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Konfigurieren von Verwendungszweck-Zuweisungen und Zahlungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Einrichten eines Verwendungszwecks.
  • Konfigurieren eines Standard-Verwendungszwecks.

Ein Verwendungszweck (General Accounting Unit, GAU) ist ein Fonds, der zur speziellen Verwendung oder zur Einhaltung von Einschränkungen abgetrennt werden kann, die vom Spender, von der Fördergeldinstanz oder der leitenden Dienststelle festgelegt wurden oder gesetzlich vorgeschrieben sind. In Nonprofit Success Pack können Sie so viele Verwendungszwecke definieren, wie es für Ihren Kontenrahmen erforderlich ist. Sie können dann Spenden als Teil eines Verwendungszwecks eingeben und nachverfolgen – entweder als Prozentsatz des Spendenbetrags oder als spezifischen Eurobetrag.

Verwendungszwecke können außerdem in Verbindung mit Salesforce-Kampagnen verwendet werden, um automatisch eine Zuweisung mit festgelegten Prozentsätzen oder Eurobeträgen zur Gruppe der Spenden in einer Kampagne vorzunehmen.

Für unsere Zwecke gibt es hier ein paar Aspekte, die Administratoren bekannt sein sollten:

  • Mit der Funktion der Zuweisung von Verwendungszwecken im Nonprofit Success Pack können Sie Fonds, die Sie als Opportunities verzeichnen, auf einen oder mehrere Verwendungszwecke aufteilen.
  • Sie können Zuordnungen als Prozentsatz der Gesamt-Opportunity oder Zahlung definieren oder als Betrag in einer bestimmten Währung. In NPSP enthalten Verwendungszwecke Rollupinformationen zu den Zuordnungen, die Sie ihnen zugewiesen haben.
  • Sie können Zuordnungen auch zu Kampagnen und wiederkehrenden Spenden zuweisen.

Einrichten von Verwendungszwecken

Sie müssen mindestens einen Verwendungszweck definieren, bevor Ihre Organisation mit der Verwendung von Verwendungszweck-Zuweisungen beginnen kann. Dies können Sie komfortabel auf der Registerkarte "Verwendungszwecke" oder durch Aktivieren eines Standard-Verwendungszwecks auf der Registerkarte "NPSP-Einstellungen" vornehmen. Dies ist ein gutes Verfahren zum Hinzufügen von Verwendungszweck-Zuweisungen auf Ad-hoc-Basis. Wenn Sie aber bereits wissen, dass Sie jeder Opportunity eine Verwendungszweck-Zuweisung hinzufügen möchten, lesen Sie unbedingt den Abschnitt "Aktivieren von Standardzuweisungen".   

Zusätzliche Verwendungszwecke können jederzeit hinzugefügt werden. Wenn Sie Spenden von einem Verwendungszweck zu einem anderen übertragen möchten, müssen Sie dies jedoch entweder manuell in jeder Opportunity tun oder eine Massenaktualisierung der Daten mit einer Datenverwaltungsanwendung durchführen.

So richten Sie neue Verwendungszwecke ein:

1. Klicken Sie auf den App Launcher ( App Launcher-Symbol).

2. Wählen Sie im Menü "Alle Elemente" Verwendungszwecke aus.

3. Klicken Sie auf der Seite "Verwendungszwecke" auf Neu.

Registerkarte "Verwendungszwecke"

4. Geben Sie im Textfeld "Name des Verwendungszwecks" den Namen des neuen Verwendungszwecks ein. Und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um Ihre Benutzer bei Bedarf bei der Wahl des richtigen Fonds zu unterstützen.

5. Klicken Sie auf Speichern oder auf Speichern und Neu, wenn Sie weitere Verwendungszwecke erstellen möchten.

Wenn Sie über eine lange Liste mit Verwendungszwecken verfügen, können Sie sie auch mithilfe des Salesforce-Datenimport-Assistenten aus einer Kalkulationstabelle importieren.

Nachdem die Verwendungszwecke eingerichtet wurden, können Ihre Benutzer dann Spenden aus der Liste der Verwendungszweck-Zuweisungen im Opportunity-Datensatz zuweisen. Wenn Sie eine Standardzuweisung einrichten, wird ihnen der Gesamtbetrag der Spende als bereits dem Standard-Verwendungszweck zugewiesen angezeigt.

Die Benutzer können eine Zuweisung für wiederkehrende Spenden einrichten, indem sie auf die Schaltfläche "Zuweisungen verwalten" in der Liste der Verwendungszwecke für den betreffenden Datensatz klicken. Wenn ein Benutzer Zuweisungen für eine wiederkehrende Spende oder Kampagne angibt, weist Salesforce die Spende automatisch entsprechend für jede offene untergeordnete Opportunity zu, die durch die wiederkehrende Spende erstellt bzw. der Kampagne zugewiesen wurde.

