Anpassen und Automatisieren von Quip-Vorlagen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Standardisieren von Workflows und Durchsetzen bewährter Vorgehensweisen mithilfe angepasster Vorlagen
Verwenden von Flow Builder mit Vorlagen, um für eine produktive, auf Zusammenarbeit ausgelegte Salesforce-Nutzungserfahrung zu sorgen

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn es Ihnen wie den meisten Administratoren geht, haben Sie wahrscheinlich schon einmal etwas in der Art gehört: "Können Sie diesen Inhalt nicht einfach in Quip einstellen und das Ganze automatisieren?" Diese Art von Anweisung ist nicht nur vage, sondern auch verwirrend, wenn Sie die Programme nicht kennen, die Ihnen gerade zur Verfügung stehen. "Wie genau soll ich das machen?", fragen Sie sich. "Mit Zauberei?"

Ratlos dreinblickende Mitarbeiterin nimmt Anweisungen vom Vorgesetzten entgegen. In ihrem Kopf sehen wir eine Gedankenblase mit einem Zauberstab über einem Laptop.

Sobald Sie Quip besser im Griff haben, wissen Sie, wie Sie die gewohnten Arbeitsweisen Ihres Teams mit Ihrer neuen Technologie verbinden können, damit alle effektiver arbeiten können. Anstatt einfach nur zu übernehmen, was Sie bisher gemacht haben, können Sie die praktisch unbegrenzte Funktionalität nutzen, die Ihnen Quip bietet, um die Produktivität Ihres Teams maßgeblich zu steigern. Selbst wenn Sie das alles noch nie gemacht haben, lohnt es sich, sich damit zu beschäftigen, um das Beste aus Quip herauszuholen.

Das Rad nicht neu erfinden

Mit Quip und einem kleinen bisschen Zeit können Sie leistungsstarke Automatisierungs- und Anpassungstools einrichten, die eine messbare und anhaltend positive Wirkung auf Ihr Team haben. Praktisch jedes Dokument und jeder Workflow kann ganz nach Ihren individuellen Anforderungen angepasst und automatisiert werden. Und obwohl die Automatisierung mittels Flow Builder eine bestimmte Form der Automatisierung darstellt, kann und sollte dieses Tool Hand in Hand mit Vorlagen zum Einsatz kommen.

Erstellen Sie Vorlagen, die es unnötig machen, Dokumente, die immer wieder verwendet werden, manuell mit Informationen zu füllen. Sie können direkt in Ihren Salesforce-Instanzen in Echtzeit auf Informationen zugreifen, die sich ursprünglich außerhalb von Salesforce befanden, und damit arbeiten. Oder entwickeln Sie Verfahren mit mehreren Schritten, die sofort das Workflow-Framework erstellen, mit dem sich Vertriebs-, Service- und weitere Prozesse beschleunigen lassen.

Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.

In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie Vorlagen erstellen und einsetzen, die wiederholbare, automatisierte Prozesse fördern. Sie können optimierte Workflows, eine einheitliche Benutzererfahrung und integrierte Kommunikations-Tools ermöglichen, die Teams bei der Arbeit an wichtigen Zielen zu einer Einheit zusammenschweißen.

Anpassen der Vorgehensweise

Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Doch keine Sorge. Wenn Sie wissen möchten, was bei Ihrem Team am besten funktioniert, sollten Sie zuerst wissen, was alles möglich ist. Fragen Sie sich zunächst: Welches ist der größte Engpass in Ihrem Team? Da wir ständig im Gespräch mit unseren Salesforce-Benutzern sind, sind uns Ihre unternehmerischen Anforderungen schon bei vielen anderen in ähnlicher Form begegnet. An diesem Punkt kommen Vorlagen ins Spiel.

Werfen wir zunächst einen Blick auf einige Beispielvorlagen.

Screenshot der Quip-Vorlagenbibliothek

Sie finden Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle – von Vertrieb und Service bis zu work.com und branchenspezifische Anforderungen. Prüfen Sie die Optionen und schauen Sie, was für Sie in Frage kommt. Wo sehen Sie sich selbst und Ihr Team?

Betrachten Sie Vorlagen als Ausgangspunkt. Anstatt einfach einen alten Accountplan oder Opportunity-Notizen in Quip zu kopieren und es damit gut sein zu lassen, haben Sie jetzt die Gelegenheit, eine dynamischere und nützlichere Vorlage zu erstellen.

Die Vorlagenbibliothek ist ein hervorragender Einstiegspunkt. Sie können die Anforderungen Ihres Teams mit den bewährten Vorgehensweisen von Quip kombinieren.

Screenshot der Quip-Vorlagenbibliothek mit Vertriebsoptionen und dem Mauszeiger über Kampagnenplan.

