Formatieren von Berichten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben der vier Berichtsformate "Tabellarisch", "Zusammenfassung", "Matrix" und "Verbunden"
  • Erstellen eines Matrixberichts

Verwenden von Berichtsformaten

Es gibt vier Berichtsformate: "Tabellarisch", "Übersicht", "Matrix" und "Verbunden". "Tabellarisch" ist das Standardformat.

Berichtsformat Primäre Verwendung Unterstützung in Dashboards Unterstützung für Berichtsdiagramme Bucket-Felder** Formeln** Objektübergreifende Formeln**
Tabellarisch Erstellen einer Liste Häkchensymbol bei wahrer Aussage*
Häkchensymbol bei wahrer Aussage

Übersicht Gruppieren und Zusammenfassen Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Matrix Gruppieren und Zusammenfassen, nach Zeile und Spalte Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Verbunden Anzeigen von Berichten nebeneinander, in Blöcken
Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage

* Zeilenlimit erforderlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

** Bucket-Felder und Formeln werden in diesem Modul nicht behandelt.

Im Folgenden wird ein Beispielbericht zu jedem Berichtsformat erstellt.

Tabellarische Berichte

Tabellarische Berichte stellen die schnellste und einfachste Möglichkeit zur Betrachtung von Daten dar. Ähnlich wie Tabellenblätter bestehen sie einfach aus einer bestimmten Reihenfolge von Feldern in Spalten; die einzelnen entsprechenden Datensätze sind hierbei in einer Reihe aufgeführt. Sie sind zwar einfach einzurichten, können jedoch nicht zum Erstellen von Datengruppen verwendet werden und lassen sich auch nur eingeschränkt in Dashboards einsetzen. Sie werden daher häufig nur für Aufgaben wie die Erstellung von Verteilerlisten verwendet.

Lassen Sie uns einen tabellarischen Bericht erstellen. Bei diesem Beispiel soll eine Liste für den Kundenbeauftragten erstellt werden, die alle offenen Opportunities über einem bestimmten Betrag enthält, damit am gleichen Nachmittag Outreach-Maßnahmen ergriffen werden können.

Anwendungsfall aus dem Vertrieb: Prüfen Sie alle offenen Opportunities, die einen bestimmten Betrag übersteigen.

  1. Klicken Sie im Element "Berichte" auf Neuer Bericht, wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Wenden Sie folgende Filter an:
    1. Legen Sie fest, dass alle Opportunities angezeigt werden sollen.
    2. Legen Sie für "Opportunity-Status" den Wert "Offen" fest.
    3. Stellen Sie "Datumsfeld" auf "Erstelldatum" ein.
    4. Legen Sie für "Bereich" die Einstellung "Aktuelles Geschäftsjahr" fest. Hinweis Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich einstellen. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.
  3. Die folgenden Spalten sollten bereits im Bericht enthalten sein: Opportunity-Name, Typ, Lead-Quelle, Betrag, Erwarteter Umsatzerlös, Schlusstermin, Nächster Schritt, Phase, Wahrscheinlichkeit (%), Rechnungsperiode, Alter, Erstelldatum, Opportunity-Inhaber, Inhaberrolle, Accountname.
  4. Klicken Sie auf Speichern, geben Sie Ihrem Bericht den Namen "Offene Opportunities dieses Jahr" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  5. Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie den Ordner "Meine persönlichen benutzerdefinierten Berichte" aus.
  6. Klicken Sie auf Bericht ausführen. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
Beispiel für einen tabellarischen Bericht
Hinweis

Hinweis

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Ausführen dieses Lernprogramms verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.

Zusammenfassungsberichte

Zusammenfassungsberichte ähneln tabellarischen Berichten, jedoch haben die Benutzer hier die Möglichkeit, Datenreihen zu gruppieren, Zwischenergebnisse/-summen anzuzeigen und Diagramme zu erstellen. Zusammenfassungsberichte sind zwar ein wenig zeitaufwendiger bei der Einrichtung, sie bieten jedoch wesentlich mehr Optionen zur Bearbeitung und Organisation der Daten und im Gegensatz zu tabellarischen Berichten können sie auch in Dashboards verwendet werden. Ja!

