Verwalten von E-Mails und Berichten über die Beteiligung von Freiwilligen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erläutern der Funktionsweise automatisierter E-Mails in Volunteers for Salesforce (V4S)
• Manueller Versand von Massen-E-Mail an Freiwillige mithilfe von Vorlagen
• Verwenden von Dashboards zum Nachvollziehen der Leistung von Freiwilligen

Automatisches Versenden von E-Mails an Freiwillige

Sie möchten es Ihren Freiwilligen leicht machen, mitzuhelfen. Deshalb ist es entscheidend, dass Freiwillige die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Doch die Verwaltung des damit verbundenen E-Mail-Aufkommens ist zeitaufwändig. Glücklicherweise bietet Volunteers for Salesforce (V4S) für alle typischen E-Mails an Freiwillige vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen.

V4S bietet außerdem eine Automatisierung, die den Versand von E-Mails zum passenden Zeitpunkt auslöst. Ihr Administrator kann die Automatisierung deaktivieren oder ändern, wenn Sie für Ihre Organisation etwas anderes benötigen.

Schauen wir uns zunächst alle E-Mail-Vorlagen in V4S an.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text E-Mail-Vorlagen ein und wählen Sie dann Classic-E-Mail-Vorlagen aus.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Ordner" die Option Volunteer Email Templates (E-Mail-Vorlagen für Freiwillige) aus. Die vollständige Liste der V4S-Vorlagen wird angezeigt.
   
   
3. Da Enoch, der Freiwilligenkoordinator unserer (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH), seinem Freiwilligen Peter gerade eine Schicht im Bullard House von NMH zugewiesen hat, klickt er auf Volunteer Job Signup Thank You (Danksagung für Registrierung für Freiwilligenauftrag).

Sehen wir uns diese E-Mail-Vorlage einmal an.

Die Vorlage besteht aus Text- und Briefvorlagenfeldern, die Daten aus den V4S-Objekten und -Feldern abrufen. Und so sieht die tatsächliche E-Mail aus, die Peter erhält. 

Natürlich können Sie für alle E-Mail-Benachrichtigungen eigene Vorlagen erstellen. Sie können die vorhandenen Vorlagen auch so ändern, indem Sie beispielsweise Bilder und Formatierungen hinzuzufügen, damit Ihre E-Mails noch hilfreicher werden und mehr Aufmerksamkeit erhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Ressourcen" unter "Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen und E-Mail-Vorlagen".

Hinweis

Wenn Sie die Workflow-Regel, gemäß der diese E-Mail gesendet wird, ändern oder eine neue Regel erstellen möchten, sehen Sie sich im Abschnitt "Ressourcen" die Dokumentation und Links zur Hilfe an.

Manuelles Senden von E-Mails an Freiwillige

Automatisierung ist zwar praktisch, aber mitunter möchten Sie spontan E-Mails an Freiwillige senden. So sendet NMH beispielsweise E-Mails an Freiwillige, um sie über die Absage einer Veranstaltung zu informieren oder an ihre bevorstehende Schicht zu erinnern. V4S hilft beim Versand all dieser Nachrichten.

Lassen Sie uns Enoch dabei begleiten, wie er seine Freiwilligen per E-Mail darüber informiert, dass ihre Schicht ansteht. 

Auch hier gilt: Wenn Sie uns folgen möchten und nicht dieselben Kontakt-, Kampagnen-, Auftrags- und Schichtdaten wie in unserem Beispiel eingegeben haben, können Sie die entsprechenden Daten Ihrer eigenen Organisation verwenden. Aber, Moment! Wenn Sie diese Schritte befolgen und auf Senden klicken, sendet Salesforce eine E-Mail an alle von Ihnen ausgewählten Freiwilligen mit gültiger E-Mail-Adresse. Ja, eine echte E-Mail an ihre echten Posteingänge. Gehen Sie daher mit Bedacht vor!

1. Klicken Sie in der Anwendung "Freiwillige" auf die Registerkarte Schichtkalender.
2. Klicken Sie auf eine Schicht mit zugewiesenen Freiwilligen, um den Datensatz der Freiwilligenschicht zu öffnen.
3. Klicken Sie im Datensatz der Freiwilligenschicht auf der Leiste "Schnellaktionen" auf den Menüpfeil () und dann auf Massen-E-Mail an Freiwillige. Sie finden diese Option auch im Datensatz des Freiwilligenauftrags. In diesem Fall erhielten jedoch alle Freiwilligen, die allen Freiwilligenaufträgen zugewiesen sind, eine E-Mail.
4. Auf der Seite "Massen-E-Mail an Freiwillige" können Sie die Details der E-Mail, die Sie versenden möchten, näher anpassen. Prüfen Sie die einzelnen Felder und geben Sie Details ein.
   
