Erweitern der Berichtsstrategie mit AppExchange

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Finden kostenloser Berichts- und Dashboard-Pakete in AppExchange
  • Installieren eines Berichts- und Dashboard-Pakets aus AppExchange
  • Ändern der Berichte und Dashboards im installierten Paket

Installieren einer Anwendung über AppExchange

Beim Erstellen eines Berichts oder Dashboards ist es üblich, einen bestehenden Bericht zu duplizieren und dann gemäß den Anforderungen abzuändern. Doch woher bekommen Sie Beispielberichte und -Dashboards, die Sie ändern können? Maria, die Administratorin bei Ursa Major Solar, findet die Antwort auf diese Frage in AppExchange!

In AppExchange stehen Pakete mit Beispielberichten und -Dashboards von Salesforce Labs zur Verfügung. Sie können diese Pakete herunterladen und in Ihrer Sandbox- oder Produktionsumgebung installieren. Die Pakete sind kostenlos, und alle darin enthaltenen Berichte und Dashboards können dupliziert und an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Beliebte Themen sind:

  • Dashboards zur Akzeptanz von Salesforce
  • Salesforce CRM-Dashboards
  • Dashboards zu Vertriebsaktivitäten
  • Bereinigungs- Dashboard
  • Service- und Support-Dashboards
  • Knowledge Base-Dashboards und Berichte
  • Chatter-Dashboards 1.0
  • Dashboard-Paket "Chatter Challenge"

Ob Sie nach Dashboards zu Vertrieb, Service, Aktivität, CRM oder Akzeptanz suchen – es gibt Beispielberichte und -Dashboards.

Denken Sie daran, dass einige Anwendungen Registerkarten, Felder, Objekte und mehr enthalten. Bedenken Sie auch, dass es in Salesforce Obergrenzen gibt, denen Ihre Organisation unterliegt. Anwendungen können verwaltet und nicht verwaltet sein. Und Ihre Gesamtobergrenzen sind je nach gewähltem Typ auf unterschiedliche Weise davon betroffen. Beachten Sie beim Installieren einer Anwendung stets Ihre Obergrenzen. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im AppExchange-Installationshandbuch.

Um eine Anwendung zu installieren, melden Sie sich bei AppExchange an. Suchen Sie die gewünschte Anwendung und klicken Sie auf Jetzt anfordern. Während des Installationsvorgangs müssen Sie Entscheidungen treffen. Zu den wichtigsten gehören unter anderem folgende:

  • Wo soll ich installieren, in der Produktion oder Sandbox?
    • Allgemein ist es bei AppExchange eine bewährte Vorgehensweise, Installationen zuerst in einer Sandbox vorzunehmen. Bei Berichten und Dashboards sollten Sie einige Aspekte berücksichtigen:
      • Einige Pakete enthalten benutzerdefinierte Felder.
      • Berichte, Dashboards, Ordner und benutzerdefinierte Felder haben Namen, die zu Konflikten mit vorhandenen Namen in Ihrer Organisation führen können.
      • Die Pakete enthalten alle Berichts- und/oder Dashboard-Ordner.
    • Da Sie nun genau wissen, was Sie installieren, können Sie entscheiden, wo Sie es installieren möchten. Hinweis Sie können während des Installationsvorgangs eine Vorschau aller Komponenten im Paket anzeigen.
  • Möchten Sie nur Administratoren, allen Benutzern oder bestimmten Profilen Berechtigungen erteilen?
    • Wer soll auf diese Berichte, Dashboards, Ordner und ggf. benutzerdefinierten Felder zugreifen dürfen? Diese Frage sollten Sie vor der Installation für sich klären, damit Sie danach keine Aktualisierungen an Profilen und Ordner-Freigabeeinstellungen vornehmen müssen.

Sobald Ihre Installation erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Nun sind Sie bereit.

