Erste Schritte in Quip
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erklären, wie Quip dazu beitragen kann, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und Engpässe zu vermeiden
- Verstehen, wie mithilfe von Berechtigungen optimierte Freigabemöglichkeiten geschaffen werden
Verwalten von Benachrichtigungen
Nachdem wir nun über all diese @Erwähnungen und Benachrichtigungen gesprochen haben, fragen Sie sich vielleicht: Wie gehe ich damit um?
Um die Arten von Benachrichtigungen auszuwählen, die Sie empfangen möchten, klicken Sie links unten auf dem Bildschirm auf Ihr Bild oder Ihre E-Mail-Adresse. Es werden drei Optionen angezeigt: Desktop, Mobilgerät und E-Mail-Benachrichtigungen.
Normalerweise empfehlen wir Ihnen, nur Desktop oder Mobilgerät zu wählen, je nachdem, womit Sie häufiger arbeiten. E-Mail-Benachrichtigungen können ein guter Einstieg sein, da Sie sich in das direkte Arbeiten in Quip einarbeiten. Sobald Sie sich mit dem Arbeiten in Quip vertraut gemacht haben, empfiehlt es sich, die Desktop- und mobilen Benachrichtigungen sowie den täglichen E-Mail-Auszug zu verwenden. Sie und Ihr Team sollten sich angewöhnen, auf Benachrichtigungen zu achten und diese direkt in Ihren Dokumenten aufzugreifen.
Organisation und Freigabe
Sie wissen nun, warum Quip ein tolles Tool für Produktivität und Zusammenarbeit ist. Aber um wirklich das Beste aus diesem leistungsstarken Tool herauszuholen, müssen Sie wissen, wie Sie es richtig einsetzen. Und das beginnt mit Organisation und Freigabe.
Beim Einsatz von Quip erstellen Sie in der Regel (wie in Lektion 2) ein neues eigenes Dokument oder bearbeiten ein Dokument, das ein anderes Mitglied Ihres Teams erstellt hat. Eine Möglichkeit zur Freigabe Ihres Dokuments ist das Klicken auf die blaue Schaltfläche "Freigeben" rechts oben. Sie können Personen oder Ordner hinzufügen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Berechtigungen hinzuzufügen (mehr dazu später).
Ordner
Angenommen, Sie haben ein eigenes Dokument wie einen Projektplan erstellt, den Sie für Ihr Team freigeben möchten. In diesem Fall sollten Sie das Dokument einem Ordner hinzufügen, vielleicht dem Ordner für diesen bestimmten Account. Dadurch wird es automatisch für alle Mitglieder Ihres Teams freigegeben, die Zugriff auf diesen Ordner haben. Daher ist auch das Hinzufügen zu einem Ordner eine der effizientesten Möglichkeiten, ein Dokument freizugeben.
Im Gegensatz zu anderen Cloud-Lösungen für die Dateifreigabe können Sie bei Quip Ihr Dokument in mehreren Ordnern ablegen. Stellen Sie sich das Ganze als einen Link zu ein und demselben Dokument vor, das immer so gespeichert ist, dass Sie und Ihr Team organisiert bleiben.
Angenommen, Sie arbeiten gemeinsam an einem Dokument mit einem Projektplan, das Sie erstellt und im Gruppenordner "Marketing" Ihres Teams im freigegebenen Ordner "Projektplan" gespeichert haben. Wenn Sie es zur Prüfung an Ihren Kollegen Achim senden, kann Achim das Dokument ganz einfach in seinem eigenen persönlichen Ordner speichern, je nachdem, wie er bevorzugt arbeitet. Aber es bleibt weiter das gleiche Dokument, das in Ihrem Gruppenordner "Marketing" und in Achims persönlichem Ordner gespeichert ist. Es handelt sich nicht um eine Kopie des Dokuments, sondern um das gleiche Dokument, das an zwei verschiedenen Orten vorhanden ist. Irgendwie unglaublich, wenn man darüber nachdenkt, oder? So bleiben alle auf dem gleichen Stand und Ihr Team kann Projekte und Aufgaben bestmöglich organisieren.
Suchfunktion
Um schnell ein Dokument zu finden oder etwas hervorzuholen, das Sie vor Jahren mal genutzt haben, ist die Suchfunktion das Richtige für Sie.
Indem Sie den Titel und Inhalt des Dokuments durchsuchen und auch mit Filtern wie "Datum" und "Geändert von" arbeiten, können Sie schnell jedes Dokument zum Vorschein bringen. Dank dieser integrierten Funktionen sind Ihre Dokumente leicht zu finden, und Sie können die erweiterten Filteroptionen nach Belieben nutzen. Die erweiterte Suche kann sogar Kommentare und Unterhaltungen einbeziehen. Wenn Sie sich also an einen bestimmten Kommentar oder ein eindeutiges Wort in einem Dokument erinnern, ist das wirklich alles, was Sie brauchen, um es zu finden.
