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Ausführen der NPSP-Integritätsprüfung in Ihrer Organisation

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern, wie die NPSP-Integritätsprüfung und das Salesforce Optimizer-Tool bei der Verwaltung ihrer Organisation helfen können
  • Durchführen einer NPSP-Integritätsprüfung
  • Ausführen des Salesforce Optimizer-Tools


Alle paar Monate (oder nach größeren Datenimporten oder Datenupdates, wie z. B. nach dem Installieren und Upgraden von oder dem Migrieren zu Nonprofit Success Pack) sollten Sie die NPSP-Integritätsprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass alles in Ihrer NPSP-Organisation reibungslos abläuft. Bei der Integritätsprüfung wird Ihre Salesforce-Organisation auf inkonsistente Daten oder Fehler überprüft und es werden Informationen über Fehler und Beschreibungen dessen, was schief gegangen ist, ausgegeben.

In unserer fiktiven Organisation No More Homelessness (NMH) führt Administrator Gorav seine reguläre Quartalsprüfung durch, indem er z. B. veraltete Berichte entfernt, sich Ausnahmeberichte anschaut (oder nach fehlenden Daten sucht) und nach inkonsistenten Daten sucht. Er möchte die Integritätsprüfung durchführen und speziell nach Problemen in den mit dem Acount verbundenen Daten suchen. 

Schauen wir Gorav über die Schulter, während er die NPSP-Integritätsprüfung durchführt.

Ausführen der NPSP-Integritätsprüfung in Ihrer Organisation

1. Klicken Sie auf die Registerkarte NPSP-Einstellungen. Wenn Sie nicht in der NPSP-Anwendung sind, klicken Sie auf den App Launcher (App Launcher-Symbol) und geben Sie in die Suchleiste "NPSP-Einstellungen" ein.

2. Klicken Sie auf der Seite "NPSP-Einstellungen" auf Systemtools > Integritätsprüfung.

Seite 'NPSP-Einstellungen' mit hervorgehobenen Systemtools und hervorgehobener Integritätsprüfung


3. Klicken Sie auf Statusprüfung ausführen

Ergebnisse der Integritätsprüfung mit Fehlern

Oh je, und jetzt?

Die Integritätsprüfung wird in Echtzeit ausgeführt, und die Ergebnisse werden auf derselben Seite angezeigt. Wenn im Bericht zur Integritätsprüfung Fehler aufgeführt sind, werden zugleich empfohlene Aktionen zur Behebung dieser Fehler angezeigt. Wenn Sie Hilfe benötigen, um einen Fehler verstehen oder beheben zu können, sollten Sie in der NPSP-Gruppe eine Frage an die Power of Us Hub-Community stellen. (Psst! In den "Ressourcen" am Ende dieser Lektion finden Sie einen Link!) 

Gorav schaut seine Fehlerliste durch und macht sich an die Arbeit. Er beginnt mit dem zweiten Fehler in seiner Liste. Aus dem Fehlertext ergibt sich, dass es in seiner Organisation drei Opportunities gibt, bei denen mehr als nur eine Opportunity-Kontaktrolle als primär gekennzeichnet ist. Wenn mehrere Opportunity-Kontaktrollen als primär gekennzeichnet sind, kann das dazu führen, dass Opportunity-Rollups wie "Spenden insgesamt" falsch berechnet werden. Irgendein NMH-Mitarbeiter hat wahrscheinlich versehentlich entweder manuell oder mit einem Datenimporttool eine primäre Kontaktrolle zu einer Opportunity eingegeben, die bereits eine hatte.

Vollziehen wir nach, wie Gorav diesen Fehler findet und behebt. Der erste Schritt besteht darin, die fehlerhaften Datensätze mithilfe eines praktischen NPSP-Berichts zu finden. 

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte. Klicken Sie im Menü links auf Alle Ordner > NPSP-Integritätsprüfung.

Registerkarte 'Berichte', 'Alle Ordner' mit hervorgehobenem Ordner 'NPSP-Integritätsprüfung'


2. Klicken Sie auf den Bericht Opportunities mit primären Kontaktrollen. Der Bericht ist auf Opportunities mit einem Schlusstermin in den letzten 90 Tagen beschränkt, sodass Sie ggf. den Datumsfilter anpassen müssen.

Ordnerliste 'NPSP-Integritätsprüfung' mit hervorgehobenem Bericht 'Opportunities mit primären Kontaktrollen'


3. Klicken Sie bei den primären Kontaktrollen auf Summe, um diese Spalte zu sortieren, damit Opportunities mit mehr als nur einer Kontaktrolle oben in der Tabelle angezeigt werden. Klicken Sie in dem Bericht auf die ID der Opportunity-ID, bei der Sie den Fehler beheben müssen.

Bericht 'Opportunities mit primären Kontaktrollen'


4. Wechseln Sie zur Themenliste "Kontaktrollen". Hier sollte eine Liste aller als primär gekennzeichneten Rollen angezeigt werden.


5. Bearbeiten oder löschen Sie die einzelnen Rollen, bis nur noch eine als primär gekennzeichnete Kontaktrolle übrig ist.


Gorav wiederholt diesen Vorgang für alle betroffenen Opportunities. Wenn es bei vielen Opportunities Fehler zu beheben gibt, könnte Gorav den Einsatz eines Datenimporttools in Erwägung ziehen, aber er behebt die Fehler bei den drei Opportunities in nur wenigen Minuten manuell. Zudem behebt er die anderen Probleme in seiner Liste und führt das Tool erneut aus. 

