Berichte mit dem Berichtsgenerator erstellen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Verwenden des Berichtsgenerators zum Ziehen und Ablegen
  • Erklären der Vorteile der Verwendung von Filtern, Kreuzfiltern und Filterlogik
  • Erstellen eines tabellarischen Berichts

Verwenden des Berichtsgenerators

Wenn Sie einen Bericht in Salesforce erstellen, entsprechen die eingegebenen Kriterien im Prinzip einer Frage und die zurückgegebenen Ergebnisse der Antwort darauf. Damit Sie eine Frage stellen können, müssen Sie jedoch die Sprache der Datenbank sprechen. Gute Neuigkeiten! Salesforce verfügt über einen integrierten Übersetzer, mit dem Sie Ihrer Datenbank über eine Point-and-Click-Oberfläche alle möglichen Fragen stellen können. Dieser Abschnitt behandelt den Berichtsgenerator zum Ziehen und Ablegen, mit dem Sie die erforderlichen Antworten aus Ihren Daten extrahieren können.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass der Berichtsgenerator aktiviert ist. Bei neuen Organisationen ist die aktuelle Version des Berichtsgenerators automatisch verfügbar. Bei bestehenden Organisationen müssen Sie eventuell spezielle Schritte durchführen, um den Berichtsgenerator zum Ziehen und Ablegen zu aktivieren.

Um den Berichtsgenerator für alle Benutzer zu aktivieren, geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text "Einstellungen für Berichte und Dashboards" ein und wählen dann Einstellungen für Berichte und Dashboards aus. Lesen Sie den Abschnitt "Upgrade des Berichtsgenerators durchführen" der Seite und klicken Sie auf Aktivieren. Wenn die Schaltfläche nicht angezeigt wird, ist der Berichtsgenerator bereits für Ihre Organisation aktiviert. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf Ja, Berichtsgenerator für alle Benutzer aktivieren.

Gut gemacht! Und nun öffnen Sie den Berichtsgenerator. Doch zuvor müssen Sie einen Berichtstyp auswählen.

Auswählen eines Berichtstyps

Die Auswahl des richtigen Berichtstyps ist einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen eines Berichts. Mit der Auswahl des Berichtstyps wählen Sie die Datensätze und Felder aus, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen.

Aus diesem Grund wird im Folgenden erläutert, wie Berichtstypen strukturiert sind.

Jeder Berichtstyp verfügt über ein primäres Objekt und eines oder mehrere verwandte Objekte. Bei Standard-Berichtstypen werden diese Objekt in der Regel im Namen des Berichtstyps angegeben. Beim Berichtstyp "Kontakte und Accounts" ist beispielsweise "Kontakte" das primäre Objekt und "Accounts" das verwandte Objekt. Bei benutzerdefinierten Berichtstypen geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text "Berichtstypen" ein und wählen dann Berichtstypen aus, um das primäre und die verwandten Objekte angezeigt zu bekommen. Die bewährte Vorgehensweise ist daher, dass Sie sich beim Erstellen benutzerdefinierter Berichtstypen an die standardmäßige Benennungskonvention für Berichtstypen halten.

Je nach Einrichtung des Berichtstyps enthalten die Ergebnisse Folgendes:
  • Primäres Objekt mit verwandtem Objekt – Es werden nur Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt mindestens einen verwandten Objektdatensatz aufweist. In unserem Beispiel "Kontakte und Accounts" würden nur die Datensätze im Bericht angezeigt, bei denen es sich um "Kontakte" mit mindestens einem zugehörigen "Account"-Datensatz handelt.
  • Primäres Objekt mit oder ohne verwandtes Objekt – Es werden Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt einen verwandten Objektdatensatz aufweist oder nicht. Wenn Sie also einen benutzerdefinierten Berichtstyp "Kontakte mit oder ohne Accounts" erstellen würden, würden "Kontakte" angezeigt, ganz unabhängig davon, ob ein verwandter "Account"-Datensatz existiert oder nicht. Sie können bis zu vier verwandte Objekte angeben und bei jedem die Unterscheidung "mit" bzw. "mit oder ohne" angeben.
Übersichtsseite des Berechtigungssatzes

Achten Sie bei der Auswahl eines Berichtstyps sorgfältig auf die Kriterien hinsichtlich primärem Objekt und verwandten Objekten. Werden nicht die benötigten Felder angezeigt? Eventuell müssen Sie einen neuen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellen oder einen bestehenden anpassen, um Felder hinzuzufügen bzw. auszublenden.