Die Vorlagen in der Vorlagenbibliothek eignen sich gut als Ausgangspunkt für eine Übersicht über die wesentlichen Elemente einer erfolgreichen Vorlage. Sie zeigen, wie andere Benutzer erfolgreich arbeiten und wie Sie deren bewährte Vorgehensweisen übernehmen und gleichzeitig an die spezifischen Anforderungen Ihres Teams anpassen können. Es ist viel einfacher, mit einer Vorlage zu beginnen als mit einer leeren Seite.

Dies ist ein Unterschied zur internen Quip-Vorlagenbibliothek, in der Sie vorbereitete Vorlagen für eine Reihe unterschiedlicher Anwendungsfälle sichten, die für Sie interessanten Vorlagen auswählen und zur unternehmenseigenen Bibliothek hinzufügen können.

Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die gut zu Ihrem Team zu passen scheint, blättern Sie nach unten und klicken Sie auf Vorlage ausprobieren. Innerhalb der Vorlage können Sie die für Ihr Team relevanten Schlüsselelemente anpassen. Hier erfahren Sie, was Sie über das Anpassen von Vorlagen wissen müssen.

Direkter Inline-Abruf von Accountinformationen

Sie sind wahrscheinlich mit Briefvorlagenfunktionen vertraut, um statische Daten in ein Dokument einzulesen. Wenn Sie eine Briefvorlage verwenden, geben Sie doppelte Klammern und die Felder ein, die Sie einfügen möchten, z. B. [[Account.Name]]. Achten Sie darauf, doppelte Klammern, einen Punkt statt eines Leerzeichens und Großschreibung zu verwenden.

Die Funktion "Vorlagen-Datenerwähnungen" ermöglicht eine ähnliche, aber verbesserte Funktionalität. Anstatt das Team den Accountnamen manuell eingeben zu lassen, können Sie diese Informationen automatisch einlesen. Mit der Funktion "@Salesforce-Vorlagen-Datenerwähnung" können Sie automatisch Salesforce-Live-Daten über Auswahllisten einlesen, ohne die API-Namen in Salesforce prüfen zu müssen.

Accountplan mit (Account > Accountname) als hervorgehobene Salesforce-Daten zum Demonstrieren einer Datenerwähnung. Wir sehen ein Menü mit Optionen, die von einer @-Erwähnung stammen.

Um die Salesforce-Vorlagen-Datenerwähnung einlesen zu können, wählen Sie zunächst Dokument | Als Vorlage markieren aus, um Ihr Dokument in eine Vorlage zu ändern. Sobald Sie Ihr Dokument als Vorlage definiert haben, haben Sie die Möglichkeit, eine @Salesforce-Vorlagen-Datenerwähnung hinzuzufügen. Wählen Sie als Nächstes das gewünschte Feld aus: in diesem Fall "Accountname". Sie können diese Datenerwähnungsfunktion beliebig oft in Ihrer Vorlage einsetzen.

Wichtiger Hinweis: Datenerwähnungen werden automatisch mit den Daten eines Datensatzes aufgefüllt und bleiben immer auf dem neuesten Stand. So können Sie Änderungen am Datensatz vornehmen und diese direkt aus der Datenerwähnung wieder mit Salesforce synchronisieren. Noch besser: Teammitglieder können auch mithilfe der @Salesforce-Datenerwähnung Salesforce-Datensatzdaten hinzufügen.

Briefvorlagen und Salesforce-Vorlagen-Datenerwähnungen sind beides ideale Möglichkeiten, wichtige Informationen für Ihr Team einzulesen, sodass die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen. Während für Briefvorlagen eine bestimmte Syntax erforderlich ist und sich nur statische Daten einlesen lassen, können Sie mit Salesforce-Vorlagen-Datenerwähnungen dynamische Daten einfach durch die Eingabe von @ inline einlesen.

Kennenlernen von Live-Anwendungen

Es folgen die am häufigsten verwendeten Live-Anwendungen für Vorlagen.

