Harmonisieren von Prioritäten und Austausch von Feedback
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Formulieren von Fragen, die die Harmonisierung mit Ihrem Team sicherstellen
- Geben von zeitnahem, hilfreichem Feedback an direkte Mitarbeiter – und Erhalten von Feedback.
- Unterstützen von Mitarbeitern während und nach der Besprechung
In Fortführung unserer Top-Tipps für Einzelgespräche finden Sie in dieser Lektion Tipps, die Ihnen die Harmonisierung, die Priorisierung und den Austausch von Feedback mit den Ihnen unterstellten Mitarbeitern erleichtern sollen.
Sie sind auf dem besten Weg, ein Profi für Einzelgespräche zu werden!
Harmonisieren und priorisieren
Ein Einzelgespräch ist die beste Gelegenheit sicherzustellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter harmonisiert sind und auf dieselben Ziele hinarbeiten. Dies beinhaltet auch das Abstimmen und Abstecken von Prioritäten. 
"Einzelgespräche sollen motivieren und erneut für das Erreichen des Ziels begeistern." – Mark Hawkins, CFO, Salesforce
Bei einem Einzelgespräch könnten Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:
- Wie laufen Ihre Projekte?
- Woran arbeiten Sie diese Woche?
- Haben Sie Ihre priorisierten Ziele im Griff oder gibt es Schwierigkeiten?
- Gibt es irgendwelche Schwierigkeiten und, falls ja, wie gehen Sie sie an?
- Wie kann ich Sie unterstützen?
Falls Ihr Mitarbeiter selbst ein Team leitet, könnten Sie ihm auch eine oder zwei Fragen über das Team stellen. Zum Beispiel:
- Wie läuft's mit Ihrem Team?
- Welches Teammitglied hat sich diese Woche besonders positiv hervorgetan?
- Gibt es Schwierigkeiten mit jemandem im Team?
- Haben Sie interessante freiwillige Aktivitäten oder externe Veranstaltungen für Ihr Team geplant?
- Welcher Ihrer Mitarbeiter kann Sie Ihrer Meinung nach am besten vertreten, wenn Sie in den Urlaub gehen? Warum?
- Welche Strategie verfolgen Sie, um das Team zu motivieren?
Planen Sie zudem Zeit dafür ein, den Mitarbeiter nach seinen Projekten zu fragen und sie nach Priorität zu ordnen. Geben Sie dann Feedback dazu, welche Prioritäten Ihrer Meinung nach am wichtigsten sind.
Erwartungen definieren und sich vorbereiten
Auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Vorsitz bei Einzelgesprächen übertragen, heißt dies nicht, dass Sie nichts beitragen dürfen. Manchmal haben auch Sie Anliegen, über die gesprochen werden sollte. Melden Sie dies vor oder zu Beginn des Einzelgesprächs an.
"Wenn man die Mitarbeiter bittet, eine grobe Agenda in die Einladung zum Einzelgespräch aufzunehmen, lässt sich damit gut sicherstellen, dass die Themen auch behandelt werden." – Sriram Dinavahi, Vice President of Engineering, Salesforce, Hyderabad
Es empfiehlt sich, sich vor solchen Gesprächen ein paar Minuten Vorbereitungszeit zu nehmen. Es ist beispielsweise eine gute Idee, die Tagesordnung durchzugehen und zu prüfen, ob sie beispielsweise Fragen enthält, auf die Sie möglicherweise Antworten von Ihrem eigenen Vorgesetzten brauchen.
Sie können sich auch auf Diskussionspunkte vorbereiten, die Sie behandeln möchten, z. B.:
- Updates zum Projektstatus
- Feedback, das Sie geben oder bekommen möchten
- Anstehende Projekte oder Gelegenheiten für Ihre Mitarbeiter
Feedback geben
Der Austausch von Feedback bei Einzelgesprächen ist eine hervorragende Gelegenheit für Sie und Ihre Mitarbeiter, sich gegenseitig weiterzubringen. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt wirklich zuzuhören und aufeinander einzugehen als wenn man genau dafür Zeit eingeplant hat.
"Jeder Mitarbeiter möchte wissen, wie er sich macht, um sich weiterzuentwickeln und Selbstvertrauen zu gewinnen. Die persönliche Weiterentwicklung basiert immer auf Feedback von anderen." – Srinivas Tallapragada, President, Technology, Salesforce
Denken Sie im Zusammenhang mit Feedback an das SVA-Modell. Dieses Modell wird im Modul Feedbackkultur detailliert behandelt. Die Abkürzung SVA steht für "Situation, Verhalten und Auswirkungen".
Um positives, konstruktives Feedback zu geben, gehen Sie wie folgt vor:
- Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie eine spezifische Situation besprechen.
