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Überwachen Ihres Kontaktcenters mit Omnikanal-Supervisor

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Erläutern, wie Omnikanal-Supervisor eine umfassende Ansicht bietet, die Ihr Team bei seiner Arbeit unterstützt
  • Verwenden von Omnikanal-Supervisor zum Überwachen von Agenten, Warteschlangen, Arbeit und Rückständen
  • Erstellen eines benutzerdefinierten Berichtstyps für Omnikanal

Überblick über den Betrieb

Sita ist sehr davon angetan, wie Omnikanal die Produktivität des Kundenkontaktcenters von Ursa Major verbessert hat. Omnikanal weist Kundenvorgänge immer den richtigen Supportagenten zu, und die Kunden sind mit dem Kundenservice zufrieden. Den Agenten gefällt die ausgewogene Verteilung der Arbeitslast, und die Supportmanager werden entlastet, da Omnikanal Arbeit automatisch priorisiert und weiterleitet.

Die Supportmanager fragen bei Maria an, ob es möglich ist, ihnen eine holistische Sicht auf sämtliche Abläufe im Kontaktcenter zu geben.

Und das ist es in der Tat! Omnikanal-Supervisor ist die zentrale Anlaufstelle für Supervisor und Führungskräfte, in der sie sich über den Zustand ihres Callcenters informieren können. Supervisor können sich ansehen, wie es um ihre Agenten, Warteschlangen, Fertigkeiten und Arbeitselemente steht. Dazu gibt es nützliche Informationen auf einen Blick wie Wartezeiten, durchschnittliche Bearbeitungszeiten, aktive Bearbeitungszeiten und mehr.

Wenn sie mehr Details wünschen, können sie auf beliebige Agenten, Warteschlangen oder Arbeitselemente klicken, um mehr Informationen dazu aufzurufen, ohne Omnikanal-Supervisor zu verlassen.

Omnikanal-Supervisor unterstützt sowohl die warteschlangenbasierte als auch die fertigkeitsbasierte Weiterleitung. Bei Verwendung der warteschlangenbasierten Weiterleitung werden die Registerkarten "Agenten", "Warteschlangenrückstand" und "Zugewiesene Arbeit" angezeigt. Bei Verwendung der fertigkeitsbasierten Weiterleitung enthält die Ansicht die Registerkarten "Agenten", "Fertigkeitsrückstand" und "Zugewiesene Arbeit" angezeigt. Falls Sie die warteschlangenbasierte und die fertigkeitsbasierte Weiterleitung einsetzen, werden alle Registerkarten angezeigt.

Ganz gleich, wo Sie sich in Omnikanal-Supervisor befinden, es ist keine Aktualisierung erforderlich – die Daten werden automatisch aktualisiert. Sie können sekundengenau zusehen, wie sich die Bearbeitungszeiten und die durchschnittlichen Wartezeiten ändern, wenn Agenten ihre Arbeit akzeptieren und abschließen.

Maria kann es kaum erwarten, den Supportmanagern Omnikanal-Supervisor zu zeigen.

Hinzufügen von Omnikanal-Supervisor zu Ihrer Servicekonsole

So fügt Maria Omnikanal-Supervisor zu ihrer Konsole hinzu.
  1. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Anwendungs-Manager" ein und wählen Sie dann Anwendungs-Manager aus.
  2. Klicken Sie neben "Servicekonsole" auf den Abwärtspfeil und dann auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf die vertikale Registerkarte Navigationselemente.
  4. Suchen Sie in "Verfügbare Elemente" nach Omni-Supervisor und fügen Sie das Element zu Ausgewählte Elemente hinzu.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Klicken Sie auf Zurück.

Tour durch Omnikanal-Supervisor

1. Tour durch Omnikanal-Supervisor

Maria sieht sich Omnikanal-Supervisor ausgiebig an. Und genau das tun wir jetzt auch.

Haben Sie einen offenen Kundenvorgang? Bei offenen Arbeiten gibt es mehr zu sehen. Falls Sie den Kundenvorgang geschlossen haben, ist dies auch nicht schlimm. Erstellen Sie einfach einen neuen Kundenvorgang und leiten Sie diesen mit Omnikanal an sich selbst weiter oder gehen Sie Omnikanal-Supervisor durch, ohne dass ein Arbeitselement geöffnet ist. Mit etwas Fantasie können Sie sich die fehlenden Angaben bestimmt vorstellen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Omni-Supervisor".

