Festlegen eines realisierbaren Umfangs für Ihr Pro-bono-Projekt

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Anwenden von Best Practices zur Einbindung Ihrer Organisation
• Dokumentieren von Anforderungen mithilfe von User Storys
• Festlegen eines vernünftigen Arbeitsumfangs

Mit Scoping zum Erfolg

Um Ihre Pro-bono-Superkräfte effektiv einsetzen zu können, müssen Sie sich mit dem Scoping von Projekten auskennen. Was genau bedeutet das? Einfach ausgedrückt bedeutet Projekt-Scoping, zu verstehen, was eine Organisation erreichen möchte, und einen Konsens darüber zu finden, was angesichts der verfügbaren Ressourcen und des Zeitplans erreicht werden kann (und was nicht).

Seit Salesforce.org sein Pro-bono-Programm 2014 ins Leben gerufen hat, haben Tausende von Salesforce-Mitarbeitern Pro-bono-Projekte für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen erfolgreich realisiert. Sage und schreibe 82 % dieser Organisationen sagen, dass sie dadurch Salesforce effektiver verwalten und ihre Missionen besser erfüllen können. Die Art und Weise, wie Pro-bono-Freiwillige von Salesforce den Umfang von Projekten festlegen, ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Programms – und wir geben unsere Best Practices gerne an Sie weiter!

Versetzen in die Denkweise eines Anfängers

Es ist wichtig, dass Sie ein Pro-bono-Projekt mit der Denkweise eines Anfängers angehen. Bringen Sie Neugier und Offenheit in das Projekt mit. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Erfahrung immer auf Ihre Organisation übertragbar ist.  

Der Kunde könnte beispielsweise nicht wissen, wie man in Salesforce ein Seitenlayout ändert oder eine E-Mail sendet – setzen Sie dieses Wissen also nicht voraus. Themen, die Sie im kommerziellen Umfeld im Nu abhaken, könnten in gemeinnützigen Organisationen und Bildungseinrichtungen etwas mehr praktische Anleitung erfordern.

Matthew Watson, APAC Platform & Service Solution Engineering bei Salesforce: "Gemeinnützige Organisationen verwenden eine andere Sprache, stehen vor anderen Herausforderungen und haben weniger Erfahrung in der Verwaltung von Technologieprojekten als kommerzielle Kunden."

Denken Sie daran, dass es die einfachen Dinge sind, die es gemeinnützigen Organisationen und Bildungseinrichtungen ermöglichen, viel mit Salesforce zu erreichen. Die wichtigsten Punkte sind:

• Genau verstehen, wie das Geschäft der Organisation funktioniert
• Die Anwendungsfälle recherchieren, die zu den Prozessen der Organisation passen
• Zeit nehmen, um Funktionalität zu erklären
• Sicherstellen, dass die Organisation gut mit dem System zurechtkommt

Ein Prozess wie der Import von Daten mag für Sie selbstverständlich sein, trotzdem müssen Sie sicherstellen, dass der Kunde ihm leicht folgen kann.

Wenn Sie mit der Denkweise eines Anfängers an Ihr Pro-bono-Projekt herangehen, sind Sie auf dem besten Weg, eine nachhaltige Lösung für Ihre Organisation zu erstellen. 

In der Kürze liegt die Würze

Es gibt eine Unmenge von Dingen, die Ihre Zeit beanspruchen. Selbst wenn Sie jetzt etwas Freizeit haben, wissen Sie nie, wann ein neues Jobangebot, ein anspruchsvolles Arbeitsprojekt oder eine wichtige Familienangelegenheit auftauchen könnte. Das Gleiche gilt für Salesforce-Mitarbeiter, die Freiwilligenarbeit über unser Pro-bono-Programm leisten. 

Deswegen kalkulieren wir für die Realisierung von Projekten über unser Pro-bono-Programm nie mehr als 20 Stunden ein. Wenn Sie Ihr Projekt auf 20 Stunden oder weniger beschränken, wird die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass unerwartete berufliche oder persönliche Umstände das Projekt vor Abschluss zum Scheitern bringen. 

Das bedeutet nicht, dass Sie nicht mehr Stunden aufwenden können, wenn Sie möchten. Salesforce-Mitarbeiter sind ein großzügiger Haufen und reihen oft zwei oder drei Pro-bono-Projekte aneinander, um eine gute Sache zu unterstützen, die ihnen am Herzen liegt. 

Der große Vorteil vom Scoping kleiner Arbeitsblöcke besteht darin, dass Sie Ihr Engagement zwischen den Projekten immer neu bewerten können. Dies verleiht Ihnen Flexibilität und ermöglicht Ihnen gleichzeitig, sich jeweils auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren.

Vermeiden von zeitintensiven oder geschäftskritischen Projekten

Wir wissen, dass Sie etwas zurückgeben und die Welt verändern möchten. Aus diesem Grund könnten Sie versucht sein, "Ja" zu sagen, wenn Ihre Organisation Sie bittet, eine vollständige Implementierung durchzuführen oder ihre Salesforce-Organisation so zu konfigurieren, dass die große Fundraising-Gala in ein paar Wochen unterstützt wird. Sie sollten wissen, dass es in Ordnung ist, "Nein" zu sagen. Tatsächlich empfehlen wir Ihnen, auf Projekte zu verzichten, die geschäftskritisch oder zeitintensiv sind.