Hinweis

Hinweis

Ein Standard-Berichtstyp kann nicht bearbeitet werden.

Grundlegendes zum Berichtsgenerator zum Ziehen und Ablegen

Mit dem Berichtsgenerator zum Ziehen und Ablegen können Sie Berichte mit den notwendigen Kriterien, Feldern, Filtern, Gruppierungen und Diagrammen erstellen.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um mehr über die Funktionsweise des Berichtsgenerators zu erfahren.

Sie mögen keine Videos? Dann finden Sie hier einen kurzen Überblick:

Übersichtsseite des Berechtigungssatzes

Wie der Name schon sagt, können Sie mit dem Berichtsgenerator zum Ziehen und Ablegen Berichte erstellen, indem Sie Felder aus dem Fenster "Felder" [1] in das Vorschaufenster [3] ziehen und dort ablegen. Im Fenster "Filter" [2] können Sie zusätzliche Kriterien eingeben, um die Ergebnisse einzuschränken. Im obigen Beispiel wird nach einem bestimmten Accountinhaber, dem Typ und der Rechnungsanschrift Bundesland gefiltert.

Hinweis

Hinweis

Auch das Vorschaufenster ist genau das, was der Name besagt: eine Vorschau. Beim Erstellen eines Berichts wird hier nur eine Teilmenge der Daten angezeigt. Das vollständige Gesamtergebnis wird erst angezeigt, wenn Sie auf Bericht ausführen klicken.

Tipp

Tipp

Werden in der Vorschau keine Spalten angezeigt? Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Anzeigen und wählen Sie Details aus.

Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie Sie Filter einsetzen können, um spezifische Ergebnisse zu erhalten.

Verwenden von Filtern

Wenn Sie den Berichtsgenerator verwenden, um eine Frage anhand Ihrer Daten zu beantworten, können Sie die Frage mit Filtern und Filterlogik spezifischer stellen und die als Antwort gelieferten Ergebnisse mithilfe von Zeilenlimits eingrenzen. Im Anschluss finden Sie zunächst eine allgemeinere Beschreibung dieser Features, gefolgt von den genauen Schritte zum Erstellen eines Filters.

Sie können die Daten in einem Bericht mithilfe der folgenden Filteroptionen filtern.

Filtertyp Beschreibung
Standardfilter Standardfilter werden standardmäßig auf die meisten Objekte angewandt. Für verschiedene Objekte gibt es unterschiedliche Standardfilter, doch die meisten Objekte weisen die Standardfilter Anzeigen und Datumsfeld auf. Anzeigen filtert das Objekt nach allgemeinen Gruppierungen (wie "Meine Konten" oder "Alle Konten"). Datumsfeld filtert nach einem Feld (wie etwa Erstelldatum oder Letzte Aktivität) und einem Datumsbereich (z. B. "Gesamte Zeit" oder "Letzter Monat").
Feldfilter Feldfilter sind für Berichte, Listenansichten, Workflowregeln und andere Bereiche der Anwendung verfügbar. Legen Sie für jeden Filter das Feld, den Operator und den Wert fest. Bei tabellarischen, Zusammenfassungs- und Matrixberichten können Sie ein Feld aus dem Fenster "Felder" in das Fenster "Filter" ziehen, um einen Berichtsfilter hinzuzufügen.
Filterlogik Fügen Sie boolesche Bedingungen hinzu, um zu steuern, wie Feldfilter überprüft werden. Sie müssen mindestens einen Feldfilter hinzufügen, bevor Sie Filterlogik verwenden.
Kreuzfilter Sie können einen Bericht mit den Bedingungen MIT und OHNE anhand des untergeordneten Objekts filtern. Sie können Unterfilter hinzufügen, um weiter nach Feldern im untergeordneten Objekt zu filtern. Beim Kreuzfilter "Accounts mit Opportunities" können Sie beispielsweise auf Opportunity-Filter hinzufügen klicken und den Unterfilter "Opportunity-Name gleich Meier" erstellen, um nur diese Opportunities einzuschließen.
Zeilenlimit Wählen Sie für tabellarische Berichte die maximal anzuzeigende Anzahl an Zeilen aus und wählen Sie dann ein Feld aus, nach dem sortiert werden soll, sowie die Sortierreihenfolge. Sie können einen tabellarischen Bericht als Quellbericht für eine Dashboard-Tabelle oder eine Diagrammkomponente verwenden, wenn Sie die Anzahl der zurückgegebenen Zeilen beschränken.