Sie befinden sich auf der Registerkarte "Agenten" und haben die Ansicht "Alle Agenten" geöffnet.

Hier verschaffen sich Supervisor und Führungskräfte einen Überblick darüber, wer online ist, welchen Kanälen und Warteschlangen die einzelnen Agenten zugeordnet sind, und, zu welchem Prozentsatz die Kapazität jeweils ausgeschöpft ist.

Hier ist aber gar niemand!

Der Bildschirm 'Agentenübersicht' auf der Registerkarte 'Alle Agenten'
3. Öffnen Sie des Omnikanal-Widget und ändern Sie Ihren Status in "Verfügbar".

Sie sind jetzt als Agent online und sehen den Sekunden-Countdown in den zeitbasierten Feldern. Das sind Echtzeitdaten.

Einstellen des Präsenzstatus auf 'Verfügbar' mit dem Omnikanal-Widget

Als Supervisor können Sie den Status eines Agenten in dieser Ansicht ändern. Sie können außerdem nach den einzelnen Feldern sortieren und filtern, um schnell gesuchte Informationen zu bekommen, etwa, bei wie vielen Agenten die Kapazität ausgeschöpft ist, und, wer Chats übernehmen kann.

4. Klicken auf Ihren Namen, um die Agentendetailansicht zu öffnen. Es werden Ihre letzten Status angezeigt, als Sie die Konsole beim Testen von Omnikanal mehrmals besucht und wieder verlassen haben. Wenn noch ein Kundenvorgang geöffnet ist, wird er unter "Aktuelle Arbeit" aufgeführt.
Die Agentendetailansicht mit aktueller Arbeit
5. Klicken auf "Agentenzeitachse", um die Zeitachsenansicht für Ihre Arbeit einzublenden

Wenn ein Agent seine Arbeit öffnet und schließt, werden hier zeitlich zugeordnete Arbeitselemente angezeigt, so dass er sehen kann, wie lange er an den einzelnen Elementen gearbeitet hat, und, wie sich Arbeiten überlagern. Sie können auch die Statusänderungen von Agenten anzeigen, um sicherzustellen, dass sie im Verlauf des Arbeitstags genügend Pausen machen.

Wenn Sie wieder zur Ansicht "Agentenübersicht" wechseln, finden Sie dort eine Registerkarte für die Ansicht "Agenten nach Warteschlange". Diese Ansicht zeigt, wie viele Agenten ihren Warteschlangen zugeordnet sind. Da Sie jedoch der einzige Agent sind, der online ist, und auch nur eine Warteschlange haben, gehen wir am besten weiter.

6. Klicken Sie auf die Registerkarte "Warteschlangenrückstand".

Hier sehen Supervisor alle ihre Omnikanal-Warteschlangen und bekommen einen Überblick über deren Status. Wenn Arbeit in der Warteschlange ankommt, werden die Werte für die längste und die durchschnittliche Wartezeit aktualisiert, damit jeweils möglichst genaue Zeitwerte angezeigt werden.

Wenn Sie die Schritte in der vorherigen Einheit nachvollzogen haben, wartet in Ihrer Warteschlange mindestens ein Element. Klicken Sie auf Ihre Warteschlange, um die Warteschlangendetailansicht einzublenden. Hier sehen Sie die gesamte Arbeit, die der Warteschlange zugeordnet ist, und tonnenweise relevante Informationen. Auch hier können Sie die Felder wieder sortieren und filtern, um genau die gesuchten Angaben zu finden.

Die Registerkarte 'Warteschlangenrückstand'
7. Klicken auf die Registerkarte "Zugewiesene Arbeit".

Dies ist die Ansicht "Arbeitsübersicht". Hier sehen Sie wichtige Informationen wie etwa die durchschnittliche Bearbeitungszeit nach Warteschlange.

