Entdecken neuer Wege zur Erledigung Ihrer Aufgaben
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Nutzen von Tools für die Zusammenarbeit zum Erledigen von Aufgaben
- Digitales Transformieren Ihrer bisherigen Arbeitsabläufe
Neue Arten zu arbeiten
In den Jahren 2020 und 2021 mussten sich die Menschen rund um den Globus wegen der COVID-19-Pandemie auf andere Arbeitsweisen einstellen. Zu dieser Zeit erledigten viele von uns alles virtuell. Heutzutage arbeiten viele Mitarbeiter weiterhin Vollzeit im Home-Office, und viele Unternehmen bieten hybride Arbeitsformen (einige Tage Home-Office, einige Tage im Büro) an. In diesem Modul finden Sie umsetzbare Produktivitätstipps und Anleitungen, die unabhängig davon gelten, ob Sie im Home Office arbeiten, eine Mischform gewählt haben oder fünf Tage pro Woche im Büro sind.
Im Folgenden wird thematisiert:
- Wie Sie Ihre Arbeitsmuster und -abläufe anpassen und umgestalten
- Wie Sie mit modernem Zeitmanagement produktiv bleiben
- Wie Sie Ihren Kalender zum Steigern Ihrer Produktivität nutzen
Beginnen wir mit der Art und Weise, wie Arbeit erledigt und Entscheidungen getroffen werden – durch Besprechungen.
Optimale Nutzung Ihrer Besprechungen
Unabhängig davon, ob eine Besprechung persönlich oder per Videoschaltung stattfindet, können Sie durch die Einhaltung bewährter Verfahren alle Ihre Besprechungen produktiver gestalten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen (und Ihrem Team) bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen.
Vor der Besprechung
| Legen Sie die Agenda fest. | Fügen Sie die Agenda der Besprechungseinladung im Voraus hinzu. Fügen Sie für jeden Punkt der Agenda eine Dauer und den Zuständigen hinzu. |
|---|---|
|
Senden Sie ein im Voraus zu lesendes Dokument. |
Bringen Sie alle Teilnehmer auf eine Linie, indem Sie im Voraus ein Dokument vorbereiten, das alle auf die Ziele der Besprechung, die gewünschten Ergebnisse, Hindernisse und notwendigen Hintergrundinformationen einstimmt. |
|
Berücksichtigen Sie die Zeitzonen der Teilnehmer. |
Achten Sie darauf, Ihren Termin so zu wählen, dass alle gewünschten Beteiligten teilnehmen können, ohne um 2 Uhr morgens aufstehen zu müssen. |
Während der Besprechung
| Legen Sie eindeutige Rollen fest. | Benennen Sie zu Beginn Ihrer Besprechung einen Moderator, Zeitnehmer und Protokollführer. Wenn Sie sich gemeinsam in einem Raum aufhalten, können diese Rollen auf natürliche Weise verteilt werden, sobald sich die Teilnehmer um den Tisch versammeln. Bei einer virtuellen Besprechung müssen Sie diese Rollen am Anfang gezielt zuweisen. |
|---|---|
|
Verwenden Sie für Notizen cloudbasierte Dokumenttools. |
Fügen Sie alle Teilnehmer der Besprechung dem Notizdokument hinzu und ermutigen Sie sie, während der Telefonkonferenz Beiträge zu leisten. |
|
Vermeiden Sie Nebengespräche und Unterbrechungen. |
Bei Besprechungen mit einer Mischung aus persönlich anwesenden und virtuell zugeschalteten Teilnehmern fühlen sich die virtuellen Teilnehmer ausgeschlossen, wenn sie die Gespräche im Raum nicht hören können. Und wenn bei komplett virtuellen Besprechungen zwei Personen gleichzeitig sprechen, hört keiner, was gesagt wird. Praktizieren Sie aktives Zuhören und ermutigen Sie alle, es Ihnen gleich zu tun. |
Nach der Besprechung
| Senden Sie eine Zusammenfassung. | Geben Sie Ihr Notizdokument für alle Teilnehmer frei und heben Sie wichtige getroffene Entscheidungen sowie die nächsten Schritte hervor. |
|---|---|
|
Planen Sie einen Folgetermin. |
Wenn es eine Aktion gab, die einen Folgetermin erforderlich macht, terminieren Sie diesen direkt. |
Durch die Einführung dieser zusätzlichen Maßnahme bei Ihren Besprechungen werden diese allgemein effektiver und die Produktivität in Ihrem Unternehmen wird gesteigert.