Salesforce Optimizer

Neben der NPSP-Integritätsprüfung gibt es ein Tool, das Salesforce Optimizer heißt, eine Momentaufnahme Ihrer Organisation erstellt und nach potenziellen Problemen sucht. Der Salesforce Optimizer bietet Ihnen einen detaillierten Bericht zu mehr als 25 Metriken, der alles abdeckt: Speicherplatz, Felder, benutzerdefinierten Code, benutzerdefinierte Layouts für Objekte, Berichte und Dashboards und vieles mehr. Für jede Metrik bietet Salesforce eine Blaupause, die Sie zur Erstellung eines Plans zur Behebung von Problembereichen oder zur Verbesserung der Benutzerakzeptanz verwenden können. 

Nicht hilfreich ist der Optimizer-Bericht in der Regel bei neuen Organisationen oder wenn Sie keine Zeit haben, den umfangreichen Bericht durchzusehen. Wenn Sie aber eine Salesforce-Organisation von einem früheren Administrator übernommen haben, oder wenn Ihre Organisation schon einige Zeit mit Salesforce gearbeitet hat, ist das Ausführen des Optimizer u. U. eine der besten Gelegenheiten, um mehr darüber zu erfahren, wie sich Ihre Organisation optimieren lässt.

Ausführen des Salesforce Optimizer

Das Ausführen des Salesforce Optimizer ist der leichteste Teil des ganzen Vorgangs:

1. Klicken Sie auf das Setup-Symbol, und wählen Sie Setup aus.

2. Geben Sie im Feld "Schnellsuche" "Optimizer" ein, und klicken Sie auf das Ergebnis.

3. Klicken Sie auf PDF erstellen

PDF für Optimizer erstellen

4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Zulassen.

5. Klicken Sie im nächsten Bestätigungsdialogfeld auf Verstanden.

Geschafft! Salesforce versendet den Bericht in der Regel binnen einer Stunde per E-Mail, was aber länger dauern kann, wenn Ihre Organisation komplex ist. Sie können den Bericht auch finden, indem Sie in Ihrer Organisation zur Registerkarte "Dateien" navigieren. Der Name der Berichtsdatei beginnt mit SalesforceOptimizerReport und enthält die Versionsnummer und das Datum.

Objekt 'Salesforce-Dateien‘ mit hervorgehobenem neuestem Salesforce Optimizer-Bericht

Sobald Sie den Bericht haben, ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu überprüfen und einen Plan zur Lösung der Probleme zu entwerfen. Wissen Sie noch, dass die Rede davon war, dass die Ausführung des Berichts der leichte Teil ist? Jeder Abschnitt des Berichts enthält Daten zum Status Ihrer Organisation sowie Empfehlungen und bewährte Vorgehensweisen. Wir wollen Ihnen nichts vormachen; der Bericht ist lang und es wird seine Zeit dauern, ihn durchzulesen. Zum Glück sind in dem Bericht (1) Probleme in Ihrer Organisation mit großen Auswirkungen hervorgehoben und (2) helfen Ihnen die Symbole auf der Skala der Auswirkungen bei der Priorisierung der Empfehlungen.

Von Salesforce Optimizer gefundene Hervorhebungen und Probleme mit großen Auswirkungen

Schauen wir uns kurz zwei der häufigsten Probleme an, die der Optimizer markiert. 

Wer hätte das gedacht! Felder über Felder

Häufig sieht man Objekte mit Hunderten von Feldern. Während Salesforce (je nach Edition) bis zu 500 Felder pro Objekt zulässt, kennzeichnet Salesforce Optimizer jedes Standard- oder benutzerdefinierte Objekt mit mehr als 350 Feldern. Sind alle diese Felder notwendig und für Ihre Benutzer sinnvoll? Wenn Benutzer auf einer Detailseite durch Hunderte von Feldern blättern müssen, leiden Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit. Und denken Sie an das Erlebnis auf Mobilgeräten. Das Blättern durch viele Seiten von Feldern auf einem Handy ist sehr mühsam und zeitraubend.

Der Abschnitt zum Optimieren und Warten des Berichts kann Ihnen helfen zu erkennen, ob diese Felder tatsächlich mit Daten gefüllt sind. Viele Kunden sind sehr überrascht, dass eine beträchtliche Anzahl ihrer benutzerdefinierten Felder nicht genutzt werden und leer sind und daher den Benutzern keinen Mehrwert bieten. 

Zu viele Administratoren

In Salesforce Optimizer ist jeder Benutzer ein Administrator, wenn er berechtigt ist, alle Daten zu ändern und Anwendungen anzupassen. Das Erteilen dieser Superuser-Berechtigung an viele Benutzer ist das Gegenteil von einem Erfolgsrezept. Wir wissen doch, wie es läuft... die Menschen haben viel zu tun und statt sich die Zeit zu nehmen, Gruppen und Berechtigungssätze einzurichten, gewährt man lieber allen Zugriff. Doch die allzu großzügige Erteilung solcher allgemeingültiger Berechtigungen ist riskant und sollte vermieden werden. Datenschutzverletzungen, Datenqualität – es gibt viele mögliche unbeabsichtigten Folgen, denn zu viele Köche verderben den Brei. Was ist also die richtige Anzahl von Administratoren? Das hängt in hohem Maß von der Größe Ihrer Organisation, ihrer Komplexität und dem Volumen der eingehenden Anforderungen ab. 

Wo gerade von Administratoren die Rede ist – eine der Aufgaben eines Salesforce-Administrators, die zuweilen von anderen Prioritäten in den Hintergrund gedrängt werden, besteht darin, mit den Innovationszyklen von NPSP und Salesforce Schritt zu halten. Auch wenn wir die Herausforderungen kennen, ist es doch entscheidend für eine nachhaltig solide Organisation, dass neue Versionen in vollem Umfang genutzt werden. Und wie behalten Sie den Überblick über die neuen Versionen? Schön, dass Sie das fragen! In der nächsten Lektion finden Sie die Antwort darauf. 

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