Zusammenfassungsberichte tragen die Hauptlast bei der Berichterstellung: Sie werden feststellen, dass gemeinhin die meisten Berichte dieses Format aufweisen.

Und deshalb erstellen wir jetzt einen Zusammenfassungsbericht. In diesem Beispiel möchte der Supportmanager eine Nachlese zu den geschlossenen Kundenvorgängen aus dem letzten Geschäftsjahr, nach Priorität gruppiert durchführen.

  1. Klicken Sie im Element "Berichte" auf Neuer Bericht, wählen Sie den Berichtstyp "Kundenvorgänge" aus und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Wenden Sie folgende Filter an:
    1. Legen Sie fest, dass alle Kundenvorgänge angezeigt werden sollen.
    2. Stellen Sie "Datumsfeld" auf "Öffnungsdatum" ein.
    3. Legen Sie für "Bereich" die Einstellung "Aktuelles Geschäftsjahr" fest.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen weiteren Filter für Kundenvorgänge hinzuzufügen, deren Status "Geschlossen" lautet:
    1. Wählen Sie "Geschlossen" aus.
    2. Legen Sie als Operator "Gleich" fest.
    3. Klicken Sie auf das Nachschlagesymbol und wählen Sie "Wahr" aus.
  4. Die folgenden Spalten sollten bereits im Bericht enthalten sein: Kundenvorgangsinhaber, Thema, Datum/Uhrzeit geöffnet, Alter, Offen, Geschlossen und Accountname.
  5. Wählen Sie zuerst "Tabellarisch" und dann "Übersicht" aus. Berichtsformatauswahl
  6. Ziehen Sie das Feld "Priorität" aus dem Bereich "Felder" in den Abschnitt "Feld hier ablegen, um eine Gruppierung zu erstellen" im Bereich "Vorschau". Erstellen eines Zusammenfassungsberichts
  7. Klicken Sie auf Speichern, geben Sie Ihrem Bericht den Namen "In diesem Jahr geschlossene Kundenvorgänge" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  8. Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie den Ordner "Meine persönlichen benutzerdefinierten Berichte" aus.
  9. Klicken Sie auf Bericht ausführen. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen: Beispiel für einen Zusammenfassungsbericht
Hinweis

Hinweis

  • Je nachdem, welche Organisation Sie zum Ausführen dieses Lernprogramms verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.
  • Mit der Schaltfläche Details ausblenden können Sie ganz leicht Datensätze ausblenden, um eine Übersichtsansicht nach zusammengefassten Feldern anzuzeigen. Durch Klicken auf Details anzeigen blenden Sie die Felder wieder ein.

Matrixberichte

Mit Matrixberichten können Sie Datensätze sowohl nach Zeile als auch nach Spalte gruppieren. Diese Berichte sind besonders zeitaufwendig in der Einrichtung, sie bieten jedoch auch die detailliertesten Einblicke in die Daten. Ebenso wie Zusammenfassungsberichte können auch Matrixberichte Graphen aufweisen und in Dashboards verwendet werden.

Sehen Sie sich dieses kurze Video über Matrixberichte an.

Warum sollten Sie einen Matrixbericht verwenden wollen? Wenn Sie einen schnellen Überblick über Daten brauchen, vor allem im Zusammenhang mit Angaben wie Gesamtumsatz oder Menge der verkauften Produkte, dann ist der Matrixbericht genau das richtige Berichtsformat für Sie.