   1. Von: Wählen Sie hier die Person aus, die von Freiwilligen gesendete Antworten erhalten soll. Da Enoch der Freiwilligenkoordinator bei NMH ist, wählt er seinen eigenen Namen aus.
   2. E-Mail an Freiwillige mit Status senden: Sie können den E-Mail-Versand auf Freiwillige beschränken, die einen bestimmten Status haben, wie z. B. "Bestätigt" oder "Potenzieller Freiwilliger". Enoch wählt Bestätigt aus.
   3. Kontakte nur einmal einbeziehen: Mit dieser Option wird verhindert, dass Kontakte dieselbe E-Mail mehrmals erhalten. Dies ist nützlich, wenn Sie "Massen-E-Mail an Freiwillige" in einem Datensatz zu einem Freiwilligenauftrag verwenden, da es möglicherweise einen einzelnen Kontakt gibt, der sich für mehrere Schichten registriert hat. Enoch wählt diese Option jetzt nicht aus.
   4. Eine Aktivität für jede E-Mail protokollieren: Mit dieser Option erstellen Sie einen Aktivitätsdatensatz, der mit dem Kontaktdatensatz des Freiwilligen verknüpft ist. Enoch hält gerne nach, welche E-Mails an welche Empfänger gesendet wurden. Daher wählt er diese Option aus.
   5. Vorlagentyp auswählen: Das gewählte Objekt muss zum Objekt passen, auf dem die E-Mail-Vorlage basiert. Enoch wählt Freiwilligenschicht aus.
   6. E-Mail-Vorlage: Wählen Sie die Vorlage für den E-Mail-Versand aus. Enoch wählt die Vorlage Volunteer Shift Reminder (Erinnerung an Freiwilligenschicht), woraufhin unter dem Feld eine Vorschau angezeigt wird.
5. Klicken Sie auf Senden.

Auf diese Weise sind alle Ihre Freiwilligen auf dem Laufenden.

Anzeigen von Berichten und Dashboards zu Freiwilligen

V4S bietet Ihnen Berichte und Dashboards, die alle möglichen Informationen zu Ihren Freiwilligenprogrammen liefern. Diese Berichte und Dashboards können Sie zur Analyse von Freiwilligentrends und als Entscheidungshilfe dafür nutzen, welchen Schwerpunkt Sie bei Ihren Freiwilligenprogrammen setzen möchten. 

V4S bietet über 25 Berichte, einschließlich einer Liste mit verfügbaren Aufträgen, den engagiertesten Freiwilligen, bevorstehenden Schichten und Menschen, die im letzten Monat Freiwilligendienste geleistet haben. (Eine vollständige Liste der Berichten finden Sie in der Dokumentation, zu der Sie im Abschnitt "Ressourcen" einen Link finden.)

V4S bietet darüber hinaus ein übersichtliches Dashboard mit vielen wertvollen Daten. Schauen wir uns das Dashboard zu Freiwilligen näher an.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dashboards.
2. Klicken Sie auf Alle Dashboards.
3. Wechseln Sie zu Volunteers Dashboard (Dashboard zu Freiwilligen) und wählen Sie es aus.

Das Dashboard wird angezeigt.  

Das war's auch schon. Sie haben gesehen, wie V4S alle administrativen Aufgaben rund um die Verwaltung von Freiwilligen vereinfachen kann. Beginnen Sie also in Ihrer eigenen Organisation mit dem Einsatz von V4S und sehen Sie aus erster Hand, was für eine wertvolle Ressource diese Software sein kann.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Freiwilligen
• Salesforce-Hilfe: E-Mail-Vorlagen in Salesforce Classic
• Salesforce-Hilfe: Workflow
• Salesforce-Hilfe: Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen und E-Mail-Vorlagen
• Salesforce-Hilfe: Nachverfolgen der Teilnahme von Freiwilligen mithilfe von Berichten und Dashboards
• Salesforce-Hilfe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Dokumentation
• Trailblazer Community-Gruppe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Anwendung