Live-Anwendung oder Tool	Beschreibung	Mögliche Verwendung
Salesforce-Datensatz	Hinzufügen datensatzspezifischer Informationen zu Ihrem Dokument. Ermöglicht die Inline-Bearbeitung, Kommentierung und bidirektionale Synchronisierung mit Salesforce.	Hinzufügen von Account-Informationen wie Accountname, Accountnummer, Branche und mehr zu Ihrem Accountplan.
Salesforce-Liste	Hinzufügen datensatzspezifischer Listen und Themenlisten. Ermöglicht die Inline-Bearbeitung, Kommentierung und bidirektionale Synchronisierung mit Salesforce. Sie können Massenaktualisierungen durchführen, Ihre Änderungen mit Salesforce synchronisieren und Filter für die Listenansicht hinzufügen. Sie können sogar Notizen und nächste Schritte hinzufügen, die Sie für Ihr Team freigeben können.	Hinzufügen einer Liste, die die zugehörigen Opportunities in einem Opportunity-Kostenplan enthält.
Salesforce-Bericht	Hinzufügen von Salesforce-Berichten, die Sie bereits in Salesforce erstellt haben. Auch diese Daten bleiben auf dem neuesten Stand. Lässt keine Inline-Bearbeitung zu.	Hinzufügen aller offenen Opportunities, die mit einem Account verbunden sind, zum Accountplan.
Salesforce-Datenerwähnung	Nahtloses Einlesen von Salesforce-Daten in Ihre Dokumente und Kalkulationstabellen. Erwähnen von Live-Daten aus Salesforce, um dynamische Felder anzuzeigen, die mit den neuesten Salesforce-Daten aktualisiert werden. Aktualisieren der Felder in Ihren Dokumenten und Kalkulationstabellen und deren Synchronisierung mit Salesforce.	Verwenden Sie Datenerwähnungen in einer Kurzfassung in einem Accountplan, um wichtige Live-Kontakte, den Accountnamen und mehr einzulesen.
Beziehungsübersicht	Hinzufügen übersichtlicher Organigramme und Beziehungsdiagramme zu Ihren Dokumenten. Erstellen von Beziehungsübersichten mit importierten Salesforce-Datensätzen oder benutzerdefinierten und Salesforce-Karten, um Kundenbeziehungen, wichtige Beteiligte und den Beziehungsstatus direkt in Ihrem Dokument zu verwalten.	Hinzufügen einer Beziehungsübersicht zu Ihrem Accountplan unter Verwendung von Salesforce-Kontakten des jeweiligen Accounts. Dient zum Nachverfolgen wichtiger Kontakte und ihres Beziehungsstatus.
Projektverfolgung	Einfaches Erstellen eines Projektplans mithilfe der Projektverfolgung. Zuweisen, Beaufsichtigen und Organisieren Ihrer Projekte. Festlegen von Fristen und Anhängen von Dateien. Spalten können umbenannt und neu angeordnet werden. Sie können Personen (Inhaber), Daten, Status, Dateien oder einfachen Text enthalten.	Hinzufügen einer Projektverfolgung zu Ihrem Opportunity-Schließungsplan, um Fristen, Inhaber von Projekten und mehr anzuzeigen. Dadurch bleibt das gesamte Opportunity-Team aufeinander abgestimmt.
Kalkulationstabelle	Direktes Einbetten einer Quip-Kalkulationstabelle in ein Dokument.	Erstellen eines individuellen, tragfähigen Projektplans für einen Accountplan mithilfe einer Kalkulationstabelle. Sie können wichtige Personen und Daten @erwähnen, die Datenvalidierung durchführen und sogar Kontrollkästchen hinzufügen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Als bewährte Methode sollten Sie sicherstellen, dass Sie Vorlagen für Salesforce-Live-Daten einrichten. Datenvorlagen ersparen Ihrem Team Zeit und Mühe, da die Anwendungen automatisch entsprechende Daten aus Salesforce einlesen. Dadurch ergeben sich noch mehr Möglichkeiten, wie Sie diese Anwendungen nutzen können. Sie können zum Beispiel anpassen, welche Felder angezeigt werden sollen.

Überprüfen Ihrer Einstellungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument als Vorlage eingerichtet ist, indem Sie zu Dokument | Als Vorlage markieren navigieren.
Sie können diese Vorlage für alle Teammitglieder freigeben, mit denen Sie zusammenarbeiten, um die Vorlage zu erstellen. Geben Sie sie einfach frei und weisen Sie die entsprechende Zugriffsebene zu.
Aktivieren Sie die Link-Freigabe. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorlage wie vorgesehen funktioniert, wenn Sie das Dokument im Lightning-Anwendungsgenerator zu Salesforce hinzufügen. Wechseln Sie zu Freigeben | Link-Freigabe und aktivieren Sie diese Einstellung.

Da Sie nun alle bewährten Vorgehensweisen zur Anpassung mit Quip kennen, lassen Sie uns zu unserem ursprünglichen Beispiel zurückkehren: Jemand bittet Sie um das "Hinzufügen von Inhalten" zu Quip. Jetzt kennen Sie alle Möglichkeiten, wie Sie dieses Dokument oder diesen Inhalt nicht nur zentral speichern, sondern auch für die Zusammenarbeit und Automatisierung in Ihrem Team optimieren können. Wie können Sie dieses Dokument mit dynamischen Informationen zum Leben erwecken? Auf welche Weisen können Sie kreativ werden?

Wenn Sie noch mehr Ideen zur Nutzung von Vorlagen und Live-Daten wünschen, sehen Sie sich den Abschnitt "Ressourcen" an. In der nächsten Einheit behandeln wir, wie Sie Quip anhand konkreter Anwendungsfälle anwenden können.