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Einrichten von Soft Credits

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Aktivieren von automatischen Soft Credits für Haushaltsmitglieder
  • Konfigurieren von automatischen Soft Credits für Beziehungen.
  • Einrichten von automatischen Soft Credits für Zugehörigkeiten.

Übersicht zu Kontaktrollen

Bevor wir uns mit den Einstellungen für Soft Credits befassen, wollen wir noch einmal durchgehen, was wir über Opportunity-Kontaktrollen (OCRs) wissen. Eine OCR ist eine Rolle, die Sie einem Kontakt in einem bestimmten Opportunity-Spendendatensatz zuweisen. Beispielsweise ist Kontakt A Spender für eine Opportunity, während Kontakt B als Einflussnehmer fungiert. Sie möchten beide Kontakte und ihre verschiedenen Rollen im Opportunity-Datensatz erfassen, da beide Kontakte etwas mit der Spende zu tun hatten.

Warum haben wir also eine Einheit über Soft Credits mit der Erörterung von Kontaktrollen begonnen? Kontaktrollen stellen die Art und Weise dar, in der Soft Credits in NPSP an Kontakte und Konten vergeben werden. Wenn ein Benutzer eine Opportunity eingibt, kann er eine Kontaktrolle wählen, die dem Spender (etwa einem Haushaltsmitglied) einen Soft Credit zuweist. 

Ihre Benutzer können einen Soft Credit manuell zuweisen, was sich gut für gelegentliche Einzelfälle eignet, aber viele Ihrer Benutzer müssen für bestimmte Spendentypen regelmäßig Soft Credits zuweisen. Glücklicherweise kann NPSP bestimmte Soft Credits automatisch erstellen. 

Sehen wir uns diese Opportunity-Kontaktrollen und die Art und Weise, wie sie üblicherweise von gemeinnützigen Organisationen verwendet werden, einmal an. Bevor wir aber fortfahren, sollten Sie dies wissen: Diese Kontaktrollen sind in NPSP vorhanden, wenn Sie auf der Salesforce.org-Website eine neue Testversion starten. Wenn diese Rollen in Ihrem Account nicht angezeigt werden, müssen Sie sie möglicherweise selbst erstellen. 

  

Kontaktrolle
Hard oder Soft Credit
Notizen
Entscheidungsträger
Soft Credit
Eine Kontaktrolle, die Soft Credits zuweist. Ihre Benutzer können diese Rolle einem Kontakt im Opportunity-Datensatz manuell zuweisen oder beim Einrichten einer Beziehung oder Zugehörigkeit mithilfe dieser Kontaktrolle die automatische Erstellung von Soft Credits einrichten.
Spender
Hard Credit
Die Standard-Kontaktrolle, die dem primären Kontakt automatisch zugewiesen wird, wenn die Opportunity mit einem Haushalt-Account verknüpft ist.
Haushaltsmitglied
Soft Credit
Wenn ein Mitglied eines Haushalts eine Spende tätigt, erhalten alle anderen Mitglieder des gleichen Haushalts automatisch einen Soft Credit. Dies ist standardmäßig in den Einstellungen für Kontaktrollen in NPSP aktiviert. Sie können einen Datensatztyp aus der automatischen Kontaktrollenerstellung für Haushaltsmitglieder ausschließen.
Einflussnehmer
Soft Credit
Eine Kontaktrolle, die Soft Credits zuweist. Ihre Benutzer können diese Rolle einem Kontakt im Opportunity-Datensatz manuell zuweisen oder beim Einrichten einer Beziehung oder Zugehörigkeit mithilfe dieser Kontaktrolle die automatische Erstellung von Soft Credits einrichten.
Übereinstimmender Spender
Soft Credit
Der Standardwert der Kontaktrolle für übereinstimmende Spender.
Soft Credit
Soft Credit
Die Standard-Kontaktrolle wird automatisch einem primären Opportunity-Kontakt zugewiesen, wenn der zugehörige Account ein Organisations-Account ist (z. B. eine Firma oder eine andere Organisation). Kann jeder Opportunity auch manuell zugewiesen werden.
Werber
Soft Credit
Eine Kontaktrolle, die Soft Credits zuweist. Ihre Benutzer können diese Rolle einem Kontakt im Opportunity-Datensatz manuell zuweisen oder beim Einrichten einer Beziehung oder Zugehörigkeit mithilfe dieser Kontaktrolle die automatische Erstellung von Soft Credits einrichten.
Begünstigter
Soft Credit
Eine Kontaktrolle, die einem Kontakt einen Soft Credit für eine Opportunity zuweist. Diese Rolle verwendet die Informationen aus dem vorhandenen Kontaktdatensatz des Begünstigten einer Spende. Dies kann beispielsweise für Spenden zum Gedenken verwendet werden.
Benachrichtigungsempfänger
Soft Credit
Eine Kontaktrolle, die einem Kontakt einen Soft Credit für eine Opportunity zuweist. Diese Rolle verwendet den vorhandenen Kontaktdatensatz der Person, die zu einer Spende benachrichtigt werden soll. Sollte im Allgemeinen für ein lebendes Familienmitglied oder eine zu ehrende Person verwendet werden, aber nicht für Spenden, die im Gedenken getätigt werden.