Da wir dies nun geklärt haben, lassen Sie uns einfach einen Filter erstellen. In diesem Beispiel erstellen wir einen tabellarischen Bericht, da dies das Standardberichtsformat ist. Berichtsformate werden in der nächsten Lektion ausführlicher behandelt.

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte "Berichte" und klicken Sie auf Neuer Bericht.
  2. Wählen Sie den Berichtstyp "Accounts" aus und klicken Sie auf Erstellen.
  3. Klicken Sie im Bereich "Filter" auf Hinzufügen und wählen Sie "Feldfilter" aus.
  4. Wählen Sie in der ersten Dropdownliste ein Feld aus. Wählen Sie für dieses Beispiel das Feld "Typ" aus.
  5. Legen Sie als Filteroperator "Gleich" fest.
  6. Klicken Sie auf das Nachschlagesymbol neben dem dritten Feld, wählen Sie den Wert "Kunde - Direkt" aus und klicken Sie auf OK.
  7. Wählen Sie für das "Datumsfeld" den Wert "Erstelldatum" und für "Bereich" die Einstellung "Gesamte Zeit" aus.

Gute Arbeit! Sie haben gerade einen Berichtsfilter erstellt, der alle Ihre Accounts anzeigt, für die gilt "Typ = Kunde - Direkt". Klicken Sie auf Bericht ausführen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Hinweis: Je nachdem, welche Organisation Sie zum Ausführen dieses Lernprogramms verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.

Noch schneller geht das Ganze mit dieser Methode: Ziehen Sie bei der Filtererstellung ein Feld aus dem Bereich "Felder" in den Bereich "Filter". Voilà! Und schon können Sie den nächsten Filter erstellen. Für die Suche nach einem Feld können Sie auch die Worterkennungstechnologie verwenden. Sie haben die Wahl!

Im vorherigen Beispiel wurde der Operator "Gleich" für den Filter verwendet. Es gibt jedoch eine Reihe von Operatoren, die Sie bei der Berichtserstellung einsetzen können. Aber Vorsicht: Achten Sie sorgfältig auf die Performance, wenn Sie "Nicht gleich" als Operator angeben. Die vollständige Liste der Operatoren finden Sie hier: https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=filter_operators.htm.

Verwenden von Kreuzfiltern

Nachdem Sie jetzt einen normalen Filter erstellt haben, steigern wir das Ganze jetzt und erstellen einen Kreuzfilter. Mit Kreuzfiltern können Sie Ihre Berichtstypen auf Objekte ausweiten, die mit den ursprünglich im Berichtstyp definierten Objekten verwandt sind. Mithilfe von Kreuzfiltern können Sie Ihre Ergebnisse optimieren, ohne Formeln oder Code schreiben zu müssen. Die häufigste Anwendung von Kreuzfiltern sind Ausnahmeaufzeichnungen. Hier sind einige Beispiele.

  • "Veraltete Opportunities": Opportunities ohne Aktivitäten in den letzten 30 Tagen
  • "Verwaiste Kontakte": Kontakte ohne Accounts
  • "Vernachlässigte Accounts": Accounts ohne Opportunities

Sehen Sie sich dieses kurze Video über Kreuzfilter an:

Nun folgt eine Übung zum Hinzufügen eines Kreuzfilters zu einem Bericht.

