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Aktivieren anpassbarer Rollups

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Die Vorzüge anpassbarer Rollups eigenständig zu formulieren.
  • Einen anpassbaren Rollup zu erstellen.
  • Die Beziehung zwischen anpassbaren Rollups und Soft Credits zu erläutern.

Bedenken Sie, dass Opportunity-Rollups Felder sind, die Werte aus zugehörigen Datensätzen berechnen. Kurz: Mithilfe von Rollup-Zusammenfassungsfeldern können Sie die Informationen aus einem Datensatz automatisch zusammenfassen, damit diese in einem anderen verknüpften Datensatz angezeigt werden. Die Rollup-Zusammenfassungsfelder in den Kontakt- und Account-Datensätzen in NPSP sind entscheidend dafür, Ihren Benutzern einen schnellen Überblick über den Grad des Engagements eines Spenders in Ihrer Organisation zu geben.

Rollup-Zusammenfassungsfelder für Spenden im Account-Datensatz

Wenn Ihre Organisation mit den mehr als 80 Rollup-Zusammenfassungsfeldern zufrieden ist, die in NPSP ohne weitere Konfiguration einsatzbereit sind, müssen Sie keine anpassbaren Rollups definieren und können gleich loslegen. Da aber jede gemeinnützige Organisation einzigartig ist, ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, genau die benötigten Daten in den richtigen Datensätzen zusammenzufassen. Mit anpassbaren Rollups können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Rollups erstellen, in denen Sie das Rollupfeld und die zu verwendenden Filter definieren.

Anpassbare Rollups sind als Teil von NPSP im Haushalt-Account-Modell verfügbar. Je nachdem, wann Sie mit Ihrer NPSP-Testversion begonnen haben, müssen Sie dieses Feature möglicherweise aktivieren. In diesem Fall werden dann alle vorkonfigurierten NPSP-Rollups in anpassbare Rollups konvertiert. Sie können die konvertierten Rollups dann bearbeiten oder von Grund auf neue erstellen. 

Aktivieren anpassbarer Rollups

So aktivieren Sie anpassbare Rollups: 

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen. Wenn die Registerkarte nicht in Ihrer Salesforce-Organisation angezeigt wird, finden Sie sie über den App Launcher.

2. Klicken Sie auf Spenden > Anpassbare Rollups.

Einstellungsseite für anpassbare Rollups in den NPSP-Einstellungen

3. Klicken Sie zum Aktivieren auf die Schaltfläche Anpassbare Rollups. Es werden zwei neue Schaltflächen angezeigt, eine zum Konfigurieren der anpassbaren Rollups und eine zum Zurücksetzen auf die Standardwerte.

Seite mit Konfigurationseinstellungen für anpassbare Rollups in den NPSP-Einstellungen

Bevor Sie mit der Konfiguration Ihrer anpassbaren Rollups beginnen, sollten Sie sich über die Unterschiede zwischen den beiden Arten von Rollups im Klaren sein. 

  • Aggregatrollups: Zusammenfassung und Rollup von Daten aus mehreren Datensätzen in einem Zielfeld. Aggregatrollups werden zur Summenbildung, zur Mittelwertbildung und zum Zählen verwendet. Beispielsweise wird NPSP mit Aggregatrollups für die Summe der Schenkungen (Summenbildung), den durchschnittlichen Schenkungsbetrag (Mittelwertbildung) und der Gesamtzahl der Schenkungen (Zählung) geliefert.
  • Rollups für Vorgänge mit Einzelergebnis: Kopieren von Daten aus einem Feld in einem einzelnen Datensatz in das Zielfeld. Diese Rollups werden dazu verwendet, eine Gruppe von Datensätzen zu durchsuchen, um das erste oder letzte Datum oder die kleinste oder größte Zahl (Währung, Zahl usw.) zu finden und die entsprechenden Daten aus dem betreffenden Datensatz zu kopieren. Ohne weitere Konfiguration erhalten Sie in NPSP Vorgänge mit Einzelergebnissen, wie den größten Schenkungsbetrag, das Datum der ersten Schenkung und das Datum der letzten Schenkung. Bei anpassbaren Rollups können Sie ein beliebiges Feld aus dem einzelnen Opportunityergebnis (oder Zahlungsergebnis) auswählen, einschließlich der Text- und Lookupfelder, und es in das Zielobjekt kopieren.