Zugreifen auf installierte Pakete

So finden Sie das gerade installierte Paket:

  • Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Installierte Pakete" ein und wählen Sie dann Installierte Pakete aus.
  • Klicken Sie auf den Namen des installierten Pakets. Dies ist derselbe Name wie auf der Seite, von der Sie das Paket in AppExchange heruntergeladen haben [1]. Anzeigen installierter Pakete
  • Klicken Sie auf Komponenten anzeigen [2]. Anzeigen von Paketdetails
  • Dadurch wird die Seite "Paketdetails" geöffnet, auf der alle Komponenten, einschließlich Berichten, Dashboards, Ordnern, benutzerdefinierter Felder etc. aufgeführt werden. Die einfachste Möglichkeit, alle Berichte und Dashboards durchzugehen, besteht darin, sie auf der Registerkarte "Berichte" in Salesforce anzuzeigen.

Es werden jetzt alle Berichte und Dashboards aufgeführt, die Sie gerade installiert haben.

Ändern von Berichten

Wenn Sie einen bestehenden Bericht ändern möchten, müssen Sie ihn zuvor mit "Speichern unter" unter einem anderen Namen speichern. Sie möchten bestimmt nicht riskieren, den Bericht eines Kollegen mit Ihren Änderungen zu überschreiben!

Zum Duplizieren öffnen Sie einen Bericht, klicken zuerst auf die Schaltfläche Anpassen und dann auf die Schaltfläche Speichern unter [1].
Bericht “Current Year Opportunities”
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Bericht ein und speichern Sie ihn im Ordner "Meine persönlichen benutzerdefinierten Berichte". Sie können den Bericht später jederzeit in einen anderen Berichtsordner verschieben. Zum Experimentieren mit Berichten, die noch nicht für die Verwendung durch andere Benutzer vorgesehen sind, sollten Sie jedoch vorerst diesen sicheren Speicherort verwenden.
Dialogfeld zum Speichern von Berichten

Jetzt können Sie den Bericht gefahrlos ändern.

Nehmen Sie sich beim Einstieg in die Verwendung des AppExchange-Pakets die Zeit, um sich anzusehen, welche Berichte und Dashboards das Paket enthält. Im Folgenden werden die Schritte zum Beurteilen eines Berichts beschrieben. In diesem Beispiel öffnen wir den Bericht "Current Year Opportunities" aus dem AppExchange-Paket "Trending Opportunity".

  • Öffnen Sie den Bericht "Current Year Opportunities" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anpassen".
  • Oben im Bericht wird ein Anzeigefilter [1] mit Optionen für "Meine Opportunities", "Opportunities meines Teams" und "Alle Opportunities" angezeigt.
  • Außerdem finden Sie hier Filter für Opportunity-Status [2], Wahrscheinlichkeit [3], Datumsfeld [4] und Datumsbereich [5].
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berichtseigenschaften" [6], um den verwendeten Berichtstyp festzustellen. Anpassen des Berichts “Current Year Opportunities”
Durch Klicken auf die Schaltfläche wird das Fenster "Berichtseigenschaften" geöffnet, in dem der Berichtstyp angegeben wird.
Dialogfeld “Berichtseigenschaften”

Werfen wir nun einen Blick auf die Berichtsspalten und das Berichtsformat.

  • Das Berichtsformat bestimmt, wie die Berichtsdaten angezeigt und gruppiert werden. Zu den verfügbaren Berichtsformaten gehören "Tabellarisch", "Zusammenfassung", "Matrix" und "Verbunden". Im vorliegenden Beispiel wird das Berichtsformat "Zusammenfassung" [8] verwendet.
  • Die im Bericht verwendeten Spalten werden im Vorschaubereich [9] horizontal angezeigt.
  • Wenn das Berichtsformat "Zusammenfassung" lautet, wird ein Bereich angezeigt, in dem Sie die Zeilen des Berichts nach einem bestimmten Feld gruppieren können [10]. In diesem Beispiel wird nach "Opportunity-Inhaber" gruppiert. Zusammenfassungsbericht “Current Year Opportunities”

Wenn Sie zum ersten Mal einen bestehenden Bericht ändern, sollten Sie zunächst nur einfache Dinge tun, etwa Spalten hinzufügen und entfernen, die Spaltenreihenfolge ändern und den Datumsbereich und die -kriterien ändern. Wenn Sie etwas geübter sind, können Sie auch neue Filter hinzufügen und das Berichtsformat ändern. Denken Sie bei der Bearbeitung daran, häufig zu speichern, und klicken Sie ab und zu auf Bericht ausführen, um das Ergebnis anzuzeigen, da im Vorschaubereich nur eine begrenzte Zahl von Datensätzen angezeigt wird.