NPSP kann automatisierte Soft Credits für einen Kontakt erstellen, wenn es sich bei dem Kontakt um eins der Folgenden handelt:

  • Mitglied des Haushalts eines Spenders
  • Primärer Kontakt oder Organisations-Opportunity
  • Begünstigter oder Benachrichtigungskontakt für eine Opportunity
  • Zugehöriger Kontakt in einem Beziehungsdatensatz mit einem einzelnen Spender
  • Kontakt in einem Zugehörigkeitsdatensatz mit einer Spenderorganisation

Die ersten drei der oben aufgeführten Optionen werden über die NPSP-Einstellungen für Kontaktrollen verwaltet. Die zwei letzten werden vom Benutzer bei der Eingabe des Datensatzes in dem spezifischen Beziehungs- oder Zugehörigkeitsdatensatz verwaltet. 

Also, wie funktioniert die automatische Erstellung nun? Sehen wir uns kurz ein Beispiel an. Unser Spender Roberto hat gerade eine Schenkung über 500 US-Dollar an die gemeinnützigen Organisation No More Homelessness getätigt. Wenn wir die Opportunity eingeben und speichern, wird für Roberto automatisch eine Spenderkontaktrolle und für die Mitglieder seines Haushalts, einschließlich Lucy und Samuel, eine Haushaltskontaktrolle erstellt. 

Zugehörige Kontaktrollen im Detail des Opportunity-Datensatzes

Roberto erhält Hard Credit für die Spende, während die Mitglieder seines Haushalts Soft Credit erhalten. 

Zusammenfassungsfelder für den Spender-Rollup auf der Detailseite für Kontakt und Account

NPSP erleichtert Ihnen den Einstieg in Opportunity-Kontaktrollen, Sie können aber so viele benutzerdefinierte Kontaktrollen erstellen, wie Sie möchten. Beispielsweise kann eine Kontaktrolle für den Stiftungsbeauftragten, eine für Büromitarbeiter, eine für Eltern ehemaliger Schüler usw. sinnvoll sein. OCRs können umfassend angepasst werden und dienen dazu, Sie bei der besseren Organisation Ihrer Spender und Spenden zu unterstützen.

Erstellen einer neuen Kontaktrolle

Bei der gemeinnützigen Organisation No More Homelessness möchte die Entwicklungsabteilung eine neue Kontaktrolle für Programmbeauftragte erstellen, um das jeweilige Programmbüro für eine bestimmte Unterstützungs-Opportunity nachverfolgen zu können. Unser Administrator Gorav macht sich an die Arbeit, eine neue Kontaktrolle in ihrer Organisation zu erstellen.

