Organisieren Ihrer Daten mit NPSP
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Beschreiben, wie Salesforce Daten in Objekten, Datensätzen und Feldern organisiert
- Erläutern der Verwendung von NPSP-Datensätzen zum Nachverfolgen von Personen, Organisationen, Spenden und Ihrer Arbeit
Grundlegende Informationen zu Objekten, Feldern und Datensätzen in Salesforce
In Salesforce werden Daten in Objekten, Feldern und Datensätzen organisiert.
Wenn Sie mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management) wie Salesforce nicht vertraut sind, kann es hilfreich sein, sich diese verschiedenen Elemente als Teile einer Kalkulationstabelle vorzustellen.
Nehmen wir an, Sie verfügen über eine Arbeitsmappendatei mit mehreren Tabellenblättern – eines für Kontakte, eines für Spenden und so weiter. Sie erfassen verschiedene Arten von Informationen in verschiedenen Tabellenblättern, etwa in einem für Spender und in einem für Spenden. In Salesforce wäre jedes dieser Tabellenblätter ein Objekt, also eine Möglichkeit, Standardinformationen über etwas zu speichern.
Ihr Tabellenblatt für Kontakte enthält Spalten mit Standardüberschriften und Zeilen, die Informationen über jeden Kontakt enthalten. In Salesforce wären die Spalten Felder, die spezifische Informationen über eine Entität speichern. Die Zeilen wären jeweils ein Datensatz, der zum Speichern von Details über einen bestimmten Kontakt verwendet wird.
Dies ist ein Tabellenblatt mit Kontakten: 
Und so sehen dieselben Daten aus, wenn sie in einem Salesforce-Datensatz organisiert sind:
Jeder Salesforce-Datensatz kann zudem mit anderen Datensätzen anderer Objekte verknüpft werden. So kann unser Kontakt automatisch mit einem Haushalt-Account (mehr über diese Datensätze folgt demnächst), Spenden, Zahlungen, anderen Kontakten, anderen Accounts und mehr verbunden sein.
Nach diesen Grundlagen zu CRMs wenden wir uns nun den Objekten zu, die Sie in NPSP am häufigsten verwenden.
Nachverfolgen von Personen und Organisationen in NPSP
Beginnen wir mit den Objekten, mit denen Sie Personen und Organisationen nachverfolgen. NPSP ist schließlich darauf ausgelegt, Beziehungen aufzubauen, die Veränderungen vorantreiben und Sie mit den Menschen in Verbindung bringen, denen Ihre Sache am Herzen liegt.
Informationen über Ihre Spender, Freiwilligen und andere individuelle Beteiligte werden in Kontakt-Objektdatensätzen gespeichert, bei denen es sich um Standarddatensätze handelt, die in jeder Salesforce-Instanz enthalten sind. Jeder Kontaktdatensatz steht für eine Person und erfasst Details über die Kontaktaufnahme zu dieser Person. Kontakte können mit anderen Datensätzen verknüpft werden, um die zugehörigen Spenden sowie andere Interaktionen und Details nachzuverfolgen. Darüber hinaus können Sie mit NPSP mithilfe spezieller Rollup-Felder sehen, wie viel jeder Spender im Laufe seines Lebens und in anderen Zeiträumen gespendet hat.
Hinweis
Sie können Informationen über Einzelpersonen auch in Lead-Objektdatensätzen speichern, die Personen erfassen, die Interesse an Ihrer Sache haben, aber noch keine Kontakte sind. Sie können zum Beispiel Leads für Personen verwenden, die Ihnen ihre Kontaktinformationen geben, um einen Newsletter zu erhalten. Wenn sie spenden, Freiwilligenarbeit leisten oder eine andere Aktion durchführen, können Sie den zugehörigen Lead- in einen Kontaktdatensatz umwandeln.
In Salesforce dient das Objekt Account vor allem dazu, Unternehmen oder andere Organisationen nachzuverfolgen. In NPSP erweitern wir das Account-Objekt, so dass es zwei Arten davon gibt.
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Haushalt-Account-Datensätze verfolgen eine Gruppe von Kontaktdatensätzen nach. Sie stehen für eine oder mehrere Personen, die im gleichen Haushalt leben oder zur gleichen Familie gehören. Haushalt-Accounts beinhalten Adressenverwaltungsfunktionen und Felder, die automatisch formelle und informelle Begrüßungen für Direktwerbeaktionen und andere Formen der Kommunikation generieren. Ein Haushalt-Account-Datensatz wird automatisch mit einem neuen Kontakt angelegt, wenn dieser nicht mit einem Account verknüpft ist. Diese Funktion ist eine Besonderheit von NPSP.
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Organisations-Account-Datensätze funktionieren wie Accountdatensätze in den meisten Bereichen von Salesforce und verfolgen Unternehmen und andere Gruppen nach. Sie können Organisations-Accounts verwenden, um Ihre Beziehungen zu Stiftungen, spendenden Unternehmen, Schulen, Behörden oder anderen gemeinnützigen Organisationen zu verwalten.
