Einsetzen von Quip bei bestimmten Anwendungsfällen
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erstellen organisierter Flows und automatisches Freigeben von Dokumenten und Informationen mit Flow Builder
- Hinzufügen von Dokumenten, Kalkulationstabellen, Chaträumen und Benachrichtigungen zu Salesforce-Instanzen mithilfe von Quip-Aktionen
- Auffinden von Ressourcen mit weiteren Informationen zu Flow Builder
Nachdem Sie sich nun mit Quip vertraut gemacht haben, was bedeutet das konkret für Ihr Team? Im Folgenden finden Sie einige gängige Anwendungsfälle, damit Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, was für Ihr Team in Frage kommen kann.
Szenario 1: Dokumentfreigabe und Automatisierung
Ein Mitglied Ihres Teams kommt zu Ihnen und sagt, dass sie Probleme mit der Freigabe von Dokumenten hat. Sie hat gerade das Dokument "Gesprächsnotizen" erstellt, das sie für das Vertriebsteam freigeben möchte. Welche Optionen gibt es zur Automatisierung?
Hier kommt die automatische Freigabe ins Spiel. Einer der Problempunkte, die Sie mit Quip zu lösen hoffen, ist der Wunsch, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente haben und dass niemand außen vor gelassen wird. Wie stellen Sie also sicher, dass die richtigen Personen an Bord sind?
Eine Lösung besteht darin, Ihrer Mitarbeiterin zu sagen, dass sie ihr Dokument beim Erstellen einem Ordner hinzufügen soll. Über die Option "Zu Ordner hinzufügen" wird das neue Dokument automatisch in einem Ordner abgelegt. Wenn jemand Zugriffsrechte für einen Ordner hat und diesem Ordner ein Dokument hinzugefügt wird, erhält diese Person automatisch auch Zugriffsrechte für dieses Dokument. Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Personen automatisch einem Dokument hinzuzufügen. Wenn also Ihre Mitarbeiterin ihr Dokument einem Ordner hinzufügt, für das die Kundendienstmitarbeiter bereits Zugriffsrechte haben, erhalten diese automatisch Zugriff auf ihr neues Gesprächsnotizendokument.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass Ihre Mitarbeiterin Mitglieder des Opportunity-Teams zu vorhandenen Dokumenten hinzufügt. Dadurch werden Personen hinzugefügt, die mit einem bestimmten Salesforce-Datensatz verbunden sind. So können Sie auf einfache Weise sicherstellen, dass die Inhaber des Accounts oder der Opportunity und die Mitglieder der entsprechenden Teams Zugriffsrechte für das Dokument haben.
Angenommen, Ihre Mitarbeiterin möchte ihr Gesprächsnotizendokument für das Vertriebsteam eines bestimmten Kunden freigeben. Indem sie die Automatisierung nutzt, um Mitglieder des Opportunity-Teams bei der Erstellung zu ihrem Dokument hinzuzufügen, kann sie sicherstellen, dass nur die gewünschten Personen Zugriff auf ihre Inhalte haben.
Es gibt nicht die eine richtige Antwort auf die Frage, wie Dokumente freigegeben werden sollten, aber geringfügige Unterschiede bei Ihrem Anwendungsfall helfen beim Treffen der für Sie richtigen Wahl.
Szenario 2: Automatische Dokument- oder Vorlagenerstellung
Angenommen, Sie möchten mehr Kontrolle darüber haben, wann ein Dokument erstellt wird, z. B. wenn ein Datensatz erstellt wird oder sich in einer bestimmten Phase befindet.
Nehmen wir an, Sara, eine neue Account-Managerin, ist gerade zu Ihrem Team gestoßen. Mithilfe der Automatisierung können Sie den Accountplan direkt beim Anlegen des Accounts automatisch auslösen. Dies gewährleistet sowohl ihre reibungslose Einarbeitung als auch, dass nichts durch die Maschen fällt, während sie ihre neue Rolle erlernt.
Szenario 3: Verwalten von Opportunities
Ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen und sucht nach einer Möglichkeit, seinen Opportunity-Verwaltungsprozess zu rationalisieren. Es gibt zwei Hauptfunktionen, auf die Sie ihn hinweisen können.