Erstellen eines anpassbaren Rollups

Gorav, unser Administrator der NMH-Organisation (No More Homelessness), hat anpassbare Rollups als Reaktion auf eine kürzlich erfolgte Anfrage aus seinem Entwicklungsteam aktiviert. NMH startet eine Kapitalkampagne zum Kauf eines neuen Gebäudes, das als Übergangsunterkunft für einige ihrer Kunden dienen soll. Sie haben einen Ausschuss für die Kapitalkampagne zusammengestellt, der sich aus Vorstandsmitgliedern, kommunalen Führungskräften und Unternehmensfinanzierern zusammensetzt, und sie möchten in der Lage sein, ohne Aufwand den Gesamtbetrag der Spenden für die Kapitalkampagne, die auf den Einfluss der Ausschussmitglieder zurückzuführen sind, einzusehen.   

Das Team von No More Homelessness stellt der örtlichen Gemeinde seinen Vorschlag für eine Kapitalkampagne vor.

Bevor er seinen neuen anpassbaren Rollup erstellen kann, muss Gorav ein benutzerdefiniertes Feld für das Kontaktobjekt erstellen, in dem die Rollup-Daten namens "Gesamtzahlen der Kapitalkampagnenwerbung" sowie ein Kampagneneintrag gespeichert werden, in dem NMH die Schenkungen für die Kapitalkampagne verfolgen kann.

Das Feld "Gesamtzahlen der Kapitalkampagnenwerbung", das Gorav erstellt, ist ein eindeutiges, schreibfähiges benutzerdefiniertes Währungsfeld. Beim Einrichten des Zielfelds legt er es für alle anderen Benutzer als "schreibgeschützt" fest, um Verwirrung zu vermeiden. Rollups funktionieren auch dann ordnungsgemäß, wenn der Benutzer, der den Rollup erstellt oder den Datensatz mit dem Rollupfeld anzeigt, keinen Bearbeitungs- oder Anzeigezugriff auf das Feld hat.

Jetzt muss Gorav einen Filter erstellen, der nur die Schenkungen aus der Kapitalkampagne berücksichtigt. 

Erstellen einer Filtergruppe

Anpassbare Rollups weisen einen Satz Standardfiltergruppen auf. Diese Filtergruppen funktionieren wie Berichte. Sie richten Kriterien (Filterregeln) innerhalb der Filtergruppe ein, die bestimmen, welche Daten in Ihrem Rollup enthalten sein sollen. Mithilfe von Filtergruppen können Sie sicherstellen, dass Ihre Rollups nur die benötigten Daten berücksichtigen!

Sie können neue Filtergruppen erstellen oder die Standardeinstellungen ändern, wenn dies erforderlich ist. Außerdem können Sie nicht verwendete Filtergruppen löschen, bedenken Sie aber, dass Sie keine Filtergruppen löschen können, die auf einen Rollup angewendet wurden. 

Eine Anmerkung zu Filterregeln

Die Filterregeln bestimmen, welche Daten in einem Rollup enthalten sein sollen, damit Sie nur bekommen, was Sie brauchen. Sie können so viele Filterregeln aufnehmen, wie Sie möchten, bedenken Sie jedoch, dass Filterregeln nur UND-Kriterien verwenden (es gibt kein ODER). Wenn eine Filtergruppe also mehr als eine Regel enthält, werden nur Daten aufgenommen, die den Kriterien aller Regeln genügen.

Filterregeln gelten nur, wenn das in der Filterregel verwendete Objekt mit dem Objekt im Rolluptyp-Feld übereinstimmt. Wenn die Filterregel sich auf ein Objekt bezieht, das für einen bestimmten Rolluptyp nicht aufgelistet ist, gilt die betreffende Regel einfach nicht, die restlichen Regeln in der Gruppe gelten aber weiterhin. Damit können Sie ziemlich ausgefallene Dinge tun, beispielsweise eine Filtergruppe mit einem Soft Credit-Filter auf einen Hard Credit-Rollup anwenden. 

Bei diesem Rolluptyp...
...gelten Filterregeln mit diesen Objekten
Opportunity > Account (Hard Credit)
Opportunity > Kontakt (Hard Credit)
Opportunity
Opportunity > Kontakt (Soft Credit)
Opportunity > Account (Soft Credit für Kontakt)
Opportunity, Soft Credit für Kontakt
Opportunity > Account (Soft Credit für Account)
Opportunity, Soft Credit für Account
Zahlung > Account (Hard Credit)
Zahlung > Kontakt (Hard Credit)
Zahlung, Opportunity
Opportunity > Wiederkehrende Spenden
Opportunity
Zuweisung Verwendungszweck > Verwendungszweck
Opportunity, Zuweisung Verwendungszweck


Folgen wir Gorav beim Erstellen einer Filtergruppe für Beiträge zur Kapitalkampagne:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf Spenden > Anpassbare Rollups.

3. Klicken Sie auf Anpassbare Rollups konfigurieren.

NPSP-Einstellungen für anpassbare Rollups

4. Klicken Sie auf Filtergruppen anzeigen.

Anpassbare Rollups mit hervorgehobener Schaltfläche "Filtergruppen anzeigen"

5. Klicken Sie auf Neue Filtergruppe. Wenn Sie eine vorhandene Filtergruppe bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Namen der Filtergruppe und dann auf Bearbeiten.