Verringern Sie Besprechungen insgesamt
Warum nicht ganz auf die Besprechung verzichten und mit Quip asynchron arbeiten? Quip ist ein für Mobilgeräte geeignetes cloudbasiertes Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Sie können Dokumente und Kalkulationstabellen erstellen und gemeinsam nutzen, Projektpläne ausarbeiten und Aufgaben zuweisen – alles an einem Ort. Jedes Quip-Dokument verfügt über einen integrierten Chat, sodass das Gespräch, das Sie in einer Besprechung führen wollten, nun direkt bei der Bearbeitung geführt werden kann.
Quip ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Personen und ist umfassend in die Salesforce-Plattform integriert. Wir bei Salesforce setzen Quip unter anderem zum Verfassen, Überprüfen und Genehmigen von Mitteilungen ein.
Angenommen, wir müssen eine Zeitplanänderung bei der Einführung eines neuen Tools oder Prozesses ankündigen. Wir könnten eine Besprechung mit allen 15 Beteiligten abhalten. Aber stattdessen können wir ein Quip-Dokument anlegen, um den Änderungsprozess voranzubringen.
Das Quip-Dokument enthält Folgendes:
- Kurzbeschreibung des Projekts
- Detaillierte Begründung, warum der Zeitplan geändert werden muss
- Klare Handlungsanweisungen für jeden Beteiligten
- Fälligkeitsdatum
- Checkliste für die Genehmigung durch Beteiligte
Der Projektleiter lädt das Projektteam zur Teilnahme am Quip-Dokument ein, in dem alle Mitglieder an der Änderung des Zeitplans mitarbeiten und ihre Genehmigung erteilen. Nachdem alle Projektbeteiligten ihre Genehmigung erteilt haben, postet der Projektleiter die Ankündigung in Slack. Ganz ohne Besprechung!
Online zusammenarbeiten
Es ist nicht immer notwendig – oder die beste Nutzung von Zeit und Ressourcen – sich persönlich mit Kollegen und Kunden zu treffen. Setzen Sie stattdessen auf die virtuelle Zusammenarbeit mit Slack, Quip, E-Mail und Instant Messaging-Anwendungen. Dabei spielt auch Ihr Mobiltelefon eine wichtige Rolle.
Probieren Sie diese Methoden, um Kontakt aufzunehmen.
- Planen Sie virtuelle persönliche Besprechungen mit Kunden, Kollegen, Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Vorgesetzten.
- Organisieren Sie Chats zur Zusammenarbeit in Gruppen mit Ihren Kollegen, um bewährte Vorgehensweisen und Tipps auszutauschen.
- Verbinden Sie sich mit Ihren Mitarbeitern über Videochat, Videoanrufe oder Slack-Huddle.
- Erstellen Sie einen Slack-Channel für die Online-Zusammenarbeit mit Gruppen von Kollegen oder Kunden.
- Laden Sie Ihre Kunden zur Zusammenarbeit an einem von Ihnen vorbereiteten cloudbasierten Dokument ein.
- Veranstalten Sie eine virtuelle Besprechung für alle Ihre Kunden, um bewährte Vorgehensweisen in der Gruppe auszutauschen.
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeit mithilfe von Tools wie Slack, Quip und Ihrem Smartphone umgestalten und Ihre Produktivität steigern können. Als Nächstes lernen Sie Strategien für Ihr Zeitmanagement kennen.