Eine davon heißt "Inhalt in Echtzeit einfügen". Mithilfe von "Inhalt in Echtzeit einfügen" können Sie Inhalte aus einem Dokument kopieren und in ein anderes einfügen. In Echtzeit eingefügte Inhalte werden automatisch aktualisiert, wenn sich etwas im Quelldokument ändert. Ein Anwendungsfall ist hier das Einfügen eines Abschnitts des Acountplans in Echtzeit in die Opportunity-Notizen. Auf diese Weise sind wichtige Account-Informationen in den Opportunity-Notizen leicht zugänglich und immer auf dem neuesten Stand. Dies ist besonders wichtig, wenn es noch andere offene Opportunities für einen Account gibt, selbst nachdem eine Opportunity geschlossen wurde.
Aus Sicht eines Vorgesetzten ist es wichtig, dass Accountpläne nach Schließung der Opportunity gesperrt werden, um sie zu Dokumentationszwecken aufbewahren zu können. Mit der Sperrfunktion können sie das Dokument vor weiteren Bearbeitungen schützen. Es ist generell eine bewährte Vorgehensweise, Änderungen an Schließungsplänen zu sperren, nachdem das Geschäft gewonnen oder verloren wurde.
Szenario 4: Automatische Benachrichtigungen
Sie arbeiten in einem eng und dynamisch zusammenarbeitenden Team. Ständig werden neue Dokumente für Kunden, aber auch interne Dokumente erstellt, wobei vieles in der Masse untergeht. Wie können Sie dieses Problem mit Ihrem Team lösen?
Lassen Sie uns dies mit einer Automatisierung aus unserem vorherigen Beispiel kombinieren. Stellen Sie sich vor, Sie hätten die Mitglieder des Opportunity-Teams automatisch dem Dokument hinzugefügt. Dann könnten Sie automatisch eine @Alle-Nachricht senden, wenn ein neues Dokument erstellt wird: "Hallo Vertriebsteam, bitte dieses neue Dokument {Name des Dokuments} ansehen!" Nur die Personen, die diesem Account hinzugefügt wurden, haben Zugriffsrechte für das Dokument und erhalten daher eine Benachrichtigung.
Auf diese Weise kann das System diese Aufgabe automatisch erledigen, anstatt jede Person anpingen zu müssen, und nichts fällt durch die Maschen. Es ist ganz klar, wer im Team wann Maßnahmen ergreifen muss.
Abschließende Überlegungen zur Automatisierung
Das Schöne an der Automatisierung ist, dass ihre Möglichkeiten endlos sind. Hoffentlich haben Sie sich anregen lassen, über neue Möglichkeiten der Automatisierung für Ihre Teams nachzudenken. Sie könnten auch in Erwägung ziehen, eine Testpilotgruppe für Ihre ersten Automatisierungen einzurichten, damit Sie eventuelle Schwachpunkte beseitigen können, ehe Sie die Automatisierungen bei Ihrem Team einführen.
Da Sie nun eine Vorstellung bewährter Vorgehensweisen zur Optimierung der Automatisierung haben und sich von dem, was andere tun, haben inspirieren lassen, können Sie diese Ideen Ihrem Team auf eine Art und Weise unterbreiten, die für die Mitglieder überzeugend sein wird. Je mehr Sie die alltäglichen Aufgaben und den Flow systematischer gestalten können, desto besser.
Sie wissen nicht, was Sie Ihren Führungskräften sagen sollen? Ein guter Anfang ist es, die ursprünglichen Problempunkte aufzugreifen, die Sie mit Quip zu beseitigen versuchen. Fragen Sie sich: "Worauf sollte sich unser Team Ihrer Meinung nach vor allem konzentrieren?" "Was stimmt an diesem Prozess nicht und wie können wir ihn besser machen?"
Als Salesforce-Administrator ist es Ihre Aufgabe, für diese Automatisierungen zu sorgen und zu wissen, was möglich ist, aber auch, dies im Zusammenspiel mit Ihren Führungskräften zu tun. Je komplexer Ihre Problemstellungen sind, desto mehr können Sie Ideen kombinieren. Sicherlich könnten Sie jeder dieser Aufgaben erledigen, aber wie können Sie sie zu einer komplexen, höchst effektiven Automatisierung kombinieren?
Weitere Ressourcen für den Einstieg in Flow Builder finden Sie im Abschnitt "Ressourcen". Nach oben sind Ihnen und Ihrem Team keine Grenzen gesetzt!