogar steuern, wem was angezeigt wird. Jeder Benutzer, jede Gruppe, jede Region, und jede Rolle kann über eine eigene Zugriffsebene für einen Berichts- oder Dashboard-Ordner verfügen. Betrachter können die Daten anzeigen, Bearbeiter/Editoren können festlegen, welche Daten angezeigt werden, und Manager können den Zugriff steuern.
Freigeben eines Dashboards oder Berichts
  • [1] Mit Betrachterzugriff können Sie die Daten in einem Bericht oder einem Dashboard sehen, jedoch keine Änderungen vornehmen, es sei denn, Sie duplizieren die Daten in einen neuen Bericht oder ein neues Dashboard. Alle Benutzer verfügen mindestens über Betrachterzugriff auf Berichts- und Dashboard-Ordner, die für sie freigegeben sind. (Einige Benutzer verfügen möglicherweise über administrative Benutzerberechtigungen, die ihnen einen umfassenderen Zugriff ermöglichen.)
  • [2] Wenn Sie Bearbeiter/Editor für einen Ordner sind, können Sie die darin enthaltenen Berichte und Dashboards anzeigen und bearbeiten und sie in andere Ordner (bzw. aus anderen Ordnern) verschieben, auf die Sie Editor- oder Managerzugriff besitzen.
  • [3] Mit Managerzugriff besitzen Sie die umfassendsten Berechtigungen. Sie können alle Aktionen ausführen, die Betrachtern und Bearbeitern/Editoren möglich sind, und außerdem den Zugriff anderer Personen auf den Ordner steuern, seine Eigenschaften ändern oder den Ordner löschen.
Hinweis

Hinweis

Die Ordnerfreigabe ist in den neuen Developer Edition (DE)-Organisationen standardmäßig aktiviert. Dazu gehören auch alle hier in Trailhead erstellten Trailhead Playground DE-Organisationen. Wenn Ihre Developer Edition-Organisation vor Version Summer ‘13 erstellt wurde, müssen Sie die Funktion manuell aktivieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Wenn Sie zum alten Ordnerfreigabemodell wechseln, wird auch der vorherige Status der vorhandenen Berichts- und Dashboard-Ordner wiederhergestellt.

  • Wenn ein Ordner bereits bestand, bevor die Freigabe von Analyseordnern aktiviert wurde, werden seine Eigenschaften und Freigabeeinstellungen wieder auf den früheren Zustand zurückgesetzt.
  • Wenn ein Ordner erstellt wurde, während die erweiterte Freigabe von Analyseordnern in Kraft war, wird er nicht in der Ordnerliste aufgeführt und alle seine Freigabeeinstellungen werden entfernt. Administrative Benutzerberechtigungen sind weiterhin in Kraft.

Subscribe to Get Report Notifications

Durch häufiges Aktualisieren enthält ein Bericht noch lange keine neuen Daten. Warum sollten Sie wieder und wieder auf "Bericht ausführen" klicken, wenn Sie eine persönliche Benachrichtigung abonnieren können? Wählen Sie einen Zeitpunkt für die Berichtsausführung, wobei festgelegte Bedingungen geprüft werden. Sind diese Bedingungen zur Laufzeit erfüllt, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Methode Ihrer Wahl. Das ist, als ob Ihnen ein persönlicher Berichterstellungsassistent auf Abruf zur Verfügung steht.

Im Folgenden üben wir das Einrichten von Benachrichtigungen.

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte "Berichte" und öffnen Sie einen der Berichte, die Sie zuvor in diesem Modul erstellt haben. Falls Sie noch keinen Bericht erstellt haben, tun Sie dies jetzt anhand der Anweisungen unter Verwenden des Berichtsgenerators.
  2. Klicken Sie auf der Seite "Berichtausführung" auf Abonnieren.
  3. Wählen Sie auf der Seite "Berichtsabonnement" aus, ob Sie bei der Erfüllung der Bedingungen immer oder nur beim ersten Mal benachrichtigt werden möchten.
  4. Geben Sie für jede Bedingung drei Teile an: Aggregat, Operator und Wert. Lassen Sie Benachrichtigungen beispielsweise auslösen, wenn "Summe von Betrag" weniger als 1 Mio. US-Dollar beträgt.
    • "Aggregat" ist die Kennzahl, die die Grundlage Ihrer Bedingung bildet. Das kann "Datensatzzahl", "Durchschnitt Betrag", "Min. Betrag", "Max. Betrag" oder "Summe von Betrag" sein.
    • "Operator" ist die Grundlage für den Vergleich, wie beispielsweise "Gleich", "Ungleich", "Größer als" usw.
    • "Wert" ist die Zahl, mit der das Aggregat verglichen werden soll.
  5. Diese Bedingungen werden beim Ausführen des Berichts ausgewertet und es werden Benachrichtigungen gesendet, wenn alle Bedingungen erfüllt sind (bis zu fünf Bedingungen pro Bericht).
  6. Legen Sie fest, wie oft (jeden Wochentag, täglich oder wöchentlich) und wann die Bedingungen ausgewertet werden sollen.
  7. Sie können den Bericht beispielsweise jeden Wochentag um 7:00 Uhr ausführen.
  8. Wählen Sie einen oder mehrere Benachrichtigungstypen aus.
    • Senden einer anwendungsinternen Benachrichtigung in der Salesforce-Anwendung
    • Bei Chatter posten
    • E-Mail-Benachrichtigung senden
    • Eine benutzerdefinierte Apex-Aktion ausführen, wie beispielsweise Kundenvorgänge erstellen oder Kundenvorgänge eskalieren
  9. Stellen Sie sicher, dass das Abonnement aktiv ist, wenn Sie bereit sind, Benachrichtigungen zu empfangen.
  10. Klicken Sie auf Speichern, um die Benachrichtigungen zu planen.