Darüber hinaus enthält NPSP zwei zusätzliche benutzerdefinierte Objekte, mit denen Sie Verbindungen der Beteiligten nachverfolgen können. Beziehungsdatensätze verfolgen die Beziehungen einzelner Kontakte zueinander, wie etwa Ehepartner, Eltern, Kinder, Geschwister und Freunde. Zugehörigkeitsdatensätze verknüpfen Kontakte mit Organisationen und helfen Ihnen nachzuverfolgen, ob jemand in einer Organisation arbeitet, im Vorstand einer anderen gemeinnützigen Organisation sitzt oder Mitglied einer bestimmten Religionsgemeinschaft ist.
Weitere Informationen zu all diesen Objekten und Datensätzen finden Sie im Modul "Verwaltung von Beteiligtendaten mit Nonprofit Success Pack" (zugehöriger Link siehe Abschnitt "Ressourcen").
Nachverfolgen von Geschenken und Spenden in NPSP
Wenn Sie Ihre Kontakte und Accounts in Salesforce erfasst haben, ist es Zeit für das Sammeln von Spenden.
NPSP nutzt das standardmäßige Opportunity-Objekt von Salesforce zum Nachverfolgen von Spenden und sonstigen Einnahmen. Es gibt sechs Arten von Opportunity-Datensätzen in NPSP – Spenden, Unterstützung, Großspenden, Sachspenden, Spendenverdopplung und Mitgliedschaften – und Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen. Jeder Opportunity-Datensatztyp kann mit den Feldern, Prozessen und Hinweisen angepasst werden, die für die betreffende Art von Geschenk oder Spende erforderlich sind. So kann beispielsweise ein komplizierter Prozess wie eine Unterstützung oder eine Großspende anders nachverfolgt werden als eine einfache, in einem Schritt abzuwickelnde jährliche Geldspende.
Wenn ein Spender spendet oder eine Spendenzusage macht, verfolgen Sie diese Einnahme mithilfe eines Zahlung -Objektdatensatzes. Eine oder mehrere Zahlungen können mit einer einzelnen Opportunity verknüpft werden, um nachzuverfolgen, wie ein Spender zahlen möchte, und können bei Bedarf zur Verfolgung von Erstattungen verwendet werden.
In NPSP gibt es zudem das Objekt Wiederkehrende Spende für die Nachverfolgung regelmäßig eingehender Spenden. Bei Datensätzen wiederkehrender Spenden werden automatisch Opportunity- und Zahlungsdatensätze für den erwarteten Spendeneingang angelegt.
Mit den Objektdatensätzen Verwendungszweck und Zuweisung Verwendungszweck können Sie auch den festgelegten Verwendungszweck einer Spende nachverfolgen. Mithilfe von Verwendungszwecken und den zugehörigen Zuweisungen können Sie Einnahmen Ihrer jährlichen Spendensammlung, einer Kapitalkampagne und anderen speziellen Geldern nachverfolgen.
Und mit Objekten wie Opportunity-Kontaktrolle, Teilweise Soft Credits und anderen können Sie schließlich automatisch erfassen, wer Einflussnehmer einer Spende war (z. B. ein freiwilliger Spendensammler), auch wenn das Geld nicht direkt von dieser Person stammt.
Absolvieren Sie den Trail "Sammeln von Spenden mit Salesforce für gemeinnützige Organisationen", um sich mit diesen Tools vertraut zu machen.
Nachverfolgen Ihrer Arbeit und Prozesse
Vor dem Eingang von Spenden gibt es viel zu tun, und NPSP enthält mehrere Tools, die Sie bei Ihren täglichen Aufgaben unterstützen und Ihnen helfen, mit den Beteiligten in Kontakt zu treten.
Das Objekt Kampagne dient dazu, Datensätze zu erstellen, die Kontakte und Leads gruppieren und dann ihre Beteiligung an einer geplanten Reihe von Kommunikationsmaßnahmen (digital oder analog) nachverfolgen, die Menschen auf ein bestimmtes Ziel hinführen. Dieses Ziel könnten Spenden, die Registrierung für Freiwilligenarbeit oder der Verkauf von Handtaschen sein.
Das Objekt Ebene hilft Ihnen, diese Kampagnen zu segmentieren. Mit Ebenen können Sie das Engagement eines Kontakts oder Accounts anhand von Kriterien, die Sie selbst festlegen, bewerten und gruppieren. Sie können zum Beispiel eine Ebene "Großspende" für Ihre wichtigsten Förderer einrichten.
Sie können NPSP und Salesforce auch verwenden, um Ihre Aufgaben, Veranstaltungen und E-Mails in der Aktivitätszeitachse nachzuverfolgen. Mit dem Objekt Engagementplan können Sie Ihrem Team dann automatisch Aufgaben zuweisen, wenn ein Beteiligter eine bestimmte Engagementebene erreicht, um den nächsten Schritt auszulösen.
Sehen Sie sich den Trail "Einbinden von Beteiligten mit Salesforce für gemeinnützige Organisationen" an, um mehr über diese Tools zu erfahren.
Es hilft enorm, alle diese Objekte in der Praxis zu erleben, um NPSP besser zu verstehen. In der nächsten Einheit treffen wir daher unsere Freunde bei der (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH) und sehen uns an, wie sie NPSP zur Verwaltung ihrer Beziehungen einsetzen.
