Einrichten der Outlook-Integration und Einstein-Aktivitätserfassung

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Auflisten der Anforderungen und anderer Aspekte beim Setup
Einrichten der Integration mit Microsoft® Outlook®
Einrichten der Einstein-Aktivitätserfassung

Überprüfen der Systemanforderungen

Das Einrichten der Integration mit Microsoft® Outlook® und der Einstein-Aktivitätserfassung ist nicht schwierig, erfordert aber etwas Zeit. Wenn Sie nicht der Microsoft Exchange-Administrator sind, arbeiten Sie mit diesem Administrator zusammen.

Ehe sich Maria Jimenez, die Administratorin bei Ursa Major, mit dem Setup beschäftigt, prüft sie die Systemanforderungen für die Outlook-Integration und Einstein-Aktivitätserfassung.

Support-Leitfaden	Outlook-Integration	Einstein-Aktivitätserfassung
Editionen	Essentials Group Professional Enterprise Performance Unlimited Developer Verfügbar in Lightning Experience und Salesforce Classic.	Essentials Professional Enterprise Performance Unlimited Verfügbar in Lightning Experience.
Benutzerlizenzen	Erfordert die Salesforce-Lizenz "Standard" sowie den Kauf von Sales Cloud, Service Cloud oder Lightning-Plattform.	Unterstützt mit der Salesforce-Lizenz "Standard" und bei Kauf von Sales Cloud bis zu 100 Benutzer. Um für die Einstein-Aktivitätserfassung mehr als 100 Benutzer einzurichten, ist ein kostenpflichtiges Upgrade auf Sales Cloud Einstein, Inbox oder High Velocity Sales erforderlich.
E-Mail-Server	Entweder: Exchange 2019, 2016 oder 2013 lokal Exchange Online mit Office 365® Für die Integration von Salesforce und Outlook müssen Sie die Einstellungen Ihres Exchange-Servers kennen und allgemein mit der Server-Konfiguration vertraut sein. Salesforce-Administratoren arbeiten beim Einrichten der Integration mit den Exchange-Administratoren zusammen.	Entweder: Exchange Server 2019, 2016 oder 2013 lokal Exchange Online mit Office365 Hybridbereitstellungen von Exchange (unterstützen nur die Erfassungsfunktionalität)
E-Mail-Clients	Siehe die Systemanforderungen.	Siehe die Systemanforderungen.
Browser	Für Outlook on the web-Benutzer alle Browser, die Cookies von Salesforce zulassen: Google Chrome™, aktuelle stabile Version Mozilla® Firefox®, aktuelle stabile Version Apple® Safari® 10 oder höher, aktuelle stabile Version empfohlen Microsoft Edge, aktuelle stabile Version (nur Windows)	–
Datenspeicherung	Daten werden ausschließlich auf Servern von Microsoft und Salesforce gespeichert. Wenn Sie auch über Inbox verfügen, werden einige Daten bei einem Betreiber einer öffentlichen Cloud gespeichert.	Daten werden auf Microsoft-Servern, Salesforce-Servern, gespeichert, während einige Daten bei einem Betreiber einer öffentlichen Cloud gespeichert werden.

Der Name "High Velocity Sales" wird in "Vertriebsengagements" geändert. Die Automatisierungsfunktionen des Produkts umfassen nun die Verfolgung des Kundenengagements, Chatbots und Vertriebsrhythmen. Der neue Name steht für alle Tools, die Sie zur Automatisierung von Prozessen und zum strategischen Engagement bei Leads und Kunden einsetzen können, damit sich Ihr Vertriebsteam auf den Verkauf konzentrieren kann. Achten Sie auf die Namensänderung, die in Kürze ansteht.

Möchten Sie die Outlook-Integration und Einstein-Aktivitätserfassung in der Praxis erproben?

In diesem Modul gehen wir davon aus, dass Sie Salesforce-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen zum Einrichten der Outlook-Integration und Einstein-Aktivitätserfassung sind. Falls Sie kein Salesforce-Administrator sind, ist das kein Problem. Lesen Sie einfach weiter, um zu erfahren, wie Ihr Administrator die Schritte in einer Produktionsorganisation durchführen würde. Versuchen Sie nicht, diese Schritte in Ihrem Trailhead Playground nachzuvollziehen. Outlook-Integration und Einstein-Aktivitätserfassung sind im Trailhead Playground nicht verfügbar.