Als Freiwilliger ist es wirklich schwierig, ein langfristiges Engagement aufrechtzuerhalten oder ein hektisches Projekt mit einer engen Deadline umzusetzen. Sie wissen einfach nie, wann sich Ihre beruflichen oder persönlichen Umstände ändern – und das Letzte, was Sie tun möchten, ist, ein unvollendetes Projekt zu hinterlassen. Wenn Sie einer gemeinnützigen Organisation oder Bildungseinrichtung Ihre Hilfe zusagen, zählt sie darauf, dass Sie Ihre Arbeit zu Ende bringen.

Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen verfügen oft nicht über das Fachwissen oder die Ressourcen, um Ihr Projekt zu retten, wenn Sie es vermasseln. Es ist äußerst wichtig, eine Verpflichtung einzugehen, von der Sie wissen, dass Sie sie einhalten können.

Herausarbeiten von Details

Wie Sie in der vorherigen Lektion erfahren haben, kristallisieren sich die allgemeinen Projektziele in der ersten Planungsbesprechung heraus. In der Scoping-Phase des Projekts sollten Sie Benutzer fragen, wie sie Salesforce und andere Tools bei ihrer täglichen Arbeit verwenden. Sie möchten herausfinden, was einfach und was schwierig oder frustrierend ist. Konzentrieren Sie sich dabei unbedingt auf die Anwendungsfälle, die für die Projektziele relevant erscheinen, und suchen Sie nach repetitiven manuellen Aufgaben, die automatisiert werden könnten. 

Ziel ist es, ein klares Bild des Problems und dessen Auswirkung auf die Organisation sowie eine Vorstellung von einem besseren Prozess zu erlangen, damit Sie die richtige Lösung empfehlen können. Hier sind einige Fragen, die Sie Benutzern über ihrer Erfahrung stellen sollten:

• Zeigen Sie mir Schritt für Schritt, wie Sie Aufgabe [x] ausführen.
• Funktioniert dieser Prozess für Sie? Was ist daran leicht? Schwierig oder frustrierend?
• Wie wichtig ist diese Aufgabe für Ihre Arbeit? Was wäre, wenn Sie dies schneller/besser machen könnten?
• Erzählen Sie mir von den Daten, die Sie erfassen. Welche Art von Daten verfolgen Sie und wie viele? In welchem Zustand befinden sich die Daten?

Antworten auf diese Fragen sollten Ihnen ein Gefühl dafür vermitteln, wo die Schwachstellen liegen und welche relative Bedeutung sie für die Mission und den Betrieb der Organisation haben. Von hier aus können Sie die funktionalen Anforderungen dokumentieren und dann potenzielle Lösungen erarbeiten.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Erkenntnisse dokumentieren und Ihrer Organisation mitteilen. Selbst ein kleines Missverständnis kann dazu führen, dass Sie im Projektverlauf die falsche Richtung einschlagen. 

Dokumentieren von Anforderungen

Das Schreiben von User Storys ist eine hervorragende Möglichkeit, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zu dokumentieren und Ihre Arbeit darauf auszurichten. Jede User Story beschreibt die Anforderung eines Benutzers in einfacher, nicht technischer Sprache. 

Nehmen wir beispielsweise an, Sie engagieren sich ehrenamtlich bei einer kleinen, lokalen gemeinnützigen Organisation, die kostenlosen Nachhilfeunterricht zur Förderung von Jugendlichen anbietet. Die Organisation ist auf einen großen Zuschuss des Landes Bayern angewiesen, um ihre Lehrer zu bezahlen. 

Die Geschäftsführerin der gemeinnützigen Organisation sendet dem Land jeden Monat einen Finanzbericht gemäß den Bedingungen des Zuschusses. Zum Erstellen des Berichts benötigt Sie jeden Monat vier oder fünf Stunden. Sie würde diese Zeit lieber nutzen, um neue Einnahmequellen zu finden.

In diesem Fall könnten Sie in etwa folgende User Story schreiben:

"Als Geschäftsführerin möchte ich, dass der Finanzbericht automatisch ausgeführt wird, damit ich weniger Zeit mit dem Erstellen von Berichten verbringe und mehr Zeit für die Suche nach neuen Einnahmequellen habe."

Beachten Sie, dass die User Story aus der Sicht der Geschäftsführerin ("User") geschrieben ist und ihre Anforderung ("Was") und den Grund für die Anforderung ("Warum") beschreibt. Der Satz ist in einfacher Sprache verfasst und für Menschen ohne technischen Hintergrund leicht verständlich, um Feedback geben zu können.

Sobald Ihre Organisation eine User Story abgesegnet hat, können Sie die spezifischen Anforderungen definieren. Für das obige Beispiel müssen Sie die einzuschließenden Felder, die Filterkriterien, das Ausführungsdatum und den Berichtszeitraum ermitteln, bevor Sie den Bericht automatisieren können.

Festlegen, was im Umfang enthalten ist (und was nicht)

Nachdem Sie die Anforderungen der einzelnen User Storys dokumentiert haben, müssen Sie abschätzen, wie viel Zeit für die Erfüllung dieser Anforderungen benötigt wird. Dies ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft und hängt davon an, wie vertraut Sie mit der gewünschten Funktionalität sind und ob Sie zusätzliche Produktdokumentation konsultieren müssen.  Tun Sie Ihr Möglichstes, um eine vorsichtige Schätzung abzugeben. 

Dann müssen Sie zusammen mit Ihrer Organisation entscheiden, welche Anforderungen in das aktuelle Projekt aufgenommen und welche auf ein zukünftiges Projekt verschoben werden sollen. Nachdem Sie nun einen realistischen Projektumfang festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Salesforce-Superkräfte für das Entwerfen und Erstellen Ihrer Lösung freizusetzen!