Aktivieren von Standardzuweisungen (optional)

Sie können einen Standard-Verwendungszweck aktivieren, wenn Salesforce alle nicht ausgeschlossenen Spenden/Opportunities bei der Erstellung diesem Verwendungszweck zuweisen sollen. Wenn Sie eine bestimmte Opportunity einem anderen Verwendungszweck zuweisen möchten, können Sie jederzeit die Schaltfläche "Zuweisungen verwalten" verwenden, um Änderungen vorzunehmen. 

Sie müssen keinen Standard-Verwendungszweck definieren, um Zuweisungen zu Verwendungszwecken zu verwenden; wenn Sie aber beabsichtigen, Spenden zuzuweisen, achten Sie darauf, Ihre Verwendungszwecke entsprechend einzurichten. Ein Standard-Verwendungszweck ist nützlich, wenn Sie in Salesforce Berichte ausführen möchten. Wenn Sie beispielsweise über alle Ihre Spenden Rechenschaft ablegen möchten (nicht nur über die, die bestimmten Verwendungszwecken zugewiesen sind), können Sie einen Bericht ausführen, der Informationen über die zugewiesenen Spenden ebenso wie Informationen über Spenden an den allgemeinen Verwendungszweck (oft auch als "allgemeiner Fonds" oder "unbeschränkt" bezeichnet) enthält.

Nonprofit Success Pack beinhaltet zwei Standard-Verwendungszwecke, den allgemeinen Fonds und den eingeschränkten Fonds. Sie können den Verwendungszweck "allgemeiner Fonds" als Ihren Standardwert auswählen, wenn Sie Standardzuweisungen aktivieren. 

So wählen Sie den Verwendungszweck "allgemeiner Fonds" als Standardwert aus: 

1. Erstellen Sie anhand der Anweisungen im vorhergehenden Abschnitt eine Verwendungszweckeinheit, die Sie für Standardzuweisungen verwenden möchten. (Wenn Sie nur den in NPSP enthaltenen Verwendungszweck "Allgemeiner Fonds" als Standardwert verwenden möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.)

2. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen, und klicken Sie auf Spenden > Zuweisungen Verwendungszweck.

3. Klicken Sie auf Bearbeiten.

4. Aktivieren Sie im Bereich "Einstellungen für Standardzuweisungen" das Kontrollkästchen "Standardzuweisungen aktiviert".

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Standard-Verwendungszweck" den Verwendungszweck aus, den Sie als Standardwert verwenden möchten.

6. Klicken Sie auf Speichern.

7. (Optional) Wenn Sie möchten, dass alle aktuell nicht zugewiesenen Opportunities Ihrem Standard-Verwendungszweck zugewiesen werden, wechseln Sie in NPSP-Einstellungen zu Bulk-Datenprozesse > Batch-Erstellung von Standardzuweisungen, und klicken Sie auf Batch ausführen. Salesforce durchläuft dann alle Ihre Opportunities, sucht nach nicht zugewiesenen Beträgen und weist sie Ihrem angegebenen Standard-Verwendungszweck zu.

Arbeiten mit Zuweisungs-Rollups

Verwendungszweck-Zuweisungen beinhalten eine Reihe von Rollups, die Sie bei der Nachverfolgung der Zuweisungen unterstützen, die Sie Ihren Verwendungszwecken zuweisen. Sie finden diese Verwendungszweck-Rollups, indem Sie in Salesforce auf die Registerkarte "Verwendungszweck" klicken und dann den Namen des Verwendungszwecks auswählen.

Seite "Verwendungszweck-Rollups"

Die Rollups enthalten vordefinierte Einstellungen, die Sie nach Bedarf aktualisieren können. Wenn Sie anpassbare Rollups verwenden, legen Sie diese Werte in den Rollups selbst fest.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "NPSP-Einstellungen" auf Spenden > Anpassbare Rollups.

2. Klicken Sie auf Anpassbare Rollups konfigurieren.

Spenden – Seite "Einstellungen für anpassbare Rollups"

3. Klicken Sie auf die Zeile für den Zuweisungs-Rollup, den Sie bearbeiten möchten. 

4. Klicken Sie auf Bearbeiten.

5. Um einen N-Tage-Wert für den Rollup festzulegen, wählen Sie im Feld "Zeitrahmen" Vor {0} Tagen aus, und geben Sie dann die Anzahl der zurückzublickenden Tage ein.

Bearbeitungsoption für den Rollup-Wert für die vergangenen Tage

6. Klicken Sie auf Speichern.

Der Kernpunkt hier ist, dass falls Ihre Organisation Zuweisungen verwenden möchte, Sie mindestens einen Verwendungszweck einrichten müssen. 

Ressourcen