Einrichten der Outlook-Integration

Klicken Sie auf und wählen Sie Setup aus.
Geben Sie im Feld "Schnellsuche" Outlook ein und wählen Sie dann Outlook-Integration und Synchronisierung aus.
Aktivieren Sie die Outlook-Integration.
Vergewissern Sie sich, dass Erweiterte E-Mail mit Outlook verwenden aktiviert ist, um E-Mails als Standardnachrichtenobjekte zu protokollieren, und aktivieren Sie E-Mail-zu-Salesforce. Mit dieser Einstellung können Vertriebsmitarbeiter Outlook-E-Mails und ihre Anhänge zu Salesforce-Datensätzen als Salesforce-E-Mails hinzufügen (oder protokollieren). Vertriebsmitarbeiter können Ereignisse ebenfalls zu Salesforce-Datensätzen hinzufügen (oder protokollieren). Anhänge für Ereignisse werden nicht protokolliert. Bei Verwendung der Einstein-Aktivitätserfassung fügt die E-Mail- und Ereigniserfassung automatisch Outlook-E-Mails und -Ereignisse der Aktivitätszeitachse der zugehörigen Salesforce-Datensätze hinzu.
Geben Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern Anweisungen zum Einrichten der Integration in Microsoft Outlook.

Anpassen des Outlook-Integrationsbereichs

Nachdem Maria die grundlegende Einrichtung der Integration mit Outlook abgeschlossen hat, passt sie Funktionen an, um den Vertrieblern die bestmögliche Arbeitsumgebung zu bieten. Dazu gehen Sie am besten wie folgt vor:

Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" Outlook ein und wählen Sie dann Outlook Integration und Synchronisierung aus.
Aktivieren Sie "Inhalt mithilfe des Anwendungsgenerators anpassen".
Erstellen Sie im Abschnitt "E-Mail-Anwendungsfenster" einen Bereich und verwenden Sie den Lightning-Anwendungsgenerator, um dem Bereich Komponenten hinzuzufügen und die Bereiche Benutzern zuzuweisen. Sie erhalten zahlreiche flexible Möglichkeiten zum Anpassen der Anzeige von Salesforce-Inhalten in Outlook. Erfahren Sie, wie Sie den Lightning-Anwendungsgenerator einsetzen, um Ihre Vertriebsmitarbeiter noch produktiver zu machen.

Erstellen Sie Lightning-E-Mail-Vorlagen und fügen Sie die Komponente "Vorlagen" zu einem benutzerdefinierten E-Mail-Anwendungsfenster in App Builder hinzu. Mitarbeiter können E-Mail-Nachrichten schnell mithilfe von Vorlagen erstellen, anstatt Nachrichten von Grund auf neu zu schreiben. Erfahren Sie, wie Sie Lightning-E-Mail-Vorlagen mit Outlook nutzen.

Synchronisieren von Kontakten und Ereignissen mit der Einstein-Aktivitätserfassung

Marias E-Mail-Integrationsaufgabe ist fast erledigt. Im letzten Schritt soll sichergestellt werden, dass Vertriebsmitarbeiter unabhängig davon, ob sie in Salesforce oder Outlook arbeiten, die gleichen aktuellen Informationen finden. Hier kommt die Einstein-Aktivitätserfassung ins Spiel. Durch die Synchronisierung von Kontakten und Ereignissen zwischen Salesforce und Outlook verbringen Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit mit dem Eingeben von Daten und Wechseln zwischen den beiden Anwendungen und haben mehr Zeit, sich auf den Vertrieb zu konzentrieren. Aber die Einstein-Aktivitätserfassung bietet mehr als nur die Synchronisierung von Kontakten und Ereignissen.