Lassen Sie uns einen Matrixbericht erstellen. In diesem Beispiel möchte der CEO Umsatztrends im Monatsvergleich dargestellt bekommen. Dazu erstellen wir zunächst den grundlegenden Bericht. In diesem Schritt erstellen wir einen Matrixbericht, der für jeden Monat die Produktverkäufe nach Typ zeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht, wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Wenden Sie folgende Filter an:
    1. Legen Sie fest, dass alle Opportunities angezeigt werden sollen.
    2. Legen Sie für "Opportunity-Status" den Wert "Geschlossene und gewonnene" fest.
    3. Stellen Sie "Datumsfeld" auf "Schlusstermin" ein.
    4. Legen Sie für "Bereich" die Einstellung "Aktuelles Geschäftsjahr" fest. Wählen Sie den Bereich aus, der am besten zu den Daten passt, die analysiert werden sollen.
      Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich einstellen. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.
  3. Klicken Sie auf Tabellarisch und ändern Sie das Berichtformat in "Matrix". Berichtsformatauswahl
  4. Gruppieren Sie den Bericht nach dem Feld "Typ", indem Sie dieses Feld in den Ablegebereich für die Spaltengruppierung ziehen.
  5. Gruppieren Sie den Bericht nach dem Feld "Schlussmonat", indem Sie dieses Feld in den Ablegebereich für die Zeilengruppierung ziehen.
  6. Klicken Sie auf das Menü für die Spalte "Betrag" und wählen Sie "Dieses Feld zusammenfassen" aus.
  7. Wählen Sie "Summe" aus und klicken Sie auf Anwenden.
  8. Klicken Sie auf Anzeige von und deaktivieren Sie "Datensatzzahl", "Details" und "Ablegebereiche", um die Ansicht übersichtlicher zu machen.
  9. Klicken Sie auf Speichern. Die Berichtsvorschau sollte in etwa wie folgt aussehen: Beispiel für einen Matrixbericht
Hinweis

Hinweis

Bei der Anzeige eines Matrixberichts sollten Sie die Berichtsdetails ausblenden. Durch Ausblenden der Details werden Matrixberichte meist noch aussagekräftiger. Zum Ausblenden der Berichtsdetails klicken Sie auf den Link "Anzeige von" und deaktivieren "Details".

  1. Geben Sie Ihrem Bericht den Namen "Umsatztrend nach Typ" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  2. Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie den Ordner "Meine persönlichen benutzerdefinierten Berichte" aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Verbundene Berichte

Mit verbundenen Berichten können Sie verschiedene Datenansichten aus mehreren Berichtstypen erstellen. In verbundenen Berichten sind die Daten in Blöcken organisiert. Die einzelnen Blöcke fungieren jeweils als "Unterbericht", mit eigenen Feldern und Spalten, eigener Sortierung und eigener Filterung. Sie können ein Diagramm zum verbundenen Bericht hinzufügen.

Sehen Sie sich dieses kurze Video über verbundene Berichte an.

Warum sollten Sie einen verbundenen Bericht verwenden wollen? Wenn Sie zwei Berichte ohne viel Aufwand nebeneinander anzeigen möchten, ist ein verbundener Bericht ideal. Dabei sind zwei Berichte noch längst nicht das Ende der Fahnenstange! Verbundene Berichte können aus bis zu fünf Berichtsblöcken bestehen.

Am besten probieren wir das gleich aus und erstellen ein einfaches Tool, mit dem sich darstellen lässt, wie gut Vertriebsmitarbeiter ihre Opportunities nutzen. Wir erstellen einen einfachen Opportunities-Bericht, fügen drei Blöcke hinzu, filtern die einzelnen Blöcke nach dem entsprechenden Status und gruppieren die Ergebnisse dann nach Vertriebsmitarbeiter.