Ändern von Dashboards

Verwenden Sie wie im Fall von Berichten unbedingt "Speichern unter", damit Sie nicht das Dashboard eines anderen Benutzers überschreiben.

Zum Duplizieren des Dashboards öffnen Sie das Dashboard und klicken auf die Schaltfläche "Duplizieren" [1].
Duplizieren eines Dashboards

Daraufhin wird das Dashboard im Dashboard-Generator zum Ziehen und Ablegen im Bearbeitungsmodus geöffnet. Sie können jetzt erkennen, wie das Dashboard ursprünglich erstellt wurde. Sehen wir uns das genauer an.

  • Die angezeigten Daten hängen vom aktuellen Benutzer des Dashboards ab. Je weiter oben sich der aktuelle Benutzer in der Rollenhierarchie befindet, desto mehr Daten werden potenziell angezeigt [1].
  • Wenn das Dashboard über Filter verfügt, finden Sie diese direkt über dem Vorschaufenster [2]. In diesem Beispiel wurde ein Filter hinzugefügt, damit Sie sehen können, wo Sie Filter finden.
  • Klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol der einzelnen Dashboard-Komponenten [3]. Sie können damit anzeigen, wie die Dashboard-Komponente formatiert und konfiguriert ist, und feststellen, ob bedingte Formatierung verwendet wurde. Bearbeiten von Dashboard-Komponenten

Ein guter Einstieg in das Bearbeiten von Dashboards ist es, einfach einmal den Dashboard-Komponententyp zu ändern. Nehmen Sie sich zur Übung dazu einen Bericht und erstellen Sie ein Dashboard, bei dem dieser Bericht in jedem Dashboard-Komponententyp angezeigt wird. So erhalten Sie eine Vorstellung von der Funktionsweise der einzelnen Dashboard-Komponententypen.

Gängige Anpassungen

Da Sie jetzt wissen, wie Sie Berichts- und Dashboard-Pakete installieren, und gelernt haben, den Paketinhalt zu bewerten, können wir nun daran gehen, Änderungen vorzunehmen! Nicht vergessen: Verwenden Sie auf jeden Fall "Speichern unter" und "Duplizieren", bevor Sie mit Änderungen loslegen.

Es folgen einige Anpassungen, die häufig an bestehenden Berichten oder Dashboards vorgenommen werden. Probieren Sie es aus:

  • Hinzufügen eines Datumsbereichs
  • Verwenden eines relativen Datumswerts wie HEUTE, GESTERN, LETZTE WOCHE und LETZTER MONAT
  • Filtern oder Gruppieren nach Inhaber
  • Filtern nach Betragsgrenzwert
  • Ändern des Dashboard-Komponententyps
  • Ändern der Spaltenreihenfolge
  • Hinzufügen oder Entfernen von Spalten
  • Ändern des Berichtsformats in das tabellarische, Zusammenfassungs- oder Matrixformat
  • Hinzufügen von Dashboard-Komponenten
  • Umwandeln in ein dynamisches Dashboard
  • Planen des Berichts für die automatisierte Bereitstellung
  • Hinzufügen von Berichtbenachrichtigungen

Ressourcen

Hinweis

Hinweis

Nicht vergessen: Dieses Modul bezieht sich auf Salesforce Classic. Wenn Sie Ihre Übungs-Organisation starten, wechseln Sie zu Salesforce Classic, um diese Aufgabe abzuschließen.

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