Planen eines erfolgreichen Pro-bono-Projekts

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Vertrautmachen mit der Mission und dem Geschäft Ihrer Organisation
• Einschätzen, welche Erfahrung Ihre Organisation mit Salesforce hat
• Formulieren klarer Erwartungen mit Ihrer Organisation
• Bestimmen realistischer Ziele für Ihr Pro-bono-Projekt

Gut Ding will Weile haben

Sie brennen darauf, Ihre Salesforce-Superkräfte einzusetzen, um die Welt zu verändern, oder? Bevor Sie sich an die Arbeit machen, um den Tag zu retten oder Empfehlungen abzugeben, raten wir Ihnen, es anfangs langsam angehen lassen. Ein wenig Planung im Vorfeld kann Ihnen und der Organisation, mit der Sie arbeiten, später Zeit und Kummer ersparen. Die erste Planungsbesprechung mit Ihrer Organisation ist die wichtigste Aktivität der Planungsphase. Planen Sie mindestens eine Stunde mit Ihrer Organisation ein, um die Ziele Ihres Projekts zu besprechen. 

Sie erfahren später in der Lektion noch mehr darüber, was Sie in der ersten Besprechung abdecken sollten. Zunächst haben wir ein paar Hausaufgaben für Sie.

Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Vor der ersten Besprechung sollten Sie sich auf der Website Ihrer Organisation genau darüber informieren, was die Organisation tut, für wen sie es tut und wie sie finanziert wird. Lesen Sie unbedingt die folgenden Informationen auf der Website Ihrer Organisation:

• Mission und Vision
• Führungs- und Vorstandsmitglieder
• Angebotene Programme und Services
• Geschäftsberichte und Finanzen
• Newsletter und soziale Medien

Wenn auf der Website Ihrer Organisation User Storys zu ihren Interessengruppen veröffentlicht werden, haben Sie Glück! User Storys und Erfahrungsberichte erwecken die Arbeit der Organisation zum Leben und können Ihnen helfen, sich wirklich auf deren Mission einzulassen.

Bitten Sie die Mitarbeiter während der ersten Besprechung und nachfolgenden Besprechungen, die Mission und die Arbeit ihrer Organisation mit eigenen Worten zu beschreiben. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr Nuancen Sie erhalten, wenn Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen fragen. So können Sie auch die Erkenntnisse aus Ihrer eigenen Recherche besser einordnen.

Um das Optimum aus Ihrer ersten Besprechung herauszuholen, sollten Sie ein bis zwei Wochen im Voraus Fragen zur Vorplanung an Ihre Organisation senden. In unserem Ressourcenleitfaden für Pro-bono-Freiwillige finden Sie Beispielfragen für diesen Zweck.

Nachdem Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben, müssen Sie vor der ersten Planungsbesprechung die richtige Denkweise einnehmen. 

Ausrichten der Denkweise auf den Kundenerfolg

David Everitt, Lead Solution Engineer bei Salesforce: "Es sind die einfachen Dinge, die es gemeinnützigen Organisationen ermöglichen, viel mit Salesforce zu erreichen. Entscheidend ist, dass Sie genau verstehen, wie ihr Geschäft funktioniert, und sich die Zeit nehmen, sie mit der Arbeit im System vertraut zu machen."

Das Ausrichten der Denkweise auf den Kundenerfolg bedeutet, dass Sie dem langfristigen Erfolg Ihrer Organisation oberste Priorität geben.  Angenommen, Sie würden liebend gern Erfahrung mit Apex sammeln, wissen aber, dass die Organisation den Code ohne Sie nicht aufrechterhalten kann. Da der Erfolg Ihrer Organisation für Sie oberste Priorität hat, beschließen Sie, deklarative Tools (Klicks, nicht Code) zu verwenden, um die Aufgabe zu erledigen und Ihre Organisation in deren Verwendung zu schulen.

Es bedeutet auch, dass Sie die Rolle des Coaches spielen. Sie sind vielleicht die erste externe Person aus dem Tech-Bereich, der Ihr Kunde je begegnet ist. Wenn Sie Ihrer Organisation zeigen, wie Änderungen in Salesforce vorgenommen werden, und ein wenig Unterstützung anbieten, können Sie das Vertrauen der Organisation stärken und es ihr ermöglichen, mit der Plattform sogar noch beeindruckendere Aufgaben zu erledigen.

Nachdem Sie jetzt Ihre Hausaufgaben gemacht und Ihre Denkweise auf den Kundenerfolg ausgerichtet haben, können Sie sich mit Ihrer Organisation treffen! 

Verschaffen eines Gesamtüberblicks

In der ersten Besprechung müssen Sie klären, wie die Organisation Salesforce zur Unterstützung ihrer Mission, Tätigkeiten und strategischen Ziele einsetzt. Fragen Sie auch nach den anderen Systemen, die die Organisation zur Datenverwaltung verwendet, und ob sie vorhat, eines dieser Systeme durch Salesforce zu ersetzen. Außerdem sollten Sie sich ein Bild von der technischen Kompetenz der Organisation machen. 