- Beschreiben Sie das spezielle Verhalten in dieser Situation
- Erläutern Sie die Auswirkungen, die dieses Verhalten auf die Arbeit, das Team, den Kunden etc. des Mitarbeiters hatte
Wenn Sie bei Ihrem Feedback Kontext und spezifische Einzelheiten angeben, weiß der Feedbackempfänger, was er beibehalten und was er Neues versuchen sollte. Und Ihre Mitarbeiter können sich dann gleich bei Ihnen abschauen, wie man gutes Feedback gibt, sodass Sie ganz entspannt Ihrem eigenen Feedback entgegensehen können!
Bei Salesforce haben wir eine neue Feedback-Anwendung erstellt, mit der Führungskräfte und Mitarbeiter jederzeit Feedback geben und bekommen können. Wir ermuntern unsere Mitarbeiter die Anwendung für Echtzeit-Feedback zu nutzen, das sie dann in persönlichen und Einzelgesprächen nachverfolgen können.
Unterstützung leisten
Wenn Sie Unterstützung leisten, wenn Ihre Mitarbeiter feststecken, hilft ihnen, gute Arbeit zu leisten, und das wiederum trägt zum Erfolg des gesamten Teams bei.
"Als Führungskraft sind Sie in einer einzigartigen Vertrauensposition. Was Sie sagen, wie Sie zuhören und, welche Fragen Sie bei einem Einzelgesprächen stellen, kann sich enorm auf die Motivation und das Wohlbefinden Ihres Mitarbeiters auswirken." – Simon Macklin, RVP Customer Success, EMEA
Manchmal brauchen Mitarbeiter Unterstützung bei kleinen Dingen, beispielsweise Tipps, wo sie Informationen zum Abschluss einer Aufgabe finden können. Manchmal benötigen sie eventuell Hilfe bei komplizierteren Fragestellungen, etwa der Priorisierung bei engen Terminen. Je mehr Unterstützung Sie geben, desto mehr lernen Ihre Mitarbeiter, Probleme selbst zu lösen.
Sie können beispielsweise folgende Fragen stellen:
- Bekommen Sie von mir, was Sie brauchen? Zeit, Feedback, Antworten auf E-Mails etc.?
- Was kann ich tun, um Sie bei Ihrer Zielerreichung zu unterstützen?
- Gibt es jemanden, dem ich Sie vorstellen sollte, damit er Ihnen Tipps zur beruflichen Weiterentwicklung gibt?
Diese direkten Fragen zeigen nicht nur, dass Sie sich Gedanken um die berufliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters machen, sondern auch, dass Sie bereit sind, sich Vorschläge anzuhören.
Nachfassen
Wenn das Einzelgespräch vorbei ist, ist die Arbeit für Sie damit noch nicht getan. Notieren Sie sich wichtige Punkte oder Ergebnisse aus der Besprechung und geben Sie sie als Dokument oder per E-Mail an den betreffenden Mitarbeiter weiter. Bitten Sie den Mitarbeiter, seinerseits eine Zusammenfassung zu schreiben. Diese Notizen dienen als Aufzeichnungen der wöchentlichen Gespräche.
Und wenn ein Mitarbeiter bei einem Einzelgespräch eine Frage stellt, die Sie nicht ad-hoc beantworten können, dann können Sie Ihre Notizen später beim Nachfassen zu Rate ziehen. Sie sind eine Gedankenstütze, die die Beteiligten in die richtige Richtung weist, um die nötigen Antworten zu finden. Und, da wir schon von Unterstützung sprechen: Prüfen Sie, ob zwischen dem jetzigen Zeitpunkt und dem nächsten Einzelgespräch wichtige Abgabetermine liegen. Damit können Sie sicherstellen, dass alle vereinbarten Ergebnisse termingerecht und korrekt geliefert werden!
"Achten Sie immer darauf, Einzelgespräche nachzubereiten. Sie können per Quip, E-Mail oder Chatter nachfassen, ganz nach Belieben.” – Sriram Dinavahi, Vice President of Engineering, Salesforce, Hyderabad
Zusammenfassung
Einzelgespräche sind keine bloße Verpflichtung, die Ihnen Terminkalender verstopft. Sie sind ein enorm wichtiger Baustein Ihrer Beziehung zu den Ihnen unterstellten Mitarbeitern. Es ist unglaublich, wie viel persönliche Gespräche (von Angesicht zu Angesicht oder per Kamera) dazu beitragen können, dass Projekte reibungslos ablaufen und sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Führen Sie also unbedingt Einzelgespräche, halten Sie die Termine ein und seien Sie während der Gespräche präsent, während Sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, möglichst gute Arbeit zu leisten.
