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Verstehen und Anpassen von Vertriebsprozess und -pfad

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben, wie der Vertriebsprozess und der entsprechende Pfad in NPSP konfiguriert werden.
  • Anpassen eines Vertriebsprozesses oder -pfads.
Hinweis

Hinweis

Wenn Sie noch keinen Badge für Spendenmanagement mit dem Nonprofit Success Pack erworben haben, schließen Sie zuerst dieses Modul ab. Es erläutert einige Konzepte, die wir im Folgenden als bekannt voraussetzen.

Bevor wir loslegen, sollten Sie vor allem beachten, dass in NPSP das Opportunity-Objekt dazu dient, Einnahmen aus Spendensammlungen, Warenverkäufen, Mitgliedsbeiträgen, Klassenregistrierungen usw. nachzuverfolgen. Opportunities sind laufende Einnahmewerbungen, und das Objekt weist einige besondere Merkmale auf, die Ihnen das Nachverfolgen Ihres Status und die Konzentration auf die Bemühungen Ihres Teams erleichtern. 

Opportunity-Vertriebsprozesse stellen Ihre Richtschnur dar

Salesforce wurde ursprünglich für Vertriebsmitarbeiter konzipiert, deren Geschäftsabschlüsse in der Regel in Phasen von "vorläufig" bis "fest" fortschreiten, bis sie abgeschlossen werden. Während Geschäftsabschlüsse sich auf diesem Pfad vorwärts bewegen, steigt die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufs, und Manager verwenden diese Wahrscheinlichkeit, um vorherzusagen, ob sie ihre Gesamtumsatzziele erreichen. 

In einem Vertriebskontext bilden Opportunity-Vertriebsprozesse die Phasen ab, die eine Opportunity bei ihrem Fortschreiten durch den Vertriebszyklus durchläuft. Die Phase, in der sich eine Opportunity befindet, wirkt sich darauf aus, was Ihren Benutzern in der Pfadkomponente angezeigt wird (mehr zum Pfad später) und welche Filter ihnen für Listenansichten und Berichte zur Verfügung stehen. Sie können für jeden "Verkauf", den Sie tätigen, separate Vertriebsprozesse einrichten. 

Opportunity-Detail mit dem Pfad und Opportunity-Phasen

Viele gemeinnützige Organisationen "verkaufen" nicht in dem Sinne, wie ein Unternehmen das tut, aber sie werben Spenden ein, beantragen Fördermittel oder verkaufen Eintrittskarten, und alle diese Aktivitäten folgen eigenen Prozessen. Zu diesem Zweck ist NPSP mit vier benutzerdefinierten Vertriebsprozessen für gemeinnützige Organisationen vorkonfiguriert, darunter Spende, Fördermittel, Sachspende und Großspende (Schenkung). 

Das Phasenfeld auf einem Opportunity-Datensatz beschreibt, wo Sie sich im Prozess befinden. Der Vertriebsprozess seinerseits bestimmt, welche Werte in der Phasen-Auswahlliste für jeden definierten Prozess zur Verfügung stehen.

Sehen wir uns am Beispiel des Fördermittel-Vertriebsprozesses (in der Abbildung oben dargestellt) an, wie das praktisch funktioniert. Wenn ein Benutzer beim Erstellen eines neuen Opportunity-Datensatzes den Unterstützungs-Datensatztyp wählt, sind diese Werte (und nur diese Werte) in der Auswahlliste für das Phasenfeld verfügbar:

Opportunity-Phase
Bedeutung
Interessentenphase (Offen, 10 %, Pipeline)
Dies sind Fördermittel, die Ihre Organisation untersucht oder plant, in Zukunft zu beantragen. Der Status "Offen" bedeutet, dass Sie noch keine Zusage vom Geldgeber erhalten haben.
Absichtserklärung übermittelt (Offen, 20 %, Pipeline)
Ihre Organisation hat eine Absichtserklärung eingereicht (bei einigen Geldgebern ein üblicher erster Schritt).
Antrag übermittelt (Offen, 30 %, Pipeline)
Sie haben offiziell Ihren Antrag auf die Fördermittel eingereicht, aber noch keine Rückmeldung erhalten.
Zurückgezogen (Geschlossen/Verloren, 0 %, Ausgelassen)
Sie haben Ihren Antrag zurückgezogen. Diese Opportunity wird als "Geschlossen/Verloren" markiert und kann in Pipeline- oder sonstigen Berichten weggelassen werden.
Abgelehnt (Geschlossen/Verloren, 0 %, Ausgelassen)
Trotz Ihrer besten Bemühungen hat der Geldgeber Ihren Antrag auf Finanzierung abgelehnt. Geschlossen/Verloren, kann in Pipeline- und sonstigen Berichten weggelassen werden.
Zuerkannt (Geschlossen/Gewonnen, 100 %, Geschlossen)
Die Fördermittel wurden erteilt. Die Phase wird als "Geschlossen" markiert, weil Sie die Zusage des Geldgebers erhalten haben.