Anpassbare Rollups mit hervorgehobener Schaltfläche "Neue Filtergruppe"

6. Geben Sie einen Namen für die Filtergruppe ein. Gorav gibt dem neuen Filter den Namen "Kontakt: Kap-Kampagne Einwerbung gesamt"

7. Geben Sie eine ausführliche Beschreibung für diese Filtergruppe ein. Gorav schreibt genau auf, wie die Filterregeln innerhalb dieser Gruppe funktionieren.

8. Erstellen Sie die Filterregeln für die Gruppe. Führen Sie diese Schritte für jede Regel aus:

(1) Wählen Sie das Objekt aus. Die verfügbaren Werte sind "Soft Credit für Account", "Soft Credit für Kontakt", "Zuweisung Verwendungszweck", "Opportunity" und "Zahlung". Gorav wählt das Objekt Opportunity aus. 

(2) Wählen Sie das spezifische Feld auf dem betreffenden Objekt aus. Gorav wählt das Feld Kampagnen-ID aus, um nach einer bestimmten Kampagne zu filtern.

(3) Wählen Sie den Operator aus. Die verfügbaren Optionen werden durch den Typ des ausgewählten Felds bestimmt. Es werden nur Operatoren angezeigt, die für den jeweiligen Feldtyp gültig sind. Gorav wählt den Operator Gleich aus, um die Filterregel auf eine Kampagne einzuschränken.

(4) Geben Sie den Wert ein. Was Sie in diesem Feld eingeben können, wird durch den gewählten Operator bestimmt. Schließlich gibt Gorav die Kampagnen-ID für die NMH-Kapitalkampagne in das Feld "Wert" ein. 

Filterregeln in den Einstellungen für anpassbare Rollups

9. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine weitere Filterregel hinzuzufügen.

10. Klicken Sie auf Speichern. Gorav kann jetzt die Filtergruppe auswählen, die er zum Erstellen seines anpassbaren Rollups benötigt.

Folgen wir Gorav nun weiter beim Erstellen eines neuen Rollup-Zusammenfassungsfelds, um durch die Kapitalkampagne beeinflusste Spenden im Kontaktdatensatz der Person nachzuverfolgen, die die Spende beeinflusst hat:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen. Wenn die Registerkarte nicht in Ihrer Salesforce-Organisation angezeigt wird, finden Sie sie über den App Launcher.

2. Klicken Sie auf Spenden > Anpassbare Rollups.

3. Klicken Sie auf Anpassbare Rollups konfigurieren.

(Wenn Sie beim Verwenden der anpassbaren Rollups zu einem Vorgängerbildschirm zurückkehren müssen, verwenden Sie die Breadcrumbs oben auf der Seite. Die Schaltfläche "Zurück" funktioniert hier nicht; mit ihr gelangen Sie zurück zur NPSP-Einstellungsseite.)

Einstellungsseite für anpassbare Rollups

4. Klicken Sie auf der Seite "Anpassbare Rollups" auf Neuer Rollup. Um einen vorhandenen Rollup zu bearbeiten, klicken Sie auf den Dropdownpfeil einer Zeile, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

(1) Wählen Sie das Zielobjekt und das Zielfeld aus, in das der Rollup der Daten erfolgen soll. Das Zielobjekt kann "Account", "Kontakt", "Verwendungszweck" oder "Wiederkehrende Spende" sein. Das Zielobjekt ist auf benutzerdefinierte schreibfähige Felder auf dem Zielobjekt eingeschränkt, die aktuell von keinem anderen Rollup verwendet werden. Beim Erstellen eines Rollups für wiederkehrende Spenden verwenden Sie ausschließlich Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder als Zielfeld. Das Auswählen eines NPSP-Felds als Zielfeld stört die Funktionalität von Wiederkehrende Spenden. Gorav möchte diese Rollup-Zusammenfassungsfelder im Kontaktdatensatz anzeigen, daher wählt er dieses Objekt und dann das von ihm erstellte benutzerdefinierte Feld mit dem Namen "Gesamtzahlen der Kapitalkampagnenwerbung" aus.

(2) Geben Sie eine detaillierte Beschreibung dieses Rollups ein. Dies ist sehr wichtig, da Sie (und andere) dieses Rollup anhand der Beschreibung von all Ihren anderen Rollups unterscheiden. Gorav fügt eine kurze Beschreibung für seine Benutzer hinzu.