Chatter

Einer der größten Vorteile von Berichten und Dashboards in Salesforce ist die Integration mit Chatter, die die Zusammenarbeit im Kontext Ihrer Daten ermöglicht. Sie können einem Bericht oder Dashboard folgen, indem Sie im Feed auf das Symbol "Folgen" klicken.
Hinzufügen eines Berichts oder Dashboards zu einem Chatter-Feed

Wenn die Option zum Folgen eines Berichts oder Dashboards nicht angezeigt wird, müssen Sie eventuell die Feed-Verfolgung aktiviert. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Feed-Verfolgung" ein. Klicken Sie dann auf Feed-Verfolgung und wählen Sie "Berichte" aus. Wählen Sie "Feed-Verfolgung aktivieren" aus. Wählen Sie optional zu verfolgende Felder aus, wenn in Ihrem Feed Aktualisierungen angezeigt werden sollen, sobald sich diese Felder ändern.

Wiederholen Sie dieselben Schritte, um die Feed-Verfolgung für Dashboards zu aktivieren. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Feed-Verfolgung" ein. Klicken Sie dann auf Feed-Verfolgung und wählen Sie "Dashboard" aus. Wählen Sie "Feed-Verfolgung aktivieren" aus und wählen Sie dann die Felder aus, die Sie verfolgen möchten.

Darüber hinaus können Sie einen Snapshot einer Dashboard-Komponente zu einem bestimmten Zeitpunkt an den Chatter-Feed posten, und jeder Anhänger des Dashboards erhält eine Aktualisierung in seinem Feed. Posten Sie zum Beispiel einen Snapshot eines regionalen Verkaufsdiagramms, um Ihr Team darüber zu informieren, dass die Umsatzzahlen in Nordrhein-Westfalen zurückgegangen sind.

Sie können auch einen Snapshot einer Dashboard-Komponente an einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe posten. Posten Sie beispielsweise einen Snapshot einer Bestenlisten-Komponente in der Chatter-Gruppe Ihres Teams, um die Leistungsträger bekannt zu machen.

Damit Sie einen Snapshot posten können, muss die entsprechende Einstellung in Setup aktiviert sein. Geben Sie dazu unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Einstellungen für Berichte und Dashboards" ein und klicken Sie dann auf Einstellungen für Berichte und Dashboards. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dashboard-Komponenten-Snapshots aktivieren" und klicken Sie auf Speichern.

Und jetzt wird erläutert, wie Sie einen Snapshot eines Dashboards in Chatter posten:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Komponente, um das Hover-Menüsymbol für das Menü mit Dashboard-Komponenten anzuzeigen. Menü mit Dashboard-Komponenten
  2. Wählen Sie aus, wo der Snapshot angezeigt werden soll.
    • Um ihn in einem Dashboard anzuzeigen, klicken Sie auf Snapshot in Dashboard-Feed posten.
    • Um ihn einem Benutzer bzw. einer Gruppe anzuzeigen, klicken Sie auf Snapshot Benutzer- oder Gruppenfeed posten.
  3. Geben Sie im Textfeld einen Kommentar ein und klicken Sie auf OK. Wenn Sie gefilterte Komponenten posten, sollten Sie eventuell in Ihrem Kommentar darauf hinweisen.

Der Snapshot und der Kommentar werden sofort im Dashboard-Feed des Benutzers angezeigt.

Geplante Berichte

Ein guter Bericht ist wie ein guter Berater: Sie konsultieren ihn vor wichtigen Entscheidungen und auch sonst in regelmäßigen Abständen. Zum Beispiel sieht sich unsere Kundenbeauftragte einen Bericht mit ihren geschlossenen Opportunities ein Mal pro Woche, pro Monat oder sogar pro Tag an, um über ihre Monats- und Quartalsquoten auf dem Laufenden zu bleiben. Mit diesem Bericht stellt sie fest, ob sie gut im Rennen liegt. Abhängig von den dargestellten Daten ergreift sie eventuell Maßnahmen oder ändert ihre Vorgehensweise. Sie kann diesen wichtigen Bericht entweder direkt in Salesforce anzeigen oder ihn sich nach einem Zeitplan schicken lassen.

Das Planen eines Berichts hat folgende Vorteile:

  • Sie bekommen die aktuellen Berichtsdaten, ohne den Bericht ausführen zu müssen.
  • Sie erhalten die Daten automatisch in den festgelegten, regelmäßigen Intervallen, indem Sie den Bericht täglich, wöchentlich oder monatlich planen.
  • Der Bericht wird Ihnen in HTML-Format gesendet, wobei ein Link für den Direktzugriff auf den Quellbericht in Ihrer Organisation angegeben wird.

Sehen Sie sich dieses kurze Video mit Tipps zum Planen von Berichten an.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

Lernen Sie weiter kostenlos!
Registrieren Sie sich für einen Account, um fortzufahren.
Was ist für Sie drin?
  • Holen Sie sich personalisierte Empfehlungen für Ihre Karriereplanung
  • Erproben Sie Ihre Fähigkeiten mithilfe praktischer Aufgaben und Quizze
  • Verfolgen Sie Ihre Fortschritte nach und teilen Sie sie mit Arbeitgebern
  • Nutzen Sie Mentoren und Karrierechancen