Wie Sie sehen können, sind Opportunity-Phasen Wahrscheinlichkeiten zugeordnet. Wenn Sie die Phase einer Opportunity in "Gebucht" (oder "Geschlossen") ändern, wird das Wahrscheinlichkeitsfeld (%) automatisch auf 100 aktualisiert. Sie können die Wahrscheinlichkeit auch manuell anpassen. Sie könnten beispielsweise einen Antrag auf Fördermittel einreichen, bei dem Sie nach Gesprächen mit dem Programmbeauftragen annehmen, dass Sie eine höhere Chance haben, den Zuschuss zu erhalten, sagen wir 70 %. 

Überprüfen und Anpassen von Opportunity-Vertriebsprozessen

Wir empfehlen, dass sich NPSP-Administratoren mit jedem der vier vorkonfigurierten Vertriebsprozesse und ihren einzelnen Phasen vertraut machen, um zu verstehen, wie diese Prozesse ohne weitere Konfiguration funktionieren. Davon ausgehend können Sie bestimmen, ob sie den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen oder Sie Vertriebsprozesse anpassen oder hinzufügen möchten. 

So überprüfen Sie die NPSP-Vertriebsprozesse:

1. Klicken Sie auf das Symbol Setup.

2. Geben Sie im Feld der Schnellsuche "Vertriebsprozesse" ein, und klicken Sie auf den Link.

Menüpunkt "NPSP-Vertriebsprozesse"

3. Klicken Sie auf den Vertriebsprozess, den Sie anzeigen möchten. So sieht der Fördermittel-Vertriebsprozess aus:

Seite "Setup Vertriebsprozesse Fördermittel"

4. In dieser Ansicht können Sie bereits vorhandene Opportunity-Phasen hinzufügen oder Phasen entfernen, die in dieser Konfiguration enthalten sind. Durch das Entfernen einer Phase aus der Auswahlliste wird sie nicht aus vorhandenen Datensätzen entfernt.

5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern, oder brechen Sie diesen Bildschirm ab.

Beim Festlegen der zu verwendenden Phasen beziehen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder aus der gesamten Organisation ein, um die aktuellen Phasen zu überprüfen und Ihren Prozess zu entwerfen. Bestimmen Sie, welche der Standardnamen für Phasen verwendet und ob für Ihre Organisation benutzerdefinierte Phasen hinzugefügt werden sollen. Achten Sie beim Anpassen der Phasen darauf, dass die Namen für Personen, die täglich mit ihnen arbeiten sollen, intuitiv sind. Und machen Sie es zu einem jährlichen Ritual, Ihre Vertriebsprozesse zu überprüfen und für jedes Geschäftsjahr sicherzustellen, dass Ihre Phasen noch relevant sind.

Sehen wir uns ein praktisches Beispiel an: unsere fiktive gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) und ihren Administrator Gorav Patel. Gorav hat sich mit seinem Entwicklungsteam getroffen, um die Opportunity-Vertriebsprozesse und ihre Phasen in NPSP zu überprüfen, und dieses hat einige Anpassungen angefordert, mit denen sich der Fördermittel-Vertriebsprozess besser an die bewährten Vorgehensweisen der Organisation anpassen soll. Folgen wir Gorav, während er dem Fördermittel-Vertriebsprozess eine Phase hinzufügt: 

1. Klicken Sie auf das Symbol Setup.

2. Klicken Sie auf Objekt-Manager.

3. Klicken Sie auf das Opportunities-Objekt.

4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen.

5. Suchen Sie das Feld "Phase", und wählen Sie es aus.

Auswahllistenwert "Neuer Opportunity-Typ"

6. Scrollen Sie nach unten bis zu den Auswahllistenwerten für die Phase, und klicken Sie auf Neu.

7. Fügen Sie der Phasen-Auswahlliste einen neuen Wert hinzu. In diesem Beispiel fügt Gorav den Phasennamen "Besuch vor Ort angefordert" hinzu. Er legt den (1) Phasentyp als "Offen" fest, da die Phase vor dem Empfang irgendwelcher Fördergelder liegt, und er legt die (2) Wahrscheinlichkeit für diese Phase etwas höher andere fest, da sie ein erhebliches Interesse auf Seiten des Geldgebers deutlich macht. Anschließend fügt er diese Phase dem (3) Fördermittel-Vertriebsprozess hinzu, indem er das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert.

Hinzufügen eines Auswahllistenfelds für die Opportunity-Phase

Nun hat Gorav dem HMH-Fördermittel-Vertriebsprozess erfolgreich eine Phase hinzugefügt und kann sie jetzt dem Zuteilungspfad hinzufügen. Wenn wir uns den Pfad jetzt noch einmal ansehen, stellen wir fest, dass der NMH-Prozess jetzt die Phase "Besuch vor Ort angefordert" enthält.