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte "Berichte" und klicken Sie auf Neuer Bericht.
  2. Wählen Sie den Berichtstyp "Kontakte & Accounts" aus und klicken Sie auf Erstellen.
  3. Klicken Sie im Fenster "Filter" des Berichtsgenerators auf Hinzufügen | Kreuzfilter.
  4. Wählen Sie ein übergeordnetes Objekt aus der Dropdownliste aus. Durch Ihre Auswahl wird festgelegt, welche verwandten Objekte in der Liste der untergeordneten Objekte angezeigt werden. Wählen Sie für dieses Beispiel "Kontakte" aus.
  5. Legen Sie ‘mit’ als Operator fest.
  6. Wählen Sie ein untergeordnetes Objekt aus der Dropdownliste aus oder suchen Sie anhand des Namens danach. Die Dropdownliste enthält alle infrage kommenden untergeordneten Objekte des ausgewählten übergeordneten Objekts. Wählen Sie für dieses Beispiel "Opportunities" aus.
  7. Optional können Sie Unterfilter hinzufügen:
    1. Klicken Sie auf Opportunities-Filter hinzufügen.
    2. Wählen Sie ein Feld aus. Die Felder richten sich nach dem untergeordneten Objekt im Kreuzfilter. Wenn Ihr Kreuzfilter beispielsweise "Kontakte mit Opportunities" lautet, können Sie Opportunity-Felder für Ihren Unterfilter verwenden. Wählen Sie für dieses Beispiel "Phase" als Unterfilter aus.
    3. Wählen Sie "Gleich" als Operator aus.
    4. Klicken Sie auf das Nachschlagesymbol und wählen Sie "Geschlossene und gewonnene" aus.
    5. Klicken Sie auf OK (Posten).

Gut gemacht! Sie haben einen Bericht erstellt, der Kontakte und Accounts anzeigt, bei denen die Kontakte in Beziehung zu Opportunities stehen, die geschlossen und gewonnen wurden. Mit dieser Art von Bericht könnten Sie beispielsweise die Kontakte feststellen, die Sie zu einer lokalen Kundenveranstaltung einladen sollten. Wenn Sie einen weiteren Unterfilter hinsichtlich Opportunity-Betrag oder Schlusstermin hinzufügen, können Sie zudem noch herausfinden, welchen Umfang das Geschäft hatte und, wann es abgeschlossen wurde.

Filterlogik hinzufügen

Sie wissen jetzt, wie Sie Filter auf Ihren Bericht anwenden und möchten eventuell Filterlogik einsetzen, um die Filter bedingungsabhängig anwenden zu können. Filterlogik ermöglicht Ihnen, Bedingungen für Ihre Filter festzulegen.

Wann sollten Sie Filterlogik demnach verwenden? Sehen wir uns ein Beispiel an.
  1. Accountinhaber gleich Allison Wheeler
  2. Branche gleich Fertigung
  3. Jahresumsatz größer als 500,000

Wenn Sie die Filterlogik "(1 AND 2) OR 3" anwenden, können Sie entweder alle Fertigungs-Accounts anzeigen, deren Inhaberin Allison Wheeler ist, oder aber alle Accounts mit einem Jahresumsatz über 500.000.

Bei Verwendung der Filterlogik "1 AND (2 OR 3)" werden dagegen Accounts angezeigt, deren Inhaberin Allison Wheeler ist, und die entweder zur Branche "Fertigung" zählen oder einen Jahresumsatz über 500.000 haben.

Die folgenden Operatoren stehen zur Verfügung.

Operator Definition
AND (UND) Findet Datensätze, die mit beiden Werten übereinstimmen.
OR (ODER) Findet Datensätze, die mit mindestens einem der Werte übereinstimmen.
NOT Findet Datensätze, die Werte ausschließen.

Zum Hinzufügen von Filterlogik klicken Sie im Bereich "| Filter" auf Hinzufügen | Filterlogik.

Hinweis

Hinweis

Sobald Sie einen neuen Filter hinzufügen, sollten Sie die Filterlogik überprüfen, um sicherzustellen, dass sie noch zutreffend ist.

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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