Optimale Nutzung von Quip dank Vorlagen und Automatisierung
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Verstehen, wie die Automatisierung durch Quip Ihr Team effizienter macht und für eine bessere Zusammenarbeit sorgt
- Erläutern, wie Flow Builder Ihr Team mittels Vorlagen und Automatisierung unterstützt
Einführung
In der heutigen Geschäftswelt ist es selten möglich, Kundenbeziehungen angemessen zu pflegen. Vom Vertrieb bis zum Service sind Teams häufig so sehr mit Verwaltungsaufgaben beschäftigt, dass sie kaum Zeit haben, ihren eigentlichen Aufgaben nachzukommen. Vertriebsmitarbeitern steht sogar nur 34 % ihrer Zeit für konkrete Vertriebsaufgaben zur Verfügung und sie wenden ganze 8 % ihrer Zeit nur für die manuelle Dateneingabe auf. (Quelle: Die Lage im Vertrieb, 3. Auflage (Englisch))
Glücklicherweise gibt es eine Lösung, dank der Teams wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben haben. Durch Anpassung und Automatisierung von Quip-Komponenten in Salesforce können der Administrationsaufwand und 20 Prozent gesenkt und die Produktivität gesteigert werden. Mit Quip können Sie gemeinschaftlich Dokumente mit integrierten Salesforce-Daten erstellen. Dadurch können Sie Workflows so optimieren, dass Benutzer Daten genau dort finden, wo sie sie brauchen. Die Lösung schafft eine auf Zusammenarbeit ausgelegte Umgebung, da Kommunikationssilos aufgelöst werden und sichergestellt wird, dass alle auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Die Vorteile von Automatisierung und Anpassung
Automatisierung und Anpassung bringen viele Vorteile mit sich, die weit über Zeitersparnis und verbesserte Kommunikation hinausgehen.
Optimierte Workflows: Optimieren Sie Workflows mit Vorlagen, die Ihnen und Ihrem Team ermöglichen, Informationen schneller zu erstellen und zu aktualisieren. Wählen Sie unter vorkonfigurierten Vorlagen oder erstellen Sie eigene Vorlagen speziell für die Anforderungen Ihres Teams. Mit Briefvorlagensyntax und Salesforce-Vorlagendatenerwähnungen können Sie automatisch ausgefüllte Felder einrichten, sodass Ihre Benutzer Informationen nicht mehr manuell zusammensuchen und eingeben müssen. Verbessern Sie die Verwaltung dieser Informationen mit Flow Builder, mit dem Sie Dokumente verschieben und Teammitglieder bei wichtigen Entwicklungen benachrichtigen können. (Mehr dazu in der nächsten Einheit.)
Einheitliche Benutzererfahrung: Teams profitieren von einer einheitlichen Benutzererfahrung, da voll funktionsfähige Dokumente in Salesforce direkt dort platziert werden, wo sie gebraucht werden. Vorlagen können mit einem standardisierten Layout für strukturierte Informationen erstellt werden, bieten aber ausreichend Flexibilität für Informationen ohne diese Struktur.
Bildung von Gemeinschaften: Arbeiten Sie mit Teams oder Kunden innerhalb und außerhalb von Salesforce zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Dokumenten. Dynamische Vorlagen machen es Teams leicht loszulegen, auf Echtzeitinformationen zuzugreifen und Änderungen unmittelbar zu erfahren, ganz gleich, an welchem Standort oder Gerät sie sich befinden, ob Desktop-PC oder Mobiltelefon. Und mit @-Erwähungen lässt sich schnell und einfach Feedback senden, wenn etwas dringend erledigt oder beachtet werden muss oder, viel besser, wenn Ziele erreicht wurden oder Geschäfte unter Dach und Fach sind.
Erste Schritte mit Flow Builder
Lassen Sie uns zunächst erörtern, wie Flow Builder dabei hilft, die Prozesse Ihres Teams zu automatisieren und Zeit zu sparen. Ein gutes Beispiel dafür ist, wie sie Ihnen helfen können, automatische Auslöser zu erstellen, die auf verschiedenen Ereignissen basieren.
Wenn in Salesforce ein Datensatz erstellt wird, gibt es immer eine Liste von Aufgaben, die damit verbunden sind. Mit Flow Builder können Sie einige dieser Aufgaben automatisch abhaken.
Inwiefern ist dies nützlich? Nehmen wir an, Ihr Vertriebsteam verwendet einen standardisierten Accountplan zur Verwaltung aller Accounts. Derzeit werden die Pläne jedoch manuell aktualisiert und die Inhaber der Accounts über Änderungen benachrichtigt. Mithilfe der Automatisierung können Sie einen Flow einrichten, der automatisch ein Pingsignal an das Vertriebsteam sendet, wenn ein neuer Service-Kundenvorgang in Verbindung mit einem Account eröffnet wird. Oder nehmen wir an, ein Kunde benötigt jemanden, der ihm bei der Unterzeichnung bestimmter, überfälliger Formulare behilflich ist. Ihre Automatisierung könnte automatisch dem Inhaber des Accounts ein Pingsignal senden, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen.
Sie können Flow Builder auch dazu nutzen, um das Erstellen, Sperren oder Freigeben eines Dokuments bei einem Phasenwechsel auszulösen. Nehmen wir an, eine mit dem Account verknüpfte Opportunity wird in die Phase "Geschlossen/Gewonnen" verschoben. Eine Benachrichtigung kann auch an die Teammitglieder eines Accountplans gesendet werden, was ihn zu einer maßgeblichen Quelle der Wahrheit für alle an der Opportunity beteiligten Teammitglieder macht.
Flow Builder hilft Ihnen und Ihrem Team, Zeit zu sparen, effizienter zu arbeiten und durch Automatisierung organisiert zu bleiben.
Informationen zu Flow Builder
Lassen Sie uns als Nächstes ein wenig über Flow Builder sprechen.
Flow Builder automatisiert Geschäftsprozesse. Dies geschieht durch Erstellen von Anwendungen – die wir als Flows bezeichnen –, mit denen Salesforce-Informationen gesammelt, aktualisiert, bearbeitet und erstellt werden. Diese Flows werden anschließend den gewünschten Benutzern oder Systemen zur Verfügung gestellt.
Flows können logische Operationen ausführen, mit der Salesforce-Datenbank interagieren, Apex-Klassen aufrufen und Benutzer durch Bildschirme zur Erfassung und Aktualisierung von Daten führen. Was ist das Beste an Flows? Sie erstellen sie mit Klicks, ohne Code zu benötigen.
In der nächsten Lektion besprechen wir Vorlagen und deren sinnvolle Nutzung in Flow Builder.