Erste Schritte mit Auswahllisten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Entscheiden, wann ein Auswahllistenfeld hinzugefügt wird
  • Bestimmen, welchen Typ von Auswahlliste Sie benötigen
  • Erstellen einer benutzerdefinierten Auswahlliste

Szenarien für den Einsatz einer Auswahlliste

Wenn Sie in einer Bäckerei Plätzchen bestellen, möchten Sie wissen, welche Arten von Plätzchen im Angebot sind, anstatt nur zu raten, was Sie bestellen sollen.

Ansicht einer Plätzchenkarte
Hinweis

Hinweis

Dieses Modul kann Lust auf etwas Süßes wecken.

Auswahllisten sind Menüs, die erweitert werden, um Benutzern Auswahlmöglichkeiten zu geben. Ich bin sicher, dass Sie schon Auswahllisten gesehen und wahrscheinlich sogar schon einige erstellt haben.

Hier eine Auswahlliste

Auswahllisten vereinfachen die Dateneingabe und vereinheitlichen Werte. Sie führen Benutzer zu den Werten, die sie benötigen, und sorgen für eine schnelle Dateneingabe. Sie eignen sich nicht für lange Einträge oder Werte, die eindeutig sind. Beispielsweise eignen sich Auswahllisten hervorragend für das Auswählen eines Plätzchens, aber nicht so sehr für die Adresse oder den Nachnamen eines Kunden.

Es gibt mehrere Arten von Auswahllisten. Hier erfahren Sie, welcher Typ für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet ist.

Lernen Sie nun Ihre Auswahllisten kennen.

Aufbau einer Auswahlliste

Auswahllisten bestehen aus zwei Teilen.

Teile von Auswahllisten. 1: Feld: 2: Werte

Das Feld definiert den Typ der Auswahlliste. Können Benutzer mehr als einen Wert auswählen? Ist dieses Feld für seinen Wertesatz von einem anderen Feld abhängig? Diese und weitere Optionen legen Sie auf Feldebene fest.

Der Wertesatz (2) definiert die Optionen, die ein Benutzer sieht, ihre Reihenfolge und den Standardwert sowie weitere Einstellungen.

Ziemlich einfach, aber das ist ein wichtiger Unterschied. Sie verwalten diese beiden Teile getrennt voneinander. Fürs Erste konzentrieren wir uns auf das Feld. In der nächsten Einheit konzentrieren Sie sich auf die Werte.

Es gibt drei Arten von Auswahllisten:
  1. Standard
  2. Benutzerdefiniert
  3. Benutzerdefinierte Mehrfachauswahl
Auswahllistenfelder können folgende Eigenschaften haben:
  • Eingeschränkt
  • Abhängig oder steuernd
Werte können auf drei Arten definiert werden:
  1. Legen Sie beim Anlegen der Auswahlliste individuelle Werte fest. Diese gelten spezifisch für ein einziges Auswahllistenfeld.
  2. Verwenden Sie den integrierten Satz von Werten für die Standardfelder der Auswahlliste, die im Funktionsumfang Ihrer Salesforce-Organisation enthalten sind.
  3. Erstellen Sie einen Globalwertesatz. Ein Globalwertesatz ist eine benutzerdefinierte Menge von Werten, die Sie erstellen, um sie mit mehr als einem Feld der Auswahlliste gemeinsam zu nutzen.

Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von Auswahllistenfeldern. Werte werden in einer späteren Einheit behandelt.

Standardauswahllisten

Standardauswahllisten sind diejenigen, die vor jeglicher Anpassung in Ihrer Salesforce-Organisation enthalten sind. Beispiele hierfür sind die Auswahlliste "Lead-Quelle" für das Objekt "Lead", die Auswahlliste "Opportunity-Phase" für das Objekt "Opportunity" u. a.

'Lead-Quelle' ist eine Standardauswahlliste

Felder von Standardauswahllisten sind für die allgemeinen Felder enthalten, die Sie wahrscheinlich für Standardobjekte benötigen, die im Funktionsumfang Ihrer Organisation enthalten sind.

Das Feld 'Lead-Quelle' im Seitenlayout 'Lead'

Felder von Standardauswahllisten teilen sich mitunter einen Standardwertesatz. Für das Objekt "Lead" sind beispielsweise Werte der Auswahlliste "Lead-Quelle" Teil eines Standardwertesatzes. Dieselben Werte werden auch für das Objekt "Account" für das Auswahllistenfeld "Acountquelle" verwendet. Wenn Sie einen Wert in diesem Satz in den Einstellungen der Auswahlliste "Lead-Quelle" ändern, wird die Änderung auch in den Feldwerten der Auswahlliste "Accountquelle" übernommen.

Um mehr Flexibilität zu erhalten, benötigen Sie ein benutzerdefiniertes Auswahllistenfeld.