Favoriten und Sammlungen
Eine schnelle Methode zur Navigation zu Ihren aktuellen Projekten. Im Wesentlichen die Dinge, an denen Sie gerade arbeiten bzw. die Sie täglich ansteuern. Ihre eigene Aufgabenliste oder Ihr persönliches Dokument. Auf diese Art müssen Sie sich nicht durch Ordner wühlen, um diese Dokumente zu finden. Um ein Dokument zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, versehen Sie es mit einem Stern, indem Sie rechts oben das Symbol ⭐ auswählen.
Berechtigungen
Angenommen, Sie geben einen Accountplan zur Überprüfung für Ihr Team frei und möchten dieses Dokument schließlich für einen Kunden freigeben. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die verschiedenen Empfänger des Dokuments unterschiedliche Berechtigungen haben sollten. Was meinen wir damit?
Mittels präziser Berechtigungen können Sie festlegen, ob andere Personen Ihr Dokument anzeigen, kommentieren oder bearbeiten dürfen. Nehmen wir Ihren Accountplan als Beispiel: Sie können einen ersten Entwurf für Ihr unmittelbares Team freigeben und allen Teammitgliedern Bearbeitungsrechte erteilen, damit alle zusammen einen überarbeiteten Entwurf erstellen können, der dann Ihrem Vorgesetzten vorgelegt wird.
Um die Versionskontrolle zu erleichtern, erteilen Sie Ihrem Vorgesetzten Berechtigungen zum Kommentieren. Ihr Vorgesetzter kann sein Feedback dann in Form von Kommentaren hinzufügen, sodass Sie es separat einarbeiten können. So ist sichergestellt, dass keine Konflikte mit wichtigen Teilen entstehen, an denen Sie und Ihr Team bereits gefeilt haben.
Wenn Ihr Accountplan schließlich so weit ist, dass er dem Kunden präsentiert werden kann, erteilen Sie ihm Anzeigeberechtigungen. Der Kunde kann den Plan nicht kommentieren oder ändern, aber die endgültige Version einsehen.
Unabhängig davon, wie Sie Ihr Dokument verwenden, helfen Ihnen präzise Berechtigungen zu steuern, wer es einsehen, kommentieren und bearbeiten darf. Wie werden präzise Berechtigungen ausgewählt und zugewiesen? Gute Frage!
Optimierte Freigabemöglichkeiten
Wenn Sie auf Freigeben klicken, haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Dokument für Einzelpersonen oder gemeinsam genutzte Ordner freizugeben. Sie können Personen und Ordner anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse suchen und eine Liste aller freigegebenen Personen, Ordner und der jeweils mit ihnen verbundenen Berechtigungen anzeigen.
Anstatt also zu jedem einzelnen freigegebenen Ordner zu navigieren, um den Zugriff zu verwalten, können Sie jetzt alle Freigabeberechtigungen in einer zentralen Ansicht nachverfolgen und ändern.
Es gibt vier neue Möglichkeiten, Berechtigungen auf der Ebene einzelner Benutzer und Ordner festzulegen.
- Uneingeschränkter Zugriff: Berechtigung zum Freigeben und Bearbeiten
- Bearbeiten: Berechtigung zum Bearbeiten, aber nicht zum Freigeben
- Kommentieren: Berechtigung zum Anzeigen und Kommentieren.
- Anzeigen: Keine Berechtigung zum Freigeben, Bearbeiten oder Kommentieren.
Dank der präzisen Berechtigungen in Quip ist es einfacher denn je, Aufgaben zusammen mit Ihrem Team schnell und effektiv zu erledigen.
Jetzt sind Sie dran
Sie kennen jetzt alle Tools und Ressourcen, die Quip bietet, doch wie nutzen Sie sie in Ihrem Team? Die folgenden Vorschläge sollen Ihnen als Starthilfe dienen.
- Erstellen Sie für jedes Projekt, dem Sie im nächsten Quartal zugewiesen sind, einen Projektplan.
- Richten Sie im Kalender Ihres Teams die Rubriken "Abwesend" oder "Homeoffice" ein.
- Planen Sie Ereignisse vom Brainstorming bis zur Realisierung abteilungsübergreifend.
- Erstellen Sie eine Aufgabenliste mit Erinnerungen, um Ihre Projekte im Blick zu behalten.
Quip bietet zahllose Möglichkeiten, wie Ihr Team Prozesse straffen, auf E-Mails verzichten und Feedback in Echtzeit verfügbar machen und damit Zusammenarbeit und Kommunikation produktiv gestalten kann. Wenn Sie noch mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit benötigen, informieren Sie sich über Quip für den Vertrieb, das Quip direkt in Ihre Salesforce-Instanz integriert.
