Nutzen von E-Mail und Kalender wie ein Profi
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Einrichten Ihres Kalenders für mehr Erfolg
- Produktives Verwalten Ihrer E-Mail
Lassen Sie Ihre E-Mail und Ihren Kalender für sich arbeiten
Mitunter kann sich Ihr E-Mail-Posteingang wie eine unaufhörliche Aufgabenliste anfühlen, über die Sie keine Kontrolle haben. Und Sie fühlen sich vielleicht gedrängt, auf alles und jedes prompt zu antworten. Ihr Terminkalender kann sich mit Besprechungen zu Zeiten füllen, die Ihnen nicht passen, und dadurch Ihre Arbeitsabläufe stören.
In dieser Einheit finden wir Strategien, wie Sie Ihre E-Mail und Ihren Kalender für sich arbeiten lassen können statt umgekehrt.
Nutzen Sie Ihren Kalender
Jede nicht verhandelbare Aktivität sollte in Ihren Kalender aufgenommen werden. Dazu gehören Kundenanrufe, Arbeitsbesprechungen und 1:1-Gespräche. In Ihren Kalender gehören aber auch Ihre Pausen für Mahlzeiten, körperliche Fitness und Zeit für sich selbst. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Tage und nutzen Sie diese Strategien, um Ihren Kalender zu optimieren.
- Reservieren Sie Zeit für nicht verhandelbare Aktivitäten: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kundenanrufe, Arbeitsbesprechungen und 1:1-Gespräche in Ihrem Kalender stehen.
- Stellen Sie sicher, dass Zeit für sich selbst reserviert ist: Vergessen Sie nicht, Zeit für Pausen, Mahlzeiten und persönliche Zeit zu reservieren, z. B. für häusliche Pflichten, Fitness, Trainingseinheiten, virtuelle Zusammenkünfte usw.
- Machen Sie nicht verhandelbare Aktivitäten öffentlich: Wenn Sie jemand sind, dessen Zeit wirklich gefragt ist, machen Sie Ihre nicht verhandelbaren Termine öffentlich, sodass jeder die Details sehen kann, und kennzeichnen Sie sie deutlich als "nicht über diese Zeit hinaus buchen".
- Legen Sie Ihre Zeitzone und Arbeitszeiten fest: Die meisten Kalenderanwendungen bieten Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeitszeiten und Zeitzone festlegen können. Aktualisieren Sie diese, damit Ihre Kollegen wissen, wann sie Zeit mit Ihnen buchen können.
- Reservieren Sie Zeit für die Erledigung von Aufgaben: Je nach Ihrer Rolle benötigen Sie möglicherweise ungestörte Zeit, um Ihre Arbeit zu erledigen. Legen Sie Zeitblöcke in Ihrem Kalender fest und halten Sie dies als Fokuszeit auch strikt ein.
Legen Sie einen unterbrechungsfreien Tag fest
Sprechen Sie je nach Ihrer Rolle Ihren Vorgesetzten auf einen unterbrechungsfreien Tag in der Woche ohne Besprechungen an. Dies kann besonders hilfreich für Ingenieure, kreative Mitarbeiter, Autoren und andere Rollen sein, die sich ungestört und konzentriert mit einer Aktivität beschäftigen wollen.
Selbst wenn Ihr gesamtes Unternehmen sich nicht auf einen unterbrechungsfreien Tag einigen kann, können Sie dennoch prüfen, ob Sie ihn für bestimmte Rollen oder Teams in Ihrem Unternehmen einrichten können.
Einplanen von Zeit zum Lesen Ihrer E-Mail
Ja, Sie haben richtig gelesen. Anstatt den ganzen Tag über auf E-Mails zu antworten, sollten Sie lieber bestimmte Zeiten pro Tag einplanen, zu denen Sie Ihre E-Mails lesen und beantworten. Auch hier hängt dies von Ihrer Rolle ab. Für einige Rollen ist diese Praxis wohl nicht umsetzbar.
Wenn Sie möchten, probieren Sie dies aus:
- Fügen Sie Ihrem Kalender Zeitblöcke hinzu, um Ihre E-Mail zu überprüfen.
- Deaktivieren Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen.
- Teilen Sie Ihre Verfügbarkeit Ihren Kollegen mit.
Effizientes Verwalten Ihrer E-Mail
Wenn es Ihre Zeit ist, Ihre E-Mail zu prüfen, ist es wichtig, dass Sie handeln, anstatt Dinge in Ihrem Posteingang zu belassen.
Löschen: Verschieben Sie Nachrichten, für die Sie nicht aktiv werden müssen, in den Papierkorb.
Abonnement beenden: Verlassen Sie Verteilerlisten, denen Sie nicht mehr folgen möchten.
Handeln: Erledigen Sie die Aufgabe gleich, wenn Sie sie in wenigen Minuten erledigen können.
Antworten: Antworten Sie gleich, wenn es schnell erfolgen kann.
Delegieren: Leiten Sie die Nachricht an jemanden weiter, den Sie mit der Erledigung beauftragen.
Wirtschaftlich agieren: Fassen Sie sich kurz und verständlich, damit alle Zeit sparen können!
Indem Sie Ihren Kalender und Ihre E-Mail für sich arbeiten lassen, schaffen Sie Voraussetzungen für mehr Produktivität.
Produktivitätsschub
Sie haben gerade gelernt, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe umgestalten, Ihre Zeit verwalten und Ihren Kalender und E-Mail effektiver nutzen können. Am besten setzen Sie diese Verhaltensweisen gleich in die Praxis um, um Ihre persönliche Produktivität zu steigern.