  1. Erstellen Sie einen neuen Bericht, bei dem Sie als Berichtstyp Opportunities auswählen.
  2. Klicken Sie auf "Tabellarisch" und wählen Sie "Verbunden" aus. Wie Sie sehen, werden Ihre Berichtsdaten jetzt in einem Kasten mit farbigem Rand abgesetzt. Das ist Ihr erster Block.
  3. Erstellen Sie einen neuen Block, indem Sie das Feld "Opportunity-Name" rechts neben dem ersten Block in das Vorschaufenster ziehen und ziehen Sie dann die Felder "Betrag" und "Accountname" in den neuen Block. Hinweis Haben Sie bemerkt, dass im Fenster "Filter" oberhalb der Blöcke ein zweites Filterfenster angezeigt wird? Jeder Block in unserem verbundenen Bericht verfügt über seinen eigenen Satz an Filtern.
  4. Erstellen Sie auf dieselbe Weise einen dritten Block. Drei unterschiedliche Opportunities-Berichte befinden sich jetzt nebeneinander im gleichen Container. Bis jetzt sind sie alle identisch, doch wir werden jedem Bericht eindeutige Informationen entlocken.
  5. Da alle Blöcke vergleichbare Angaben liefern sollen, bereiten wir sie auf dieselbe Weise vor:
    1. Entfernen Sie alle Felder aus "Opportunity-Name", "Betrag" und "Accountname", indem Sie sie wieder in das Fenster "Felder" ziehen. So vermeiden wir eine Überfrachtung der Berichte.
    2. Stellen Sie im Filterfenster "Anzeige von" auf "Alle Opportunities" ein.
    3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben rechts in jedem Block und stellen Sie sicher, dass "Datensatzzahl" aktiviert ist.
    4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben "Betrag", klicken Sie auf Dieses Feld zusammenfassen und wählen Sie "Summe" aus.
  6. Nun werden wir die einzelnen Blöcke so konfigurieren, dass jeder Informationen zu einem anderen Aspekt des Gesamtbildes liefert.
    1. Der erste Block soll die Opportunities zeigen, die ungenutzt blieben. Klicken Sie auf den Titel (der bis jetzt nur “Opportunities Block 1” lautet) und ändern Sie ihn in "Geschlossen und verloren". Legen Sie im darüber angezeigten Filterfenster "Geschlossen und verloren" folgende Filter fest:
      1. Opportunity-Status gleich "Geschlossen"
      2. Datumsfeld gleich "Schlusstermin"
      3. Bereich gleich "Aktuelles und vorheriges Geschäftsjahr" Filter für einen verbundenen Bericht
    2. Der zweite Block soll die Opportunities zeigen, die genutzt wurden. Benennen Sie den Block in "Geschlossene und gewonnene" um und legen Sie folgende Filter fest:
      1. Opportunity-Status gleich "Geschlossene und gewonnene"
      2. Datumsfeld gleich "Schlusstermin"
      3. Bereich gleich "Aktuelles und vorheriges Geschäftsjahr"
    3. Der dritte Block soll Opportunities zeigen, deren erwarteter Schlusstermin näher rückt. Benennen Sie den Block in "Schließt nächsten Monat" um und legen Sie folgende Filter fest:
      1. Datumsfeld gleich "Schlusstermin"
      2. Bereich gleich "Nächster Monat"
      3. Opportunity-Status gleich "Offen" Hinweis Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie die Filter immer so eng wie möglich fassen. Filter mit dem Operator "gleich" liefern oftmals schneller Ergebnisse als Filter mit den Operatoren "enthält", "enthält nicht" oder "nicht gleich". Bei komplexen Berichten kann sich dies durchaus deutlich auswirken.
  7. Jetzt gruppieren wir alle drei Blöcke nach Vertriebsmitarbeiter. Ziehen Sie das Feld "Opportunity-Inhaber" auf die horizontale Leiste mit der Beschriftung “Feld hier ablegen, um eine berichtsblockübergreifende Gruppierung durchzuführen". (Dies ist der so genannte Ablegebereich für Gruppierungen.)
  8. Klicken Sie erst auf Speichern und dann auf Bericht ausführen.

Wir haben gerade eine nützliche Ressource erstellt, mit der Vertriebsmitarbeiter ihre Erfolgsbilanz überwachen und an Geschäften dranbleiben können, die sich der heißen Phase nähern.

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