Opportunity-Detailseite mit hervorgehobener Phase für den angeforderten Besuch vor Ort im Vertriebspfad

Gorav musste angesichts seiner Anforderungen keinen neuen Vertriebsprozess erstellen, aber auch das wäre keine Herausforderung gewesen. Sehen Sie sich die Ressourcen am Ende dieser Einheit an, um weitere Informationen zum Erstellen eines neuen Vertriebsprozesses zu erhalten.

Führen Sie Ihre Benutzer auf einem Pfad

Wir haben den Pfad schon kurz erwähnt, aber nehmen wir uns einen Moment Zeit, um seine Merkmale durchzugehen. Ein Pfad führt Ihre Benutzer mit einer visuellen Darstellung durch die Phasen, die erforderlich sind, um einen Prozess abzuarbeiten. Ein Pfad kann Benutzern dabei helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und die Benutzerakzeptanz sowie die Vollständigkeit und Integrität der Daten in Ihrer Organisation verbessern.

Die Pfade, die Sie für Ihre Teams erstellen, können folgende Merkmale aufweisen:

  • Wichtige Felder, die Benutzer ausfüllen müssen, bevor sie mit der nächsten Phase im Prozess fortfahren
  • Bewährte Vorgehensweisen
  • Links zu relevanten Chatter-Posts, Dateien oder Erinnerungen

Pfade zeigen die Schritte für jede definierte Phase und werden unmittelbar unter den Objekt-Zusammenfassungsinformationen angezeigt. Ein Pfad kann für die meisten standardmäßigen und benutzerdefinierten Detailseiten von Objektdatensätzen verwendet werden, wir konzentrieren uns in dieser Einheit aber auf die Opportunity-Detailseite. 

Hinweis

Hinweis

Nur bei neuen Testorganisationen sind Pfad und Zuteilungspfad standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine ältere Version verwenden, müssen Sie diese Features selbst aktivieren.

Gorav hat seinem Fördermittel-Vertriebsprozess soeben eine neue Phase hinzugefügt und möchte jetzt einige wichtige Felder und Anweisungen für seine Entwicklungsbenutzer hinzufügen. Auch hier hat er eng mit seinen Entwicklungs-Stakeholdern zusammengearbeitet, um zu bestimmen, wie Salesforce ihre Anforderungen am besten erfüllen kann.

Bearbeiten eines Pfads in NPSP

Folgen wir Gorav beim Anpassen des Pfads für seinen Fördermittel-Vertriebsprozess: 

1. Klicken Sie auf das Symbol Setup.

2. Geben Sie "Pfad" im Feld der Setup-Schnellsuche ein.

3. Klicken Sie auf Pfadeinstellungen.

4. Scrollen Sie nach unten zum dem Pfad, den Sie anpassen möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten". In diesem Fall möchten wir den Fördermittelpfad bearbeiten. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf auch einen neuen Pfad erstellen.

  

Seite "Einrichten von Pfadeinstellungen"

5. Auf der ersten Seite im Assistenten für Pfadeinstellungen können Sie den Pfadnamen und die Felder ändern, auf die Ihr Pfad verweist. In diesem Fall lassen wir diese Einstellungen unverändert, also fährt Gorav mit der nächsten Seite fort, auf der er Felder und Text bearbeiten kann. Auf dieser Seite wählt er seine neue Phase (1) Besuch vor Ort aus, aktualisiert die (2) wichtigen Felder und (3) erstellt eine Anleitung für sein Team. Er kann sogar direkt im Anleitungsabschnitt Links zu anderen Dokumenten oder bewährten Methoden hinzufügen.

Assistent für Pfadeinstellungen

6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Klicken Sie auf den Umschalter, um den Pfad als Aktiv oder Inaktiv festzulegen und damit den Status Ihres Pfad zu bestimmen. (Hier wirklich völlig optional: Sie können außerdem digitales Konfetti ein- oder ausschalten, das fällt, um das Erreichen eines bestimmten Schritts im Pfad zu feiern. Hurra!) Dieser Pfad ist bereits aktiv, also belässt Gorav es dabei.

8. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Sehen wir uns an, wie der Pfad aussieht, wenn ein NMH-Benutzer eine Opportunity in diese Phase verschiebt:

Aktualisierte Pfadwerte

Ziemlich raffiniert, oder? Sie sind jetzt auf dem besten Weg, ein toller Admin zu werden! Jetzt wollen wir uns mit einigen wichtigen Einstellungen für das Spendenmanagement in NPSP befassen, mit denen Sie in Ihrer Organisation endgültig zum Helden werden. 

Ressourcen