(3) Geben Sie den Vorgang ein. Ihre Auswahl ist je nach Art des von Ihnen ausgewählten Zielfelds eingeschränkt. Der Typ des ausgewählten Vorgangs entscheidet darüber, ob es sich bei Ihrem Rollup um einen Aggregatrollup oder um einen Rollup für einen Vorgang mit einem Einzelergebnis handelt. Wenn Sie einen Aggregatrollup erstellen möchten, wählen Sie "Summe", "Mittelwert" oder "Anzahl" aus. Wenn Sie einen Rollup für einen Vorgang mit einem Einzelergebnis erstellen möchten, wählen Sie "Erster", "Letzter", "Größter", "Kleinster", "Bestes Jahr", "Bestes Jahr gesamt", "Spendenjahre" oder "Erfolgsserie des Spenders" aus. In diesem Fall möchte Goravs Team die Gesamtsumme aller Einwerbungen in der Kapitalkampagne anzeigen. 

(4) Wählen Sie den Zeitrahmen aus. 

  • Um einen Rollup von Daten für eine bestimmte Anzahl zurückliegender Tage durchzuführen, wählen Sie Vor {0} Tagen aus. Daraufhin wird ein Feld "Vor {0} Tagen" angezeigt, in dem Sie die Anzahl der vergangenen Tage (ab heute) eingeben können, für deren Daten Sie den Rollup durchführen möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass beim Wert "0" ein Rollup für die Daten von heute durchgeführt wird, beim Wert "1" wird ein Rollup der Daten von heute und gestern durchgeführt. Die maximale Anzahl vergangener Tage, die Sie eingeben können, ist 10.000.
  • Um einen Rollup für Daten eines bestimmten Jahres auszuführen, wählen Sie Vor {0} Jahren aus. Daraufhin wird ein Feld "Vor {0} Jahren" angezeigt, in dem Sie die Anzahl der vergangenen Jahre eingeben können, für deren Daten Sie den Rollup durchführen möchten. Beachten Sie, dass der Rollup nur die Daten für das betreffende Kalenderjahr (oder Geschäftsjahr) umfasst. Wenn das aktuelle Jahr 2018 ist und Sie "Vor 2 Jahren" auswählen, enthält der Rollup Daten aus 2016. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Geschäftsjahr", um Rollups ausgehend von den Geschäftsjahreseinstellungen (anstelle des Kalenderjahrs) zu berechnen. 20 ist die maximale Anzahl vergangener Jahre, die Sie auswählen können.

(5) Wählen Sie den Rolluptyp aus. Der Rolluptyp ist eine Kombination des Objekts für den Rollup zusammen mit der Festlegung, ob es sich um einen Soft Credit-Rollup oder einen Hard Credit-Rollup handelt. In diesem Beispiel wählt Gorav Opportunity > Kontakt (Soft Credit) aus, so dass sein Team die Summe der Schenkungen anzeigen kann, die vom Kontakt eingeworben wurden.

(6) Wählen Sie die Filtergruppe aus. Die Filtergruppe ist eine Sammlung von Filterregeln, die bestimmen, welche Datensätze im Rollup berücksichtigt werden. Wenn Sie alle Datensätze aufnehmen möchten, verwenden Sie den Standardwert "Keine Filtergruppe (alle Datensätze einschließen)". Sie sehen alle verfügbaren Filtergruppen, die in Ihrer Organisation definiert sind; achten Sie aber unbedingt darauf, eine auszuwählen, die das gleiche Objekt verwendet, das Sie im Feld "Rolluptyp" ausgewählt haben.

(7) Geben Sie im Abschnitt Erweiterte Anpassungen die erforderlichen Informationen ein. Die angezeigten Felder werden durch den von Ihnen ausgewählten Vorgang bestimmt.

Einstellungen für anpassbare Rollups

5. Klicken Sie auf Speichern.

Voilà! Jetzt kann das NMH-Team auf einen Blick sehen, wie erfolgreich die einzelnen Ausschussmitglieder der Kapitalkampagne beim Einwerben von Mitteln sind. 

Kontakt-Detailseite mit hervorgehobenem Zusammenfassungsfeld der Einwerbungssummen der Kapitalkampagne

In diesem Beispiel hat Gorav einen Aggregatrollup erstellt. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein Rollup für einen Vorgang mit Einzelergebnis erstellt wird, sehen Sie sich die unten aufgeführten Ressourcen an. 

Schließlich gibt es noch eine hervorragende Ressource für gemeinnützige Organisationen, die anpassbare Rollups verwenden, mit dem Titel "Customizable Rollups Recipes Cookbook" (Rezeptbuch für anpassbare Rollups)! Es handelt sich dabei um eine Sammlung von Rezepten aus der Gemeinschaft der gemeinnützigen Organisationen. Sie finden es ebenfalls in der Liste der Ressourcen zu dieser Einheit. 

Ressourcen