Erstellen von Freiwilligenaufträgen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erstellen und Duplizieren von Freiwilligenaufträgen
• Überprüfen der erstellten Aufträge

Erstellen des ersten Auftrags

Jetzt befassen wir uns mit der nächsten Ebene unserer Struktur, den Freiwilligenaufträgen. Bevor wir wieder zu unserem Beispiel mit der (fiktiven) Organisation No More Homelessness (NMH) wechseln, sollten Sie sich die Aufträge oder Aufgaben für Ihre Veranstaltung und die jeweiligen Zeitfenster notieren. 

Hier also noch einmal die Anforderungen von NMH für seine Veranstaltung "Welcome Home":

Und jetzt richten wir die Freiwilligenaufträge ein. Zunächst fügen wir unsere Positionen hinzu. Mit der Festlegung von Zeiten befassen wir uns in der nächsten Lektion, in der es um das Einrichten von Freiwilligenschichten geht. Verwenden Sie den Kampagnendatensatz, den wir in der ersten Lektion erstellt haben. Falls Sie ihn geschlossen oder verlassen haben, öffnen Sie ihn bitte jetzt wieder.

1. Klicken Sie im Kampagnendatensatz auf die Registerkarte Themen.
2. Klicken Sie in der Themenliste "Freiwilligenaufträge" auf Neu.
   
   
3. Geben Sie den Namen des Auftrags ein. Enoch, der Koordinator für freiwillige Helfer bei NMH, gibt Welcome Home - Setup Crew ein.
4. Aktivieren Sie Anzeige auf Website. Wir haben uns noch nicht mit der Website-Integration befasst (das kommt in einem späteren Modul), aber wenn Sie diese Option jetzt aktivieren, müssen Sie dies später nicht mehr tun.
5. Wählen Sie ggf. passende Einträge aus der Liste "Erforderliche Fertigkeiten" aus. Enoch wählt Körperliche Arbeit und Veranstaltungsplanung aus.
6. Geben Sie die Beschreibung und die Standortinformationen ein. Da die Beschreibungen von Freiwilligenaufträgen bei NMH auf der Website angezeigt werden, möchte Enoch sie so ansprechend wie möglich formulieren und gestalten. Sie können dazu Formatierungen, Bilder und Links verwenden. Enoch gibt Folgendes ein:
   • Beschreibung: Come join the NMH staff to help set up for Welcome Home.We’ll be setting up tables, chairs, flowers, a photo booth, lighting, and all the necessary things to have a fantastic Welcome Home gala.There will be music, pizza, and fun! (Helfen Sie den NMH-Mitarbeitern bei den Vorbereitungen für Welcome Home. Wir sorgen für Tische, Stühle, Blumen, einen Fotoautomaten, Beleuchtung und all die Dinge, die für eine fantastische Welcome Home-Gala notwendig sind. Es gibt Musik, Pizza und jede Menge Spaß!)
   • Geben Sie in die Felder für "Standort" die Straße und Hausnummer Ihres Veranstaltungsorts ein. Wenn Sie Google Maps aktiviert haben, wird die Adresse auf einer Karte angezeigt. Sie können Volunteers for Salesforce (V4S) auch so konfigurieren, dass eine entsprechende Karte auf Ihrer Website angezeigt wird. Dazu muss jedoch ihr Salesforce-Administrator zuerst benutzerdefinierte Einstellungen mit einem Google Maps-API-Schlüssel angeben.
   • Geben Sie in das Feld "Standortinformationen" Angaben ein, die für die Registrierung oder automatisierte E-Mail-Erinnerungen nützlich sind, wie etwa Informationen über die Erreichbarkeit mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln, Angaben zu Parkmöglichkeiten oder spezielle Hinweise.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Gute Arbeit! Wir haben unseren ersten Auftrag erstellt. Nur zur Erinnerung: Die Schichten erstellen wir später.

Jetzt fahren wir mit den restlichen Aufträgen fort.

Erstellen weiterer Aufträge durch Duplizieren

Da Sie einen weiteren Auftrag für dieselbe Veranstaltung erstellen möchten, ist es am einfachsten, den Auftrag "Setup Crew" zu duplizieren und dann die Details zu ändern.

1. Klicken Sie auf im Freiwilligenauftrags-Datensatz "Welcome Home - Setup Crew" in der Leiste mit Schnellaktionen auf den Menüpfeil () und klicken Sie dann auf Duplizieren.
2. Ändern Sie den Namen und die Beschreibung des Freiwilligenauftrags. Da Enochs nächster Auftrag der Position "Wait staff", also den Servicekräften, gilt, ändert er den Auftragsnamen und gibt die relevanten Details ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Aufträge, die Sie erstellen müssen, so wie dies Enoch für die NMH-Aufträge "Bartenders" und "Cleanup Crew" tut. Denken Sie daran, die Schaltfläche "Duplizieren" zu verwenden, um sich das Leben zu erleichtern.

Überprüfen der erstellten Aufträge

Jetzt werfen wir einen Blick auf unseren Kampagnendatensatz, um uns die Aufträge anzusehen, die wir erstellt haben.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen.
2. Klicken Sie in der Liste der letzten Kampagnen auf den Namen der Kampagne. Enoch klickt auf Welcome Home Gala.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen, um die Themenliste "Freiwilligenaufträge" anzuzeigen.

Als Nächstes erstellen wir die Schichten für die einzelnen Aufträge. Dies ist das Thema der nächsten Lektion.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Erstellen von Aufträgen
• Salesforce-Hilfe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Dokumentation