Tool	Beschreibung	Vorteil
Erfassungsfunktionalität	E-Mails und Ereignisse, die von Vertriebsmitarbeitern gesendet und empfangen werden, werden automatisch zur Aktivitätszeitachse der zugehörigen Datensätze hinzugefügt.	Vertriebsmitarbeiter verschwenden keine Zeit mit der Aufzeichnung von E-Mails und Ereignissen in Salesforce-Datensätzen. Wenn bei hinzugefügten E-Mails oder Ereignissen eine Folgeaktivität auftritt, wird diese neue Aktivität Salesforce automatisch hinzugefügt. Freigabeeinstellungen legen fest, wer die zugehörigen E-Mails und Ereignisse einsehen kann, damit Teams besser zusammenarbeiten können.
Einstein-E-Mail-Statistiken	Liefern Vertriebsmitarbeitern neben relevanten E-Mails wichtige Vertriebsinformationen.	Erleichtern Vertriebsmitarbeitern das rechtzeitige Versenden von Mitteilungen an (potenzielle) Kunden.
Dashboard "Aktivität"	Zeigt eine Übersicht der Vertriebsaktivitäten, die Salesforce manuell und über die Einstein-Aktivitätserfassung hinzugefügt wurden.	Visualisieren Sie Aktivitätsdaten und gliedern Sie sie auf sinnvolle Weise, z. B. nach Inhaber, Typ und Datum.
Aktivitätskennzahlen (nicht in der Standardversion der Einstein-Aktivitätserfassung verfügbar)	Wenn Sie Felder mit Aktivitätskennzahlen in Listenansichten, Seitenlayouts, Berichte, Auslöser, Prozesse usw. aufnehmen, spiegeln die Daten Aktivitäten wider, die Salesforce manuell und über die Einstein-Aktivitätserfassung hinzugefügt wurden.	Verschaffen Vertriebsteams ein vollständiges Bild der Aktivitätsdaten und ermöglichen Ihnen die Erstellung von auf Aktivitätsdaten basierenden Prozessen.
Empfohlene Verbindungen (nicht in der Standardversion der Einstein-Aktivitätserfassung verfügbar)	Lead- und Kontaktdatensätze zeigen, welche Kollegen die stärkste Verbindung mit einem potenziellen Kunden haben.	Erleichtern die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu finden.

Maria hat bereits die Anforderungen des Einstein-Aktivitätserfassungssystems geprüft, das gut zu den Synchronisierungsanforderungen von Ursa Major passt. Die zusätzlichen Produktivitätstools bieten mehr Nutzen als sie erwartet hat.

Was ist mit Lightning Sync? Sie haben vielleicht von Lightning Sync gehört, das auch zum Synchronisieren von Kontakten und Ereignissen dient. Ab der Version Winter '21 ändert sich die Verfügbarkeit von Lightning Sync. In Zukunft ist die Einstein-Aktivitätserfassung die langfristige Lösung für die Synchronisierung von Kontakten und Ereignissen zwischen Ihren Microsoft- oder Google-Anwendungen und Salesforce. Wenn Sie Lightning Sync heute ausführen und zur Einstein-Aktivitätserfassung wechseln möchten, deaktivieren Sie zunächst Lightning Sync. Die Einstellung befindet sich in Salesforce-Setup auf der Seite "Outlook: Integration und Synchronisierung" im Abschnitt Lightning Sync.

Wir nehmen weiterhin Verbesserungen an der Einstein-Aktivitätserfassung vor, und zwar auf der Grundlage der Bedürfnisse unserer Kunden wie Ihnen. Um zu erfahren, wann neue Funktionen verfügbar sind, informieren Sie sich in den Salesforce-Versionshinweisen.

Einrichten der Einstein-Aktivitätserfassung

Die Einrichtung und Inbetriebnahme der Einstein-Aktivitätserfassung ist ganz einfach.

Zugriff auf die Einstein-Aktivitätserfassung erteilen Sie Benutzern über einen Berechtigungssatz.
Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Einstein-Aktivitätserfassung ein und wählen Sie dann Einstellungen aus. Sie werden durch die folgenden Einrichtungsschritte geleitet:
- Verbinden mit dem Microsoft-Server
- Erstellen einer Konfiguration, die steuert, was erfasst und synchronisiert werden soll
- Zuweisen von Benutzern zu einer Konfiguration
Optional können Sie Einstellungen festlegen, die steuern, wie E-Mails und Ereignisse erfasst werden. Sie können beispielsweise verhindern, dass die Einstein-Aktivitätserfassung E-Mails und Ereignisse einer bestimmten Person oder Firma hinzufügt. Außerdem können Sie auswählen, wie neue Benutzer der Einstein-Aktivitätserfassung ihre E-Mails und Ereignisse freigeben.
Wenn Sie lediglich die Standardversion der Einstein-Aktivitätserfassung nutzen, aktivieren Sie E-Mail-Statistiken. Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung über eine Add-On-Lizenz verwenden, ist die die Funktion "E-Mail-Statistiken" standardmäßig aktiviert.

Möchten Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter noch produktiver machen? Erfahren Sie, wie Ihren Vertriebsmitarbeitern noch mehr Tools für E-Mails zur Verfügung stehen, wenn Sie Inbox-Funktionen zur Outlook-Integration hinzufügen.