Folgen wir Gorav beim Erstellen einer neuen Kontaktrolle für Programmverantwortliche:

1. Klicken Sie auf das Setup-Symbol, und wählen Sie Setup aus.

2. Klicken Sie auf Objekt-Manager

3. Verwenden Sie das Schnellsuchfeld, um nach "Opportunity-Kontaktrolle" zu suchen, und klicken Sie in der Liste auf die entsprechende Option. 

Menüelement "Opportunity-Kontaktrolle" im Setupobjekt-Manager

4. Klicken Sie auf Felder und Beziehungen und dann auf Rolle.

5. Geben Sie die Namen der neuen Kontaktrollen ein, jeden in einer eigenen Zeile.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen von Auswahllistenwerten für Kontaktrollen

Wenn eine Unterstützung gewährt wurde, kann das NMH-Entwicklungsteam der Opportunity für den Programmbeauftragten manuell eine Kontaktrolle hinzufügen. Auf diese Weise verfügt NMH über einen Datensatz für die bestimmte Beziehung des betreffenden Kontakts zu dieser Unterstützung.

Opportunity-Detaildatensatz mit einer Liste zu den Kontaktrollen

Werfen wir nun einen Blick auf die letzten zwei Methoden zur automatischen Erstellung von Soft Credits in NPSP.

Erstellen automatischer Soft Credits für Beziehungen

Wie zuvor erwähnt, kann NPSP automatisch Soft Credits für einzelne Spenden auf der Grundlage von Beziehungsdatensätzen erstellen. Beispielsweise können Sie Beziehungsdatensätze verwenden, um nachzuverfolgen, wer der Werber für einen Spender ist, und NPSP weist dem Werber Soft Credits zu, wenn Spenden getätigt werden. Die Beziehung (und die Zuweisung von Soft Credits) wird von dem Benutzer gesteuert, der die Beziehung erstellt.

Bei der gemeinnützigen Organisation No More Homelessness vertreten die Vorstandsmitglieder eine Politik des "Gebens oder Einwerbens", die sie verpflichtet, eine bestimmte Menge pro Jahr entweder einzuwerben oder selbst zu spenden, um Mitglied des Vorstands zu bleiben. Die NMH-Entwicklungsabteilung möchte sicherstellen, dass die Mitglieder ihres Vorstands Soft Credit für alle Schenkungen erhalten, die auf ihren Einfluss zurückgehen, und es ist sinnvoll, anzunehmen, dass sie bei Schenkungen aus ihrem Freundes- und Familienkreis die einflussnehmende Person waren.

Wenn der NMH-Entwicklungsmitarbeiter eine Beziehung zwischen dem Vorstandsmitglied Robert Bullard und jeder Person herstellt, die auf seine Initiative hin spendet (in diesem Fall Candace Evans), wählt er im zugeordneten Kontaktrollenfeld der Opportunity die Kontaktrolle "Werber" aus. Bei allen zukünftigen Schenkungen von der gleichen Spenderin wird automatisch eine Kontaktrolle "Werber" für ihr Vorstandsmitglied erstellt, und er erhält den Soft Credit für die Spende.  

Formular für neue Beziehung mit hervorgehobener Opportunity-Kontaktrolle

Wenn der NMH-Entwicklungsassistent eine Opportunity für Candace Evans erstellt, erstellt NPSP automatisch eine Soft Credit-Rolle für den zugehörigen Kontakt – Robert Bullard. Wenn dies nicht zutrifft, kann die Rolle jederzeit gelöscht werden, aber dieses Vorgehen hilft dabei, eine organisatorische Best Practice zu etablieren, die die Dateneingabe erheblich beschleunigt.