Benutzerdefinierte Auswahllisten

Benutzerdefinierte Auswahllisten werden von Ihnen erstellt. Sie können eigene Werte hinzufügen und das Verhalten einer benutzerdefinierten Auswahlliste konfigurieren. Wenn Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld anlegen, wählen Sie als Feldtyp Auswahlliste.

Hier die Schritte zur Erstellung einer Auswahlliste: Sie können später weitere Anpassungen vornehmen.

  1. Klicken Sie in Setup auf die RegisterkarteObjekt-Manager und wählen Sie dann das Objekt aus, das das Feld mit der Auswahlliste enthalten soll.
  2. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.
  3. Klicken Sie auf Neu. Wählen Sie Auswahlliste aus und klicken Sie dann auf Weiter.
  4. Geben Sie eine Bezeichnung für das Auswahllistenfeld ein.
    Der Feldname wird automatisch zugewiesen. Der Feldname wird oft auch als "API-Name" bezeichnet, da er eine Möglichkeit darstellt, programmgesteuert auf das Feld zu verweisen.
  5. Wählen Sie Geben Sie Werte ein und verwenden Sie für jeden Wert eine neue Zeile aus.
  6. Geben Sie die gewünschten Werte ein.
    Benutzerdefiniert Feldwerte in getrennten Zeilen
  7. Optional können Sie die Werte alphabetisch sortieren oder den ersten Wert in der Liste als Standardwert oder beides verwenden.
    Wenn Sie beide Optionen aktivieren, werden die Einträge von Salesforce alphabetisch sortiert. Der erste Wert der so sortierten Einträge wird dann als Standardwert festgelegt.

    Mittels einer Formel können Sie einen Standardwert dynamisch zuordnen. Dazu kommen wir später noch.

  8. Geben Sie an, ob die Werte dieser Auswahlliste auf eine von einem Administrator genehmigte Liste beschränkt werden sollen. An dieser Stelle können Sie entscheiden, dass dies eine eingeschränkte Auswahlliste sein soll. Sie können dies später ändern, wenn Sie feststellen, dass das Feld neue Werte akzeptieren muss.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Legen Sie die Feldebenensicherheit für das Auswahllistenfeld fest und klicken Sie dann auf Weiter.
    Diese Liste legt fest, wer das Feld anzeigen oder bearbeiten darf.
  11. Wählen Sie die Seitenlayouts aus, in die das Auswahllistenfeld eingeschlossen werden soll.
  12. Klicken Sie auf Speichern.

Bestimmen Sie auf der Seite Felder und Beziehungen eines Objekts vorhandene benutzerdefinierte Auswahllisten. Wie andere benutzerdefinierte Felder endet auch der Feldname einer benutzerdefinierten Auswahlliste mit __c.

Details des Namens eines Felds einer benutzerdefinierten Auswahlliste

Benutzerdefinierte Auswahllisten mit Mehrfachauswahl

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Auswahlliste erstellen, wird Ihnen auch die Option "Auswahlliste (Mehrfachauswahl)" auffallen.

Die Option 'Auswahlliste (Mehrfachauswahl)' für den Feldtyp

Wählen Sie diese Option, wenn Ihre Benutzer mehr als einen Wert in der Auswahlliste auswählen sollen. Wenn ein Benutzer mehr als einen Wert auswählt, werden die ausgewählten Werte im Feld durch ein Semikolon getrennt angezeigt.

Anzeige von mehr als einem ausgewählten Wert

Müssen sie mehr als einen Wert auswählen? Nein. Sie können auch nur einen auswählen. Jetzt denken Sie wahrscheinlich: "Warum nehme ich dann nicht immer eine Auswahlliste mit Mehrfachauswahl?" Nun, das gilt für den Fall, dass Sie Benutzer nur auf einen Wert begrenzen möchten. Bedenken Sie deshalb Folgendes:

  • Auswahlliste Immer nur einen Wert auswählen. Manchmal ist das eine gute Sache.
  • Auswahlliste mit Mehrfachauswahl: Einen oder mehrere Werte gleichzeitig auswählen.

Berücksichtigen Sie außerdem Folgendes:

  • Für Auswahllisten mit Mehrfachauswahl gilt ein niedrigerer Grenzwert für die Gesamtanzahl der Werte. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen von Auswahllisten.
  • Sie können eine benutzerdefinierte Auswahlliste später in eine Auswahlliste mit Mehrfachauswahl umwandeln, um mehrere Werte im Feld zu unterstützen. Wenn Sie eine Auswahlliste mit Mehrfachauswahl in ein Auswahllistenfeld umwandeln, das keine Mehrfachauswahl unterstützt, löscht Salesforce die Werte für dieses Feld in vorhandenen Datensätzen. Das neue Feld lässt nur einen Wert zu.
  • Berichte, die auf Auswahllisten mit Mehrfachauswahl verweisen, sollten alle Ergebnisse, die mehr als einen Wert enthalten, mit Enthält oder Schließt ein (Nicht gleich) erfassen.
  • In Berichtsergebnissen oder Dashboards werden die Optionen in Auswahllisten mit Mehrfachauswahl unabhängig voneinander gruppiert. Beispiel: Ein Datensatz enthält die Werte a, b und c. Ein anderer Datensatz enthält die Werte b und c. In einem weiteren Datensatz ist nur c ausgewählt. Sie erhalten drei unterschiedliche Gruppierungen: eine für a;b;c, eine zweite für b;c und eine dritte für c.
  • Nur bestimmte Funktionen können in Formeln auf Auswahllisten mit Mehrfachauswahl verweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Arbeiten mit Auswahllisten- und Mehrfachauswahllisten-Formelfeldern.
Tipp

