Einführung in Berichte und Dashboards

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Formulieren von Geschäftsanforderungen als beantwortbare Berichtsfragen
• Erläutern des Unterschieds zwischen einem Bericht, einem Dashboard und einem Berichtstyp

Im Geschäftsbetrieb kommen Fragen auf. Ihre Salesforce-Daten können Antworten liefern. Wenn Sie gebeten werden, einen Bericht zu erstellen, wird die Anforderung meist in Form einer Frage formuliert. Diese Frage könnte etwa so lauten:

• Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
• Wer sind meine höchstwertigen potenziellen Kunden?
• Welche Marketing-Kampagnen waren am erfolgreichsten?
• Wie zufrieden sind meine Kunden?

Informationstyp	Beispiele
Ursprüngliche Frage	Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
Folgefragen	Was macht ein Produkt zum Spitzenreiter – Umsatzerlös oder Menge? Sollen die Ergebnisse nach Produktfamilie gruppiert werden? Welchen Zeitraum soll der Bericht umfassen? Soll ein Produkt, dessen Verkauf eingestellt wurde, im Bericht berücksichtigt werden?
Anforderungen	"Spitzenreiter" bezieht sich hier auf Menge, nicht Umsatzerlös Gruppieren der Produkte nach Produktfamilie Anzeigen aller geschlossenen/verlorenen Opportunities Inaktive Produkte nicht anzeigen
Kriterien	Berichtstyp = Opportunities mit Produkten Berichtsformat = Zusammenfassung Gruppierung = Produktfamilie Anzeigen = Alle Opportunities Datumsfeld = Schlusstermin Bereich = Aktuelles Geschäftsjahr Filter = Produkt gleich "Aktiv" Filter = Opportunity-Phase gleich "Geschlossene und gewonnene" Filterlogik = 1 AND 2

Tatsache ist, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit solchen Fragen zu Ihnen kommen werden. Hier sind einige typische Beispiele.

• Ein Kundenbeauftragter plant die Anrufe für den aktuellen Tag und möchte feststellen, welche potenziellen Kunden zuerst kontaktiert werden sollten.
• Ein Supportmanager analysiert die Ableitungsrate im Monatsvergleich seit der Implementierung der Self-Service-Community im letzten Sommer.
• Der CEO arbeitet an der Jahresplanung des Unternehmens und muss zukunftsweisende Entscheidungen treffen.

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist eine Auflistung von Datensätzen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Er wird in Salesforce in Form von Zeilen und Spalten angezeigt und kann gefiltert, gruppiert und in grafischen Diagrammen dargestellt werden.

Jeder Bericht wird in einem Ordner gespeichert. Ordner können öffentlich, ausgeblendet oder freigegeben sowie auf "Schreibschutz" oder "Lese-/Schreibzugriff" festgelegt sein. Sie legen anhand von Rollen, Berechtigungen, öffentlichen Gruppen und Lizenztypen fest, wer auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf. Sie können einen Ordner in der gesamten Organisation verfügbar machen oder als privat deklarieren, sodass nur dessen Inhaber darauf zugreifen kann.

Was ist ein Dashboard?

Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen und Trends zu Datensätzen in Ihrer Organisation. Die Beziehung zwischen einer Dashboard-Komponente und einem Bericht ist 1:1, das heißt zu jeder Dashboard-Komponente gibt es genau einen zugrunde liegenden Bericht. Sie können denselben Bericht jedoch in mehreren Dashboard-Komponenten eines Dashboards verwenden (z. B. sowohl in einem Balken- als auch in einem Kreisdiagramm). Mehrere Dashboard-Komponenten können zusammen auf einem Dashboard-Seitenlayout dargestellt werden. So können Sie eine ausdrucksstarke visuelle Ansicht erstellen und mehrere Berichte zu einem gemeinsamen Thema wie etwa Vertriebsleistung, Kundensupport etc. verwerten.

Genau wie Berichte werden Dashboards in Ordnern gespeichert, über die gesteuert wird, welche Benutzer zugreifen können. Wenn Sie über Zugriff auf einen Ordner verfügen, können Sie seine Dashboards anzeigen. Zum Anzeigen der Dashboard-Komponenten benötigen Sie jedoch auch die Zugriffsberechtigung für die zugrunde liegenden Berichte. Sie können einem Dashboard in Chatter folgen, um sich über Aktualisierungen zum Dashboard in Ihrem Feed zu informieren.

Für jedes Dashboard gibt es einen aktuellen Benutzer, dessen Sicherheitseinstellungen festlegen, welche Daten in einem Dashboard angezeigt werden. Wenn der aktuelle Benutzer ein spezieller Benutzer ist, hängen die den Dashboard-Benutzern angezeigten Daten von den Sicherheitseinstellungen dieses Benutzers ab. Ihre eigenen persönlichen Sicherheitseinstellungen sind dabei unerheblich. Dies sollten Sie bei der Wahl des aktuellen Benutzers berücksichtigen, damit nicht zu viele Dashboard-Bereiche sichtbar sind. Sie sollten beispielsweise den Vertriebsleiter als aktuellen Benutzer für eine Bestenliste seines Teams festlegen. Dies ermöglicht den Teammitgliedern die Anzeige der Bestenliste für ihr Team, nicht jedoch für andere Teams.

Dynamische Dashboards sind Dashboards, bei denen der aktuelle Benutzer immer der angemeldete Benutzer ist. Auf diese Weise sieht jeder Benutzer das Dashboard entsprechend seiner eigenen Zugriffsebene. Wenn die Zugriffsbeschränkung für Sie wichtig ist, sind dynamische Dashboards eher das Richtige für Sie.

Was ist ein Berichtstyp?

Ein Berichtstyp ist wie eine Vorlage, die die Berichterstellung erleichtert. Der Berichtstyp legt fest, welche Felder und Datensätze bei der Berichterstellung zur Verfügung stehen. Die Festlegung basiert dabei auf Beziehungen zwischen einem primären Objekt und seinen verwandten Objekten. Beim Berichtstyp "Kontakte und Accounts" ist beispielsweise "Kontakte" das primäre Objekt und "Accounts" das verwandte Objekt.

In Berichten werden nur Datensätze angezeigt, die den im Berichtstyp definierten Kriterien entsprechen. Salesforce wird mit einer Reihe gebrauchsfertiger, vordefinierter Standard-Berichtstypen geliefert. Werden nicht alle benötigten Felder angezeigt? Eventuell müssen Sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellen.

Beispielsweise kann ein Administrator einen Berichtstyp erstellen, in dem nur Stellenbewerbungen mit dazugehörigem Lebenslauf angezeigt werden. Bewerbungen ohne Lebenslauf werden in Berichten dieses Typs nicht angezeigt. Ein Administrator kann des Weiteren Datensätze anzeigen, die möglicherweise dazugehörige Datensätze aufweisen. Etwa Bewerbungen mit oder ohne Lebenslauf. In diesem Fall sind in Berichten dieses Typs alle Bewerbungen unabhängig davon verfügbar, ob diese einen Lebenslauf aufweisen. Zudem kann ein Administrator Felder aus einem verwandten Objekt hinzufügen, indem er eine Nachschlagebeziehung zu diesem Objekt einrichtet. Dies eröffnet dann noch mehr Berichterstellungsmöglichkeiten.