Klicken Sie auf eine beliebige Warteschlange, um die Arbeitsdetailansicht anzuzeigen, in der Sie alle der Warteschlange zugeordneten Arbeiten sehen, zusammen mit weiteren Details wie z. B., welcher Agent der Arbeit zugeordnet ist, wie lange jedes Element geöffnet war, und die aktive Bearbeitungszeit (wie lange die Arbeit offen und im Fokus ist). Da die Ansicht nicht aktualisiert werden muss, stehen Ihnen immer genaue Zahlen zur Verfügung.

Die Warteschlangendetailansicht in der Registerkarte 'Zugewiesene Arbeit'

Obwohl Ihre Konsole nur einen Agenten, eine Warteschlange und ein Arbeitselement enthält, wird wahrscheinlich deutlich, wie nützlich Omni-Supervisor für Agenten-Supervisor und Führungskräfte sein kann. Aber was nützen all diese Daten, wenn man sich nicht ansehen kann, wie sie sich im Zeitverlauf ändern? Dafür gibt es Berichte.

Erstellen von Omnikanal-Berichten

Echtzeitdaten haben es so an sich, dass sie sich schnell ändern. Bei Ursa Major kleben die Kontaktcenter-Supervisor förmlich am Bildschirm, um sicherzustellen, dass ihnen nichts entgeht.

Maria könnte ihre Augen (und ihre geistige Gesundheit) schonen, indem sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellt, den Agenten und Supervisor nutzen können, um nützliche Daten wie die durchschnittliche Wartezeit für Warteschlangen und die Zahl der von Agenten bearbeiteten Arbeitselemente zu untersuchen. Dazu gehen Sie am besten wie folgt vor:

Erstellen wir zunächst einen Berichtstyp für Omnikanal.
  1. Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Berichtstypen" ein und klicken Sie auf Berichtstypen.
  2. Wenn die Seite "Was ist ein Typ für benutzerdefinierte Berichte?" angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.
  3. Klicken Sie auf Neuer Typ für benutzerdefinierten Bericht.
  4. Wählen Sie Agentenarbeiten als Hauptobjekt aus.
  5. Geben Sie "Omnikanal-Berichte" als Bezeichnung des Berichtstyps ein (als Name des Berichtstyps wird dann automatisch "Omnikanal_Berichte" eingetragen).
  6. Geben Sie die Beschreibung ein: Bericht mit Omnikanal-Daten.
  7. Wählen Sie für "In Kategorie speichern" den Eintrag Kundensupportberichte aus.
  8. Aktivieren Sie Bereitgestellt.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Da wir keine Objektbeziehungen erstellen, klicken Sie jetzt einfach auf Speichern.

Gut gemacht! Nun erstellen wir einen Omnikanal-Bericht.

  1. Suchen und wählen Sie im App Launcher Berichte aus.
  2. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
  3. Klick Sie Kundensupportberichte und wählen Sie Omnikanal-Berichte aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Fügen Sie Spalten zu Ihrem Bericht hinzu. Wenn Sie Daten aus Ihrer Zeit als Agent in der Konsole anzeigen möchten, fügen Sie Zuweisungsdatum, Aktive Zeit, Bearbeitungszeit, Antwortgeschwindigkeit, Ablehnungsdatum, Ablehnungsgrund und Zuletzt geändert von: Vollständiger Name hinzu.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Klicken Sie neben dem Berichtsnamen, um ihn zu bearbeiten, und ändern Sie ihn in Folgendes: Omnikanal-Arbeit (als eindeutiger Berichtsname wird dann automatisch "Omnikanal_Arbeit" eingetragen).
  8. Klicken Sie erst auf Speichern, dann erneut auf Speichern und anschließend auf Ausführen.

Sie können jetzt die Daten aus Omnikanal zum Erstellen von Berichten verwenden, mit denen Sie den Zustand Ihres Kontaktcenters überprüfen können.

Die Supportmanager bei Ursa Major Solar sind begeistert über all die tollen Daten, die ihnen in Omnikanal und Omnikanal-Supervisor zur Verfügung stehen. Sie können sich damit versichern, dass die Agenten die Arbeit schnell erledigen und das Kontaktcenter produktiv arbeitet. Sie freuen sich schon darauf, Sita und Maria dies mitzuteilen.