Bei Ihrer ersten Besprechung könnten Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Welche strategischen Ziele oder aktuellen Prioritäten hängen von Ihrer CRM-Lösung ab?
• Wie setzen Sie Salesforce zurzeit ein? Welche Prozesse verwalten Sie in Salesforce?
• Mit welchen anderen Systemen verwalten Sie Daten und Prozesse?
• Was möchten Sie in Zukunft mit Salesforce tun?
• Wer verwendet Salesforce und wie vertraut sind sie damit?
• Welche Erfahrung hat Ihre Organisation mit Technologie im Allgemeinen?

Die Antworten auf diese Fragen sollten Ihnen ein Gesamtbild vermitteln und aufzeigen, wo die Organisation sich heute auf der Plattform befindet, wo sie morgen sein möchte und wie es mit den technischen Fähigkeiten der Organisation aussieht. Das Verschaffen eines Gesamtüberblicks ist entscheidend, um Ihrer Organisation beim Priorisieren ihrer vielen Anforderungen zu helfen. 

Nachdem Sie sich umfassend mit den Prioritäten der Organisation vertraut gemacht haben, können Sie die Ziele Ihres Projekts auf die wichtigsten Aufgaben eingrenzen und fokussieren. Stellen Sie zum Festlegen der Projektziele folgende Fragen:

• Was sind Ihre Hauptziele für dieses Pro-bono-Projekt?
• Welche Prozesse möchten Sie verbessern?
• Welche Probleme und Schwachstellen möchten Sie mit diesem Projekt lösen?

Formulieren klarer Erwartungen

Genau wie bei jedem anderen Projekt, das Sie für Ihre tägliche Arbeit durchgeführt haben, sollten Sie auch bei Ihrem Pro-bono-Projekt zuerst die Projektziele, den Zeitplan und den Umfang abstecken. Stellen Sie klar, was Sie für Ihre Organisation tun können und was außerhalb Ihrer Fachkenntnisse liegt.

Entscheidend ist, dass Sie ehrlich sagen, wie lang Sie verfügbar sind und was Sie wann liefern können. Wenn Sie sich nur für ein oder zwei Stunden pro Woche verpflichten können, ist das in Ordnung. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie der gemeinnützigen Organisation Ihre Verfügbarkeit mitteilen. Wenn Sie einen Termin verpassen oder etwas unerwartet dazwischenkommt, sollten Sie sie unbedingt darüber informieren, genau wie Sie es mit Ihrem Team bei der Arbeit oder einem zahlenden Kunden auch tun würden. 

Ein Pro-bono-Superheld zu sein bedeutet, dass Sie die Erwartungen erfüllen, die Sie für die Organisation formuliert haben. Stellen Sie sich also bitte folgende Fragen, bevor Sie Ihr Pro-bono-Projekt beginnen:

• Was kann ich auf der Plattform gut und was nicht?
• Wie viel Zeit kann ich in dieses Projekt investieren und über welchen Zeitraum?
• Stehen größere Projekte oder Reisen an, die meine Verfügbarkeit einschränken könnten?
• Stehe ich nach Abschluss des Projekts für Fragen zur Verfügung? Wenn ja, für wie lang?

Sie sollten auch wichtige Ereignisse berücksichtigen, die in Ihrer Organisation während Ihres Projekts möglicherweise anstehen. Dies kann beispielsweise eine Fundraising-Gala, eine Vorstandssitzung oder eine große Konferenz umfassen. Dies sind Dinge, die sich erheblich auf Ihren Projektzeitplan auswirken können.

Ermitteln von Projektbeteiligten

Zum Formulieren klarer Erwartungen gehört auch, die Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihr Projekt klar zu definieren. Klären Sie in Ihrer ersten Besprechung also Folgendes:

• Wer ist Ihre primäre Kontaktperson für dieses Projekt?
• Wer ist der leitende Sponsor?
• Wer ist noch an dem Projekt beteiligt?
• Wofür ist jeder verantwortlich?
• Wie vertraut sind diese Personen mit der Verwendung von Salesforce?

Denken Sie daran, dass Ihre Organisation möglicherweise keinen dedizierten Vollzeitadministrator hat. In diesem Fall müssen Sie herausfinden, wer die Rolle des Systemadministrators in Ihrem Projekt übernimmt. 

Bestätigen der Logistik und nächste Schritte

Bevor Sie die Besprechung beenden, müssen Sie noch einige Aspekte der Projektlogistik mit Ihrer Organisation klären. Wir empfehlen, regelmäßige Check-in-Meetings mit dazwischen liegenden Hausaufgaben einzuplanen, um das Projekt voranzutreiben. Besprechen Sie mindestens folgende Punkte mit Ihrer Organisation:

• Wer muss über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden?
• Was ist der beste Weg, um alle auf dem Laufenden zu halten?
• Wie oft müssen Sie kommunizieren und wie?

Bitten Sie Ihre Organisation außerdem, Ihnen die niedrigste Zugriffsberechtigung zu gewähren, die Sie zur Projektabwicklung benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes beachten:

• Können Sie das gesamte Projekt in einer Sandbox abschließen?
• Benötigen Sie Zugriff auf die Daten des Kunden?
• Verfügt die Organisation über relevante Dokumente, die sie jetzt weitergeben kann?

Nach Ihrer ersten Planungsbesprechung sollten Sie ein grundlegendes Verständnis dafür haben, was Ihre Organisation erreichen möchte. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie realistische Projektziele festlegen sowie Geschäftsprozesse und Benutzeranforderungen dokumentieren.