Auf Kontaktrollen bezogene Liste für den Opportunity-Datensatz

Wenn Sie möchten, dass NPSP keine automatischen Soft Credits mehr für eine Beziehung erstellt, entfernen Sie den Wert im Kontaktrollenfeld der zugehörigen Opportunity für den Beziehungsdatensatz, und lassen Sie es leer. Das Statusfeld wirkt sich nicht auf automatisierte Soft Credits aus; Soft Credits funktionieren unabhängig vom Wert "aktuell" oder "früher" des Statusfelds. Sie können ein Salesforce-Automatisierungstool wie den Prozessgenerator verwenden, wenn Sie das Kontaktrollenfeld einer zugehörigen Opportunity auf der Grundlage des Werts anderer Felder aktualisieren möchten, wie etwa des Status oder anderer benutzerdefinierter Felder.

Erstellen automatischer Soft Credits für Zugehörigkeiten

NPSP kann für Organisationsspenden auf der Grundlage von Zugehörigkeits-Datensätzen automatisch erstellen. Beispielsweise kann es sein, dass die Mitglieder einer Familienstiftung für jede von ihrer Familienstiftung getätigte Spende Soft Credit erhalten möchten. Das funktioniert genau wie bei Beziehungen, aber beim Erstellen eines Zugehörigkeitsdatensatzes. 

Da es viele Möglichkeiten gibt, in NPSP automatisch Kontaktrollen und Soft Credits für Opportunities zu erstellen, können Situationen auftreten, in denen mehrere Regeln für automatische Soft Credits gelten. Glücklicherweise wendet NPSP eine Rangfolge an, um die Erstellung doppelter Kontaktrollen zu verhindern. Informationen zur NPSP-Logik zum Erstellen von Opportunity-Kontaktrollen finden Sie in der Dokumentation, die im Ressourcenabschnitt aufgeführt ist.

Manuelle Neuberechnung von Rollups

Die Summen für Soft Credits werden bei der Ausführung der nächtlichen Batchaufträge aktualisiert. Das bedeutet, dass Ihre Benutzer die Summen von Soft Credits für den Kontakt- oder Account-Datensatz nicht unmittelbar nach der Eingabe sehen. Das kann für Benutzer irritierend sein, achten Sie also darauf, sie zu diesem Punkt explizit zu informieren. Wenn es für ein Mitglied Ihres Teams erforderlich ist, dass die Soft Credit-Rollups die aktualisierten Summen sofort wiedergeben, und er nicht auf den nächtlichen Batch warten kann, kann ein Administrator bei Bedarf einen einzelnen Account oder Kontakt oder alles als Batch manuell neu berechnen.

Um Rollups für einen Account oder Kontakt manuell neu zu berechnen, navigieren Sie zu dem betreffenden Kontakt, klicken Sie auf das Dropdownmenü, und klicken Sie auf Rollups neu berechnen.

Neuberechnen von Rollups für einen einzelnen Account- oder Kontaktdatensatz

So berechnen Sie die Rollup-Batches manuell neu:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen. Wenn die Registerkarte nicht in Ihrer Organisation angezeigt wird, finden Sie sie über den App Launcher.

2. Klicken Sie auf Massendatenvorgänge.

3. Klicken Sie auf Rollup-Spenden-Batch. Der Rollup-Spenden-Batch berechnet alle Hard Credit- und Soft Credit-Rollups für Accounts und Kontakte sowie alle Rollups für wiederkehrende Spenden.

NPSP-Einstellungen Massendatenvorgänge

4. Klicken Sie auf Batch ausführen. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern, Sie können die Seite aber unbesorgt verlassen und später zurückkehren, um das Ergebnis zu überprüfen.

Die Neuberechnung von Rollups aktualisiert die Rollup-Felder von Opportunities (einschließlich der Soft Credit Rollups) für Ihre Kontakt-, Account- und Haushalt-Datensätze. In der nächsten Einheit werden wir uns alle Rollup-Zusammenfassungsfelder in NPSP genauer ansehen. 

Ressourcen