Tipp

In Lightning Experience werden Werte aus einer Auswahlliste mit Mehrfachauswahl ausgewählt/abgewählt, indem Sie die STRG-Taste (Windows) oder die Befehlstaste (Mac) auf Ihrer Tastatur gedrückt halten, während Sie auf den letzten aktiven Eintrag klicken. Oder verwenden Sie die Option "Keine", um die ausgewählten Optionen rückgängig zu machen.

Eingeschränkte Auswahllisten

Eingeschränkte Auswahllisten verhindern das Hinzufügen neuer Werte (entweder über die API oder andere Anwendungen). Diese Einschränkung ist nützlich, um Ihre Daten konsistent zu halten. Stellen Sie sich jemanden vor, der in einer Anwendung arbeitet, die Daten in Ihre Auswahlliste lädt, und einen Tippfehler in die Liste eingibt (z. B. Vamille).

Wenn Sie die Werte für eine Auswahlliste nicht einschränken, können Sie Datensätze mit Werten wie "Vamille" anstelle von "Vanille" oder hinzugefügten Werten erhalten, die Sie nicht wünschen. Bei einer eingeschränkten Auswahlliste bleiben die Daten in Ihrer Auswahlliste fehlerfrei.

Administratoren mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Felds können weiterhin Werte hinzufügen und bearbeiten.

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Auswahlliste legen Sie eine eingeschränkte Auswahlliste durch Auswahl der Option Auswahlliste auf die im Wertesatz definierten Werte beschränken fest.

So ändern Sie diese Einstellung für eine vorhandene Auswahlliste:

  1. Öffnen Sie die Detailseite der Auswahlliste und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Aktivieren Sie Auswahlliste auf die im Wertesatz definierten Werte beschränken.
    Ausgewählte Option zum Einschränken der Auswahlliste
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Abhängige Auswahllisten

Mit einer abhängigen Auswahlliste können Sie Benutzer anleiten, Platz auf der Benutzeroberfläche zu sparen und die Datenintegrität weiter zu verbessern. Eine abhängige Auswahlliste filtert Werte für eine Auswahlliste auf Grundlage einer Auswahl in einer anderen Auswahlliste oder eines Kontrollkästchens (des Steuerwerts) für denselben Datensatz.

Angenommen, Ihre Bäckerei bietet hundert verschiedene Arten von Plätzchen an und Sie möchten Kunden mit Gluten- oder Nussallergien zu Plätzchen ohne Gluten oder Nüsse leiten. Erstellen Sie eine Steuerauswahlliste für die Voreinstellungen "Alle", "Glutenfrei" oder "Nussfrei". Legen Sie dann die Auswahlliste für das Plätzchenaroma als abhängige Auswahlliste der Auswahlliste mit Voreinstellungen fest. Wenn jemand "Glutenfrei" wählt, werden in der Auswahlliste für das Plätzchenaroma nur glutenfreie Aromen angezeigt.

Eine auf "Glutenfrei" einschränkte Auswahl zum Begrenzen des Geschmacks von Macarons

Das Einrichten einer abhängigen Auswahlliste behandeln wir in der nächsten Einheit.

Vergleichen von Auswahllistenfeldern

Erwägen Sie, diese Übersicht zu drucken, zu laminieren und an die Wand zu hängen.

Standardauswahlliste Benutzerdefinierte Auswahlliste Benutzerdefinierte Auswahlliste mit Mehrfachauswahl
Zu Seitenlayouts hinzufügen bzw. darauf entfernen Ja Ja Ja
Aus Ihrer Organisation löschen Ja Ja
Einen Standardwert festlegen Ja Ja Ja
Eine Formel für einen Standardwert verwenden Ja Ja
Auswahl mehrerer Werte möglich Ja
Hinzufügen von Werten über Anwendungen oder API möglich Ja Ja Ja
Einschränkung möglich Ja Ja
Als abhängige Auswahlliste möglich Ja Ja

Dies deckt die Feldtypen und Eigenschaften der Auswahlliste ab. In der nächsten Einheit konzentrieren wir uns auf die Dinge, die Sie mit den Werten der Auswahlliste anstellen können.

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